■概要
一度申請した書類の承認を取り戻す際、都度X-point Cloudにログインして操作するのは手間がかかるのではないでしょうか。特に急な対応が必要な場合、PCを開けない状況では迅速な対応が困難です。このワークフローを活用すれば、特定のメールを指定の宛先に送信するだけで、その受信をトリガーにX-point Cloudの承認を取り戻す作業を自動化でき、このような課題をスムーズに解決します。
■このテンプレートをおすすめする方
- X-point Cloudで、申請の承認を取り戻す作業に手間を感じている方
- 外出先などからでも、メールで手軽に承認の取り戻しを行いたい方
- 申請や承認に関する一連の業務フローを自動化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- メールを送信するだけでX-point Cloudの承認が取り戻せるため、ログインや画面操作といった手作業の時間を短縮できます
- 手作業による書類IDの指定ミスや操作漏れを防ぎ、承認の取り戻し処理におけるヒューマンエラーの発生を抑制します
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとX-point CloudをYoomに連携します
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します
- オペレーションでAI機能を設定し、受信したメール本文から承認を取り戻したい書類IDなどの情報を抽出します
- 続いて、X-point Cloudの「書類（申請）の承認を取り戻す」アクションを設定し、前のステップで抽出した情報を指定します
- 最後に、メール機能で「メールを送る」アクションを設定し、処理完了の旨を関係者に通知します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、フローを起動させるためのメール件名や本文に含まれるキーワードなどを任意で設定してください
- AI機能では、受信したメールの本文などから抽出したいテキスト項目（例：書類ID、申請者名など）を任意で設定できます
- X-point Cloudのアクションで指定する書類IDやフォームコードは、前のステップで取得した値などを基に任意で設定が可能です
- 完了通知を送るメール機能では、宛先や件名、本文を自由にカスタマイズでき、本文には前のステップで取得した情報を変数として含めることも可能です
■注意事項
- Gmail、X-point CloudのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
