Chatworkでやり取りした重要な情報を、後から議事録や報告書用のGoogleドキュメントにまとめる作業、大変ではありませんか？
チャットログを遡って必要な情報を探し出し、手作業でコピー＆ペーストするのは時間がかかる上に、転記ミスや漏れが発生するリスクもあります。
もし、Chatworkに投稿された特定のメッセージを、指定したGoogleドキュメントに自動で追記できる仕組みがあれば、こうした手作業による記録業務から解放され、本来注力すべきコア業務に集中する時間を確保できます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはチャットツールのメッセージをGoogleドキュメントに追記する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Chatworkで新しいメッセージが投稿されたら、Googleドキュメントにメッセージ内容を追記する
試してみる
■概要
Chatworkで新しいメッセージがルームに投稿されたら、Googleドキュメントにメッセージ内容を追記するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.ChatworkとGoogleドキュメントを業務で使用している方
・Chatworkを主要なコミュニケーションツールとして利用している方
・Googleドキュメントを使用して文書管理を行っている方
・ChatworkとGoogleドキュメントを連携して業務の効率化を検討している方
2.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務自動化を目指している中小企業の経営者
・データの正確性を高めたい事務職員
■このテンプレートを使うメリット
・Chatworkで新しいメッセージがルームに投稿されたら、Googleドキュメントにメッセージ内容を追記するできるため、過去のチャット内容を一覧で確認することができます。
・Googleドキュメントに蓄積されたメッセージを元に、タスク管理もできるため業務をスピーディーに進めることができます。
・Googleドキュメント上からWeb検索もできるため、メッセージについての詳細を効率的に確認することができます。
■注意事項
・Chatwork、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携させてください。
ChatworkのメッセージをGoogleドキュメントに追記するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Chatworkで新しいメッセージが投稿された際に、その内容をGoogleドキュメントに自動で追記するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Chatwork
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- ChatworkとGoogleドキュメントのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Chatworkのトリガー設定とGoogleドキュメントのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Chatworkで新しいメッセージが投稿されたら、Googleドキュメントにメッセージ内容を追記する
試してみる
■概要
Chatworkで新しいメッセージがルームに投稿されたら、Googleドキュメントにメッセージ内容を追記するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.ChatworkとGoogleドキュメントを業務で使用している方
・Chatworkを主要なコミュニケーションツールとして利用している方
・Googleドキュメントを使用して文書管理を行っている方
・ChatworkとGoogleドキュメントを連携して業務の効率化を検討している方
2.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務自動化を目指している中小企業の経営者
・データの正確性を高めたい事務職員
■このテンプレートを使うメリット
・Chatworkで新しいメッセージがルームに投稿されたら、Googleドキュメントにメッセージ内容を追記するできるため、過去のチャット内容を一覧で確認することができます。
・Googleドキュメントに蓄積されたメッセージを元に、タスク管理もできるため業務をスピーディーに進めることができます。
・Googleドキュメント上からWeb検索もできるため、メッセージについての詳細を効率的に確認することができます。
■注意事項
・Chatwork、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携させてください。
ステップ1：ChatworkとGoogleドキュメントをマイアプリ連携
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
1．Chatworkのマイアプリ連携
2．Googleドキュメントのマイアプリ連携
Google スプレッドシートのナビを参考にしてください。
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックします。
Chatworkで新しいメッセージが投稿されたら、Googleドキュメントにメッセージ内容を追記する
試してみる
■概要
Chatworkで新しいメッセージがルームに投稿されたら、Googleドキュメントにメッセージ内容を追記するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.ChatworkとGoogleドキュメントを業務で使用している方
・Chatworkを主要なコミュニケーションツールとして利用している方
・Googleドキュメントを使用して文書管理を行っている方
・ChatworkとGoogleドキュメントを連携して業務の効率化を検討している方
2.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務自動化を目指している中小企業の経営者
・データの正確性を高めたい事務職員
