【ノーコードで実現】Gmailで受信したメールを自動でPDFに変換する方法

「Gmailで受信した請求書メール、毎回手作業でPDFにして保存するのが面倒…」
「重要なメールのPDF化を忘れてしまい、後から探すのに苦労した経験がある…」
このように、Gmailで受信したメールを手動でPDFに変換・保存する作業に、手間や煩わしさを感じていませんか？
もし、特定のキーワードを含むメールをGmailで受信した際に、その内容を自動でPDFファイルに変換し、指定の場所に保存できる仕組みがあれば、こうした日々の定型業務から解放され、より重要な業務に集中するための時間を確保できます！
今回ご紹介する自動化は、プログラミング不要で簡単に設定できます。
この機会に導入し、面倒な手作業から解放されましょう！ 

とにかく早く試したい方へ

YoomにはGmailで受信したメールをPDFに変換する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！

Gmailで特定のキーワードに一致するメールを受信したら、PDFに変換し保存する

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Gmailで受信したメールをPDF化するフローを作ってみよう

それではここから、Gmailで特定のキーワードに一致するメールを受信したら、その内容をPDFに変換し、自動で保存するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Gmail／Google スプレッドシート

[Yoomとは]

フローの作成方法

今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。

• GmailとGoogle スプレッドシートのマイアプリ連携
• テンプレートをコピー
• Gmailのトリガー設定とGoogle スプレッドシートのアクション設定
• トリガーをONにし、フローが起動するかを確認

Gmailで特定のキーワードに一致するメールを受信したら、PDFに変換し保存する

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ステップ1：GmailとGoogle スプレッドシートのマイアプリ連携

 ここでは、Yoomと各アプリを連携し、操作できる状態にします。 

Gmailのマイアプリ連携

以下の手順をご参照ください。

Google スプレッドシートのマイアプリ連携

以下の手順をご参照ください。

ステップ2：テンプレートをコピーする

続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。

Gmailで特定のキーワードに一致するメールを受信したら、PDFに変換し保存する

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 テンプレートをコピーすると、Yoom管理画面に追加されます。OKを押して設定を進めましょう。

ステップ3：Gmailのトリガー設定

ここからはフローボットの設定を進めていきます。
まず、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」をクリックしてください。

クリックすると以下の画面に切り替わります。
Gmailと連携するアカウントに間違いがないかを確認し、「次へ」をクリックしましょう。

「トリガーの起動間隔」は5分、10分、15分、30分、60分の間隔で選択可能です。

• ご利用プランによって起動間隔の選択内容が異なるため、ご注意下さい。
  なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。

フローボットを起動するための「キーワード」を設定してください。ここで指定したキーワードを含むメールを受信した際に、フローボットが起動します。
また、検索演算子の利用も可能です。
今回のテストでは【請求書】というキーワードを設定しました。

次に、テストを行うので実際にテストメールを送信しましょう。
メールの内容は架空の情報でOKですが、必ず指定したキーワードを含むメールを作成してください。

送信が完了したらYoomに戻り「テスト」を実行しましょう。

テストが成功すると、下記のような取得した値が表示されます。
取得した値はこのあとの設定でも使用します。
※取得した値とは？

トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
メールの内容が反映していればOKです。「完了」を押して次に進みましょう！

ステップ4：Google スプレッドシートで書類を発行する設定

「書類を発行する」を、クリックしてください。

以下の画面が表示されるので、連携アカウント情報を確認してください。

 PDF発行には、雛形となる書類の準備が必要です。まずはGoogle スプレッドシートで雛形を作成しましょう。
詳しくは「書類を発行する」の設定方法をご確認ください。今回は以下のような書類を準備しました。
{}で囲んだ箇所が置換されます。

作成したらYoom画面に戻り、雛形書類の連携を行います。
スプレッドシートのファイルIDを候補から選択してください。

次に、発行書類の設定を行います。「格納先のGoogle DriveフォルダID」を、候補から設定してください。
候補は、連携しているアカウントに紐づいて表示されます。

「出力ファイル名」は、下図のように取得した値を活用して自由に入力できます。
用途に合わせて、固定値と変数（取得した値）を組み合わせ作成してみましょう。
入力したら「次へ」進んでください。

