顧客リストの住所や氏名カナ、アンケートの回答などが半角と全角でバラバラに登録されてしまい、データの整形に手間取っていませんか？
手作業での修正は時間がかかるだけでなく、見落としや入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり、データの正確性を担保するのが難しいと感じることもあるかと思います。
もし、フォームに入力された半角英数字を自動で全角に変換してGoogle スプレッドシートに記録したり、特定のデータベース上の半角文字列を自動で全角に統一したりできる仕組みがあれば、こうしたデータクレンジングの作業から解放され、より重要な分析や企画立案といったコア業務に集中できる時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひこの機会に導入して定型業務をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
Yoomには半角英数字を全角に変換する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Discordでメッセージを受信したら半角英数字を全角に変換し、Google スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
Discordで受信したメッセージをGoogle スプレッドシートへ手作業で転記する際、フォーマットを整えるために半角英数字を全角へ変換する作業は手間がかかるものです。
このワークフローを活用すれば、Discordの特定チャンネルでのメッセージ受信をトリガーとして、内容に含まれる半角英数字から全角への自動変換を行い、指定したGoogle スプレッドシートへ自動でデータを追加できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・DiscordのメッセージをGoogle スプレッドシートで管理しているコミュニティ運営者の方
・データの転記作業において、半角英数字から全角への自動変換を実現したい方
・手作業によるデータ入力のフォーマット統一作業を効率化したいと考えている方
■注意事項
・Discord、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
チャットで受信したメッセージの半角英数字を全角に変換するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Discordでメッセージを受信したら、メッセージ内の半角英数字を全角に変換し、Google スプレッドシートの特定のシートに行として追加するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Discord／Google スプレッドシート
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- DiscordとGoogle スプレッドシートのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Discordのトリガー設定とGoogle スプレッドシートのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Discordでメッセージを受信したら半角英数字を全角に変換し、Google スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
Discordで受信したメッセージをGoogle スプレッドシートへ手作業で転記する際、フォーマットを整えるために半角英数字を全角へ変換する作業は手間がかかるものです。
このワークフローを活用すれば、Discordの特定チャンネルでのメッセージ受信をトリガーとして、内容に含まれる半角英数字から全角への自動変換を行い、指定したGoogle スプレッドシートへ自動でデータを追加できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・DiscordのメッセージをGoogle スプレッドシートで管理しているコミュニティ運営者の方
・データの転記作業において、半角英数字から全角への自動変換を実現したい方
・手作業によるデータ入力のフォーマット統一作業を効率化したいと考えている方
■注意事項
・Discord、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ステップ1：DiscordとGoogle スプレッドシートをマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
1．Discordのマイアプリ連携
以下の手順をご覧ください。
2．Google スプレッドシートのマイアプリ連携
次は「Google スプレッドシート」のマイアプリ登録です。
「Microsoft Excel」のマイアプリ登録同様、アプリの一覧の検索窓から「Google スプレッドシート」を検索しましょう
以下の画面が出てきたら、下部の「Sign with Google」をクリックです。
使用するGoogleアカウントを選択してください。
以下画面が出てきたら、右下の「次へ」をクリックです。
以上で「Google スプレッドシート」のマイアプリ登録完了です！
最後にマイアプリに「Discord」と「Google スプレッドシート」が登録されているか、一度確認してみてくださいね。
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックします。
Discordでメッセージを受信したら半角英数字を全角に変換し、Google スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
Discordで受信したメッセージをGoogle スプレッドシートへ手作業で転記する際、フォーマットを整えるために半角英数字を全角へ変換する作業は手間がかかるものです。
このワークフローを活用すれば、Discordの特定チャンネルでのメッセージ受信をトリガーとして、内容に含まれる半角英数字から全角への自動変換を行い、指定したGoogle スプレッドシートへ自動でデータを追加できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・DiscordのメッセージをGoogle スプレッドシートで管理しているコミュニティ運営者の方