■このテンプレートを使うメリット
・Chatworkで新しいメッセージがルームに投稿されたら、Googleドキュメントにメッセージ内容を追記するできるため、過去のチャット内容を一覧で確認することができます。
・Googleドキュメントに蓄積されたメッセージを元に、タスク管理もできるため業務をスピーディーに進めることができます。
・Googleドキュメント上からWeb検索もできるため、メッセージについての詳細を効率的に確認することができます。
■注意事項
・Chatwork、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携させてください。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
ステップ3：Chatworkのトリガー設定
以下の赤枠をクリックしてください。
事前に連携したアカウント情報が表示されるので確認しましょう。
トリガーアクションは変更せず、「次へ」をクリックしましょう！
次に、必須項目を設定します。
まずは、「トリガーの起動間隔」を5分・10分・15分・30分・60分から選択します。
基本的にはご契約プランの最短起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
※プランによって起動間隔の選択内容が異なるため、ご注意下さい。
次に「ルームID」を設定します。
入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。
ここで、Chatworkの画面に移動し、指定したルームでメッセージをテスト投稿しましょう。
投稿後、Yoomの画面に戻って「テスト」をクリックしてください。
成功したら、先ほど投稿したChatworkのメッセージの情報が取得した値として取得されます。
確認後、「保存する」をクリックしてください。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
これで、トリガー設定は完了です！
ステップ4：Googleドキュメントにテキストを追加
次に2つ目の工程をクリックします。
作成したGoogleドキュメントにテキストを追加します。
先ほどと同様に、必要な項目はすでに設定されているため、内容を確認してそのまま「次へ」をクリックしましょう。
-
ドキュメントID：候補から記録したいドキュメントを選択します。
-
追加するテキスト：利用状況にあわせて設定してください。
以下のように、取得した値を設定すると、自動化フローが起動するたび、Chatworkから取得した最新の情報をGoogleドキュメントに反映できます。
直接入力した値は、固定値として自動化フローが起動するたびに同じ値がGoogleドキュメントに反映されます。
入力したら「テスト」をクリックしましょう。
テストに成功すると、Googleドキュメントにテキストが追加され、以下のような画面が表示されます。
Googleドキュメントにテキストが追加されていれば成功です。
Googleドキュメントを確認後、Yoomに戻り設定を保存してください。ステップ5：トリガーをONにしてフローの動作確認
これで全ての設定が完了しました。
「トリガーをON」にすると設定したフローボットが起動するので、正常に動作するか確認してみてくださいね！
Chatworkを使った自動化例
チャットの投稿をトリガーにタスクを自動追加したり、データベースへ内容を記録します。
また、外部の特定メールを自動通知したり、AI要約して通知することも可能。
外部ツールからの通知やファイル送信にも対応し、手動での転記や情報共有の手間を削減します。
Chatworkの投稿内容をもとにJootoにタスクを追加する
試してみる
■概要
Chatworkでのコミュニケーションは活発でも、そこから発生するタスクをJootoへ手作業で登録するのは手間がかかることはありませんか？
特に、メッセージの内容を転記する際に漏れや間違いが発生しやすく、業務の遅延に繋がることもあります。
このワークフローを活用すれば、Chatworkの特定のルームに投稿されたメッセージをもとに、Jootoへ自動でタスクを追加できるようになり、これらの課題を解消し、業務をスムーズに進めることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Chatworkでの連絡内容をJootoでタスク管理しているチームの方
- ChatworkからJootoへのタスク登録を手作業で行い、非効率を感じている方
- タスクの登録漏れや遅延を防ぎ、業務の確実性を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- ChatworkのメッセージからJootoへのタスク登録が自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- メッセージ内容の転記ミスやタスク登録漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性を向上させます。
■フローボットの流れ
- はじめに、ChatworkとJootoをYoomと連携させます。
- 次に、トリガーでChatworkを選択し、「新しいメッセージがルームに投稿されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでデータ抽出機能を選択し、「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、Chatworkのメッセージ内容からタスクに必要な情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでJootoを選択し、「タスクを追加」アクションを設定し、抽出した情報をもとにタスクを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Chatworkのトリガー設定では、タスク化の対象としたいメッセージが投稿されるルームIDを候補から任意で選択してください。
- データ抽出機能の設定では、Chatworkのメッセージからタスク名や説明などをどのように抽出するか、文字数に応じた変換タイプ、対象のテキスト、抽出したい項目、指示内容を任意で設定してください。
- Jootoでタスクを追加するアクションの設定では、タスクを追加するプロジェクトID、タスク名、説明などを任意で設定してください。
