DocuSignで契約書や申込書などを管理する際、「フォームに入力された顧客情報を手作業でコピー＆ペーストしている」「手入力だと、どうしても入力ミスや書類の送り間違いが起きてしまう」といった課題を抱えていませんか？
特に重要な書類を扱う場面では、このような手作業によるミスは避けたいものです。
もし、入力フォームに情報が送信されたタイミングで、その内容を自動でDocuSignに反映し、書類を追加できる仕組みがあれば、面倒な転記作業や確認の手間から解放され、よりスピーディーで正確に書類を管理し、コア業務に集中できる時間を増やせますよ！
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できるので、ぜひこの機会に導入して、日々の業務をさらに効率化させましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはDocuSignへ書類を追加する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
フォームからDocuSignエンベロープの書類を追加・更新し、メールで共有する
試してみる
フォーム情報をもとにDocuSignへ書類を追加するフローを作ってみよう
それでは例として、Yoomの入力フォームに情報が送信されたら、その内容をもとにDocuSignの書類を追加・更新し、関係者にメールで共有するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：DocuSign
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- DocuSignのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Yoomフォームのトリガー設定とDocuSignのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
フォームからDocuSignエンベロープの書類を追加・更新し、メールで共有する
試してみる
ステップ1：DocuSignをマイアプリ連携
ここでは、YoomとDocuSignを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
Yoomページ画面左側のマイアプリをクリックし、「新規接続」を選択します。
右上の検索窓に「DocuSign」と入力し、検索結果からDocuSignのアイコンを選択します。
表示された画面で、メールアドレスを入力し、「次へ」をクリックしましょう。
次の画面で、パスワードを入力し、「ログイン」をクリックしてください。
次の画面で、検証コードを入力し、「確認する」をクリックしてください。
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
フォームからDocuSignエンベロープの書類を追加・更新し、メールで共有する
試してみる
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに追加されます。
マイプロジェクトは左のメニューバーから確認できます。
ステップ3：フォームのトリガー設定
Yoomのフローボットを動かす引き金となるアクションのことを「アプリトリガー」と呼びます。
ここではフォームから回答が送信されたらフローボットが起動する設定をしていきましょう。
詳しくはフォームの基本設定・オプション設定についてもご参照ください。
以下の画面から、フォームに追加する項目を設定します。
- ①～③は任意で入力してください。
- ④は回答方法はプルダウンから選択します。
- ⑤は回答が必須の場合はオンにしてください。
- ⑥の左のアイコンから項目をコピー、右のアイコンで項目を削除できます。
有料プランの場合のみ、回答後の完了ページの設定やアクセス制限についても設定可能です。
任意で設定し、「次へ」をクリックします。
ここで、テスト用に取得した値に仮の回答を設定し「完了」をクリックしましょう。
テスト用のファイルをアップロードしてください。
※ここで入力したサンプル値は、フローの運用時に影響しません。
運用時は、実際の回答内容が抽出されます。
取得した値についてはヘルプページのテストの重要性：「取得した値」のテスト値についてもご参照ください。
ステップ4：エンベロープに書類を追加・更新
次に2つ目の工程をクリックします。
前項で取得した値から、DocuSignのエンベロープに書類を追加、更新する設定を行いますよ。
この画面では、以下の項目がすでに設定されているため「次へ」をクリックして進みましょう。
- アクション：DocuSignのエンベロープに書類を追加・更新します。
- DocuSignと連携するアカウント情報：マイアプリ連携したアカウントが記載されています。
注釈に従ってアカウントIDを入力してください。
エンベロープIDとドキュメントIDは前項で取得した値からそれぞれ選択します。
取得した値を使用することで、値が固定化されず、フローボットが起動するたびに新しい情報が反映されますよ。
この時、「←フォームトリガーのアウトプット、または、任意のエンベロープIDを設定してください」「←フォームトリガーのアウトプットを設定してください」というテキストは削除しましょう。
ファイルの添付方法は「取得した値を使用」「ファイル」を選択してください。
この設定で、前項で取得した値のファイルを、エンベロープに追加します。
全て設定したら「テスト」をクリックしましょう。
テストに成功すると、以下のように表示され、エンベロープにテスト用の書類が追加されていますね！
確認し「完了」をクリックしましょう。
ステップ5：メールを送る
次に3つ目の工程をクリックします。
DocuSignのエンベロープに書類が追加されたことを通知するメールを設定していきます！
メールの内容を設定します。
Toは前項で取得した値から、「宛先」を選択しましょう。
テスト用のため、値が空欄ですが実際はメールアドレスが取得される想定です。
取得した値を使用することで、メールアドレスが固定化されず、フローボットが起動するたびに新しい情報が反映されます。
件名を任意で設定します。
本文には、定型文のほか、取得した値を挿入することも可能です。
テストでは、取得した値から「エンベロープID」と「ファイル」を選択しました。
設定したら「次へ」をクリックしましょう。
以下の画面から、メールの内容を確認できます。