・データの転記作業において、半角英数字から全角への自動変換を実現したい方
・手作業によるデータ入力のフォーマット統一作業を効率化したいと考えている方
■注意事項
・Discord、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
ステップ3：Discordのトリガー設定
以下の画面で、「チャンネルでメッセージが送信されたら」をクリックします。
連携アカウントとアクションを選択します。
タイトルは任意でわかりやすいものを設定しましょう。
アカウント情報は、マイアプリ連携の際に設定したものになっているか確認してください。
アクションはデフォルトで入力されている状態のままで進めます。
すべて入力できたら「次へ」をクリックしましょう。
トリガーの起動間隔を設定しましょう。5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって設定できる最短の間隔が異なるので、こちらで事前に確認しておきましょう。
どれにするか迷っている場合は、まず一番短い時間で試してみるのがおすすめです。
画面の案内に沿ってサーバーIDとチャンネルIDを入力します。
サーバーIDとチャンネルIDはURLから取得が可能です。
入力できたら、この後のテストで使用するメッセージを、Discordの連携先のチャンネルで送信しておきましょう。
準備ができたら、テストを実行してみましょう。
テストが成功したら「取得した値」が表示されます。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
最後に「保存」をクリックし、アプリトリガーの設定完了です！
ステップ4：テキストデータ変換設定
以下の赤枠をクリックしてください。
「タイトル」と「変換タイプ」を確認してください。
「変換タイプ」は、デフォルトで「データの変換（2タスク）」が選択されています。
今回は、テキストの変換をしたいためデフォルトのままでOKです。
設定が完了したら、「次へ」をクリックしてください。
ここでは、Discordの内容をAIで変換するための設定をします。
それぞれの項目を、下記を参考に入力してください。
- 対象のテキスト：入力欄をクリックすると、下記のような取得した値が表示されますので、Discordの回答を選択しましょう。取得した値を活用することで、固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映できます。
※取得した値について詳しくはこちらをご覧ください。
- 変換ルール：AIに対して指示を入力しましょう。
今回は半角文字を全角文字に変換したいので、下記のように入力しました。
入力が完了したら「テスト」を実行してみましょう。
テストが成功すると、下記のように変換後のテキストが表示されます。
問題なければ「保存する」を選択して次のステップへ進みましょう。
ステップ5：レコードを追加する
事前に連携するGoogleスプレッドシートを用意しましょう。
今回は、以下のようなデータを用意しました。
次に「レコード追加する」をクリックしてください。
以下の画面が出てきたら、連携するアカウント情報を確認して、下にスクロールしましょう。
データベースの連携の欄の設定を行っていきます。
連絡先を同期したい対象のGoogle スプレッドシートを選んでください。
次はシートを選びましょう。タブに当たる部分です。
テーブル範囲を入力します。「次へ」をクリックして、進みます。
データベース操作の詳細設定を行っていきます。
追加するレコードの値を設定していきましょう。
対象の追加するレコードの値に対象の取得した値をコマンドオペレーションから入力していきます。
取得した値を活用することで、固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映できます。
レコードの値を全て追加できたらテストを行います
テスト成功を確認したら、一番下の「保存する」をクリックして次に進んで下さい。
対象のGoogle スプレッドシートに情報が追加されているか確認してみましょう。
ステップ7：フローボットの自動化設定
以上で、全ての設定は完了です！
以下の画面が出てきたら、「トリガーをON」をクリックしましょう。
Google スプレッドシートを活用したその他の自動化例
Yoomでは、Google スプレッドシートを活用した様々な自動化を実現できます。ここでは、Google スプレッドシートに関連する他のテンプレートをいくつかご紹介します。
CSVのシート変換やAIによる画像テキスト化、自動翻訳を実現します。
全角・半角変換などのデータ整形から、PDFへの自動変換・一括送付まで対応し、あらゆるデータのフォーマット変換を自動化し、事務作業を効率化します。
BoxにCSVファイルがアップロードされたら、Google Driveを使用してGoogle スプレッドシートに変換する
試してみる
■概要
「BoxにCSVファイルがアップロードされたら、Google Driveを使用してGoogle スプレッドシートに変換する」ワークフローは、Boxに新しいCSVファイルがアップロードされると、自動的にそのCSVファイルをGoogle Driveにアップロードし、Google スプレッドシート形式に変換する仕組みです。
これにより、手動でのCSVファイルの変換作業を省き、Google スプレッドシートでのデータ管理が効率化されます。アップロードされたCSVファイルが自動的にスプレッドシートに変換されるため、作業時間を短縮し、エラーの発生を防げます。
■このテンプレートをおすすめする方
・BoxにCSVファイルを定期的にアップロードしているが、Google スプレッドシートでのデータ管理が必要な方
・手動でCSVからGoogle スプレッドシートへの変換作業を削減したい業務担当者
・Google スプレッドシートにデータを整理・管理しているチームの方
・CSV形式で提供されたデータをGoogle スプレッドシートにすばやく変換したい方
■注意事項
・Box、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
Dropboxで画像がアップロードされたら、AIで画像内の情報をテキストに変換しSlackで通知する
試してみる
■概要
