クラウドサインで契約書を作成する場合、別途提出された書類の中にあるデータを目視で確認し手入力したり、コミュニケーションツールなどで送信されたデータをコピーして作成したりしますよね。
ごく普通のフローではありますが、入力ミスなどのヒューマンエラーが起きやすかったり、作成しなければならない書類数が多い場合は、時間がかかってしまうのではないでしょうか。
実はこのような手動作業は、全て自動化できちゃいます！
自動化することで手動で行うよりもよりスピーディーに、そしてスムーズな契約書の自動作成が可能になるため、業務効率の向上になるはずです！
そこでこの記事では、クラウドサインを活用した業務自動化方法について画像付きで詳しく解説します。難しい専門的な知識がなくても自動化の導入が可能なため、この機会に要チェックです！
とにかく早く試したい方へ
Yoomにはクラウドサインを使った業務フローを自動化するためのテンプレートが用意されています！今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
Google Driveに書類が格納されたら、クラウドサインで契約書を作成して送信する
試してみる
■概要
このワークフローでは、Google Driveに必要な書類が保存されると、クラウドサインを活用して自動的に契約書が作成されます。これにより、手動での契約作成や送信作業の手間を削減し、業務の効率化を実現します。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google Driveとクラウドサインを活用しているビジネスパーソン
・契約書の作成や送信に時間がかかっている中小企業の経営者
・業務プロセスを自動化し、効率化を図りたいと考えている方
・契約管理におけるヒューマンエラーを減らしたい担当者
・複数の書類管理システムを統合したい方
■注意事項
・Google Drive、クラウドサインをそれぞれYoomで連携させてください
クラウドサインで契約書を自動で作成する様々な方法
いろいろな方法で、クラウドサインで契約書を自動作成することができます。その方法をいくつかピックアップしたので、ご覧ください！
気になる自動化例の「試してみる」をクリックしてアカウント登録するだけで、すぐにクラウドサインの自動更新を体験できます。
登録はたったの30秒で完了するので、ぜひ気軽にお試しください！
ストレージサービスのデータをもとにクラウドサインで契約書を自動で作成する
ストレージサービスに保存されたデータをもとに、クラウドサインで契約書を自動作成できます。
ファイルをアップロードするだけで契約書作成が完了し、手作業によるミスを防ぎながら業務効率を大幅に向上させます。
定型書類が多い法務部門やバックオフィス業務を効率化したい方におすすめです。
Google Driveに書類が格納されたら、クラウドサインで契約書を作成して送信する
試してみる
■概要
このワークフローでは、Google Driveに必要な書類が保存されると、クラウドサインを活用して自動的に契約書が作成されます。これにより、手動での契約作成や送信作業の手間を削減し、業務の効率化を実現します。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google Driveとクラウドサインを活用しているビジネスパーソン
・契約書の作成や送信に時間がかかっている中小企業の経営者
・業務プロセスを自動化し、効率化を図りたいと考えている方
・契約管理におけるヒューマンエラーを減らしたい担当者
・複数の書類管理システムを統合したい方
■注意事項
・Google Drive、クラウドサインをそれぞれYoomで連携させてください
OneDriveに書類が格納されたら、クラウドサインで契約書を作成して送信する
試してみる
■概要
このワークフローでは、OneDriveに書類が格納されたら、クラウドサインで契約書を作成することが可能です。この自動化により、手動での書類管理や契約手続きの手間を軽減することができます。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・OneDriveを活用して書類管理を行っているビジネスパーソン
・クラウドサインを利用して契約書の作成・送信を効率化したい方
・契約業務の自動化を検討している中小企業の担当者
・書類の保存から契約までのプロセスをシームレスに連携させたい方
■注意事項
・OneDrive、クラウドサインをそれぞれYoomで連携させてください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
フォームのデータをもとにクラウドサインで契約書を自動で作成する
フォームの入力データをもとに、クラウドサインで契約書を自動作成できます。
手作業による文書作成を省略でき、スピーディーかつミスのない契約業務が期待できます。
契約書の作成・送付を効率化したい方や、問い合わせ対応を素早く行いたい方におすすめです。
Googleフォームで送信された情報で契約書を作成しクラウドサインで送付する
試してみる
Googleフォームで送信された情報で契約書を作成しクラウドサインで送付するフローです。
Jotformで回答したら、クラウドサインで契約書を作成して送付する
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■概要
