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請求書やレポートなど、XLS形式のファイルを受け取るたびに、手作業でPDFに変換して保存する作業に追われていませんか？
この単純ながら頻繁に発生する作業は、他の重要な業務を中断させる原因となり、手作業であるがゆえに変換ミスや保存忘れといったヒューマンエラーのリスクも常につきまといます。
もし、<span class="mark-yellow">特定のフォームから送信されたXLSファイルや、特定の場所に保存されたXLSファイルを自動でPDFに変換し、所定の場所に格納したり、関係者に共有したりできる仕組み</span>があれば、このような繰り返し作業から解放され、より付加価値の高い業務に集中できる時間を生み出せます！
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に構築できるので、ぜひこの機会に導入して、日々の業務を効率化しましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">XLS形式のファイルをPDFに自動で変換する業務フローのテンプレート</span>が用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
ここでは、受け取ったXLS形式のファイルを自動でPDFに変換し、様々なツールに連携する具体的な自動化の例をご紹介します。
ファイル変換後の格納や共有といった後続タスクまでを自動化することで、手作業による手間やミスをなくし、業務全体のスピードを向上させることができます。
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">フォームで受け取ったXLSファイルをPDFに自動変換し、Google Driveなどのストレージサービスに格納する</span>ことで、ファイルの一元管理とアクセスの容易性を実現し、手動での保存作業をなくします。
<span class="mark-yellow">同様にXLSファイルをPDFに変換した後、Gmailなどのメールツールから関係者に自動で送信する</span>ことで、手動でのファイル添付や宛先指定の手間を省き、迅速な情報共有が可能になります。
<span class="mark-yellow">変換したPDFファイルをSalesforceなどのCRMツールに自動でアップロードし、関連する顧客情報に紐付ける</span>ことで、営業資料や見積書といった重要書類の管理を効率化し、顧客対応の質を高めます。
それではここから代表的な例として、Googleフォームで受け取ったXLS（Excel）ファイルを自動でPDFに変換し、指定したGoogle Driveのフォルダに格納するフローを解説していきます！
このフローを使えば、申請書やレポートの提出などをフォームで受け付けた際に、フォーマットを統一して管理できるため非常に便利です。
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていきます。まだアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
まずは、Yoomにログインします。
左側に、「マイアプリ」が表示されていますので、クリックしましょう。
マイアプリ画面に遷移すると、右側に「+新規接続」ボタンが表示されますので、クリックします。
Googleフォームのマイアプリ連携
「+新規接続」ボタンをクリックすると、入力欄が表示されます。
「Googleフォーム」と入力すると、アプリが表示されますので、クリックしましょう。
次に、下記の画面が表示されたら、「Sign in with Google」をクリックします。
連携を行いたいアカウントを選択します。
以下の画面が表示されたら、内容を確認し問題なければ「続行」をクリックしてください。
CloudConvertのマイアプリ連携
先ほどと同様に、「+新規接続」ボタンをクリックし、入力欄に「CloudConvert」と入力します。
表示されたアプリを選択すると、下記の画面が表示されます。
表示内容に従って、アカウント名、アクセストークンを入力し、「追加」をクリックしてください。
Google Driveのマイアプリ連携
「+新規接続」をクリックし、入力欄に「Google Drive」と入力します。
アプリを選択すると、下記の画面が表示されますので、「Sign in with Google」をクリックします。
残りの手順は、先ほどのGoogleフォームと同じように進めていきましょう。
以下のバナーにある、「試してみる」ボタンをクリックしてください。
無事にテンプレートがコピーされると、下記の画面が表示されます。
「OK」をクリックしましょう。
コピーしたテンプレートは、Yoomのマイプロジェクトから確認できます。
【準備】
次のステップに進む前に、Google フォームとXLSファイルを準備しておきましょう。
今回は、下記を用意しました。
「フォームに回答が送信されたら」をクリックします。
「Google フォームと連携するアカウント情報」が任意のものに設定されていることを確認し、「次へ」をクリックします。
トリガーの起動間隔を設定します。
フォームIDを設定する前に、準備で作成したフォームから、テスト用回答を送信しておきましょう。
続いてフォームIDを設定します。
先ほどのフォームの作成画面からURLを取得し、注釈を確認しながらフォームIDとなる部分を抜き出して記入してください。
ここまで設定できたら、「テスト」をクリックします。
テストに成功すると、テスト成功画面が表示されます。また、フォームから取得した情報を、取得した値（アウトプット）として使用できるようになります。
フォームから送信した情報を取得できていることを確認したら、「保存する」をクリックしましょう。
「テストを行ったけど、取得した値の中に欲しいデータがない……」
という場合は、「+取得する値を追加」から追加することも可能です。
Googleフォームをトリガーに設定した場合の回答データの取得方法については、下記の方法を参考にしてみてくださいね。
「ファイルをダウンロードする」をクリックします。
