フォームでExcelファイルが送信されたら、CloudConvertでPDFに変換しGmailで送付する

‍■概要

日々の業務でExcelファイルを受け取り、手作業でPDFに変換してからメールで送付する、といった定型業務に時間を要していませんか。このワークフローは、フォームでExcelファイルが送信されると、CloudConvertが自動でPDFに変換し（convert xls to pdf）、指定の宛先にGmailで送付する一連の流れを自動化します。手作業による変換の手間や送信ミスをなくし、業務を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方

• 定期的にExcelファイルを受け取り、PDFに変換して送付する業務を担当している方
• 手作業によるファイルの変換（convert xls to pfd）と送付に手間を感じ、自動化したい方
• CloudConvertとGmailを活用し、ファイル送付業務のミスを減らしたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• フォーム送信をきっかけにExcelからPDFへのファイル変換とメール送信が自動化され、手作業に費やしていた時間を短縮することが可能です。
• 手作業によるファイルの変換漏れや、メールへの添付間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、CloudConvertとGmailをYoomと連携します。
2. トリガーでフォーム機能を選択し、「フォームが送信されたら」を設定し、Excelファイルを受け取るフォームを指定します。
3. オペレーションでCloudConvertの「ファイルをアップロード」アクションを選択し、フォームで受け取ったファイルを指定します。
4. 次に、CloudConvertの「ファイルを変換」アクションで、アップロードしたファイルをPDFに変換するように設定します。
5. 続いて、「ファイルのエクスポートタスクを実行」、「ファイルのダウンロードURLを取得」、「ファイルをダウンロード」の一連のアクションを設定し、変換後のPDFファイルを取得します。
6. 最後に、Gmailの「メールを送る」アクションを設定し、取得したPDFファイルを添付して任意の宛先にメールを送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• CloudConvertのファイル変換アクションでは、出力するファイル名などを固定値で指定するだけでなく、フォームの入力内容といった前段のフローで取得した情報を動的に設定することも可能です。
• Gmailのメール送付アクションでは、送信先を自由に設定できます。また、件名や本文に固定のテキストを設定したり、フォームで取得した情報などを変数として埋め込み、内容をカスタマイズすることも可能です。

■注意事項

• CloudConvert、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。