■概要
Wrikeで管理しているタスクが増えると、重要な更新を見逃してしまったり、関係者への共有が遅れたりすることはありませんか。
特に、都度メールを作成して通知するのは手間がかかる作業です。このワークフローを活用すれば、Wrikeで特定の条件を満たすタスクが作成された際に、Gmailへ自動で通知を送ることが可能になり、こうした課題を解決し、迅速な情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Wrikeで作成したタスクを関係者に都度Gmailで共有する手間を削減したい方
- Wrikeの重要なタスク通知を見逃さず、迅速な対応を徹底したいプロジェクト管理者の方
- WrikeとGmailを連携させ、タスク管理の業務フローを自動化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Wrikeでタスクが作成されると自動でGmailに通知が送信されるため、手動での共有作業に費やしていた時間を短縮し、コア業務に集中できます。
- 通知の送信漏れや遅延といったヒューマンエラーを防ぎ、重要なタスクの共有漏れをなくすことで、プロジェクト全体の進行を円滑にします。
■フローボットの流れ
- はじめに、WrikeとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでWrikeを選択し、「タスクが作成されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでWrikeの「タスク情報を取得する」アクションを設定し、作成されたタスクの詳細情報を取得します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、取得したタスク情報をもとに特定の条件で処理を分岐させます。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、条件に合致した場合にのみ関係者へ通知メールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能では、タスクの担当者、ステータス、カスタムフィールドなど、Wrikeから取得した様々な情報をもとに通知を送る条件を任意で設定してください。
- Gmailでメールを送るアクションでは、通知を送りたい宛先（To, CC, BCC）を固定のメールアドレスや、タスク情報に含まれる担当者のメールアドレスなどに任意で設定してください。
■注意事項
- Wrike、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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