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「Google スプレッドシートの最新情報を、一件ずつホットプロファイルに手作業で更新するのが大変…」
「定期的なリード情報の更新作業でミスが発生しがち…」
日々の業務において、ホットプロファイルのリード情報を手動で更新する作業に手間や課題を感じていませんか？
もし、Google スプレッドシートなどのデータベースにある情報をもとに、ホットプロファイルのリード情報を自動で一括更新できる仕組みがあればどうでしょう？
面倒な更新作業から解放されるだけでなく、戦略的な営業活動や顧客との関係構築といったコア業務に集中する時間を生み出すことができるかもしれません！
今回ご紹介する自動化は、プログラミングなどの専門知識がなくても簡単に設定できる方法です。
ぜひこの機会に導入して、日々の定型業務を効率化しましょう！
Yoomにはホットプロファイルのリード情報を一括更新する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
それではここから代表的な例として、毎朝Google スプレッドシートの情報を取得し、ホットプロファイルのリード情報を一括で自動更新するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：ホットプロファイル／Google スプレッドシート
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
ここからは具体的にアプリごとの連携方法を解説していきます。
ホットプロファイルとYoomの連携方法
ホットプロファイルを検索すると、新規登録画面が表示されます。
赤枠部分を確認しながらホットプロファイルにアクセスして「アカウント名」「アクセストークン」「ドメイン」を入力したら「追加ボタン」をクリックして連携完了です！
APIキーはホットプロファイルの「マイページ」からアクセスできます！
Google スプレッドシートの連携方法は、基本のナビ動画を参考に設定してください。
次に、今回使用するテンプレートをコピーします。
※すでに登録が完了している場合は、ログインしてください。
テンプレートが「マイプロジェクト」にコピーされると、このような画面が表示されます。
左側にあるメニューの「マイプロジェクト」から、コピーしたテンプレートを開きます。
（※テンプレートをコピー後、すぐに設定する場合はテンプレートを開く操作は必要ありません。設定を中断した際は「マイプロジェクト」からテンプレートを開いて設定を再開してください！）
「スケジュールトリガー」をクリックします。
フローボットを起動したいタイミング（ホットプロファイルの一括更新をしたいタイミング）を入力していきます。
テンプレートでは「毎日9時」にフローボットが起動される設定となっていますが、日付や時間は必要に応じて変更してください！
設定を確認したら「保存する」をクリックします。
※「Cronの設定」では、起動する時刻を分単位での設定など細かな設定が可能です。
設定の詳しい設定方法はCron設定の設定方法をご確認ください。
また、スケジュールトリガーの設定方法 もあわせてご確認ください。
「複数のレコードを取得する（最大300件）」をクリックします。
必要箇所を入力していきます。
①タイトル：必要に応じて変更可能です。分かりやすい名前に修正してもOK！
②アクション：デフォルトで「複数のレコードを取得する」が選択されているのでそのままでOK！
③Google スプレッドシートと連携するアカウント情報：ステップ1で連携したアカウントが表示されていることを確認しましょう。
【Google スプレッドシート】データベースを操作するオペレーションについてもあわせてご確認ください。
次に「データベースの連携」をしていきます。
連携したい「スプレッドシートID」を候補から選びます。
入力欄をクリックすると候補一覧が表示されるので、その中から選びましょう！
（探すのが大変な時は検索窓も活用してくださいね！）
ちなみに今回はテスト用に画像（下）のようなシートを準備しました。
事前にGoogleスプレッドシートの表やヘッダーに関する注意点 を参考に作成してください。
同じ要領で「スプレッドシートのタブ名」を選択してください。
「テーブル範囲」も連携したいGoogle スプレッドシートに合わせて設定します。
設定が完了したら「次へ」をクリックします！
「取得したいレコードの条件」を設定します。
今回はGoogle スプレッドシートに記載のあるリード情報すべてを取得したいので画像の通り設定しましたが、連携するGoogle スプレッドシートに合わせて適宜設定してください。
