【ノーコードで実現】ホットプロファイルのリード情報を一括で自動更新する方法

「Google スプレッドシートの最新情報を、一件ずつホットプロファイルに手作業で更新するのが大変…」

「定期的なリード情報の更新作業でミスが発生しがち…」

日々の業務において、ホットプロファイルのリード情報を手動で更新する作業に手間や課題を感じていませんか？

もし、Google スプレッドシートなどのデータベースにある情報をもとに、ホットプロファイルのリード情報を自動で一括更新できる仕組みがあればどうでしょう？
面倒な更新作業から解放されるだけでなく、戦略的な営業活動や顧客との関係構築といったコア業務に集中する時間を生み出すことができるかもしれません！

今回ご紹介する自動化は、プログラミングなどの専門知識がなくても簡単に設定できる方法です。
ぜひこの機会に導入して、日々の定型業務を効率化しましょう！

とにかく早く試したい方へ

Yoomにはホットプロファイルのリード情報を一括更新する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！

毎朝Google スプレッドシートの行を取得し、ホットプロファイルのリードを一括更新する

試してみる

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■概要

Google スプレッドシートで管理しているリード情報を、毎日ホットプロファイルへ手作業で反映させていませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスや更新漏れが発生する原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、毎朝決まった時間にGoogle スプレッドシートから情報を自動で取得し、ホットプロファイルのリードを一括で更新することが可能です。定型的な更新作業を自動化し、常に正確な顧客情報を維持します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google スプレッドシートとホットプロファイルを併用し、リード情報の更新に手間を感じている方
• 手作業によるデータ更新をなくし、ヒューマンエラーを防止して業務の正確性を高めたい方
• ホットプロファイルのリード情報を常に最新の状態に保ち、営業活動の質を向上させたい方

■このテンプレートを使うメリット

• 毎日決まった時間に自動で処理が実行されるため、これまでホットプロファイルのリード更新にかかっていた手作業の時間を削減し、他のコア業務に集中できます。
• システムが自動でデータを連携させるため、手作業による入力ミスや更新漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保つことに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google スプレッドシートとホットプロファイルをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、毎朝などフローボットを起動したい任意の時間を設定します。
3. 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「複数のレコードを取得する」アクションで更新対象のリード情報が記載された行を取得します。
4. 次に、オペレーションで繰り返し処理（ループ）機能を設定し、取得したリード情報1件ずつに対して後続の処理を繰り返すようにします。
5. 最後に、オペレーションでホットプロファイルの「リードを更新」アクションを設定し、ループ処理で取り出した情報をもとにリード情報を更新します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント

• スケジュールトリガーでは、このワークフローを起動したい曜日や時間などを任意で設定してください。
• Google スプレッドシートの「複数のレコードを取得する」アクションでは、対象のスプレッドシートIDやシート名、データの取得条件を任意で指定します。
• ループ機能では、前段のGoogle スプレッドシートで取得した複数レコードの情報を設定することで、1件ずつ繰り返し処理を実行できます。
• ホットプロファイルの「リードを更新」アクションでは、Google スプレッドシートから取得した値のループ変数を引用し、更新したい項目にマッピングしてください。

■注意事項

• Google スプレッドシート、ホットプロファイルのそれぞれとYoomを連携してください。
• 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

詳細を見る 試してみる

Googleスプレッドシートの情報を基にホットプロファイルのリードを更新するフローを作ってみよう

それではここから代表的な例として、毎朝Google スプレッドシートの情報を取得し、ホットプロファイルのリード情報を一括で自動更新するフローを解説していきます！

ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

※今回連携するアプリの公式サイト：ホットプロファイル／Google スプレッドシート

[Yoomとは]

フローの作成方法

今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。

• ホットプロファイルとGoogle スプレッドシートのマイアプリ連携
• テンプレートをコピー
• スケジュールのトリガー設定と各アプリのアクション設定
• トリガーをONにし、フローが起動するかを確認

毎朝Google スプレッドシートの行を取得し、ホットプロファイルのリードを一括更新する

試してみる

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■概要

Google スプレッドシートで管理しているリード情報を、毎日ホットプロファイルへ手作業で反映させていませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスや更新漏れが発生する原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、毎朝決まった時間にGoogle スプレッドシートから情報を自動で取得し、ホットプロファイルのリードを一括で更新することが可能です。定型的な更新作業を自動化し、常に正確な顧客情報を維持します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google スプレッドシートとホットプロファイルを併用し、リード情報の更新に手間を感じている方
• 手作業によるデータ更新をなくし、ヒューマンエラーを防止して業務の正確性を高めたい方
• ホットプロファイルのリード情報を常に最新の状態に保ち、営業活動の質を向上させたい方

■このテンプレートを使うメリット

• 毎日決まった時間に自動で処理が実行されるため、これまでホットプロファイルのリード更新にかかっていた手作業の時間を削減し、他のコア業務に集中できます。
• システムが自動でデータを連携させるため、手作業による入力ミスや更新漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保つことに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google スプレッドシートとホットプロファイルをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、毎朝などフローボットを起動したい任意の時間を設定します。
3. 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「複数のレコードを取得する」アクションで更新対象のリード情報が記載された行を取得します。
4. 次に、オペレーションで繰り返し処理（ループ）機能を設定し、取得したリード情報1件ずつに対して後続の処理を繰り返すようにします。
5. 最後に、オペレーションでホットプロファイルの「リードを更新」アクションを設定し、ループ処理で取り出した情報をもとにリード情報を更新します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント

