■概要
X-point Cloudに蓄積された多くの申請内容を、後から検索して確認する作業に手間を感じていませんか？ 特に、定期的に申請内容をまとめて報告する必要がある場合、一件ずつ内容を確認して要約を作成するのは大きな負担となりがちです。 このワークフローを活用すれば、指定した期間の申請内容をAIが自動で要約し、Gmailで定期的にメール配信することが可能になります。手作業で行っていたX-point Cloudの申請検索や報告業務を自動化し、業務効率を改善します。
■このテンプレートをおすすめする方
- X-point Cloudでの申請内容が多く、手作業での検索や確認に時間を要している方
- 蓄積された申請データを定期的にチームへ共有する必要があるマネージャーの方
- AIを活用して、X-point Cloudの申請データの管理や共有を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- X-point Cloudの申請データを自動で検索・要約して通知するため、手作業での情報収集や報告書作成の手間を減らすことができます。
- 週次報告などが自動化されることで、担当者による報告内容のばらつきを防ぎ、業務の標準化に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、X-point CloudとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、毎週月曜の朝など、任意の実行タイミングを設定します。
- 次に、AI機能の「テキスト抽出」で日付をもとに検索対象期間を取得します。
- 次に、オペレーションでX-point Cloudの「書類（申請）を指定の期間で検索する」アクションを設定し、対象期間のデータを取得します。
- 続いて、AI機能の「テキストを生成する」アクションで、 抽出した情報を基に申請内容の要約を作成します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、生成された要約文を記載したメールを関係者に送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガーでは、週次や日次など、報告したいタイミングに合わせて自由に実行時間を設定してください。
- X-point Cloudで申請を検索するアクションでは、取得対象としたいデータの期間を「先週」や「過去7日間」など、任意の内容に設定できます。
- AIにテキストの要約を依頼する際の指示内容は、「箇条書きで要約して」や「重要なポイントを3つに絞って」など、目的に合わせて自由にカスタマイズ可能です。
- Gmailでメールを送信するアクションでは、送信先のメールアドレス、件名、本文の内容を任意で設定してください。
■注意事項
- X-point CloudとGmailのそれぞれとYoomを連携してください。