請求書や領収書などの画像ファイルをDropboxに保存した後、その内容を手作業で転記する業務に手間を感じていませんか？
このワークフローを活用すれば、Dropboxにアップロードされた画像からAIがテキストを自動的に読み取り、Slackに必要な情報を通知するまでの一連の流れを自動化できます。手作業による転記の手間や入力ミスをなくし、業務の正確性とスピードを向上させます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Dropboxに保存した画像やPDFの内容を手作業で転記している方
・AI技術で、請求書やアンケートなどのデータ化を効率化したい方
・Slackを活用した情報共有のスピードを上げ、確認漏れをなくしたいチームの方
■注意事項
・Gmail、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
Google DriveにCSVがアップロードされたら、新しいGoogle スプレッドシートに変換しGoogle Chatに通知する
試してみる
■概要
Google DriveにCSVがアップロードされたら、新しいGoogle スプレッドシートに変換しGoogle Chatに通知するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.ファイル保存に手間を感じている方
・CSVファイルをGoogle スプレッドシートに変換する手作業に時間を取られ自動化を検討している方
・ファイルの保存や変換を効率化したい方
2.Google Chatを主なコミュニケーションツールとして活用している方
・チームへの情報共有の円滑さを求めている方
・ファイルの保存や変換をチームメンバーに効率的に通知したい方
■注意事項
・Google Drive、Google スプレッドシート、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
Google スプレッドシートに行が追加されたら、全角カタカナを半角に変換し更新する
試してみる
■概要
「Google スプレッドシートに行が追加されたら、全角カタカナを半角に変換し更新する」ワークフローは、データ入力時の文字形式統一を自動化する業務ワークフローです。
Google スプレッドシートで新しいデータが追加されるたびに、全角カタカナが自動的に半角に変換されます。
これにより、データの一貫性を保ちつつ、手作業による文字変換の手間を省くことができます。
また、YoomのAPI連携やRPA機能を活用することで、業務効率が大幅に向上します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google スプレッドシートでカタカナデータを頻繁に入力・管理している方
・データ入力時の全角カタカナと半角カタカナの混在に困っている方
・手作業での文字変換に時間を取られている業務担当者
・データの一貫性と正確性を重視するチームリーダー
・業務プロセスの自動化を検討している経営者
■注意事項
・Google スプレッドシートとYoomを連携してください。
Google スプレッドシートに行が追加されたらリスト型のレコードを改行形式に変換し、Google Chatに通知する
試してみる
■概要
「Google スプレッドシートに行が追加されたらリスト型のレコードを改行形式に変換し、Google Chatに通知する」フローは、スプレッドシートのデータ更新を自動的にGoogle Chatへ通知する業務ワークフローです。
リスト形式のデータを見やすい改行形式に置換することで、チーム内での情報共有がスムーズになります。
手動での通知作業を減らし、効率的なコミュニケーションを実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・日常的にGoogle スプレッドシートを使用してデータ管理をしているチームの方
・リスト形式のデータをわかりやすく共有したい担当者の方
・Google Chatでの通知を自動化し、コミュニケーションを効率化したい管理者の方
・改行コード置換を活用して情報を整理・整形したい方
・業務の自動化を進め、手間を減らしたい企業のIT担当者の方
■注意事項
・Google スプレッドシート、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
Googleフォームで画像が送信されたら、AIで画像内の情報をテキストに変換しNotionに追加する
試してみる
■概要
Googleフォームで受け取った画像の内容を手作業でテキスト化し、Notionなどの別ツールに転記する作業に手間を感じていませんか。この作業は時間がかかるうえ、入力ミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、フォームに送信された画像を自動で読み取り、テキスト情報に変換した上で、Notionのデータベースへ自動で追加するため、面倒な転記作業を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームで受け取った画像内の情報を手入力で転記している方
・AIを活用した技術で、文字起こし作業を自動化したいと考えている方
・Notionを情報集約のデータベースとして活用しており、入力作業を効率化したい方
■注意事項
・Googleフォーム、Notion、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
Redditでキーワードにマッチする投稿が行われたら、PDFに変換しMicrosoft SharePointに格納する
試してみる
■概要
Redditでの情報収集は重要ですが、関連する投稿を探し出して手作業でMicrosoft SharePointに保存するのは手間がかかるのではないでしょうか？
また、重要な投稿の見逃しといった課題も発生しがちです。
このワークフローを活用すれば、指定したキーワードに合致するRedditの投稿を自動で検知し、PDFに変換した上でMicrosoft SharePointへ格納できます。
これにより、情報収集の効率化と共有の迅速化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Redditから特定情報を収集し、Microsoft SharePoint上で管理・共有している方
