GoogleフォームにExcelファイルが送信されたら、CloudConvertでPDFに変換しGoogle Driveに格納する

■概要

日々の業務で発生するExcelファイルをPDFに変換する作業に、手間を感じていませんか。特に、Googleフォームでファイルを受け取る場合、ダウンロードしてから手動で変換し、再度アップロードする作業は非効率であり、ファイル管理も煩雑になりがちです。このワークフローは、GoogleフォームにExcelファイルが添付・送信されると、自動でCloudConvertがPDFに変換し、指定のGoogle Driveフォルダに格納します。手作業によるファイル変換（convert xls to pdf）のプロセスを自動化し、業務を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Googleフォームで受け取ったExcelファイルのPDF変換と保存を自動化したいと考えている方
• 手作業によるファイル形式の変換（convert xls to pdf）で生じる手間やミスを削減したい方
• CloudConvertとGoogle Driveを連携させてファイル管理の効率を向上させたい業務担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

• Googleフォームへの回答を起点に、ExcelからPDFへのファイル変換、Google Driveへの格納までが自動で実行されるため、手作業の時間を短縮できます
• 手動でのファイル操作が不要になることで、変換ミスや保存先の指定間違い、ファイルの保存し忘れといったヒューマンエラーを防ぎます

■フローボットの流れ

1. はじめに、Googleフォーム、CloudConvert、Google DriveをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定し、Excelファイルが添付された回答を対象とします
3. オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームで受信したExcelファイルをダウンロードします
4. 続いて、CloudConvertのオペレーションを設定し、ダウンロードしたファイルをアップロードした後にPDF形式へ変換します
5. 変換処理が完了したら、CloudConvert上で変換後のファイルをダウンロードします
6. 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、ダウンロードしたPDFファイルを指定のフォルダに格納します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• CloudConvertのファイル変換アクションでは、出力ファイルの形式やファイル名などを任意の値で設定したり、フォームの回答内容などの動的な情報を変数として埋め込んだりすることが可能です
• Google Driveへのファイルアップロードアクションでは、保存先のフォルダIDやファイル名を固定の値で指定したり、前段のオペレーションで取得した情報を変数として設定したりすることが可能です

■注意事項

• Googleフォーム、CloudConvert、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。