以下の画面が表示されるので、設定方法を確認してください。

 確認できたら、「置換後の文字列」に取得した値を設定します。今回は受信メールの本文を割り当てました。
設定後に「テスト」をクリックしてください。

テストに成功すると、PDFファイルが発行されます。

また、指定した格納先のGoogle DriveにもPDFファイルが自動発行されるので確認してみましょう。

確認できたらYoomに戻り「完了」をクリックしてください。

ステップ5：トリガーをONにして起動準備完了

これですべての設定が完了です。
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
作成したフローボットが正常に動作するか確認しておきましょう！お疲れさまでした。

以上がGmailで特定のキーワードに一致するメールを受信したら、その内容をPDFに変換し、自動で保存するフローの連携手順になります！

Gmailを使ったその他の自動化例

フォームが送信されたら、AIで商標登録の出願書案を作成してGmailで通知する

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■概要
「フォームが送信されたら、AIで商標登録の出願書案を作成してGmailで通知する」ワークフローは、フォームから送信された情報を基に、AIが商標登録の出願書案を自動で作成し、その情報をGmailで通知します。このワークフローは、商標登録書類の作成と通知を効率化します。
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■このテンプレートをおすすめする方
・商標登録申請を自動化したい法務担当者
・フォームで収集した情報を商標申請書類に変換したい方
・商標申請情報をGmailで迅速に受け取り、確認したいチームメンバー
・商標登録書類作成のプロセスを効率化したい方

■注意事項
・GmailとYoomを連携してください。

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Gmailで検収完了メールを受信したら、boardの検収書を自動更新する

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フォームで受信した複数のPDFを結合し、Google Driveに保存後Gmailで送信する

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■概要
フォームで受信した複数のPDFを結合し、Google Driveに保存後Gmailで送信するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。‍

■このテンプレートをおすすめする方
1.Google Driveでファイルの保存をしている方
・共有フォルダを活用してファイルの管理を行っている方
・業務に活用するファイルが多く、効率的なデータ管理を模索している方‍

2.PDFファイルの管理を行っている方
・PDFのファイル結合業務に手間がかかっている方
・業務に関連するファイルの結合により、まとまった一つの資料を作成したい方‍

■注意事項
・Google Drive、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。

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Gmailで特定のメールを受信したら、Googleドキュメントで更新契約書を作成して返信する

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フォームの情報をもとに、複数の書類を一括作成しPDFをGmailで送信する

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■概要
「フォームの情報をもとに、複数の書類を一括作成しPDFをGmailで送信する」ワークフローは、入力フォームから集めたデータを活用して複数の書類を自動生成し、それらをPDF形式でまとめてGmailにて送信する業務ワークフローです。
Yoomを活用することで、手作業による作成や送信の手間を削減し、業務の効率化と精度向上を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方
・フォームの入力データをもとに複数の書類を作成する作業を煩雑に感じている事務担当者の方
・書類作成やPDFへの変換、メール送信のプロセスを自動化して、業務効率を向上させたいと考えている管理職の方
・手動で行う書類作成やメール送信に時間を取られ、本来の業務に集中できていない方

■注意事項
・Googleドキュメント、Google スプレッドシート、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・事前に書類の雛形を作成しておいてください。作成方法の詳細については、下記をご参照ください。
　https://intercom.help/yoom/ja/articles/8237765
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
　https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924

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指定したスケジュールになったら、食べログをスクレイピングしGmailで通知する

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■概要
「指定したスケジュールになったら、食べログをスクレイピングしGmailで通知する」ワークフローは、設定した日時に食べログの情報をスクレイピングし、その結果をGmailで関係者に自動送信する仕組みです。最新情報をメールで受け取り、確認作業を効率化します。
‍
■このテンプレートをおすすめする方
・食べログの情報をメールで定期的に受け取りたい方
・Gmailを活用して情報共有を行う担当者
・情報収集と通知の自動化を進めたい方
・飲食業界やマーケティング関連の業務に携わる方

■注意事項
・GmailとYoomを連携してください。
・ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
・ブラウザを操作するオペレーションの設定方法はこちらをご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691-%E3%83%96%E3%83%A9%E3%82%A6%E3%82%B6%E3%82%92%E6%93%8D%E4%BD%9C%E3%81%99%E3%82%8B-%E3%81%AE%E8%A8%AD%E5%AE%9A%E6%96%B9%E6%B3%95