このワークフローでは、お客様がJotformを通じて回答を送信すると、自動的にクラウドサインで契約書が作成することが可能です。これにより、契約プロセスの効率化とミスの防止が実現します。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Jotformを利用して顧客からの情報収集を行っている営業担当者の方
・クラウドサインでの契約書作成を自動化したいビジネスオーナーの方
・契約手続きにかかる時間を削減し、業務効率を向上させたい企業の管理者の方
■注意事項
・Jotform、Googleドキュメント、クラウドサインをそれぞれYoomで連携させてください。
・JotformのWebhook設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/8105581-jotformのwebhook設定と最新回答取得方法について
チャットツールのデータをもとにクラウドサインで契約書を自動で作成する
チャットツールに投稿されたデータをもとに、クラウドサインで契約書を自動作成できます。
チャット上のやり取りからスムーズに契約プロセスへ移行でき、対応の抜け漏れや作業時間の削減が期待できます。
営業・カスタマーサポートなど、迅速な契約対応が求められる方おすすめです。
Slackの投稿をもとに、クラウドサインで契約書を送信する
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■概要
「Slackの投稿をもとに、クラウドサインで契約書を送信する」フローは業務プロセスの効率化を目指すワークフローです。
Slackでメッセージを送信すると、自動的にクラウドサインで契約書が作成されます。
Slackとクラウドサインの連携により、コミュニケーションと契約管理がシームレスに繋がり、業務のスピードアップとミスの削減に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
・営業チームのメンバー：契約締結のプロセスをスピードアップしたい方
・契約管理担当者：手動作業を減らし、効率的に契約書を作成・管理したい方
・小企業の経営者：業務プロセスの自動化を通じて、業務全体の効率化を図りたい方
・IT担当者：Slackとクラウドサインの連携を簡単に実装し、社内のワークフローを改善したい方
・リモートワークを導入している企業：オンラインでの契約手続きをスムーズにしたい方
■注意事項
・Slack、クラウドサインのそれぞれとYoomを連携してください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Discordの投稿をもとに、クラウドサインで契約書を作成して送信する
試してみる
■概要
このワークフローでは、Discordの投稿をもとに、クラウドサインで契約書を作成して送信することが可能です。これにより、コミュニケーションから契約締結までのプロセスがスムーズに進み、手間や時間を削減できます。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Discordを活用してチームやクライアントとコミュニケーションを取っているビジネスパーソンの方
・契約書作成や送信のプロセスを自動化し、業務効率化を図りたい方
・クラウドサインを既に利用しており、他のツールとの連携を検討している企業の方
・手動での契約処理に時間と労力をかけている営業担当者や管理者の方
・業務ワークフローの自動化に興味があり、具体的な実装方法を探している方
■注意事項
・Discord、Googleドキュメント、クラウドサインをそれぞれYoomで連携させてください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
クラウドサインで契約書を自動で作成するフローを作ってみよう
それでは、さっそく実際にクラウドサインを活用したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでクラウドサインを活用したフローの作成を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行してください。
[Yoomとは]
今回はGoogle Driveに書類が格納されたら、クラウドサインで契約書を作成して送信するフローボットを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
- クラウドサインとGoogle Driveをマイアプリ連携
- テンプレートをコピーする
- クラウドサインのトリガー設定およびGoogle Driveのアクション設定
- トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了
Google Driveに書類が格納されたら、クラウドサインで契約書を作成して送信する
試してみる
■概要
このワークフローでは、Google Driveに必要な書類が保存されると、クラウドサインを活用して自動的に契約書が作成されます。これにより、手動での契約作成や送信作業の手間を削減し、業務の効率化を実現します。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google Driveとクラウドサインを活用しているビジネスパーソン
・契約書の作成や送信に時間がかかっている中小企業の経営者
・業務プロセスを自動化し、効率化を図りたいと考えている方
・契約管理におけるヒューマンエラーを減らしたい担当者
・複数の書類管理システムを統合したい方
■注意事項
・Google Drive、クラウドサインをそれぞれYoomで連携させてください