・市場調査や競合分析のために、Redditの情報を効率的にアーカイブしたいと考えている方
・Microsoft SharePointとReddit間の手作業による情報連携に手間を感じ、効率化したい方
■注意事項
・Reddit、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Tallyから送信されたひらがなのテキストを英語に変換し、Google スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
「Tallyから送信されたひらがなのテキストを英語に変換し、Google スプレッドシートに追加する」ワークフローは、データ入力の手間を削減する業務ワークフローです。
Tallyで収集されたひらがなテキストを自動で英語に変換し、Google スプレッドシートに整理して追加することで、手作業によるミスや時間を減らします。
■このテンプレートをおすすめする方
・Tallyを使用して顧客データを収集しているが、手作業での英語変換に時間を取られている方
・ひらがなテキストを英語に変換し、Google スプレッドシートに整理する作業を自動化したい方
・データ入力のミスを減らし、業務の効率化を図りたい営業担当者や管理職の方
・複数のSaaSアプリを連携させて業務ワークフローを最適化したいIT担当者の方
・手動でのデータ変換・入力に煩わしさを感じている中小企業の経営者の方
■注意事項
・Tally、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
指定日時にGoogle スプレッドシートのデータを取得し、PDFに変換後Gmailで送信する
試してみる
■概要
指定日時にGoogle スプレッドシートのデータを取得し、PDFに変換後Gmailで送信するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・営業報告やKPIレポートを上司に毎日提出している営業担当者
・複数の部署や支店からのデータを定期的に集計し、レポート配信する経理担当者
・売上データや在庫状況などの月次レポートを関係者に送りたい方
・クライアントや取引先に定期的な進捗報告や実績レポートを送付するプロジェクトマネージャー
・マーケティングデータを定期分析し、チームやクライアントに報告するマーケティング担当者
■注意事項
・Google スプレッドシート、Googleドキュメント、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・Googleドキュメントの報告書の雛形を準備しておいてください。詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/8237765
定期的にラクローから従業員一覧を取得し、PDFに変換後にSlackへ通知する
試してみる
■概要
勤怠管理ツール「ラクロー」の従業員情報を定期的にリストアップし、関係者に共有する作業を手間に感じていませんか。
手作業でのリスト作成やPDFへの変換、通知は時間がかかるだけでなく、ミスが発生する可能性もあります。
このワークフローは、ラクローのAPIを活用して定期的に従業員一覧を取得し、PDFに変換した上でSlackへ自動で通知します。
これまで手作業で行っていた一連の報告業務を自動化し、業務の正確性と効率性を高めます。
■このテンプレートをおすすめする方
・ラクローを利用した従業員管理や情報共有を効率化したい人事・労務担当者の方
・ラクローのAPI連携による業務自動化で、手作業の時間を削減したいと考えている方
・従業員情報の定期的な報告業務を自動化し、コア業務に集中したいマネージャーの方
■注意事項
・ラクロー、Google スプレッドシート、Google Drive、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・ラクローのマイアプリ連携方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/7241239
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。
まとめ
半角英数字から全角への変換作業を自動化することで、これまで手作業で行っていたデータのクレンジングやフォーマット統一の手間を大幅に削減し、入力ミスなどのヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、担当者は常に整形された正確なデータを扱うことが可能になり、データの分析や活用といった、より付加価値の高いコア業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を活用すれば、プログラミングなどの専門知識がない方でも、画面の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomがもたらす業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：全角英数字を半角に自動変換することもできますか？
A：
はい、可能です。変換ルールは以下のように4種類あり、全角英数字を半角に自動変換することができます。
Q：このフローで消費するYoomのタスク数の目安は？
A：
Yoomには「フリープラン」「ミニプラン」「チームプラン」「サクセスプラン」があり、各プランごとに利用可能な機能や、毎月の無料タスク数・無料ライセンス数が異なります。詳しい機能比較や料金プランについては、以下のヘルプページをご参照ください。
・料金プランについて
Q：変換が失敗した場合、エラーに気づく方法はありますか？
A：
Yoomの画面上にエラーメッセージが表示され、ワークスペース発行時に登録したメールアドレス宛に通知が届きます。通知には、エラーが起きたオペレーションや、その詳細を確認できるリンクが記載されており、原因を迅速に把握できます。
なお、エラーが発生するとフローの再実行は自動で行われないため、手動での対応が必要です。詳しくはエラー時の対応方法についてをご確認ください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口もご活用ください。
また、チャットツール（Slack・Chatworkなど）でエラー通知を受け取ることも可能です。設定方法はSlack・Chatworkへの通知設定をご確認ください。