■注意事項
- Jooto、ChatworkのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Chatworkで特定の人物からメッセージが投稿されたら、Slackに通知する
試してみる
■概要
複数のコミュニケーションツールを併用する中で、Chatworkで届いた特定の人物からの重要なメッセージを見逃してしまった経験はありませんか？重要な連絡は即時確認が必要なため、常にChatworkを気にする必要があり、他の業務への集中を妨げる一因にもなります。このワークフローを活用すれば、Chatworkで特定の人物からメッセージが投稿された際に、自動でSlackに通知することができます。これにより、確認漏れや対応の遅延を防ぎます。
■このテンプレートをおすすめする方
- ChatworkとSlackを併用しており、重要な連絡の見逃しを防ぎたいと考えている方
- 特定のクライアントや上司からの連絡をチーム内に迅速に共有したいマネージャーの方
- 手動での情報転記や確認作業に手間を感じ、業務を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 特定の人物からのChatworkメッセージを自動でSlackに通知するため、手動で確認する手間を省き、時間を短縮できます。
- 手動確認による見落としや、チームへの共有漏れといったヒューマンエラーを防止し、迅速な対応を可能にします。
■フローボットの流れ
- はじめに、ChatworkとSlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでChatworkを選択し、「メッセージが投稿されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで「分岐」機能を選択し、特定の人物からのメッセージの場合のみ、後続の処理に進むよう条件を設定します。
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを投稿する」アクションを設定し、指定したチャンネルに通知を送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Chatworkのトリガー設定では、通知の条件としたい特定の人物のアカウントIDを設定してください。
- Slackに通知するアクションでは、通知を送信するチャンネルやメッセージ内容を自由にカスタマイズでき、Chatworkから取得したメッセージ内容などの変数を本文に埋め込むことも可能です。
■注意事項
- Chatwork、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Chatworkで特定のルームに投稿した内容をGoogle スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
Chatworkで特定のルームに投稿した内容をGoogle スプレッドシートに追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
１.業務連絡でChatworkを使用している方
・業務のやり取りをChatworkで行っている方
・情報共有でChatworkを使用している方
2.業務でGoogle スプレッドシートを使用している方
・Google スプレッドシートで情報を管理している方
・Google スプレッドシートでデータ管理をしている総務担当者
■このテンプレートを使うメリット
Google スプレッドシートへの転記作業をしている場合、都度実施する必要があるため、情報の更新が遅延する場合があります。
また、情報量が多いとその分転記作業に時間がかかてしまい、非効率的です。
Google スプレッドシートへの転記作業を自動化したいと考えている方に、このテンプレートは適しています。
Chatworkで投稿された内容を読み取り、自動でGoogle スプレッドシートに転記することができるため、転記作業にかかる時間を大幅に短縮することができます。
また、Chatworkの設定で特定のルームを設定することができるため、必要なメンバーの情報のみ転記することが可能です。
■注意事項
・Chatwork、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Chatworkで特定のメッセージが送信されたらGoogle Driveにフォルダを作成する
試してみる
■概要
Chatworkでプロジェクト開始の連絡を受けた後、都度Google Driveを開いて手動でフォルダを作成していませんか？この作業は単純であるものの、多忙な時には対応が遅れたり、作成を忘れてしまうこともあります。このワークフローを活用すれば、Chatworkの特定のメッセージをきっかけに、Google Driveへ自動でフォルダを作成できるため、手作業による手間や対応漏れといった課題を解消し、スムーズなプロジェクト開始を支援します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Chatworkでの依頼を基に、手動でGoogle Driveにフォルダを作成している方
- フォルダの作成漏れや命名規則の不統一といった課題を感じているチームリーダーの方
- 複数プロジェクトの管理を効率化し、本来のコア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Chatworkの特定メッセージを起点に自動でフォルダが作成されるため、手作業で対応していた時間を短縮し、他の業務に充てることができます。
- 手動でのフォルダ作成時に起こりうる、作成忘れや命名規則の間違いといったヒューマンエラーを未然に防ぎ、業務品質の向上に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、ChatworkとGoogle DriveをYoomと連携します。
- トリガーでChatworkを選択し、「新しいメッセージがルームに投稿されたら」というアクションを設定して、監視対象のルームを指定します。
- オペレーションで分岐機能を設定し、投稿されたメッセージに「【依頼】」などの特定のキーワードが含まれている場合のみ、後続の処理に進むよう条件を設定します。
