Outlookで特定の件名のメールを受信したらWrikeにタスクを作成する

■概要

Outlookで受信した特定のメールを確認し、その内容をWrikeに手作業で転記してタスクを作成する業務に手間を感じていませんか。このような定型作業は時間がかかるだけでなく、対応漏れや入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Outlookで特定の件名のメールを受信した際にWrikeへタスクを自動で作成し、これらの課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Outlookのメールを元にWrikeでタスクを手作業で作成している方
• 重要なメールの見落としやWrikeへのタスク登録漏れを防ぎたい方
• メール対応とタスク管理の連携を自動化し、業務を効率化したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Outlookでのメール受信をトリガーにWrikeへタスクが自動で作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
• 手作業によるタスクの作成漏れや、メール内容の転記ミスといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務品質の向上に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookとWrikeをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」を選択し、受信したメールの本文などからタスク作成に必要な情報を抽出します。
4. 最後に、オペレーションでWrikeの「タスクを作成」アクションを設定し、前のステップで抽出した情報を元にタスクを作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookのトリガー設定では、対象とするメールの受信フォルダや、件名・本文に含まれる特定のキーワードを設定可能です。
• AI機能のアクションでは、抽出対象としてOutlookで受信したメール情報を変数として利用でき、タスク名や詳細など抽出したい項目を自由に設定できます。
• Wrikeでタスクを作成するアクションでは、固定値や前段のオペレーションで取得した情報を変数として利用し、タスクのタイトルや担当者などを自由に設定可能です。

■注意事項

• Outlook、WrikeのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。