Salesforceの商談オブジェクトが指定のステータスに更新されたら承認を依頼し、Outlookで送信する

■概要

Salesforceで管理している商談が特定のステータスに更新された際、都度内容を確認して承認依頼を作成し、関係者へ連絡する作業に手間を感じていませんか。重要なプロセスである反面、手作業による対応の遅れや連絡漏れのリスクは避けたいものです。このワークフローを活用すれば、Salesforceのステータス更新をきっかけに、社内の承認依頼からOutlookでの通知までを自動化し、これらの課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Salesforceで管理する商談の承認プロセスを、手作業で対応している営業担当者の方
• Outlookでの連絡も含め、営業部門の承認フローを効率化したいと考えているマネージャーの方
• 手作業による情報伝達の遅延や、連絡の抜け漏れなどのミスを防止したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Salesforceのステータス更新から承認依頼、メール通知までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
• 手作業で発生しがちな承認依頼の遅れや、関係者への連絡漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、プロセスの確実性を高めることに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、SalesforceとOutlookをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでSalesforceを選択し、「商談オブジェクトにレコードが登録または更新されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の商談ステータスの場合のみ後続のアクションが実行されるように条件を指定します。
4. 続けて、オペレーションでSalesforceの「商談商品の詳細を複数取得する」アクションを設定し、承認に必要な情報を取得します。
5. その後、承認を依頼機能で、取得した情報を含めた依頼内容を作成し、承認者へ送信します。
6. 最後に、Outlookの「メールを送る」アクションで、承認依頼が完了した旨などを関係者へ通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• 分岐機能では、Salesforceから取得した商談のステータス情報などをもとに、後続の処理を実行する条件を任意で設定できます。
• 承認を依頼機能では、依頼メッセージの本文にSalesforceから取得した商談名や金額といった情報を変数として差し込み、動的な内容を作成することが可能です。
• Outlookのメール設定では、宛先（To/Cc/Bcc）を自由に指定できるほか、件名や本文にも変数を用いて、商談内容に応じた通知を自動で送信できます。

■注意事項

• Salesforce、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
• Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。