・
クラウドサインで契約書を作成する場合、別途提出された書類の中にあるデータを目視で確認し手入力したり、コミュニケーションツールなどで送信されたデータをコピーして作成したりしますよね。
ごく普通のフローではありますが、入力ミスなどのヒューマンエラーが起きやすかったり、作成しなければならない書類数が多い場合は、時間がかかってしまうのではないでしょうか。
実はこのような手動作業は、全て自動化できちゃいます！
自動化することで手動で行うよりもよりスピーディーに、そしてスムーズな契約書の自動作成が可能になるため、業務効率の向上になるはずです！
そこでこの記事では、クラウドサインを活用した業務自動化方法について画像付きで詳しく解説します。難しい専門的な知識がなくても自動化の導入が可能なため、この機会に要チェックです！
Yoomにはクラウドサインを使った業務フローを自動化するためのテンプレートが用意されています！今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
■概要
契約書などの書類をGoogle Driveに格納した後、クラウドサインへ手動でアップロードし、宛先を設定して送信する作業に手間を感じていませんか。この一連の作業は、ファイル添付ミスや宛先間違いなどのヒューマンエラーが発生しやすい業務でもあります。このワークフローを活用すれば、Google Driveに書類が格納されるだけで、クラウドサインでの書類作成から送信までの一連の流れを自動化し、これらの課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
いろいろな方法で、クラウドサインで契約書を自動作成することができます。その方法をいくつかピックアップしたので、ご覧ください！
気になる自動化例の「試してみる」をクリックしてアカウント登録するだけで、すぐにクラウドサインの自動更新を体験できます。
登録はたったの30秒で完了するので、ぜひ気軽にお試しください！
ストレージサービスに保存されたデータをもとに、クラウドサインで契約書を自動作成できます。
ファイルをアップロードするだけで契約書作成が完了し、手作業によるミスを防ぎながら業務効率を大幅に向上させます。
定型書類が多い法務部門やバックオフィス業務を効率化したい方におすすめです。
■概要
契約書などの書類をGoogle Driveに格納した後、クラウドサインへ手動でアップロードし、宛先を設定して送信する作業に手間を感じていませんか。この一連の作業は、ファイル添付ミスや宛先間違いなどのヒューマンエラーが発生しやすい業務でもあります。このワークフローを活用すれば、Google Driveに書類が格納されるだけで、クラウドサインでの書類作成から送信までの一連の流れを自動化し、これらの課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
OneDriveに契約書などのファイルをアップロードした後、クラウドサインを開いて書類を作成し、宛先を入力して送信する、といった一連の作業に手間を感じていませんか。このワークフローを活用すれば、OneDriveの特定フォルダにファイルが格納されるだけで、クラウドサインでの書類作成から送信までを自動化できるため、面倒な手作業から解放され、契約業務を効率化することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
フォームの入力データをもとに、クラウドサインで契約書を自動作成できます。
手作業による文書作成を省略でき、スピーディーかつミスのない契約業務が期待できます。
契約書の作成・送付を効率化したい方や、問い合わせ対応を素早く行いたい方におすすめです。
■概要
Googleフォームで受け付けた情報をもとに、一件ずつ契約書を作成して送付する作業に手間を感じていませんか？手作業での情報転記は時間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーを誘発する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をきっかけに、Googleドキュメントでの契約書作成からクラウドサインでの送付までの一連の流れを自動化し、こうした課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
■概要
Jotformで受け付けた申込情報を、手作業で契約書に転記して送付する作業に手間を感じていませんか。この一連の作業は、入力ミスや送付先の間違いといったヒューマンエラーが発生しやすく、契約締結までの時間を要する原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Jotformへのフォーム送信をきっかけに、クラウドサインでの契約書作成から送付までを自動化し、これらの課題を円滑に解決します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
・Jotform、Googleドキュメント、クラウドサインをそれぞれYoomで連携させてください。
・JotformのWebhook設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/8105581-jotformのwebhook設定と最新回答取得方法について
チャットツールに投稿されたデータをもとに、クラウドサインで契約書を自動作成できます。