- オペレーションでAI機能を設定し、メッセージ本文からフォルダ名に必要な情報（案件名など）を抽出します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「フォルダを作成する」アクションを設定し、抽出した情報をもとに任意の親フォルダ内に新しいフォルダを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能によるテキスト抽出では、Chatworkのメッセージ本文を変数として利用し、「案件名」や「クライアント名」など、フォルダ名として抽出したい項目を任意に設定できます。
- 分岐機能では、フローボットを起動させるトリガーとなるキーワード（例：「【依頼】」「フォルダ作成」など）を自由にカスタマイズすることが可能です。
■注意事項
- Chatwork、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- 「分岐する」オペレーションはミニプラン以上、AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。
その他のプランでは設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Zoomでミーティングが終了したら、ChatworkにレコーディングURLを通知
試してみる
■概要
Zoomでのミーティング後、レコーディング動画のURLを手作業でコピーし、関係者に共有するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。特にミーティングが連続する日は、共有漏れや遅延が発生する原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、ZoomとChatworkを連携させ、ミーティング終了後に自動でレコーディング情報を通知することが可能になり、こうした共有業務の課題を削減できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoomでのミーティングが多く、録画データの共有作業を効率化したいと考えている方
- Chatworkでの情報共有を徹底し、チームの生産性を高めたいマネージャーの方
- 手作業によるレコーディングURLの共有漏れや通知ミスを減らしたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Zoomミーティングが終了すると自動でChatworkに通知が飛ぶため、これまで共有作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業でのURLのコピー＆ペーストが減るため、共有漏れや誤ったURLを通知するといったヒューマンエラーを防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、ZoomとChatworkをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでZoomを選択し、「ミーティングが終了したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでZoomの「ミーティングのレコーディング情報を取得」アクションを設定し、対象ミーティングの録画データを取得します。
- 最後に、オペレーションでChatworkのアクションを設定し、取得したレコーディングURLを指定のチャットに送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Zoomのトリガー設定では、自動化の対象としたいミーティング主催者のメールアドレスを任意で指定することが可能です。
- Chatworkへ通知するオペレーションでは、レコーディングURLに加えてミーティングのトピックなど、Yoomで取得した情報を自由に組み合わせてメッセージ内容を設定できます。
■注意事項
- Zoom、ChatworkのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
- 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
- ミーティングが終了したら
- ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
- 詳細は「Zoomでミーティングのレコーディング情報を取得する際の注意点」をご参照ください。
Gmailで特定条件のメールを受信したら、Chatworkに通知する
試してみる
■概要
Gmailで受信する重要なメールを見逃してしまい、対応が遅れてしまった経験はありませんか？
絶えず受信トレイを確認するのは手間がかかり、他の業務への集中を妨げる一因にもなります。
このワークフローは、Gmailで特定のキーワードを含むメールを受信した際に、自動でChatworkへ通知を送信するため、重要な連絡の見落としを防ぎ、迅速な対応を可能にします。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailでのメール確認作業に時間を取られ、他の業務に集中できないと感じている方
- Chatworkをチームの連絡手段としており、重要な情報を即時共有したいと考えている方
- 特定のメールに対する迅速な初動が求められるカスタマーサポートや営業担当の方
■このテンプレートを使うメリット
- 特定条件のメール受信を自動で検知し通知するため、Gmailの受信トレイを常に監視する手間を省き、コア業務に集中する時間を創出します。
- 手動確認による見落としや確認漏れといった人的ミスを防ぎ、重要な連絡への対応遅延リスクを軽減できます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとChatworkをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでChatworkを選択し、「メッセージを送る」アクションで、指定したルームに通知メッセージを送信するよう設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、検知したいメールに応じてキーワードを任意で設定してください。（例：「問い合わせ」「緊急」「特定の顧客名」など）