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指定日時にkintoneのデータを取得し、PDFに変換後Gmailで送信する

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■概要
指定日時にkintoneのデータを取得し、PDFに変換後Gmailで送信するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。

‍■このテンプレートをおすすめする方
・営業報告やKPIレポートを上司に毎日提出している営業チームのメンバーや責任者
・複数の部署や支店からのデータを定期的に集計してレポート配信を行う経理担当者
・売上データや在庫状況などの月次報告書を関係者に送信したい方
・クライアントや取引先に進捗報告や実績レポートを定期的に送付しているプロジェクトマネージャー
・マーケティングデータの分析およびチームやクライアントへの報告を定期的に実施する必要があるマーケティング担当者

■注意事項
・kintone、Googleドキュメント、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・Googleドキュメントの報告書の雛形を準備しておいてください。詳細は下記をご参照ください。
　https://intercom.help/yoom/ja/articles/8237765

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定期的にMicrosoft Excelからメールリストを取得し、Gmailで一括送信する

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■概要
Microsoft Excelで管理しているメールリストをもとに、Gmailで一件ずつメールを送信する作業は、件数が増えるほど手間がかかり、他の業務を圧迫することはないでしょうか。
このワークフローは、定期的なスケジュールをトリガーにして、Microsoft Excelのメールリストから情報を自動で取得し、Gmailで一括送信する処理を自動化します。
定型的なメール配信業務を効率化し、より重要な業務に集中できる環境作りを支援します。

■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft ExcelのリストをもとにGmailで定期的なメール配信を手作業で行っている方
・メールマガジンや案内など、特定のリストへの一斉送信業務を効率化したいと考えている方
・手作業による宛先の設定ミスや、送信漏れなどのヒューマンエラーを防止したい方

■注意事項
・Microsoft Excel、GmailとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9003081
・「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

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毎日、Google スプレッドシートで今日が期日の課題を取得して、Gmailでリマインド通知する

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■概要
Google スプレッドシートで管理しているタスクの期日が迫ると、担当者へリマインドメールを送る業務は、定期的でありながら手間がかかる作業ではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、毎日決まった時間にGoogle スプレッドシートを確認し、期日を迎えたタスク情報を自動で取得、Gmailから担当者へリマインドメールを送信する一連の流れを自動化できます。これにより、手作業での対応を効率化し、タスクの抜け漏れを防ぎます。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・Google スプレッドシートでタスク管理をしており、リマインド業務を自動化したい方
・Google スプレッドシートの自動化で実現できることを探しているチームリーダーの方
・手作業でのメール送信による、確認漏れや送信ミスなどのヒューマンエラーをなくしたい方

■注意事項
・Google スプレッドシート、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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毎週GoogleドキュメントからAIで要点を抽出し、Gmailで通知する

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■概要
毎週作成される議事録や報告書など、定期的なGoogleドキュメントの確認や要約、共有に手間を感じていませんか。
このワークフローを活用することで、指定したスケジュールでGoogleドキュメントの情報をAIが自動で要約し、Gmailで関係者に通知する仕組みを構築できます。
手作業による確認漏れや共有の遅れといった課題を解消し、重要な情報を効率的に共有することが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方
・毎週の定例会議議事録など、定期的なGoogleドキュメントの要約と共有を手作業で行っている方
・ドキュメントの定期的な処理を自動化したいと考えている方
・AIを活用して大量のドキュメントから効率的に情報を抽出し、チームの生産性を高めたい方

■注意事項
・Google Drive、Googleドキュメント、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。

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まとめ

Gmailで受信したメールのPDF変換を自動化することで、これまで手作業で行っていた請求書や注文確認メールなどの保存業務を効率化し、対応漏れや保存忘れといったヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、手作業による負担から解放され、より付加価値の高いコア業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面上の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築可能です。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！ 

よくあるご質問

Q：PDFのレイアウトは自由に設定できますか？

A：

はい、設定可能です。
置換したい箇所（可変となる箇所）を{}で囲んだ雛形ファイルをご用意いただければ、普段お使いのレイアウトやフォーマットを利用できます。
また、雛形は「Google ドキュメント」「Google スプレッドシート」「Microsoft Excel」で作成することができ、既存の書式を活かした PDF を発行できます。
詳しくは「書類を発行する」の設定方法をご確認ください。