チャット上のやり取りからスムーズに契約プロセスへ移行でき、対応の抜け漏れや作業時間の削減が期待できます。
営業・カスタマーサポートなど、迅速な契約対応が求められる方おすすめです。
■概要
Slackで契約締結の依頼を受けた後、手作業で契約情報を転記し、書類を作成してクラウドサインで送信する作業に手間を感じていませんか。
特に急ぎの案件では、入力ミスなどのヒューマンエラーも起こりがちです。
このワークフローを活用すれば、Slackへの投稿をトリガーに、投稿内容から自動で契約書を作成しクラウドサインで送信できるため、契約業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Discordで受けた契約依頼の内容を確認し、手作業で契約書を作成して送信する業務は、手間がかかる上に転記ミスなどの懸念がありませんか。このワークフローを活用すれば、Discordの特定チャンネルへの投稿をきっかけに、AIが投稿内容から情報を抽出してGoogleドキュメントで契約書を自動作成し、クラウドサインで送信までを完結させることができ、契約業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
・Discord、Googleドキュメント、クラウドサインをそれぞれYoomで連携させてください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
それでは、さっそく実際にクラウドサインを活用したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでクラウドサインを活用したフローの作成を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行してください。
[Yoomとは]
今回はGoogle Driveに書類が格納されたら、クラウドサインで契約書を作成して送信するフローボットを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
■概要
契約書などの書類をGoogle Driveに格納した後、クラウドサインへ手動でアップロードし、宛先を設定して送信する作業に手間を感じていませんか。この一連の作業は、ファイル添付ミスや宛先間違いなどのヒューマンエラーが発生しやすい業務でもあります。このワークフローを活用すれば、Google Driveに書類が格納されるだけで、クラウドサインでの書類作成から送信までの一連の流れを自動化し、これらの課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
【事前準備 クラウドサイン】
クラウドサインのマイアプリ登録には、クライアントIDの取得が必要です。
こちらのURLからログインし、クライアントIDを発行してます。
詳しくはこちらを参考にしてください。
クラウドサインのマイアプリ登録方法 | Yoomヘルプセンター
1)Yoomのアカウントにログインしたら、次に使用するアプリを登録します。
「マイアプリ」をクリックし、「新規接続」を選択してください。
2)Yoomで接続可能なアプリ一覧が表示され、検索窓から1つずつアプリを検索します。
【クラウドサインの場合】
クラウドサインを選択できたら、アカウント名と事前に取得したクライアントIDを入力して、「追加」をクリックします。
【Google Driveの場合】
Google Driveを選択できたら、Googleアカウントでログインしてください。
3)登録が完了すると、マイアプリにアイコンが表示されます。
登録したアプリのアイコンが表示されるか確認してください。
さてここからは、テンプレートを使って解説します。
はじめにこちらのバナーをクリックしてください。
■概要
契約書などの書類をGoogle Driveに格納した後、クラウドサインへ手動でアップロードし、宛先を設定して送信する作業に手間を感じていませんか。この一連の作業は、ファイル添付ミスや宛先間違いなどのヒューマンエラーが発生しやすい業務でもあります。このワークフローを活用すれば、Google Driveに書類が格納されるだけで、クラウドサインでの書類作成から送信までの一連の流れを自動化し、これらの課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
1)最初に「このテンプレートを試す」というアイコンをクリックしてください。
2) 以下の確認画面が表示されますので、「OK」をクリックします。
以下のように表示されたら、テンプレートのコピーができています。
タイトルや詳細はクリックすることで編集可能です。
また、コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに保存されているので、マイプロジェクトからも開くことができます。
右に「！」が表示されているアイコンを上から順番にクリックし、オペレーションを設定します。
1)まずは「アプリトリガー 特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」をクリックしてみましょう！
2) アクションは「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」が選択されていることを確認して、「次へ」をクリックします。
3)トリガーの起動間隔を選択し、フォルダIDを入力します。
