BoxにPDFファイルがアップロードされたら、RPAでPPTファイルに変換し格納する

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■概要

会議やプレゼンテーションの準備で、共有されたPDF資料をPowerPoint（PPT）形式に変換して再編集したい、といった場面は少なくありません。しかし、都度オンラインツールを探して手作業で変換するのは手間がかかり、本来の業務を圧迫する一因にもなります。このワークフローを活用すれば、BoxにPDFファイルがアップロードされるだけで、RPAがPPTファイルへの変換から格納までを自動で実行するため、面倒なpdf to pptの変換作業から解放されます。

■このテンプレートをおすすめする方

Boxに保管しているPDF資料を、日常的に手作業でPPTに変換している方
定期的に発生するpdf to pptの変換業務を自動化し、作業時間を短縮したい方
資料作成に関連する定型業務を効率化し、チームの生産性を向上させたい方

■このテンプレートを使うメリット

Boxへのファイルアップロードを起点にpdf to pptの変換が自動実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を別の業務に充てることができます。
手動での変換作業やファイルの保存が不要になることで、変換ミスや格納場所の間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。

■フローボットの流れ

はじめに、BoxをYoomと連携します。
次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションで監視したいフォルダを設定します。
次に、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したPDFファイルをダウンロードします。
次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」を設定し、任意のファイル変換サイトなどを操作してPDFをPPTに変換します。
次に、AI機能の「テキスト化データを抽出する」を設定し、必要に応じて変換後のファイルからテキスト情報を抽出します。
最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」を設定し、変換されたPPTファイルを指定のフォルダへ格納します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

RPA機能の「ブラウザを操作する」では、pdf to pptの変換に使用するWebサイトのURLや、クリック、ファイル選択といった具体的な操作内容を任意で設定できます。
Boxへのファイルアップロードでは、格納先のフォルダを任意で指定したり、ファイル名に元のファイル名や変換日といった動的な情報（変数）を埋め込んだりするカスタムが可能です。

■注意事項

BoxとYoomを連携してください。
ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691