GoogleフォームにExcelファイルが送信されたら、CloudConvertでPDFに変換しGoogle Driveに格納する
試してみる
請求書やレポートなど、XLS形式のファイルを受け取るたびに、手作業でPDFに変換して保存する作業に追われていませんか？ この単純ながら頻繁に発生する作業は、他の重要な業務を中断させる原因となり、手作業であるがゆえに変換ミスや保存忘れといったヒューマンエラーのリスクも常につきまといます。
もし、特定のフォームから送信されたXLSファイルや、特定の場所に保存されたXLSファイルを自動でPDFに変換し、所定の場所に格納したり、関係者に共有したりできる仕組み があれば、このような繰り返し作業から解放され、より付加価値の高い業務に集中できる時間を生み出せます！
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に構築できる ので、ぜひこの機会に導入して、日々の業務を効率化しましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはXLS形式のファイルをPDFに自動で変換する業務フローのテンプレート が用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
GoogleフォームにExcelファイルが送信されたら、CloudConvertでPDFに変換しGoogle Driveに格納する
試してみる
XLSファイルをPDFに変換する自動化連携パターン
ここでは、受け取ったXLS形式のファイルを自動でPDFに変換し、様々なツールに連携する具体的な自動化の例をご紹介します。
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
ストレージサービスにPDFを自動で格納する
フォームで受け取ったXLSファイルをPDFに自動変換し、Google Driveなどのストレージサービスに格納する ことで、ファイルの一元管理とアクセスの容易性を実現し、手動での保存作業をなくします。
GoogleフォームにExcelファイルが送信されたら、CloudConvertでPDFに変換しGoogle Driveに格納する
試してみる
変換したPDFをメールで自動送信する
同様にXLSファイルをPDFに変換した後、Gmailなどのメールツールから関係者に自動で送信する ことで、手動でのファイル添付や宛先指定の手間を省き、迅速な情報共有が可能になります。
フォームでExcelファイルが送信されたら、CloudConvertでPDFに変換しGmailで送付する
試してみる
変換したPDFをCRMツールに自動で紐付ける
変換したPDFファイルをSalesforceなどのCRMツールに自動でアップロードし、関連する顧客情報に紐付ける ことで、営業資料や見積書といった重要書類の管理を効率化し、顧客対応の質を高めます。
フォームで送信したXLS形式のファイルをRPAでPDFに変換し、Salesforceの関連レコードに紐付ける
試してみる
フォームで受け取ったXLSファイルをPDFに変換し、保存するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Googleフォームで受け取ったXLS（Excel）ファイルを自動でPDFに変換し、指定したGoogle Driveのフォルダに格納するフロー を解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていきます。まだアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォーム
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
Googleフォーム、CloudConvert、Google Driveのマイアプリ連携
テンプレートをコピー
トリガーとアクション（ファイル変換、格納）の設定
フローをONにして動作確認
GoogleフォームにExcelファイルが送信されたら、CloudConvertでPDFに変換しGoogle Driveに格納する
試してみる
ステップ1：Googleフォーム、CloudConvert、Google Driveのマイアプリ連携
まずは、Yoomにログインします。
Googleフォームのマイアプリ連携
「+新規接続」ボタンをクリックすると、入力欄が表示されます。
次に、下記の画面が表示されたら、「Sign in with Google」をクリックします。
連携を行いたいアカウントを選択します。
CloudConvertのマイアプリ連携
先ほどと同様に、「+新規接続」ボタンをクリックし、入力欄に「CloudConvert」と入力します。
Google Driveのマイアプリ連携
「+新規接続」をクリックし、入力欄に「Google Drive」と入力します。
残りの手順は、先ほどのGoogleフォームと同じように進めていきましょう。
ステップ2：テンプレートをコピー
以下のバナーにある、「試してみる」ボタンをクリックしてください。
GoogleフォームにExcelファイルが送信されたら、CloudConvertでPDFに変換しGoogle Driveに格納する
試してみる
無事にテンプレートがコピーされると、下記の画面が表示されます。
【準備】
次のステップに進む前に、Google フォームとXLSファイルを準備しておきましょう。
ステップ3：Google フォームのトリガー設定
「フォームに回答が送信されたら」をクリックします。
「Google フォームと連携するアカウント情報」が任意のものに設定されていることを確認し、「次へ」をクリックします。
トリガーの起動間隔を設定します。
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プラン
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
フォームIDを設定する前に、準備で作成したフォームから、テスト用回答を送信しておきましょう。
続いてフォームIDを設定します。
ここまで設定できたら、「テスト」をクリックします。
テストに成功すると、テスト成功画面が表示されます。また、フォームから取得した情報を、取得した値（アウトプット）として使用できるようになります。
アウトプットについて
フォームから送信した情報を取得できていることを確認したら、「保存する」をクリックしましょう。
「テストを行ったけど、取得した値の中に欲しいデータがない……」
Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法
ステップ4：Google Driveのアクション設定
「ファイルをダウンロードする」をクリックします。
「Google Driveと連携するアカウント情報」が任意のものに設定されていることを確認したら、「次へ」をクリックします。
