■概要
Webフォームからのお申し込み後、契約書の作成、送付、そして保管までの一連の業務を手作業で行っていませんか。
この定型業務は、入力情報の転記ミスや送付漏れなどのリスクを伴い、担当者にとって負荷の高い作業になりがちです。
このワークフローを活用すれば、Yoomのフォーム機能で受け付けた情報をもとに、Docusignでの契約書送付とMicrosoft SharePointへの格納を自動化し、こうした課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォームからの申し込み対応で、契約書作成や送付を手作業で行っている営業担当者の方
- DocusignとMicrosoft SharePointを利用し、契約書の作成から保管までを効率化したい方
- 契約関連業務におけるヒューマンエラーを防止し、業務フローを標準化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームが送信されると契約書の送付、保管までが自動実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業による情報の転記ミスや契約書の送付・保管漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、DocusignとMicrosoft SharePointをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガー機能を選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでDocusignの「テンプレートからエンベロープを作成・送信」アクションを設定し、フォームで受け付けた情報を紐付けます。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、署名済みの契約書ファイルを指定の場所に格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Docusignの設定では、アカウントID、テンプレートIDのほか、受信者のメールアドレス、名前、ロール名などをフォームの項目に合わせて任意で設定してください。
- Microsoft SharePointの設定では、ファイルをアップロードするサイトIDやドライブID、格納先のフォルダ名、ファイル名などを任意で設定してください。
■注意事項
- Docusign、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
