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Chatworkでやり取りした重要な情報を、後から議事録や報告書用のGoogleドキュメントにまとめる作業、大変ではありませんか？
チャットログを遡って必要な情報を探し出し、手作業でコピー＆ペーストするのは時間がかかる上に、転記ミスや漏れが発生するリスクもあります。
もし、Chatworkに投稿された特定のメッセージを、指定したGoogleドキュメントに自動で追記できる仕組みがあれば、こうした手作業による記録業務から解放され、本来注力すべきコア業務に集中する時間を確保できます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはチャットツールのメッセージをGoogleドキュメントに追記する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
■概要 Chatworkで新しいメッセージがルームに投稿されたら、Googleドキュメントにメッセージ内容を追記するフローです。 ■このテンプレートをおすすめする方 1.ChatworkとGoogleドキュメントを業務で使用している方 ・Chatworkを主要なコミュニケーションツールとして利用している方 ・Googleドキュメントを使用して文書管理を行っている方 ・ChatworkとGoogleドキュメントを連携して業務の効率化を検討している方 2.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方 ・業務自動化を目指している中小企業の経営者 ・データの正確性を高めたい事務職員 ■このテンプレートを使うメリット ・Chatworkで新しいメッセージがルームに投稿されたら、Googleドキュメントにメッセージ内容を追記するできるため、過去のチャット内容を一覧で確認することができます。 ・Googleドキュメントに蓄積されたメッセージを元に、タスク管理もできるため業務をスピーディーに進めることができます。 ・Googleドキュメント上からWeb検索もできるため、メッセージについての詳細を効率的に確認することができます。 ■注意事項 ・Chatwork、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携させてください。
ChatworkのメッセージをGoogleドキュメントに追記するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Chatworkで新しいメッセージが投稿された際に、その内容をGoogleドキュメントに自動で追記するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Chatwork
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
■概要
Chatworkで新しいメッセージがルームに投稿されたら、Googleドキュメントにメッセージ内容を追記するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.ChatworkとGoogleドキュメントを業務で使用している方
・Chatworkを主要なコミュニケーションツールとして利用している方
・Googleドキュメントを使用して文書管理を行っている方
・ChatworkとGoogleドキュメントを連携して業務の効率化を検討している方
2.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務自動化を目指している中小企業の経営者
・データの正確性を高めたい事務職員
■このテンプレートを使うメリット
・Chatworkで新しいメッセージがルームに投稿されたら、Googleドキュメントにメッセージ内容を追記するできるため、過去のチャット内容を一覧で確認することができます。
・Googleドキュメントに蓄積されたメッセージを元に、タスク管理もできるため業務をスピーディーに進めることができます。
・Googleドキュメント上からWeb検索もできるため、メッセージについての詳細を効率的に確認することができます。
■注意事項
・Chatwork、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携させてください。
ステップ1：ChatworkとGoogleドキュメントをマイアプリ連携
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
1．Chatworkのマイアプリ連携
2．Googleドキュメントのマイアプリ連携
Google スプレッドシートのナビを参考にしてください。
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックします。
