フォームで送信したXLS形式のファイルをRPAでPDFに変換し、Salesforceの関連レコードに紐付ける

‍■概要

帳票やレポートなど、XLS形式のファイルを手動でPDFに変換する作業は手間がかかるものです。さらに、変換したPDFをSalesforceの特定の顧客情報に紐付ける作業も、手作業ではミスが発生しやすく管理が煩雑になりがちです。このワークフローを活用すれば、フォームに送信されたXLSファイルを自動でPDFに変換し、Salesforceの関連レコードへ添付する一連の流れを自動化できます。`convert xls to pdf`の手間をなくし、より重要な業務に集中できるようになります。

■このテンプレートをおすすめする方

• 日常的にXLSからPDFへの変換を行い、Salesforceへの登録作業に手間を感じている方
• `convert xls to pdf`のプロセスで発生する、ファイル添付漏れなどのミスを防ぎたい方
• Salesforce上の顧客情報と関連書類の一元管理を、より効率的に行いたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• `convert xls to pdf`の作業からSalesforceへのファイルアップロードまでが自動化され、手作業にかかっていた時間を短縮できます
• 手動でのファイル変換やアップロード作業がなくなるため、ファイルの添付間違いや更新漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、SalesforceをYoomと連携します
2. トリガーでフォーム機能を選択し、「フォームが送信されたら」を設定し、XLSファイルやSalesforceの検索に必要な情報を受け取るフォームを作成します
3. 次に、オペレーションでRPA機能を選択し、「ブラウザを操作する」アクションで、アップロードされたXLSファイルをPDFに変換する操作を設定します
4. 続いて、オペレーションでSalesforceの「レコードと紐付けるファイルをアップロード」アクションを設定し、変換されたPDFファイルをアップロードします
5. その後、Salesforceの「アップロードしたファイルのコンテンツIDを取得」と「取引先オブジェクトのレコードを検索」アクションを設定します
6. 最後に、Salesforceの「ファイルとレコードを紐付ける」アクションで、取得したコンテンツIDと検索したレコードを紐付けます

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• RPA機能の「ブラウザを操作する」アクションでは、XLSファイルをPDFに変換するために使用するWebページを任意で設定してください
• 同じくRPA機能のアクション内で、ファイルのアップロードや変換ボタンのクリックなど、実際のWebページに合わせた操作内容を任意でカスタムしてください

■注意事項

• SalesforceとYoomを連携してください。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
  ‍https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691