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Chatworkでやり取りした重要な情報を、後から議事録や報告書用のGoogleドキュメントにまとめる作業、大変ではありませんか？
チャットログを遡って必要な情報を探し出し、手作業でコピー＆ペーストするのは時間がかかる上に、転記ミスや漏れが発生するリスクもあります。
もし、Chatworkに投稿された特定のメッセージを、指定したGoogleドキュメントに自動で追記できる仕組みがあれば、こうした手作業による記録業務から解放され、本来注力すべきコア業務に集中する時間を確保できます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはチャットツールのメッセージをGoogleドキュメントに追記する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
■概要
Chatworkでの重要なやり取りを、議事録や備忘録としてGoogleドキュメントへ手作業で転記していませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、転記漏れなどのヒューマンエラーが発生する可能性もあります。
このワークフローを活用すれば、Chatworkの特定ルームに新しいメッセージが投稿されるたびに、その内容が自動でGoogleドキュメントに追記されるため、情報集約の手間を減らし、重要なコミュニケーションの記録を行えます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Chatworkでの議論や決定事項をGoogleドキュメントで管理しているプロジェクトマネージャーの方
・顧客との重要なやり取りをChatworkで行い、その記録を漏れなく残したいサポート担当者の方
・手作業による情報転記の手間を減らし、チームの業務効率化を進めたいと考えている方
■注意事項
・ChatworkとGoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ChatworkのメッセージをGoogleドキュメントに追記するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Chatworkで新しいメッセージが投稿された際に、その内容をGoogleドキュメントに自動で追記するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Chatwork
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ステップ1：ChatworkとGoogleドキュメントをマイアプリ連携
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
1．Chatworkのマイアプリ連携
2．Googleドキュメントのマイアプリ連携
Google スプレッドシートのナビを参考にしてください。
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックします。
■概要
Chatworkでの重要なやり取りを、議事録や備忘録としてGoogleドキュメントへ手作業で転記していませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、転記漏れなどのヒューマンエラーが発生する可能性もあります。
このワークフローを活用すれば、Chatworkの特定ルームに新しいメッセージが投稿されるたびに、その内容が自動でGoogleドキュメントに追記されるため、情報集約の手間を減らし、重要なコミュニケーションの記録を行えます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Chatworkでの議論や決定事項をGoogleドキュメントで管理しているプロジェクトマネージャーの方
・顧客との重要なやり取りをChatworkで行い、その記録を漏れなく残したいサポート担当者の方
・手作業による情報転記の手間を減らし、チームの業務効率化を進めたいと考えている方
■注意事項
・ChatworkとGoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
ステップ3：Chatworkのトリガー設定
以下の赤枠をクリックしてください。
事前に連携したアカウント情報が表示されるので確認しましょう。
トリガーアクションは変更せず、「次へ」をクリックしましょう！
次に、必須項目を設定します。
まずは、「トリガーの起動間隔」を5分・10分・15分・30分・60分から選択します。
基本的にはご契約プランの最短起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
※プランによって起動間隔の選択内容が異なるため、ご注意下さい。
次に「ルームID」を設定します。
入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。
ここで、Chatworkの画面に移動し、指定したルームでメッセージをテスト投稿しましょう。
投稿後、Yoomの画面に戻って「テスト」をクリックしてください。
成功したら、先ほど投稿したChatworkのメッセージの情報が取得した値として取得されます。
確認後、「保存する」をクリックしてください。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
これで、トリガー設定は完了です！
ステップ4：Googleドキュメントにテキストを追加
次に2つ目の工程をクリックします。
作成したGoogleドキュメントにテキストを追加します。
先ほどと同様に、必要な項目はすでに設定されているため、内容を確認してそのまま「次へ」をクリックしましょう。
以下のように、取得した値を設定すると、自動化フローが起動するたび、Chatworkから取得した最新の情報をGoogleドキュメントに反映できます。
直接入力した値は、固定値として自動化フローが起動するたびに同じ値がGoogleドキュメントに反映されます。
入力したら「テスト」をクリックしましょう。
テストに成功すると、Googleドキュメントにテキストが追加され、以下のような画面が表示されます。
Googleドキュメントにテキストが追加されていれば成功です。
Googleドキュメントを確認後、Yoomに戻り設定を保存してください。ステップ5：トリガーをONにしてフローの動作確認
これで全ての設定が完了しました。
「トリガーをON」にすると設定したフローボットが起動するので、正常に動作するか確認してみてくださいね！
Chatworkを使った自動化例
チャットの投稿をトリガーにタスクを自動追加したり、データベースへ内容を記録します。
また、外部の特定メールを自動通知したり、AI要約して通知することも可能。
外部ツールからの通知やファイル送信にも対応し、手動での転記や情報共有の手間を削減します。
まとめ
ChatworkとGoogleドキュメントの連携を自動化することで、これまで手作業で行っていたチャット内容の転記作業の手間を完全に無くし、ヒューマンエラーの発生を防ぐことができます。
これにより、議事録の作成や日報の記録、プロジェクトに関する重要情報の集約などが自動的に行われるため、情報共有のスピードと正確性が向上し、チーム全体の業務効率化に繋がります！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できるので、もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：特定のメッセージだけを追記できますか？
A：
はい、可能です。
Yoomではフローの中に「分岐」オペレーションを設定できるため、「特定のキーワードを含む」「特定の人物が投稿した」など、特定の条件を満たすタスクだけものだけを対象にメッセージを作成できます。
※なお、分岐は有料プランでご利用いただけます。
Q：連携エラーなどで追記に失敗した場合、どうなりますか？
A：
Yoomに登録する際に設定したメールアドレスに通知が送られます。
また、通知先はメールの他にSlackやChatworkも設定できます。
通知メールには、エラーが起きている該当のオペレーションや詳細のリンクが記載されているので、まずは通知内容を確認しましょう。
再実行は自動で行われないため、エラー修正後手動で再実行してください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
Q：毎回新しいGoogleドキュメントを自動作成して追記できますか？
A：
はい、できます。
その場合、「新しいメッセージがルームに投稿されたら」トリガーの直下にある+マークをクリックして、「新しいドキュメントを作成する」アクションを追加しましょう。
それから「文末にテキストを追加」アクションのドキュメントIDは取得した値から選択してください。
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