Salesforceの商談オブジェクトが指定のステータスに更新されたら承認を依頼し、Gmailで送信する

■概要

Salesforceで商談のステータスが更新されるたびに、手動で承認依頼を作成し、関係者にメールで通知する作業は手間がかかるだけでなく、重要な承認プロセスの遅延や対応漏れに繋がることもあります。このワークフローを活用すれば、Salesforceの商談オブジェクトでレコードが更新されたことをトリガーに、自動で承認依頼を作成し、Gmailで関係者に通知できるため、定型的な承認業務を自動化し営業活動の迅速化を支援します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Salesforceの商談ステータス更新後の承認依頼を、手作業で行っている営業担当者の方
• 承認プロセスの対応漏れや遅延を防ぎ、営業フローを標準化したいマネージャーの方
• SalesforceとGmailを連携させ、手作業による定型業務を効率化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Salesforceの更新から承認依頼、メール通知までの一連の流れが自動化されるため、手作業で行っていた時間を短縮し、より重要な業務に集中できます。
• 手動での対応による依頼内容の間違いや通知漏れなどのヒューマンエラーを防ぎ、承認プロセスを正確かつスムーズに実行することが可能です。

■フローボットの流れ

1. はじめに、SalesforceとGmailをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでSalesforceを選択し、「商談オブジェクトにレコードが登録または更新されたら」を設定します。
3. 次に、オペレーションで「分岐機能」を設定し、取得した商談情報が特定の条件に合致した場合のみ後続の処理に進むように設定します。
4. 次に、オペレーションでSalesforceの「商談商品の詳細を複数取得する」を設定し、承認に必要な情報を取得します。
5. 次に、オペレーションで「承認を依頼」を設定し、取得した情報を基に承認依頼を作成します。
6. 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」を設定し、関係者へ承認依頼が作成された旨を通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• 分岐機能では、Salesforceから取得した商談のステータスなどの情報をもとに、後続の処理を分岐させる条件を任意で設定できます。
• 承認を依頼する機能では、依頼メッセージの内容に、Salesforceから取得した商談名や商品詳細といった情報を変数として設定したり、固定のテキストを追加したりすることが可能です。
• Gmailのメール送信設定では、宛先（To, Cc, Bcc）を自由に設定できるほか、件名や本文にもSalesforceの情報を変数として差し込めます。

■注意事項

• Salesforce、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
• Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。