トリガーの起動間隔は契約プランに応じて異なります。
ご自身のプランの内容を確認してください。
各プランの機能制限や使用上限の一覧 | Yoomヘルプセンター (intercom.help)
特にこだわりがなければ、使用しているプランの最短時間の選択をおすすめします！
フォルダIDはボックスをクリックすると連携済みのIDが表示されるので、使用したいIDを選択してください。
入力できたらテストをクリックします。
テストが成功したら「保存」します。
1) フローに戻り、「アプリと連携する ファイルをダウンロードする」のアイコンをクリックします。
2) アクションは「ファイルをダウンロードする」が選択されていることを確認し、「次へ」をクリックします。
3)ファイルIDは先ほど取得したGoogle Driveのアウトプットから選択します。
アウトプットについて | Yoomヘルプセンター
入力が完了したら、「テスト」をクリックします。
テスト完了後、「保存」します。
1) フローに戻り、「アプリと連携する 書類の作成」のアイコンをクリックします。
2) アクションは「書類の作成」が選択されていることを確認し、「次へ」をクリックします。
3)契約書の内容を入力します。
クラウドサインでの書類送付の一連の流れはこちらを参考にしてください。
クラウドサインの典型的な利用の流れ ✒️ | Yoomヘルプセンター
入力が完了したら、テストをクリックします。
テスト完了後、「保存」をクリックします。
1) フローに戻り、「アプリと連携する 書類にファイルを添付」のアイコンをクリックします。
2) アクションは「書類にファイルを添付」が選択されていることを確認して、「次へ」をクリックします。
3)書類IDは先ほど取得したクラウドサインのアウトプットから選択します。
また、ファイルの添付方法は「取得した値を使用する Google Driveからの取得ファイル」となっていることを確認し、テストします。
テスト完了後、「保存」をクリックします。
1) フローに戻り、「アプリと連携する 宛先の追加」のアイコンをクリックします。
2) アクションは「宛先の追加」が選択されていることを確認して、「次へ」をクリックします。
3)書類IDは先ほど同様に取得したクラウドサインのアウトプットから選択します。
必要情報を入力して、テスト完了後、「保存」をクリックします。
1) フローに戻り、「アプリと連携する 書類の送信・リマインド」のアイコンをクリックします。
2) アクションは「書類の送信・リマインド」が選択されていることを確認して、「次へ」をクリックします。
3)先ほど同様に取得したクラウドサインのアウトプットから書類IDを選択します。
テスト完了後、「保存」をクリックします。
なお、テストを実行すると指定したメールには以下のようなメールが届きました。
これで【Google Driveに書類が格納されたら、クラウドサインで契約書を作成して送信する】というフローが完成です。
設定が完了すると、以下のような表示が出てくるので、「トリガーをON」をクリックします。
フローボットを起動し、正しく動作するか確認してください。
Yoomにはこの他にもクラウドサインを活用した自動化のテンプレートがたくさんあります！
使い慣れているアプリとの自動化例がないか、ぜひ探してみてくださいね。
■概要
Notionからクラウドサインで契約書を送信するフローです。
Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、Notion上から直接トリガーを起動させることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.クラウドサインを業務に活用している企業
・企業間の契約書類を作成している方
・雇用契約や業務委託契約の書類を作成する方
2Notionで情報の一元管理をしている企業
・企業情報や個人情報を登録している方
■このテンプレートを使うメリット
クラウドサインは帳票を一元管理し、業務効率を上げるために活用できるツールです。
Notionに登録されている情報を基に契約書を作成することで、チーム内に共有する情報に一貫性を持たせることができます。
しかしNotionの登録情報を都度手入力してクラウドサインで契約書を作成するのは、情報の透明性を低下させる可能性があります。
このフローを使用すると、Notionの詳細ページからフローを起動することで契約書の作成・送付を自動化し、手作業を大幅に削減します。
契約書の作成はNotionに登録されている情報を引用するため、手入力による入力ミスや漏れを防ぐことができます。
■注意事項
・クラウドサイン、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
・Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法はこちらをご参照ください。
■概要
クラウドサインで契約が完了したらMicrosoft Teamsに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.クラウドサインで契約業務を行っている方
・契約の締結状況を直ぐに把握したい方
・契約完了の通知をMicrosoft Teamsで受け取って確認漏れを防ぎたい方
2.Microsoft Teamsを業務連絡ツールとして活用しているチーム
・クラウドサインの契約情報をMicrosoft Teamsに集約して情報共有を一元化したい方
