■概要
Gmailで受信したクライアントからの依頼や社内での重要な連絡を、都度プロジェクト管理ツールのWrikeに手作業でタスクとして登録していませんか。この手作業は時間がかかるだけでなく、入力漏れや転記ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、特定のキーワードを含むGmailの受信をきっかけに、Wrikeへ自動でタスクを作成できます。GmailとWrikeの連携により、タスク管理の初動を自動化し、重要な業務の見落としを防ぎます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受けた依頼内容をWrikeに転記する作業に、手間や時間を取られている方
- GmailとWrike間の情報連携で発生する、タスクの登録漏れや遅延を防ぎたい方
- Wrikeを活用したプロジェクト管理を、より効率的に行いたいと考えている担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- 特定のGmailを受信した際にWrikeへ自動でタスクが作成されるため、手作業での転記やタスク登録にかかる時間を短縮できます
- 手作業による情報の転記がなくなることで、入力ミスや依頼内容の見落としといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務品質の向上に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとWrikeをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定し、タスク化したいメールを特定するためのキーワード（例：「【依頼】」など）を指定します
- 続けて、オペレーションでテキスト抽出機能を選択し、受信したメールの本文や件名から、Wrikeのタスク名や詳細内容として使用したいテキストを抽出するよう設定します
- 最後に、オペレーションでWrikeを選択して「タスクを作成」アクションを設定し、前のステップで抽出した情報をタスク名や説明に割り当て、タスクが自動で作成されるようにします
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Wrikeにタスクを作成する際、どのフォルダーにタスクを追加するかをフォルダーIDで指定できます。プロジェクトごとや依頼内容に応じてタスクの格納先を変更するなど、ユーザーの管理体制に合わせた柔軟な設定が可能です
■注意事項
- Gmail、WrikeのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