• スケジュールトリガーでは、このワークフローを起動したい曜日や時間などを任意で設定してください。
• Google スプレッドシートの「複数のレコードを取得する」アクションでは、対象のスプレッドシートIDやシート名、データの取得条件を任意で指定します。
• ループ機能では、前段のGoogle スプレッドシートで取得した複数レコードの情報を設定することで、1件ずつ繰り返し処理を実行できます。
• ホットプロファイルの「リードを更新」アクションでは、Google スプレッドシートから取得した値のループ変数を引用し、更新したい項目にマッピングしてください。

■注意事項

• Google スプレッドシート、ホットプロファイルのそれぞれとYoomを連携してください。
• 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

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ステップ1：ホットプロファイルとGoogle スプレッドシートをマイアプリ連携

ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。

まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！

ホットプロファイルとYoomの連携方法

ホットプロファイルを検索すると、新規登録画面が表示されます。
赤枠部分を確認しながらホットプロファイルにアクセスして「アカウント名」「アクセストークン」「ドメイン」を入力したら「追加ボタン」をクリックして連携完了です！

APIキーはホットプロファイルの「マイページ」からアクセスできます！

Google スプレッドシートとYoomの連携方法

Google スプレッドシートの連携方法は、基本のナビ動画を参考に設定してください。

ステップ2：テンプレートをコピー

次に、今回使用するテンプレートをコピーします。

1. 下のバナーの「試してみる」を押す。
2. Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う。

※すでに登録が完了している場合は、ログインしてください。

毎朝Google スプレッドシートの行を取得し、ホットプロファイルのリードを一括更新する

試してみる

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■概要

Google スプレッドシートで管理しているリード情報を、毎日ホットプロファイルへ手作業で反映させていませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスや更新漏れが発生する原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、毎朝決まった時間にGoogle スプレッドシートから情報を自動で取得し、ホットプロファイルのリードを一括で更新することが可能です。定型的な更新作業を自動化し、常に正確な顧客情報を維持します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google スプレッドシートとホットプロファイルを併用し、リード情報の更新に手間を感じている方
• 手作業によるデータ更新をなくし、ヒューマンエラーを防止して業務の正確性を高めたい方
• ホットプロファイルのリード情報を常に最新の状態に保ち、営業活動の質を向上させたい方

■このテンプレートを使うメリット

• 毎日決まった時間に自動で処理が実行されるため、これまでホットプロファイルのリード更新にかかっていた手作業の時間を削減し、他のコア業務に集中できます。
• システムが自動でデータを連携させるため、手作業による入力ミスや更新漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保つことに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google スプレッドシートとホットプロファイルをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、毎朝などフローボットを起動したい任意の時間を設定します。
3. 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「複数のレコードを取得する」アクションで更新対象のリード情報が記載された行を取得します。
4. 次に、オペレーションで繰り返し処理（ループ）機能を設定し、取得したリード情報1件ずつに対して後続の処理を繰り返すようにします。
5. 最後に、オペレーションでホットプロファイルの「リードを更新」アクションを設定し、ループ処理で取り出した情報をもとにリード情報を更新します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント

• スケジュールトリガーでは、このワークフローを起動したい曜日や時間などを任意で設定してください。
• Google スプレッドシートの「複数のレコードを取得する」アクションでは、対象のスプレッドシートIDやシート名、データの取得条件を任意で指定します。
• ループ機能では、前段のGoogle スプレッドシートで取得した複数レコードの情報を設定することで、1件ずつ繰り返し処理を実行できます。
• ホットプロファイルの「リードを更新」アクションでは、Google スプレッドシートから取得した値のループ変数を引用し、更新したい項目にマッピングしてください。

■注意事項

• Google スプレッドシート、ホットプロファイルのそれぞれとYoomを連携してください。
• 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

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テンプレートが「マイプロジェクト」にコピーされると、このような画面が表示されます。

ステップ3：スケジュールトリガーの設定

• コピーしたテンプレートを開く

左側にあるメニューの「マイプロジェクト」から、コピーしたテンプレートを開きます。
（※テンプレートをコピー後、すぐに設定する場合はテンプレートを開く操作は必要ありません。設定を中断した際は「マイプロジェクト」からテンプレートを開いて設定を再開してください！）

• スケジュールトリガーを開く

「スケジュールトリガー」をクリックします。

• スケジュールトリガーの条件設定をする

フローボットを起動したいタイミング（ホットプロファイルの一括更新をしたいタイミング）を入力していきます。
テンプレートでは「毎日9時」にフローボットが起動される設定となっていますが、日付や時間は必要に応じて変更してください！
設定を確認したら「保存する」をクリックします。

※「Cronの設定」では、起動する時刻を分単位での設定など細かな設定が可能です。
設定の詳しい設定方法はCron設定の設定方法をご確認ください。
また、スケジュールトリガーの設定方法 もあわせてご確認ください。

ステップ4：Google スプレッドシートのアクション設定

• 該当するアクションを開く

「複数のレコードを取得する（最大300件）」をクリックします。

• データベースの連携をする

必要箇所を入力していきます。

①タイトル：必要に応じて変更可能です。分かりやすい名前に修正してもOK！

②アクション：デフォルトで「複数のレコードを取得する」が選択されているのでそのままでOK！
③Google スプレッドシートと連携するアカウント情報：ステップ1で連携したアカウントが表示されていることを確認しましょう。
【Google スプレッドシート】データベースを操作するオペレーションについてもあわせてご確認ください。

次に「データベースの連携」をしていきます。
連携したい「スプレッドシートID」を候補から選びます。
入力欄をクリックすると候補一覧が表示されるので、その中から選びましょう！
（探すのが大変な時は検索窓も活用してくださいね！）

ちなみに今回はテスト用に画像（下）のようなシートを準備しました。
事前にGoogleスプレッドシートの表やヘッダーに関する注意点 を参考に作成してください。

同じ要領で「スプレッドシートのタブ名」を選択してください。