確認したら「テスト」をクリックしてください。
実際にメールが送信されます。
テストに成功すると、以下のように表示され、メールが送信されました！
確認し「完了」をクリックしてください。
ステップ6（最終）：アプリトリガーをONにする
すべての設定が完了すると、以下のコンプリート画面が表示されます。
トリガーをONにして、フローボットを起動しましょう。
これですべての設定が完了しました！
Yoomの入力フォームに情報が送信されたら、その内容をもとにDocuSignの書類を追加・更新し、関係者にメールで共有する方法は以上です。
DocuSignを使ったその他の自動化例
今回ご紹介した連携以外でも、DocuSignのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
さまざまな入力や更新、スケジュールを起点に、DocuSignでの契約書送付、承認依頼、データ取得といった業務を自動化できます。
必要な契約業務が自動で進むため、担当者の手作業を最小化し、契約プロセスの速度・正確性・管理効率を向上させることができるでしょう。
DocuSignのエンベロープが完了したら、HubSpotの取引ステージを更新する
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DocuSignのエンベロープが完了したら、HubSpotの取引ステージを更新するフローです。
Google スプレッドシートに行が追加されたら、担当者に承認依頼を送信して、承認後DocuSignでエンベロープを送信する
試してみる
■概要
「Google スプレッドシートに行が追加されたら、担当者に承認依頼を送信して、承認後DocuSignでエンベロープを送信する」ワークフローを利用すると、申請や承認のやり取りが自動化されます。
担当者への依頼通知や署名依頼がシームレスに進行できるようになります。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google スプレッドシートで情報の管理や申請内容の集計を行っている方
・申請内容に対する承認作業を、担当者ごとにスムーズに進めたいと考えている方
・手動での承認依頼やDocuSignエンベロープ送信作業に時間や手間を感じている方
・Google スプレッドシートへの追加データに素早く対応できるワークフローを取り入れたい方
・DocuSignを活用して書類への署名や承認作業を効率化したい企業やチーム
・申請から承認、署名依頼までの流れをワンストップで自動化したいご担当者様
・ワークフローのスピーディな運用を重視し、申請処理を効率よくしたい方
■注意事項
・Google スプレッドシートとDocuSignそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Salesforceで商談フェーズが更新されたらDocusignで契約書を送付する
試してみる
■概要
「Salesforceで商談フェーズが更新されたらDocusignで契約書を送付する」フローは、営業プロセスのスムーズな進行をサポートする業務ワークフローです。
Salesforce上で商談のフェーズが変更された際に、自動的にDocusignを通じて契約書をクライアントに送付します。
この連携により、手動での契約書送付作業が不要となり、営業チームの時間と労力を大幅に削減できます。
また、Docusignの電子署名機能を活用することで、契約締結までの期間を短縮し、業務全体の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Salesforceを利用して商談管理を行っており、契約書送付の手間を減らしたい営業担当者の方
・Docusignを活用して電子契約を導入したいが、Salesforceとの連携方法に悩んでいる方
・営業プロセスの自動化を進め、業務効率を向上させたいチームリーダーやマネージャーの方
・契約締結までの時間を短縮し、営業サイクルを加速させたい経営者や業務改善担当者の方
■注意事項
・Salesforce、DocusignのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・【Salesforce】はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。
フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
フォームからファイルが送信されたら、DropBoxにアップロードしDocuSignで署名依頼を行う
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■概要
フォームで受け取った契約書などのファイルを管理し、手作業で署名依頼を送るプロセスは、手間がかかる上にミスも発生しやすいのではないでしょうか。
このワークフローは、フォームが送信されると自動でDropboxにファイルを保存し、その後DocuSignで署名依頼までを完結させるため、こうした課題を円滑に解消します。
手作業によるDropboxとDocuSignの連携作業を自動化し、契約業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
DropboxとDocuSignを利用した契約関連業務を、手作業で行っている方
フォームで受け付けたファイルの管理から署名依頼までを自動化したいと考えている方
DropboxとDocuSignの連携をノーコードで実現し、業務の属人化を解消したいチーム
■注意事項
・Dropbox、DocuSignのそれぞれとYoomを連携してください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
NotionからDocuSignで契約書を送信する
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NotionからDocuSignで契約書を送信するフローです。
フォームの情報をもとにDocusignで契約書を送付してMicrosoft SharePointに格納する
試してみる
■概要
「フォームの情報をもとにDocusignで契約書を送付してMicrosoft SharePointに格納する」ワークフローは、契約書の作成から承認、保管までのプロセスを自動化します。