「Google Driveと連携するアカウント情報」が任意のものに設定されていることを確認したら、「次へ」をクリックします。
ファイルIDには、先ほどの取得した値を設定します。入力欄をクリックすると、候補が表示されます。
「取得した値」タブの、「フォームに回答が送信されたら」から、ファイルIDを選択しましょう。
ファイルIDを設定できたら、「テスト」をクリックします。
テストに成功すると、テスト成功画面が表示されます。
確認できたら、忘れないように「保存する」ボタンをクリックしておきましょう。
「ファイルをアップロード」をクリックします。
「CloudConvertと連携するアカウント情報」が任意のものに設定されていることを確認したら、「次へ」をクリックします。
ファイル名は先ほどと同様に、取得した値から設定します。
入力欄をクリックし、「取得した値」タブ「フォームに回答が送信されたら」から選択しましょう。
ファイルの添付方法、ファイルはデフォルトで下記のように設定されています。
念のため、「取得した値を使用する」「Google Driveからの取得ファイル」に設定されていることを確認したら、「テスト」をクリックしてください。
テスト成功画面が表示されているのを確認したら、「保存する」をクリックしましょう。
「ファイルを変換」をクリックします。
先ほどと同様に、アカウント情報が正しいことを確認したら「次へ」をクリックします。
次に、ファイルIDを設定します。
デフォルトで設定されているため今回は変更しませんが、設定することも可能です。
設定する場合は、入力欄をクリックし下記のように設定してください。
入力フォーマットを設定します。入力欄をクリックし、プルダウンメニューから選択しましょう。
今回は、「xls」を選択しました。
出力フォーマットには、デフォルトで「pdf」が選択されています。
今回はこのまま使用しますが、先ほどの入力フォーマットと同様に、プルダウンメニューから選択することも可能です。
また、出力ファイル名、エンジン、タイムアウトも設定できますが、今回は使用しません。使用する場合は、注釈を確認してからご記入ください。
設定できたら、「テスト」をクリックします。
テストに成功すると、テスト成功画面が表示されます。確認出来たら「保存する」をクリックしましょう。
「ファイルのエクスポートタスクを実行」をクリックします。
アカウントの情報が正しいことを確認したら、「次へ」をクリックしましょう。
ファイルIDリストには、デフォルトでタスクIDが設定されているため、そのまま使用します。今回は、インライン、複数ファイルをアーカイブのどちらも使用しないため、設定しません。
使用したい場合は、注釈をご確認ください。
設定ができたら「テスト」をクリックしましょう。
テスト成功画面が表示されているのを確認できたら、忘れないように「保存する」をクリックしておきましょう。
「ファイルのダウンロードURLを取得」をクリックします。
アカウント情報が正しいことを確認し、「次へ」をクリックします。
データIDはデフォルトで設定されています。
設定されていることを確認したら、「テスト」をクリックしましょう。
テストに成功すると、テスト成功画面が表示されます。
「保存する」をクリックしましょう。
「ファイルをダウンロード」をクリックします。
アカウント情報が正しいことを確認し、「次へ」をクリックしましょう。
ファイルのURLはデフォルトで設定されています。
特に変更がなければ、「テスト」をクリックします。
テスト成功画面が表示されたのを確認したら、「保存する」をクリックしましょう。
「ファイルをアップロードする」をクリックします。
アカウント情報が正しいことを確認し、「次へ」をクリックします。
次に、格納先のフォルダIDの入力欄をクリックすると、候補が表示されます。ファイルを格納したいフォルダを選択しましょう。
ファイル名は、今回は送信した元のファイル名を引用できるよう、取得した値から設定しました。
ファイルの添付方法と、ファイル名はデフォルトで設定されているので、今回はそのままにします。
ここまで設定できたら、「テスト」をクリックしましょう。
※テストをクリックすると、実際にpdfに変換されたファイルが、先ほど指定したGoogle Driveのフォルダ内に保存されます。
テスト成功画面が表示されているのを確認できたら、忘れないように「保存する」をクリックしておきましょう。
pdfに変換されたファイルが、指定したGoogle Driveのフォルダ内に保存されているのを確認できました。
先ほどの、「保存する」をクリックすると、下記の画面が表示されます。
「トリガーをON」をクリックしましょう。
お疲れ様でした！ここまでで設定は完了です！
以上が「フォームで受け取ったXLSファイルをPDFに変換し、Google Driveに保存する方法」でした！
さまざまな業務は自動化することで、日々の作業負担をぐっと減らすことができます。ここではファイル変換やGoogle Driveを使った実践的な自動化例をご紹介します。
ファイル形式の変換作業を自動化することで、手動でのダウンロードやアップロード、変換ツールの立ち上げが不要になります。業務の効率化や、データの一元管理・共有にも役立つのがポイントです。
Google Driveを活用すれば、ファイルの管理や共有、通知まで自動で行えます。面倒な手間を省きながら、最新の情報をリアルタイムでチームと共有できるのが大きなメリットです。
XLSファイルをPDFに変換する作業を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業にかけていた時間を大幅に削減し、変換ミスや保存忘れといったヒューマンエラーを根本からなくすことも可能です！</span>
単純作業から解放され、より創造的で重要なコア業務に集中できる時間を確保できます！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」は、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます！
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
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