■概要
日々の業務でGmailに届く依頼や通知をもとに、Wrikeでタスクを手入力していませんか。このような手作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスや対応漏れの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、GmailとWrikeを連携させ、特定のメールを受信するだけで自動でWrikeにタスクを作成できます。定型的なタスク作成業務から解放され、より重要な業務に集中できるようになります。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信した依頼を、手作業でWrikeのタスクとして登録している方
- メールからのタスク作成で、転記ミスや対応の抜け漏れをなくしたいと考えているチームリーダーの方
- プロジェクト管理における、GmailとWrikeを使った情報連携を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailで特定のメールを受信すると自動でWrikeにタスクが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
- 手動での転記作業が不要になることで、入力間違いやタスク作成漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、管理精度を高めます
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとWrikeをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」フローが起動するように設定します
- オペレーションとして分岐機能を設定し、メールの内容に応じてその後の処理を分けられるようにします
- 続いて、テキスト抽出機能を設定し、メールの本文などからタスク作成に必要な情報を抜き出します
- 最後に、Wrikeで「タスクを作成」アクションを設定し、抽出した情報をもとにタスクを自動で作成します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能では、メールの件名や本文に含まれる特定のキーワードなど、ご自身の業務ルールに合わせた条件を任意で設定してください
- Wrikeでタスクを作成するアクションでは、タスクを追加したい任意のフォルダーやプロジェクトのIDを指定することが可能です
■注意事項
- Gmail、WrikeのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