■概要 Chatworkで新しいメッセージがルームに投稿されたら、Googleドキュメントにメッセージ内容を追記するフローです。 ■このテンプレートをおすすめする方 1.ChatworkとGoogleドキュメントを業務で使用している方 ・Chatworkを主要なコミュニケーションツールとして利用している方 ・Googleドキュメントを使用して文書管理を行っている方 ・ChatworkとGoogleドキュメントを連携して業務の効率化を検討している方 2.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方 ・業務自動化を目指している中小企業の経営者 ・データの正確性を高めたい事務職員 ■このテンプレートを使うメリット ・Chatworkで新しいメッセージがルームに投稿されたら、Googleドキュメントにメッセージ内容を追記するできるため、過去のチャット内容を一覧で確認することができます。 ・Googleドキュメントに蓄積されたメッセージを元に、タスク管理もできるため業務をスピーディーに進めることができます。 ・Googleドキュメント上からWeb検索もできるため、メッセージについての詳細を効率的に確認することができます。 ■注意事項 ・Chatwork、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携させてください。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
ステップ3：Chatworkのトリガー設定
以下の赤枠をクリックしてください。
事前に連携したアカウント情報が表示されるので確認しましょう。
トリガーアクションは変更せず、「次へ」をクリックしましょう！
次に、必須項目を設定します。
まずは、「トリガーの起動間隔」を5分・10分・15分・30分・60分から選択します。
基本的にはご契約プランの最短起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
※プランによって起動間隔の選択内容が異なるため、ご注意下さい。
次に「ルームID」を設定します。
入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。
ここで、Chatworkの画面に移動し、指定したルームでメッセージをテスト投稿しましょう。
投稿後、Yoomの画面に戻って「テスト」をクリックしてください。
成功したら、先ほど投稿したChatworkのメッセージの情報が取得した値として取得されます。
確認後、「保存する」をクリックしてください。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
これで、トリガー設定は完了です！
ステップ4：Googleドキュメントにテキストを追加
次に2つ目の工程をクリックします。
作成したGoogleドキュメントにテキストを追加します。
先ほどと同様に、必要な項目はすでに設定されているため、内容を確認してそのまま「次へ」をクリックしましょう。
以下のように、取得した値を設定すると、自動化フローが起動するたび、Chatworkから取得した最新の情報をGoogleドキュメントに反映できます。
直接入力した値は、固定値として自動化フローが起動するたびに同じ値がGoogleドキュメントに反映されます。
入力したら「テスト」をクリックしましょう。
テストに成功すると、Googleドキュメントにテキストが追加され、以下のような画面が表示されます。
Googleドキュメントにテキストが追加されていれば成功です。
Googleドキュメントを確認後、Yoomに戻り設定を保存してください。ステップ5：トリガーをONにしてフローの動作確認
これで全ての設定が完了しました。
「トリガーをON」にすると設定したフローボットが起動するので、正常に動作するか確認してみてくださいね！
Chatworkを使った自動化例
チャットの投稿をトリガーにタスクを自動追加したり、データベースへ内容を記録します。
また、外部の特定メールを自動通知したり、AI要約して通知することも可能。
外部ツールからの通知やファイル送信にも対応し、手動での転記や情報共有の手間を削減します。
■概要
Chatworkでプロジェクト開始の連絡を受けた後、都度Google Driveを開いて手動でフォルダを作成していませんか？この作業は単純であるものの、多忙な時には対応が遅れたり、作成を忘れてしまうこともあります。このワークフローを活用すれば、Chatworkの特定のメッセージをきっかけに、Google Driveへ自動でフォルダを作成できるため、手作業による手間や対応漏れといった課題を解消し、スムーズなプロジェクト開始を支援します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Chatworkで特定のルームに投稿した内容をGoogle スプレッドシートに追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
１.業務連絡でChatworkを使用している方
・業務のやり取りをChatworkで行っている方
・情報共有でChatworkを使用している方
2.業務でGoogle スプレッドシートを使用している方
・Google スプレッドシートで情報を管理している方
・Google スプレッドシートでデータ管理をしている総務担当者
■このテンプレートを使うメリット
Google スプレッドシートへの転記作業をしている場合、都度実施する必要があるため、情報の更新が遅延する場合があります。
また、情報量が多いとその分転記作業に時間がかかてしまい、非効率的です。
Google スプレッドシートへの転記作業を自動化したいと考えている方に、このテンプレートは適しています。
Chatworkで投稿された内容を読み取り、自動でGoogle スプレッドシートに転記することができるため、転記作業にかかる時間を大幅に短縮することができます。
また、Chatworkの設定で特定のルームを設定することができるため、必要なメンバーの情報のみ転記することが可能です。
■注意事項
・Chatwork、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
