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「Wrikeでタスクを更新するたびに、関係者にGmailで通知を送るのが地味に手間…」
「重要なタスクの更新連絡が漏れてしまい、プロジェクトに遅れが出そうになった…」
このように、プロジェクト管理ツールWrikeとコミュニケーションツールGmail間での手作業による情報連携に、非効率さやヒューマンエラーのリスクを感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Wrikeでタスクが作成・更新されたタイミングで、関係者へ自動的にGmailで通知が飛ぶ仕組み</span>があれば、こうした連絡の手間や共有漏れといった悩みから解放され、より重要なプロジェクトの推進や戦略策定に集中できる時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定でき、日々の定型業務を大きく効率化できるので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">WrikeとGmailを連携するためのテンプレート</span>が用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
WrikeとGmailのAPIを連携させることで、これまで手作業で行っていた情報共有やタスク登録といった業務を自動化できます。
これにより、通知漏れや転記ミスを防ぎ、業務のスピードと正確性を格段に向上させることが可能です。
ここでは具体的な自動化の例を複数ご紹介しますので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Wrikeで新しいタスクが作成された際に、その内容を自動でGmailに通知する連携です。この仕組みにより、<span class="mark-yellow">タスクが作成されると同時に関係者へ情報が共有されるため、確認漏れや対応の遅れを防ぎ、プロジェクトを円滑に進めることができます。</span>
この連携は、タスク情報をそのまま通知するシンプルなパターンです。
Wrikeで「優先度が高い」「特定の担当者がアサインされた」など、あらかじめ設定した条件に合致するタスクが作成された場合にのみ、Gmailに通知を送る連携です。
この仕組みにより、<span class="mark-yellow">全てのタスク通知に埋もれることなく、本当に重要な更新情報だけを確実にピックアップして関係者に伝えることが可能になります。</span>
この連携は、特定の条件で処理を分岐させるパターンを活用し、より的を絞った効率的な情報共有を実現します。
それでは、さっそく実際にWrikeとGmailを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでWrikeとGmailの連携を進めていきます。まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は、Wrikeでタスクが作成されたらGmailに通知するフローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
はじめに、使用するアプリをマイアプリ連携を行います。事前にマイアプリ登録を済ませておくと、フローの設定がスムーズです。
先ほどと同様に「マイアプリ」をクリックし、画面右側の「新規接続」を選択してください。
検索窓にWrikeを入力し、表示された候補からクリックします。
Wrikeのログイン画面が表示されるので、Yoomと連携したいアカウントでログインしましょう。
マイアプリにWrikeが表示されていれば、連携完了です。
次のステップに進みましょう！
画面左側の「マイアプリ」をクリックし、その後画面右側の「新規接続」をクリックしましょう。
検索窓にGmailを入力し表示される候補をクリックします。
YoomとGmailの連携画面が表示されるので、赤枠の「Sign in with Google」をクリックします。
今回連携したいアカウントを選択し、YoomとGmailの連携を進めましょう。
※認証時にはGmailへの権限をすべて許可します。
マイアプリにGmailが表示されます。
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーのテンプレートの「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックします。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
Wrikeでタスクが作成されたことを自動化のトリガーにするための設定を行います。
以下の赤枠をクリックしましょう。
連携アカウントとアクションを選択する画面が表示されるので、今回連携するWrikeのアカウントを確認し「次へ」をクリックします。
アプリトリガーのAPI接続設定が表示されるので、設定を進めていきましょう。
トリガーの起動間隔は5分・10分・15分・30分・60分から選択できます。
※ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
※なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
実際にタスクを作成してから「テスト」をクリックしましょう。
以下の画面のようにアウトプットにタスクの内容が表示されます。この後、この取得した値の内容を入力に使用することができます。
※取得した値に関して、詳しくはこちらをご確認ください。
テスト成功後「保存する」をクリックしましょう。
Wrikeで作成したタスクの情報を取得するための設定を行います。
以下の赤枠をクリックしましょう。
連携アカウントとアクションを選択する画面が表示されるので、今回連携するWrikeのアカウントを確認し「次へ」をクリックします。
タスクIDは以下のように取得した値から選択します。
「テスト」をクリックし、先ほど追加したタスクの情報が取得できているか確認しましょう。
確認ができたら「保存する」をクリックし、次のステップに進みます。
最後にGmailでメールを送信するための設定を行います。
以下の赤枠をクリックしましょう。
連携アカウントとアクションを選択する画面が表示されるので、今回連携するGmailのアカウントを確認し「次へ」をクリックします。
以下のメールの内容を入力していきましょう。
本文には以下のようにWrikeから取得した値を使用し入力しましょう。
確認後、「次へ」をクリックしメール送信のテスト画面が表示されるので、テスト送信を行いましょう。
実際にメールが送信されていることを確認し「保存する」をクリックします。
以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。
設定お疲れ様でした！
今回はWrikeからGmailへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にGmailで受信したメールを基にWrikeへタスクを作成する自動化も可能です。
クライアントからの依頼メールなどを自動でタスク化し、対応漏れを防ぎたい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください！
Gmailでメールを受信したタイミングで、そのメールの件名や本文を基にWrikeに新しいタスクを自動で作成する連携です。この仕組みにより、<span class="mark-yellow">メールでの依頼事項をWrikeに転記する手間を削減し、タスクの登録漏れを完全に防ぐことができます。</span>
この連携は、受信したメール情報をそのままタスクに反映させるシンプルなパターンです。
Gmailで「至急」「依頼」といった特定のキーワードを含むメールや、特定のクライアントからのメールを受信した場合にのみ、Wrikeにタスクを自動作成する連携です。この仕組みにより、<span class="mark-yellow">対応が必要なメールだけを自動でタスク化できるため、重要な依頼を見落とすことなく、効率的にタスク管理を行えます。</span>
この連携は、メールの条件に応じて処理を分岐させるパターンを活用し、よりスマートな業務フローを構築します。
WrikeやGmailを活用すれば、日々の業務で発生する通知や情報整理の作業を大幅に効率化できます。ツール同士を連携させることで、手作業を減らし、ミスのないスムーズな業務運用が実現できます。
Wrikeを活用することで、タスクの完了や登録・更新などのイベントをトリガーに、他ツールとの連携を自動化できます。プロジェクトの進捗管理や情報共有がリアルタイムに行えるため、チーム全体の作業効率が向上します。
Gmailと他ツールを組み合わせることで、メールを起点とした業務フローを自動化できます。見積書や請求書のやり取り、スプレッドシートへの情報整理などが効率化され、対応漏れのリスクも減らせます。
WrikeとGmailの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたWrikeのタスク更新に関するGmailでの通知作業の手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより、担当者は迅速かつ正確な情報共有を実現でき、連絡業務に時間を割かれることなく、本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化は、ハイパーオートメーションツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できるので、もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらの登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
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