【ノーコードで実現】クラウドサインで契約書を自動で作成する方法

フォームのデータをもとにクラウドサインで契約書を自動で作成する

フォームの入力データをもとに、クラウドサインで契約書を自動作成できます。
手作業による文書作成を省略でき、スピーディーかつミスのない契約業務が期待できます。
契約書の作成・送付を効率化したい方や、問い合わせ対応を素早く行いたい方におすすめです。

チャットツールのデータをもとにクラウドサインで契約書を自動で作成する

チャットツールに投稿されたデータをもとに、クラウドサインで契約書を自動作成できます。
チャット上のやり取りからスムーズに契約プロセスへ移行でき、対応の抜け漏れや作業時間の削減が期待できます。
営業・カスタマーサポートなど、迅速な契約対応が求められる方おすすめです。

クラウドサインで契約書を自動で作成するフローを作ってみよう

それでは、さっそく実際にクラウドサインを活用したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでクラウドサインを活用したフローの作成を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行してください。

[Yoomとは]

今回はGoogle Driveに書類が格納されたら、クラウドサインで契約書を作成して送信するフローボットを作成していきます！

作成の流れは大きく分けて以下です。

• クラウドサインとGoogle Driveをマイアプリ連携
• テンプレートをコピーする
• クラウドサインのトリガー設定およびGoogle Driveのアクション設定
• トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了

ステップ1：クラウドサインとGoogle Driveをマイアプリ連携

【事前準備 クラウドサイン】
クラウドサインのマイアプリ登録には、クライアントIDの取得が必要です。
こちらのURLからログインし、クライアントIDを発行してます。
詳しくはこちらを参考にしてください。
クラウドサインのマイアプリ登録方法 | Yoomヘルプセンター

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1)Yoomのアカウントにログインしたら、次に使用するアプリを登録します。
「マイアプリ」をクリックし、「新規接続」を選択してください。

2)Yoomで接続可能なアプリ一覧が表示され、検索窓から1つずつアプリを検索します。

【クラウドサインの場合】
クラウドサインを選択できたら、アカウント名と事前に取得したクライアントIDを入力して、「追加」をクリックします。

【Google Driveの場合】
Google Driveを選択できたら、Googleアカウントでログインしてください。

3)登録が完了すると、マイアプリにアイコンが表示されます。
登録したアプリのアイコンが表示されるか確認してください。

ステップ2：テンプレートをコピー

さてここからは、テンプレートを使って解説します。
はじめにこちらのバナーをクリックしてください。

1)最初に「このテンプレートを試す」というアイコンをクリックしてください。

2) 以下の確認画面が表示されますので、「OK」をクリックします。

以下のように表示されたら、テンプレートのコピーができています。

タイトルや詳細はクリックすることで編集可能です。
また、コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに保存されているので、マイプロジェクトからも開くことができます。

ステップ3：Google Driveに書類が格納されたら起動するトリガーを設定

右に「！」が表示されているアイコンを上から順番にクリックし、オペレーションを設定します。
1)まずは「アプリトリガー　特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」をクリックしてみましょう！

2) アクションは「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」が選択されていることを確認して、「次へ」をクリックします。

3)トリガーの起動間隔を選択し、フォルダIDを入力します。
トリガーの起動間隔は契約プランに応じて異なります。
ご自身のプランの内容を確認してください。
各プランの機能制限や使用上限の一覧 | Yoomヘルプセンター (intercom.help)
特にこだわりがなければ、使用しているプランの最短時間の選択をおすすめします！

フォルダIDはボックスをクリックすると連携済みのIDが表示されるので、使用したいIDを選択してください。

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入力できたらテストをクリックします。
テストが成功したら「保存」します。

ステップ4：Google Driveにファイルをダウンロードするアクションを設定

1) フローに戻り、「アプリと連携する　ファイルをダウンロードする」のアイコンをクリックします。

2) アクションは「ファイルをダウンロードする」が選択されていることを確認し、「次へ」をクリックします。

3)ファイルIDは先ほど取得したGoogle Driveのアウトプットから選択します。
アウトプットについて | Yoomヘルプセンター

入力が完了したら、「テスト」をクリックします。
テスト完了後、「保存」します。

ステップ5：クラウドサインで契約書を作成するアクションを設定

1) フローに戻り、「アプリと連携する　書類の作成」のアイコンをクリックします。

2) アクションは「書類の作成」が選択されていることを確認し、「次へ」をクリックします。

3)契約書の内容を入力します。
クラウドサインでの書類送付の一連の流れはこちらを参考にしてください。
クラウドサインの典型的な利用の流れ ✒️ | Yoomヘルプセンター

入力が完了したら、テストをクリックします。
テスト完了後、「保存」をクリックします。

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ステップ6:クラウドサインで書類にファイルを添付するアクションを設定

1) フローに戻り、「アプリと連携する　書類にファイルを添付」のアイコンをクリックします。

2) アクションは「書類にファイルを添付」が選択されていることを確認して、「次へ」をクリックします。

3)書類IDは先ほど取得したクラウドサインのアウトプットから選択します。

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また、ファイルの添付方法は「取得した値を使用する　Google Driveからの取得ファイル」となっていることを確認し、テストします。　

テスト完了後、「保存」をクリックします。

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ステップ7:クラウドサインで書類にファイルを添付するアクションを設定

1) フローに戻り、「アプリと連携する　宛先の追加」のアイコンをクリックします。

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2) アクションは「宛先の追加」が選択されていることを確認して、「次へ」をクリックします。

3)書類IDは先ほど同様に取得したクラウドサインのアウトプットから選択します。

必要情報を入力して、テスト完了後、「保存」をクリックします。

ステップ:クラウドサインで書類の送信・リマインドするアクションを設定

1) フローに戻り、「アプリと連携する　書類の送信・リマインド」のアイコンをクリックします。

2) アクションは「書類の送信・リマインド」が選択されていることを確認して、「次へ」をクリックします。

3)先ほど同様に取得したクラウドサインのアウトプットから書類IDを選択します。

テスト完了後、「保存」をクリックします。

なお、テストを実行すると指定したメールには以下のようなメールが届きました。

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これで【Google Driveに書類が格納されたら、クラウドサインで契約書を作成して送信する】というフローが完成です。

ステップ：テストと確認

設定が完了すると、以下のような表示が出てくるので、「トリガーをON」をクリックします。
フローボットを起動し、正しく動作するか確認してください。

クラウドサインを使った自動化例

Yoomにはこの他にもクラウドサインを活用した自動化のテンプレートがたくさんあります！
使い慣れているアプリとの自動化例がないか、ぜひ探してみてくださいね。

終わりに　

ノーコードツールYoomを活用して、クラウドサインで契約書を自動作成する方法を紹介しました！

契約書の作成が自動化できればデータを確認しながら手入力する必要がなくなるため、今までよりもスピーディーに書類作成が完結するはずです！これにより、業務スピードの向上も期待できそうですよね！

また、<span class="mark-yellow">今回の自動化は、プログラミング不要のYoomを活用することで簡単に実現できます！</span>
エンジニアのような専門的な知識がなくてもスムーズに自動化の導入が可能なため、初心者の方にとってはメリットと感じられるのではないでしょうか。

このようなクラウドサインを活用した自動化を導入したい場合は、今すぐYoomに登録しましょう！
無料アカウントを発行できるため、すぐに実際の操作性を確かめることが可能です！ぜひお試しください！