DocusignとMicrosoft SharePointの連携で、契約プロセスをスムーズに行え、ミスのない確実な管理が実現します。
これにより、手動での契約管理に伴う時間と手間を削減し、業務効率を向上させます。
■このテンプレートをおすすめする方
・契約書の作成から承認までのプロセスを効率化したいビジネス担当者の方
・DocusignとMicrosoft SharePointを既に利用しており、連携を強化したいIT担当者の方
・契約管理における手動作業を自動化し、業務のスピードアップを図りたい経営者の方
・エラーを減らし、正確な契約書管理を目指す法務担当者の方
■注意事項
・Docusign、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、
一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Zoho CRMで商談が成立したら、DocuSignでテンプレートからエンベロープを作成・送信する
試してみる
■概要
Zoho CRMで商談が成立した後の、パートナーシップ契約書の作成や送付業務に手間を感じていませんか。手作業での情報転記やメール作成は、ミスが発生しやすく、契約締結までの時間もかかってしまいます。このワークフローを活用すれば、Zoho CRMの商談情報が更新されると、DocuSignからパートナーシップ契約書が自動で生成・送信されるため、契約業務を迅速かつ正確に進めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
・Zoho CRMとDocuSignを使い、パートナーシップ契約書の作成・送付を手作業で行っている方
・商談成立から契約締結までのリードタイムを短縮し、営業活動を効率化したいと考えている方
・手作業による契約書情報の入力ミスや送付漏れを防ぎ、業務の正確性を高めたい方
■注意事項
・Zoho CRM、DocuSignのそれぞれとYoomを連携してください。
指定のスケジュールになったらDocusignで情報を取得し、条件に合ったらGmailでメール送信する
試してみる
指定のスケジュールになったらDocusignでエンベロープの情報を取得し、条件に合ったらGmailと連携してメールを送信するフローです。
指定した日付になったらNotionのレコードを取得し、DocuSignで契約書を一括送信する
試してみる
■概要
「指定した日付になったらNotionのレコードを取得し、DocuSignで契約書を一括送信する」ワークフローは、契約書の送信作業を自動化し、業務効率を向上させる業務ワークフローです。
指定日になるとNotionから必要なデータを取得し、DocuSignを活用して複数の契約書を一括で送信。
手動作業の手間を減らし、正確かつ迅速な契約プロセスを実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Notionで契約データを管理しているビジネス担当者
・DocuSignを使用して契約書の電子化を進めたいIT担当者
・多数の契約書を効率的に送信したい営業チーム契約プロセスの自動化を通じて業務改善を目指す経営者
・手動での契約書送信に時間を取られている事務担当者
■注意事項
・NotionとDocuSignのそれぞれをYoomと連携してください。
・「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
kintoneでレコードが追加されたら、DocuSignで契約書を送付する
試してみる
■概要
「kintoneでレコードが追加されたら、Docusignで契約書を送付する」ワークフローは、定型的な事務作業の負担を軽減してくれます。
情報の転記作業が自動化されるため、人的エラーの軽減にも貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
・kintoneを利用して顧客管理やレコード管理を行っている方
・契約書の送付作業を手動で行っており、時間がかかっていると感じている方
・レコードが追加された際にスピーディに契約書を送付して、業務を効率化したい方
・Docusignを利用して契約管理を行っている企業
・Docusignを使っているが、自動で契約書送付ができないことに不便を感じている方
・業務の自動化を推進し、無駄な手間を減らして精度を高めたい方
■注意事項
・kintoneとDocusignのそれぞれとYoomを連携してください。
まとめ
フォームとDocuSignを連携して書類の追加を自動化することで、これまで手作業で行っていた情報の転記作業やそれに伴う確認の手間を大幅に削減し、入力ミスといったヒューマンエラーを防ぐことができます。これにより、契約手続きなどをより迅速かつ正確に進めることが可能になり、担当者は顧客とのコミュニケーションといった本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面上の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築できるので、もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomが実現する業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：既存エンベロープへの追加ではなく、新規作成は可能ですか？
A：
可能です。例えば今回紹介したフローボットに、2つ目のアクションとして「エンベロープの作成」を追加してお試しください。
取得した値から、新しく作成したエンベロープIDの情報を反映することが可能です。
Q：Googleフォームなど、他のフォームも起点にできますか？
A：
可能です。その際はGoogleフォームとアプリ連携し、トリガーアクションを変更してお試しください。
Q：連携に失敗した場合、エラーに気づく方法はありますか？
A：
連携に失敗した場合は、フローボット内でエラーとして記録されます。
通知設定をしておけばメールなどで自動通知されます。
なお、自動での再実行は行われないため、エラー発生時は手動で再実行が必要です。
認証切れなどが原因の場合は、マイアプリから「削除→再接続」で復旧可能です。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
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