- Chatworkでメッセージを送信するアクションでは、通知を送りたいルームIDや、送信するメッセージ内容を任意で設定してください。
■注意事項
- GmailとChatworkのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
件名が特定の条件にマッチしたOutlookのメール内容をChatworkに通知する
試してみる
■概要
件名が特定の条件にマッチしたOutlookのメール内容をChatworkに通知するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookを利用してメール管理を行っている方
- メールの内容を手動で共有するのに手間を感じている方
- 社内コミュニケーションツールとしてChatworkを利用している方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookのメール内容をChatworkに通知することで、重要なメールの見落としを防ぐことができます。
- 通知を受け取ったメンバーはすぐに内容を確認し、必要なアクションを取ることができるため、チーム全体のコミュニケーションも円滑になります。
■フローボットの流れ
- OutlookとChatworkをYoomと連携してください。
- マイアプリ連携で「特定の件名のメールを受信したら」オペレーションでメールフォルダIDを設定します。
- 「メッセージを送る」オペレーションでルームIDと通知メッセージ内容を設定してください。
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookでは、対象とするメールのフォルダや含まれるキーワードをカスタマイズ可能です。
- Chatworkでは、メッセージを受信するチャンネルをカスタマイズ可能です。
■注意事項
- OutlookとChatworkのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
受信したメール文をChatGPTで要約し、Chatworkに通知する
試してみる
■概要
日々大量に届くメールの中から、重要な情報を探し出す作業に時間を取られていませんか。手作業での確認は時間がかかるだけでなく、見落としのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、受信したメール本文をChatGPTが自動で要約し、その内容をChatworkへ即座に通知することが可能です。これにより、情報収集の効率化と重要情報の見逃し防止を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- 日々多くのメールを受信し、内容の確認や要約に手間を感じている方
- チーム内での迅速な情報共有と、重要メールの見逃しを防止したい方
- ChatGPTやChatworkを日常業務で活用し、さらなる効率化を目指す方
■このテンプレートを使うメリット
- メールの受信から要約、通知までが自動化されるため、手作業での確認や文章作成に費やしていた時間を短縮できます。
- 自動で要約と通知を行うことで、内容の読み飛ばしや共有漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報伝達を支援します。
■フローボットの流れ
- はじめに、ChatGPTとChatworkをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでメールトリガー機能を設定し、特定の条件に合致するメールを受信したらフローが起動するようにします。
- 次に、オペレーションでChatGPTを設定し、トリガーで受信したメールの本文を要約するよう指示します。
- 最後に、オペレーションでChatworkの「メッセージを送信する」アクションを設定し、ChatGPTが生成した要約文を指定のチャットに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- メールトリガーでは、特定の送信者のメールアドレスや件名に含まれるキーワードを指定することで、要約したいメールを絞り込めます。
- ChatGPTのオペレーションでは、「箇条書きで要約して」「重要なポイントを3つ挙げて」など、要約の形式やスタイルを自由に指示できます。
- Chatworkへの通知メッセージは、通知先のグループチャットや担当者を自由に設定でき、要約結果の前後に定型文を追加することも可能です。
■注意事項
- ChatGPTとSlackをそれぞれYoomを連携してください。
- ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）詳しくは下記をご参照ください。
https://openai.com/ja-JP/api/pricing/ - ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
Salesforceの商談情報から見積書を発行しChatworkにファイルを送信する
試してみる
■概要
Salesforceで管理している商談情報をもとに、都度手作業で見積書を作成し、Chatworkで共有する業務に手間を感じていませんか。この一連の作業は、入力ミスや共有漏れといったヒューマンエラーが発生しやすい業務でもあります。このワークフローを活用すれば、Salesforceの画面上でフローボットを起動するだけで、商談情報をもとにMicrosoft Excelで見積書を自動で発行し、Chatworkへファイルを送信するまでの一連の流れを自動化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Salesforceの情報を手入力で見積書に転記している営業担当者の方
- Microsoft ExcelとChatworkを使い、手作業で見積書の作成や共有を行っている方
- 見積書発行業務を効率化し、よりコアな営業活動に時間を充てたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Salesforceの商談情報取得から見積書発行、Chatworkへのファイル送信までを自動化し、手作業の時間を短縮します。
- データ転記が減るため、金額や宛先などの入力間違いや、ファイルの共有漏れといったヒューマンエラーを防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Salesforce、Microsoft Excel、ChatworkをYoomと連携する
