■概要
定期的に共有されるCSVファイルを手作業でGoogle スプレッドシートに変換し、関係者にチャットで通知する作業に手間を感じていませんか。
この一連の作業は定型的でありながら、対応漏れや変換ミスが許されないため、担当者の負担になりがちです。
このワークフローを活用すれば、Google DriveへのCSVファイルアップロードをきっかけに、Google スプレッドシートへの変換からGoogle Chatでの通知までを自動化し、こうした課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google DriveにアップされたCSVを手作業でスプレッドシートに変換している方
- ファイルの共有状況をGoogle Chatで都度報告することに手間を感じている方
- 定期的なデータ共有プロセスを自動化し、チームの作業効率を改善したい方
■このテンプレートを使うメリット
- CSVのアップロードからスプレッドシートへの変換、関係者への通知までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
- 手動でのファイル変換ミスや、Google Chatでの通知漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google DriveとGoogle ChatをYoomと連携します。
- トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」を設定し、監視対象のフォルダを指定します。
- 次に、オペレーションの分岐機能を使い、アップロードされたファイルがCSVファイルの場合のみ後続の処理に進むよう設定します。
- 続いて、データ抽出機能を使い、ファイル名から拡張子などを除外し、スプレッドシートのタイトルとして利用する文字列を準備します。
- 次に、Google Driveの「CSVファイルをスプレッドシートに変換する」アクションで、対象のCSVファイルをGoogle スプレッドシートに変換します。
- 最後に、Google Chatの「スペースにメッセージを送信」アクションで、指定のスペースに処理完了の通知と新しいスプレッドシートのURLを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能では、ファイル名に特定のキーワードが含まれている場合にのみ処理を実行するなど、トリガーで取得した情報をもとに後続の処理に進む条件を自由に設定できます。
- データ抽出機能では、Google Driveで取得したファイル名を活用し、新しく作成するGoogle スプレッドシートのファイル名を任意に設定することが可能です。
- Google Chatへの通知メッセージは、通知先のスペースを任意で指定できるだけでなく、本文に固定のテキストや作成されたスプレッドシートのURLなど動的な情報を組み合わせてカスタマイズできます。
■注意事項
- Google Drive、Google スプレッドシート、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。
フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 - ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。 - Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
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