.png)
・
「Jotformで集めた回答をOneDriveで管理したい！」
「でも、回答者ごとに専用フォルダを作成するのは、命名ミスや保存漏れが起きないか心配…」
オンラインフォームとクラウドストレージ間の手作業によるデータ連携に、このような課題を感じていませんか？
そんな時、<span class="mark-yellow">Jotformに送信された回答を基にして、自動でOneDriveにフォルダを作成する仕組み</span>があれば便利ですよね！
入力ミスや保存漏れといったヒューマンエラーを防止でき、より創造的な業務に時間を使えるようになります。
今回ご紹介する方法ならプログラミングの知識がなくても簡単に設定できるため、これまで自動化に触れたことがない方でもすぐに実践できます。
ぜひこの機会に導入して、日々の業務をもっと効率化しましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">JotformとOneDriveを連携するためのテンプレート</span>が用意されています。
以下のバナーをクリックすることで、今すぐスタートできますよ！
JotformとOneDriveのAPIを連携させて、フォーム回答の管理やファイル整理のプロセスを自動化し、手作業による手間やミスを削減しましょう。
ここでは、具体的な自動化のユースケースをご紹介します。気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Jotformに新しい回答が送信されるたびに、その回答内容（氏名や受付番号など）をフォルダ名として、OneDriveに自動でフォルダを作成する連携です。
フォームの回答と関連ファイルを<span class="mark-yellow">整理された状態で保管できるようになり、フォルダ作成や命名規則の統一にかかる手間も抑えられ</span>ます。
全ての回答に対してフォルダを作成するのではなく、「新規顧客からの問い合わせ」や「特定の選択肢が選ばれている回答」に対応したフォルダだけを作成したいケースもありますよね。
こちらのフローでは、<span class="mark-yellow">Jotformの回答内容に応じて処理を分岐させるため、必要なフォルダだけを作成</span>できます。
担当者の確認・判別といった手作業を減らし、より効率的なデータ管理につなげましょう。
ここからは、JotformとOneDriveを連携させたフローの作成方法を解説していきます！
Yoomを使用してノーコードで設定をしていくので、まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
● 今回連携するアプリの公式サイト：Jotform／OneDrive
[Yoomとは]
この記事では、先程ご紹介した「Jotformの回答をもとにOneDriveでフォルダを作成する」フローを作成します。
作成の流れは大きく分けて以下の通りです。
Yoomとそれぞれのアプリを連携して、アプリごとの操作を行えるようにしましょう。この設定は初回のみ必要です。
先ずは、基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それでは、今回のフローで使用するJotformとOneDriveのマイアプリ登録方法を解説していきます。
① Jotformのマイアプリ登録
② OneDriveのマイアプリ登録
「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
登録方法は以下のナビをご参照ください。
OneDriveも連携できれば、このフローで使用するアプリのマイアプリ登録は完了です。
Yoomのフローボットテンプレートから使用するテンプレートを選び、「このテンプレートを試す」をクリックすると、マイプロジェクトにコピーされます。
ここでは、冒頭でご紹介したテンプレートを使用するため、以下のバナーの「試してみる」をクリックしてください。
そうすると、Yoomのワークスペースにテンプレートがコピーされ、自動化フローの設定画面（フローボット）が開きます。
「OK」をクリックして、フローの設定に進みましょう。
以降、コピーしたフローボットには、プロジェクト一覧の「マイプロジェクト」からアクセスできます。
まずは、起点となるフォームを設定していきましょう。
ここで指定したフォームが送信された際にフローが起動します。
次に、検知した回答の内容を取得していきます。
それでは、取得した回答を使ってOneDriveにフォルダを作成しましょう。
アクション選択画面に戻り、「全ての設定が完了しました！」と表示されていればフローの設定は完了です。早速フローを稼働させるのであれば、「トリガーをON」をクリックします。
あとで稼働させる場合は、アクション選択画面のトリガースイッチをクリックしてください。
トリガーをONにしたら、実際に動作することを確認しましょう。
指定したフォームで回答を送信し、その回答を基にしたフォルダが自動でOneDriveに作成されていれば成功です。
今回のフローボットをベースに、他にも様々な作業の自動化が実現できます！是非、Yoomの便利な機能をお試しください。
Yoomでは、JotformとOneDriveに関しての様々な業務効率化テンプレートを提供しています。
もし気になるものがあればぜひこちらも試してみてくださいね！
他にも、フォームに送信された回答内容をSalesforceやHubSpotへ自動連携したり、Googleスプレッドシートやkintoneへ即時にレコードを追加することができます。
担当者が手動で転記や通知を行う必要がなくなることで、ヒューマンエラーのリスクも減らせます。
メールで届く添付ファイルの自動アップロードや、Notionで登録された取引先ごとにフォルダを自動作成するなど、手動での整理作業を削減できます。
自動化を活用することで、日常的な管理作業が一つ減り、チーム全体の動き方が変わっていくでしょう。
JotformとOneDriveの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">フォーム回答の受付からファイル管理までの一連のプロセスを効率化し、データ転記やフォルダ作成におけるヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
回答データは整理された状態で保管され、担当者は手作業によるファイル整理の負担から解放されるため、本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整うでしょう。
今回ご紹介したような自動化は、ノーコードツール「Yoom」を活用することで、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、こちらから無料登録してYoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：同じ名前のフォルダが既にある場合の動作は？
A：「テストA」というフォルダが既にある状態で同名のフォルダを作成した場合、自動的に連番されたフォルダ「テストA(1)」が作成されます。
二重登録を避けたい場合には、ミニプラン以上で利用可能な分岐オペレーションをご活用ください。
参考：「分岐」の設定方法
Q：フォルダを動的に複数階層で作成できますか？
A：フローボットの「＋」をクリックしてOneDriveの「フォルダを作成」を追加し、ステップ5で作成したフォルダのアイテムIDを親フォルダとして設定することで、複数階層のフォルダが作成可能です。
これによって、「年/月/顧客名」のような構成のフォルダも動的に作れます。
参考：「アプリと連携する」の設定方法
Q：連携が失敗した場合、どうなりますか？
A：作成したフローボットでエラーが発生した場合、Yoomアカウントを登録したメールアドレス宛てに通知が送信されます。通知に記載されているURLからエラー内容を確認し、フローの停止や再実行といった対応を行ってください。
また、フローの修正を行う際にはYoomのヘルプセンターでエラー内容の検索をかけてみることをおすすめします。
参考：エラー時の対応方法について
.webp)
.webp)