複数のコミュニケーションツールを併用する中で、Chatworkで届いた特定の人物からの重要なメッセージを見逃してしまった経験はありませんか？重要な連絡は即時確認が必要なため、常にChatworkを気にする必要があり、他の業務への集中を妨げる一因にもなります。このワークフローを活用すれば、Chatworkで特定の人物からメッセージが投稿された際に、自動でSlackに通知することができます。これにより、確認漏れや対応の遅延を防ぎます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Chatworkでのコミュニケーションは活発でも、そこから発生するタスクをJootoへ手作業で登録するのは手間がかかることはありませんか？
特に、メッセージの内容を転記する際に漏れや間違いが発生しやすく、業務の遅延に繋がることもあります。
このワークフローを活用すれば、Chatworkの特定のルームに投稿されたメッセージをもとに、Jootoへ自動でタスクを追加できるようになり、これらの課題を解消し、業務をスムーズに進めることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Gmailで受信する重要なメールを見逃してしまい、対応が遅れてしまった経験はありませんか？
絶えず受信トレイを確認するのは手間がかかり、他の業務への集中を妨げる一因にもなります。
このワークフローは、Gmailで特定のキーワードを含むメールを受信した際に、自動でChatworkへ通知を送信するため、重要な連絡の見落としを防ぎ、迅速な対応を可能にします。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Salesforceの商談ページからMicrosoft Excelの雛形をもとに見積書を発行して、Chatworkにファイルを送信するフローです。
商談に紐づいている商品情報を用いて見積書を作成します。そのため、事前に商談情報に商品を関連づけてご利用ください。
作成した帳票ファイルの送信はメールで送信したり、Slack、Google Chatなどの任意のチャットツールに送信が可能です。
また、Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、Salesforce上から直接トリガーを起動させることができます。
■注意事項
・Salesforce、Microsoft Excel、ChatworkそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■概要
Zoomでミーティングが終了したら、ChatworkにレコーディングURLを通知するフローです。
このフローにより、チーム全体宛てのレコーディングの共有を漏れなくスムーズに行うことができます。通知先や通知文は自由にアレンジいただけます。
■注意事項
・各アプリとYoomのアカウント連携が必要です。
・レコーディングを実施しなかった会議の場合、エラーになるためご注意ください。
■概要
件名が特定の条件にマッチしたOutlookのメール内容をChatworkに通知するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
日々大量に届くメールの中から、重要な情報を探し出す作業に時間を取られていませんか。手作業での確認は時間がかかるだけでなく、見落としのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、受信したメール本文をChatGPTが自動で要約し、その内容をChatworkへ即座に通知することが可能です。これにより、情報収集の効率化と重要情報の見逃し防止を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
まとめ
ChatworkとGoogleドキュメントの連携を自動化することで、これまで手作業で行っていたチャット内容の転記作業の手間を完全に無くし、ヒューマンエラーの発生を防ぐことができます。
これにより、議事録の作成や日報の記録、プロジェクトに関する重要情報の集約などが自動的に行われるため、情報共有のスピードと正確性が向上し、チーム全体の業務効率化に繋がります！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できるので、もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：特定のメッセージだけを追記できますか？
A：
はい、可能です。
Yoomではフローの中に「分岐」オペレーションを設定できるため、「特定のキーワードを含む」「特定の人物が投稿した」など、特定の条件を満たすタスクだけものだけを対象にメッセージを作成できます。
※なお、分岐は有料プランでご利用いただけます。
Q：連携エラーなどで追記に失敗した場合、どうなりますか？
A：
Yoomに登録する際に設定したメールアドレスに通知が送られます。
また、通知先はメールの他にSlackやChatworkも設定できます。
通知メールには、エラーが起きている該当のオペレーションや詳細のリンクが記載されているので、まずは通知内容を確認しましょう。
再実行は自動で行われないため、エラー修正後手動で再実行してください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
Q：毎回新しいGoogleドキュメントを自動作成して追記できますか？
A：
はい、できます。
その場合、「新しいメッセージがルームに投稿されたら」トリガーの直下にある+マークをクリックして、「新しいドキュメントを作成する」アクションを追加しましょう。
それから「文末にテキストを追加」アクションのドキュメントIDは取得した値から選択してください。
