定期的にラクローから従業員一覧を取得し、PDFに変換後にSlackへ通知する

■概要

勤怠管理ツール「ラクロー」の従業員情報を定期的にリストアップし、関係者に共有する作業を手間に感じていませんか。手作業でのリスト作成やPDFへの変換、通知は時間がかかるだけでなく、ミスが発生する可能性もあります。このワークフローは、ラクローのAPIを活用して定期的に従業員一覧を取得し、PDFに変換した上でSlackへ自動で通知します。これまで手作業で行っていた一連の報告業務を自動化し、業務の正確性と効率性を高めます。

■このテンプレートをおすすめする方

• ラクローを利用した従業員管理や情報共有を効率化したい人事・労務担当者の方
• ラクローのAPI連携による業務自動化で、手作業の時間を削減したいと考えている方
• 従業員情報の定期的な報告業務を自動化し、コア業務に集中したいマネージャーの方

■このテンプレートを使うメリット

• スケジュールに合わせてラクローからの情報取得や共有が自動で行われるため、定期的な報告業務に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業によるリストの作成ミスや、ファイル添付漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、正確な情報共有を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、ラクロー、Google スプレッドシート、Google Drive、SlackをYoomと連携します。
2. トリガーで、スケジュールトリガー機能を選択し、フローを起動したい定期的な日時を設定します。
3. オペレーションで、ラクローの「従業員一覧を取得」アクションを設定します。
4. オペレーションで、AI機能の「テキストを生成する」アクションを使い、スプレッドシートのヘッダーやSlackの通知文面を作成します。
5. オペレーションで、Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、ラクローから取得した従業員情報をスプレッドシートに書き込みます。
6. オペレーションで、Google Driveの「Googleスプレッドシートをダウンロード」アクションを設定し、作成した従業員一覧を指定のファイル形式（PDFなど）でダウンロードします。
7. 最後に、オペレーションでSlackの「ファイルを送る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルとAIで生成したメッセージを指定のチャンネルに通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• スケジュールトリガー機能では、このワークフローを起動させたい日時（毎月1日、毎週月曜日など）を任意で設定してください。
• ラクローから従業員一覧を取得する際に、一度に取得する件数（ページング）を任意で設定できます。
• AI機能でテキストを生成するアクションでは、プロンプトを自由に編集し、スプレッドシートのヘッダーやSlackの通知文などを要件に合わせて変更可能です。
• Google スプレッドシートにデータを書き込む際に、対象のスプレッドシートやシート、書き込みたい範囲などを任意で設定してください。
• Google Driveからファイルをダウンロードするアクションでは、対象のファイルやダウンロードするファイル形式（PDF、Excelなど）を任意で設定できます。
• Slackへの通知アクションでは、通知先のチャンネルやメンション先、メッセージ本文などを自由にカスタマイズでき、本文に前段のステップで取得した情報を含めることも可能です。

■注意事項

• ラクロー、Google スプレッドシート、Google Drive、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
• ラクローのマイアプリ連携方法は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/7241239
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。