- 次に、トリガーでChrome拡張機能を選択し、Salesforceの商談ページでフローボットを起動できるように設定する
- 次に、オペレーションでSalesforceの「商談に紐づく商品情報を取得」アクションを設定し、見積もりに必要な情報を取得する
- 次に、オペレーションでMicrosoft Excelの「書類を発行する」アクションを設定し、取得した情報をもとに見積書を発行する
- 最後に、オペレーションでChatworkの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、発行した見積書ファイルを指定のルームに送信する
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft Excelで見積書を発行する際に、ベースとなる雛形ファイルは任意で設定可能です。
- Chatworkでファイルを送信するルームや、通知する際のメッセージ本文は任意の内容に設定できます。
■注意事項
- Salesforce、Microsoft Excel、ChatworkそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
Notionで作成した議事録をGeminiで整理・要約して更新しChatworkに通知する
試してみる
■概要
Notionで作成した議事録の要約や社内への共有を手作業で行い、手間を感じていませんか。手動での転記や要約は時間がかかるだけでなく、担当者によって内容の質にばらつきが出たり、共有漏れが発生したりするリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Notionに議事録が作成・更新されるだけで、Geminiが自動で内容を整理・要約し、Chatworkへ通知するため、これらの課題を解消しスムーズな情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Notionで議事録を作成し、Chatworkで情報共有を行っている方
- 会議後の議事録の要約や整理に、毎回時間を費やしている方
- Geminiなどの生成AIを活用して、日々の業務効率化を図りたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Notionに議事録を保存するだけで、Geminiによる要約からChatworkへの通知までが自動で実行され、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
- AIが常に一定のルールで要約を行うため、担当者による内容のばらつきや共有漏れを防ぎ、業務品質の標準化に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Notion、Gemini、ChatworkをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでNotionを選択し、「特定のデータソースのページが作成・更新されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでGeminiを選択し、「コンテンツを生成」アクションでNotionのページ内容を要約するように設定します。
- 最後に、オペレーションでChatworkの「メッセージを送る」アクションを設定し、Geminiが生成した要約内容を指定のルームに送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Notionのトリガー設定では、起動のきっかけとしたいデータソースのIDや、フローが起動する監視間隔を任意で設定してください。
- Geminiのオペレーションでは、利用するモデルや、議事録をどのように要約させたいかなどの指示（プロンプト）、AIの役割（システムプロンプト）を自由に設定できます。
- Chatworkのオペレーションでは、通知を送信したいルームのIDや、送信するメッセージの本文を任意の内容に設定してください。
■注意事項
- Notion、Gemini、ChatworkのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
まとめ
ChatworkとGoogleドキュメントの連携を自動化することで、これまで手作業で行っていたチャット内容の転記作業の手間を完全に無くし、ヒューマンエラーの発生を防ぐことができます。
これにより、議事録の作成や日報の記録、プロジェクトに関する重要情報の集約などが自動的に行われるため、情報共有のスピードと正確性が向上し、チーム全体の業務効率化に繋がります！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できるので、もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：特定のメッセージだけを追記できますか？
A：
はい、可能です。
Yoomではフローの中に「分岐」オペレーションを設定できるため、「特定のキーワードを含む」「特定の人物が投稿した」など、特定の条件を満たすタスクだけものだけを対象にメッセージを作成できます。
※なお、分岐は有料プランでご利用いただけます。
Q：連携エラーなどで追記に失敗した場合、どうなりますか？
A：
Yoomに登録する際に設定したメールアドレスに通知が送られます。
また、通知先はメールの他にSlackやChatworkも設定できます。
通知メールには、エラーが起きている該当のオペレーションや詳細のリンクが記載されているので、まずは通知内容を確認しましょう。
再実行は自動で行われないため、エラー修正後手動で再実行してください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
Q：毎回新しいGoogleドキュメントを自動作成して追記できますか？
A：
はい、できます。
その場合、「新しいメッセージがルームに投稿されたら」トリガーの直下にある+マークをクリックして、「新しいドキュメントを作成する」アクションを追加しましょう。
それから「文末にテキストを追加」アクションのドキュメントIDは取得した値から選択してください。