ファイルIDには、先ほどの取得した値を設定します。入力欄をクリックすると、候補が表示されます。
ファイルIDを設定できたら、「テスト」をクリックします。
テストに成功すると、テスト成功画面が表示されます。
確認できたら、忘れないように「保存する」ボタンをクリックしておきましょう。
ステップ5：CloudConvertのアクション設定
「ファイルをアップロード」をクリックします。
「CloudConvertと連携するアカウント情報」が任意のものに設定されていることを確認したら、「次へ」をクリックします。
ファイル名は先ほどと同様に、取得した値から設定します。
ファイルの添付方法、ファイルはデフォルトで下記のように設定されています。
テスト成功画面が表示されているのを確認したら、「保存する」をクリックしましょう。
ステップ6：CloudConvertのアクション設定その2
「ファイルを変換」をクリックします。
先ほどと同様に、アカウント情報が正しいことを確認したら「次へ」をクリックします。
入力フォーマットを設定します。入力欄をクリックし、プルダウンメニューから選択しましょう。
出力フォーマットには、デフォルトで「pdf」が選択されています。
また、出力ファイル名、エンジン、タイムアウトも設定できますが、今回は使用しません。使用する場合は、注釈を確認してからご記入ください。
テストに成功すると、テスト成功画面が表示されます。確認出来たら「保存する」をクリックしましょう。
ステップ7：CloudConvertのアクション設定その3
「ファイルのエクスポートタスクを実行」をクリックします。
アカウントの情報が正しいことを確認したら、「次へ」をクリックしましょう。
ファイルIDリストには、デフォルトでタスクIDが設定されているため、そのまま使用します。今回は、インライン、複数ファイルをアーカイブのどちらも使用しないため、設定しません。
設定ができたら「テスト」をクリックしましょう。
テスト成功画面が表示されているのを確認できたら、忘れないように「保存する」をクリックしておきましょう。
ステップ8：CloudConvertのアクション設定その4
「ファイルのダウンロードURLを取得」をクリックします。
アカウント情報が正しいことを確認し、「次へ」をクリックします。
データIDはデフォルトで設定されています。
テストに成功すると、テスト成功画面が表示されます。
ステップ9：CloudConvertのアクション設定その5
「ファイルをダウンロード」をクリックします。
アカウント情報が正しいことを確認し、「次へ」をクリックしましょう。
テスト成功画面が表示されたのを確認したら、「保存する」をクリックしましょう。
ステップ10：Google Driveのアクション設定その2
「ファイルをアップロードする」をクリックします。
アカウント情報が正しいことを確認し、「次へ」をクリックします。
次に、格納先のフォルダIDの入力欄をクリックすると、候補が表示されます。ファイルを格納したいフォルダを選択しましょう。
ファイル名は、今回は送信した元のファイル名を引用できるよう、取得した値から設定しました。
ファイルの添付方法と、ファイル名はデフォルトで設定されているので、今回はそのままにします。
※テストをクリックすると、実際にpdfに変換されたファイルが、先ほど指定したGoogle Driveのフォルダ内に保存されます。
テスト成功画面が表示されているのを確認できたら、忘れないように「保存する」をクリックしておきましょう。
pdfに変換されたファイルが、指定したGoogle Driveのフォルダ内に保存されているのを確認できました。
ステップ11：フローをONにして動作確認
先ほどの、「保存する」をクリックすると、下記の画面が表示されます。
お疲れ様でした！ここまでで設定は完了です！フォームで受け取ったXLSファイルをPDFに変換し、Google Driveに保存する方法 」でした！
ファイル変換やGoogle Driveを活用したその他の自動化テンプレート
さまざまな業務は自動化することで、日々の作業負担をぐっと減らすことができます。ここではファイル変換やGoogle Driveを使った実践的な自動化例をご紹介します。
ファイル変換を使った便利な自動化例
ファイル形式の変換作業を自動化することで、手動でのダウンロードやアップロード、変換ツールの立ち上げが不要になります。業務の効率化や、データの一元管理・共有にも役立つのがポイントです。
BoxにPDFファイルがアップロードされたら、RPAでPPTファイルに変換し格納する
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Google DriveにPDFファイルがアップロードされたら、CloudConvertでExcelファイルに変換し保存する
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Outlookで受信した画像をRPAでPDFに変換して、Microsoft SharePointに格納する
試してみる
SlackにPDFファイルが追加されたらRPAでJPEG形式に変換し、Dropboxに格納する
試してみる
フォームで受け取った添付ファイルをRPAでPDFに変換してDropboxに格納する
試してみる
Google Driveを使った便利な自動化例
Google Driveを活用すれば、ファイルの管理や共有、通知まで自動で行えます。面倒な手間を省きながら、最新の情報をリアルタイムでチームと共有できるのが大きなメリットです。
Gmailで受信した添付ファイルをGoogle Driveにアップロードする
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Google DriveにPDFファイルが投稿されたらBoxにもファイルを連携する
試してみる
Google DriveでファイルがアップロードされたらTelegramに通知する
試してみる
Googleフォームが送信されたら、その内容で請求書を発行しGoogle Driveに保存する
試してみる
Salesforceで取引先が登録されたらGoogle Driveにフォルダを作成する
試してみる
まとめ
XLSファイルをPDFに変換する作業を自動化することで、これまで手作業にかけていた時間を削減し、変換ミスや保存忘れといったヒューマンエラーを根本からなくすことも可能です！
単純作業から解放され、より創造的で重要なコア業務に集中できる時間を確保できます！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」は、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます！こちら
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