フォームからファイルが送信されたら、DropBoxにアップロードしDocuSignで署名依頼を行う

■概要

フォームで受け取った契約書などのファイルを管理し、手作業で署名依頼を送るプロセスは、手間がかかる上にミスも発生しやすいのではないでしょうか。このワークフローは、フォームが送信されると自動でDropboxにファイルを保存し、その後DocuSignで署名依頼までを完結させるため、こうした課題を円滑に解消します。手作業によるDropboxとDocuSignの連携作業を自動化し、契約業務の効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• DropboxとDocuSignを利用した契約関連業務を、手作業で行っている方
• フォームで受け付けたファイルの管理から署名依頼までを自動化したいと考えている方
• DropboxとDocuSignの連携をノーコードで実現し、業務の属人化を解消したいチーム

■このテンプレートを使うメリット

• フォーム送信を起点にDropboxへのファイル保存とDocuSignでの署名依頼が自動処理されるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
• ファイルのアップロードミスや宛先間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、重要な契約業務の正確性を向上させます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、DropboxとDocuSignをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでフォームトリガー機能を選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定し、署名依頼に必要なファイルや宛先情報を受け取るための項目を作成します。
3. 次に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、フォームで受け取ったファイルを指定のフォルダに自動で保存します。
4. 続いて、オペレーションでDocuSignの「エンベロープを作成」アクションを設定します。
5. さらに、DocuSignの「エンベロープに書類を追加・更新」アクションで、先ほどDropboxに保存したファイルを設定します。
6. 最後に、DocuSignの「エンベロープを送信」アクションで、フォームで取得した宛先情報をもとに署名依頼を自動で送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• フォームトリガー機能で設定する受付フォームの項目は、署名者の氏名やメールアドレス、会社名など、実際の業務内容に合わせて自由にカスタマイズしてください。
• Dropboxでファイルをアップロードする際、保存先のフォルダやファイル名は、固定の値だけでなく、フォームで取得した情報などを変数として設定できます。
• DocuSignで署名依頼を送信する際の宛先やメールの件名・本文は、フォームの情報を変数として用いることで、個別の内容に自動で設定することが可能です。

■注意事項

• Dropbox、DocuSignのそれぞれとYoomを連携してください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924