設定が完了したら「テスト」をクリックします。
テストに成功すると、先ほど指定したGoogle スプレッドシートデータが反映されるので、確認できたら「完了」をクリックしてください。
「取得した値」の表示された項目は今後の設定時に使用していきます！
詳しくは取得した値についてをご参照ください。
「同じ処理を繰り返す」をクリックします。
▼注意事項※「同じ処理を繰り返す」オペレーションを使う場合は、チームプランまたはサクセスプランが必要です。フリープラン・ミニプランだと、そのオペレーションやデータコネクトを設定してもエラーになってしまうのでご注意ください。※チームプランやサクセスプランなどの有料プランには、2週間の無料トライアルがついています。トライアル期間中は、通常は制限されるアプリや機能（オペレーション）も問題なく使えるので、この機会にぜひお試しくださいね。
ステップ4で指定した条件に合致するデータが一覧として取得できました。
ステップ5では1件ずつ「リードID」「会社ID」「Email」「メモ」の項目ごとのデータを取得するための設定をしていきます！
「繰り返し対象」として「複数のレコードを取得する（最大300件）」を選択し、それぞれの項目を選択します。
選択が終わったら「完了」ボタンをクリックします。
（項目を追加する場合は「+取得した値を追加」をクリックしてください！）
「リードを更新」をクリックします。
ステップ4同様に連携するアカウント情報が正しく反映されているかどうかなどを確認します。
更新するIDを「リードID」に設定します。
入力する際は手入力ではなく、取得した値を埋め込みます。
手入力をしてしまうと、フローボットが起動するたびに同じIDばかりが反映されてしまうので、必ず取得した値（変数）を設定してください。
【取得した値の埋め込み方法】
①入力欄をクリックして「取得した値」を表示
②「同じ処理を繰り返す」をクリック
③「リードID」を選択
「会社ID」も同じく取得した値を埋め込んでください！
「リードID」と「会社ID」以外の項目は任意項目なので、Google スプレッドシートの項目だけを埋め込めばOKです！
すべての設定が完了したら「テスト」をクリックします。
テスト成功の文字がでたら、実際にホットプロファイルのリード情報を確認して、更新されているかを確認します！
更新ができていれば、Yoomの画面に戻って「完了」をクリックしてください。
最後に「トリガーをON」をクリックして、自動化の設定は終了です。
正しく、フローボットが起動するか確認しましょう。
設定、お疲れ様でした！
以上が、毎朝Google スプレッドシートの行を取得し、ホットプロファイルのリードを一括更新する連携手順になります！
ホットプロファイルのリード情報更新を自動化することで、これまで手作業で行っていた転記の手間を大幅に削減し、入力ミスや更新漏れといったヒューマンエラーを防ぐことができます。
また、最新かつ正確な顧客情報にもとづいてアプローチできることで、より質の高い営業活動に集中できる環境が整うはずです！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できるようになります。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひ登録フォームから無料登録して業務効率化を体験してみてください！
Q：既存リードの更新だけでなく、新規リードの追加も自動化できますか？
A：
はい、新規リードの追加も可能です。
本記事のアクションを変更して作成することも可能ですが、Yoomには新規リードを追加するテンプレートも準備されているので、ぜひお試しください。
Q：Google スプレッドシートを編集したら即時でホットプロファイルに反映させることは可能ですか？
A：
スケジュールトリガーではなく、Google スプレッドシートの更新アクションをトリガーにホットプロファイルの更新を行うこともできます。
その場合、トリガーの起動間隔として「5分・10分・15分・30分・60分」の中から選択できます。
ただし、料金プランによって起動間隔の選択内容が異なるため、ご注意ください。
Q：Google スプレッドシート以外のツールからも更新できますか？
A：
はい、可能です。
Google スプレッドシートだけでなく、Microsoft Excelなど様々なアプリのデータをもとに更新することができます。
連携可能なアプリについては、連携アプリ一覧からご確認ください。
なお、テンプレート以外のフローボットを作成したい場合は、基本的なフローボットの作成方法から確認できます。