■このテンプレートを使うメリット
クラウドサインは契約業務をデジタル化して時間とコストを削減する便利なツールです。
しかしながら、契約が完了するたびにクラウドサインの管理画面を常に確認するのは、手間がかかってしまう事があり重要な契約の見落としに繋がる可能性も懸念されます。
クラウドサインとMicrosoft Teamsの連携によって契約業務を効率化して契約完了後のアクションを迅速化することで、ビジネスチャンスを逃さずスムーズな契約プロセスが可能になります。
■注意事項
・クラウドサイン、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
クラウドサインで契約が完了したらOutlookを送信するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.電子署名ツールとしてクラウドサインを利用している企業
・クラウドサインを既に導入しているが、更に効率的なワークフローを求めている方
・契約プロセスの一部を自動化し、手作業を減らしたいと考えている法務担当者
2.Outlookを日常的に利用することが多い方
・Outlookを日常業務で使用していて、契約完了後すぐに関係者に通知を行いたい方
・契約完了後の業務をスムーズに処理したい方
■このテンプレートを使うメリット
このテンプレートを利用すると、契約完了後の連絡を自動化することができます。
これまでクラウドサインに直接アクセスして契約完了の有無を確認していた方は、Outlookから確認できるようになり、情報を把握しやすくなります。
これにより、契約完了後の処理をスムーズに行えるようになるでしょう。
また、チームメンバーへの情報共有としても有効です。
関係者に連絡が届くように事前に設定することで、他のメンバーも契約に関わる情報が確認しやすくなるため、情報の透明性が向上します。
■注意事項
・クラウドサインとOutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
クラウドサインで契約書類の締結が完了したら、その情報をGoogleスプレッドシートに追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.クラウドサインで帳票作成等行う企業の方
・顧客企業との書類を作成管理している総務部の担当者
・業務委託締結の書類を管理している人事部門の方
2.Googleスプレッドシートで情報を管理している方
・チーム内で情報共有のために使用している方
・複数名で同時に同じシートの編集をしたい事務職員
■このテンプレートを使うメリット
クラウドサインを使用することで書類の締結はスムーズになりますが、チーム内への締結書類情報の共有を行うとなるとそれは手間のかかる作業の一つです。
情報を細かく共有しようとすればするほど、入力箇所が増えて手間がかかります。
チームや社内への情報共有を容易にし、その他のコア業務に時間を充てたいと考える人にこのフローは適しています。
このフローボットを利用することで、クラウドサインの締結を合図に自動でGoogleスプレッドーシートに情報を入力することが可能となります。
■注意事項
・クラウドサイン、GoogleスプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
クラウドサインで雇用契約が完了したらGoogle Workspaceに登録するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.クラウドサインを利用して契約業務を行っている方
・雇用契約から従業員の登録を一貫して行い業務時間を短縮したい方
・従業員の登録作業におけるミスを削減したい方
■このテンプレートを使うメリット
クラウドサインとGoogle Workspaceを連携することで雇用契約から従業員の登録を効率化することができます。
このフローを利用することで、クラウドサインで雇用契約が完了すると契約書の内容を元にGoogle Workspaceに従業員情報を自動で登録することが可能です。
雇用契約から従業員の登録作業を一貫して行うことができるため、作業時間を短縮し入力ミスや入力漏れを防止できます。
■注意事項
・クラウドサイン、Google WorkspaceのそれぞれとYoomを連携してください。
・分岐はミニプラン以上のプラン、Google WorkspaceとAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプラン、チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ノーコードツールYoomを活用して、クラウドサインで契約書を自動作成する方法を紹介しました！
契約書の作成が自動化できればデータを確認しながら手入力する必要がなくなるため、今までよりもスピーディーに書類作成が完結するはずです！これにより、業務スピードの向上も期待できそうですよね！
また、今回の自動化は、プログラミング不要のYoomを活用することで簡単に実現できます！
エンジニアのような専門的な知識がなくてもスムーズに自動化の導入が可能なため、初心者の方にとってはメリットと感じられるのではないでしょうか。
このようなクラウドサインを活用した自動化を導入したい場合は、今すぐYoomに登録しましょう！
無料アカウントを発行できるため、すぐに実際の操作性を確かめることが可能です！ぜひお試しください！
