■概要
X-point Cloudでの申請業務において、内容の不備などで発生する差し戻し作業を一件ずつ手動で行うのは手間がかかるのではないでしょうか。特に件数が多い場合は作業負荷が高く、差し戻し忘れなどのミスも発生しがちです。 このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートにまとめたリストをもとに、指定したスケジュールでX-point Cloudの申請を自動で一括差し戻し処理ができるため、こうした課題を解消し、承認業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- X-point Cloudで大量の申請を処理しており、差し戻し作業に時間を取られている方
- 手作業による差し戻し業務を自動化し、対応漏れなどのヒューマンエラーをなくしたい方
- Google スプレッドシートのリストを活用して、効率的に差し戻しを行いたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- スプレッドシートの情報を元にX-point Cloudの申請差し戻しが自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
- 自動で処理が実行されることで、差し戻し対象の間違いや対応漏れといった人為的なミスを防ぎ、業務の正確性が向上します
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとX-point CloudをYoomと連携します
- 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、フローを定期的に実行したい日時を設定します
- 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「複数のレコードを取得する」アクションを設定し、差し戻し対象が記載されたシートの情報を取得します
- 次に、オペレーションで繰り返し処理（ループ）機能を設定し、取得したレコード一件ずつに対して後続の処理を繰り返すよう設定します
- 次に、オペレーションでX-point Cloudの「書類（申請）を差し戻す」アクションを設定し、ループ処理で取得した申請を一件ずつ差し戻します
- 最後に、オペレーションでメール機能を設定し、処理完了を関係者に通知します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガーでは、このワークフローを起動させたい曜日や時間などを任意で設定できます
- Google スプレッドシートのオペレーションでは、差し戻しリストが記載された任意のスプレッドシートIDやシート名を設定してください
- ループ機能の設定では、Google スプレッドシートから取得した情報の中から、繰り返し処理の対象としたい値を指定します
- X-point Cloudで書類を差し戻すアクションでは、Google スプレッドシートから取得した申請IDなどを引用し、差し戻し対象を動的に指定できます
- メール機能では、差し戻し完了の通知先メールアドレスを自由に設定できるほか、本文に申請者名や書類IDといった動的な情報を差し込むことも可能です
■注意事項
- Google スプレッドシート、X-point CloudそれぞれとYoomを連携してください。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