ステップ1：クラウドサインとGoogle Driveをマイアプリ連携
【事前準備 クラウドサイン】
クラウドサインのマイアプリ登録には、クライアントIDの取得が必要です。
こちらのURLからログインし、クライアントIDを発行してます。
詳しくはこちらを参考にしてください。
クラウドサインのマイアプリ登録方法 | Yoomヘルプセンター
1)Yoomのアカウントにログインしたら、次に使用するアプリを登録します。
「マイアプリ」をクリックし、「新規接続」を選択してください。
2)Yoomで接続可能なアプリ一覧が表示され、検索窓から1つずつアプリを検索します。
【クラウドサインの場合】
クラウドサインを選択できたら、アカウント名と事前に取得したクライアントIDを入力して、「追加」をクリックします。
【Google Driveの場合】
Google Driveを選択できたら、Googleアカウントでログインしてください。
3)登録が完了すると、マイアプリにアイコンが表示されます。
登録したアプリのアイコンが表示されるか確認してください。
ステップ2：テンプレートをコピー
さてここからは、テンプレートを使って解説します。
はじめにこちらのバナーをクリックしてください。
Google Driveに書類が格納されたら、クラウドサインで契約書を作成して送信する
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■概要
このワークフローでは、Google Driveに必要な書類が保存されると、クラウドサインを活用して自動的に契約書が作成されます。これにより、手動での契約作成や送信作業の手間を削減し、業務の効率化を実現します。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google Driveとクラウドサインを活用しているビジネスパーソン
・契約書の作成や送信に時間がかかっている中小企業の経営者
・業務プロセスを自動化し、効率化を図りたいと考えている方
・契約管理におけるヒューマンエラーを減らしたい担当者
・複数の書類管理システムを統合したい方
■注意事項
・Google Drive、クラウドサインをそれぞれYoomで連携させてください
1)最初に「このテンプレートを試す」というアイコンをクリックしてください。
2) 以下の確認画面が表示されますので、「OK」をクリックします。
以下のように表示されたら、テンプレートのコピーができています。
タイトルや詳細はクリックすることで編集可能です。
また、コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに保存されているので、マイプロジェクトからも開くことができます。
ステップ3：Google Driveに書類が格納されたら起動するトリガーを設定
右に「！」が表示されているアイコンを上から順番にクリックし、オペレーションを設定します。
1)まずは「アプリトリガー 特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」をクリックしてみましょう！
2) アクションは「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」が選択されていることを確認して、「次へ」をクリックします。
3)トリガーの起動間隔を選択し、フォルダIDを入力します。
トリガーの起動間隔は契約プランに応じて異なります。
ご自身のプランの内容を確認してください。
各プランの機能制限や使用上限の一覧 | Yoomヘルプセンター (intercom.help)
特にこだわりがなければ、使用しているプランの最短時間の選択をおすすめします！
フォルダIDはボックスをクリックすると連携済みのIDが表示されるので、使用したいIDを選択してください。
入力できたらテストをクリックします。
テストが成功したら「保存」します。
ステップ4：Google Driveにファイルをダウンロードするアクションを設定
1) フローに戻り、「アプリと連携する ファイルをダウンロードする」のアイコンをクリックします。
2) アクションは「ファイルをダウンロードする」が選択されていることを確認し、「次へ」をクリックします。
3)ファイルIDは先ほど取得したGoogle Driveのアウトプットから選択します。
アウトプットについて | Yoomヘルプセンター
入力が完了したら、「テスト」をクリックします。
テスト完了後、「保存」します。
ステップ5：クラウドサインで契約書を作成するアクションを設定
1) フローに戻り、「アプリと連携する 書類の作成」のアイコンをクリックします。
2) アクションは「書類の作成」が選択されていることを確認し、「次へ」をクリックします。
3)契約書の内容を入力します。
クラウドサインでの書類送付の一連の流れはこちらを参考にしてください。
クラウドサインの典型的な利用の流れ ✒️ | Yoomヘルプセンター
入力が完了したら、テストをクリックします。
テスト完了後、「保存」をクリックします。
ステップ6:クラウドサインで書類にファイルを添付するアクションを設定
1) フローに戻り、「アプリと連携する 書類にファイルを添付」のアイコンをクリックします。
2) アクションは「書類にファイルを添付」が選択されていることを確認して、「次へ」をクリックします。
3)書類IDは先ほど取得したクラウドサインのアウトプットから選択します。
また、ファイルの添付方法は「取得した値を使用する Google Driveからの取得ファイル」となっていることを確認し、テストします。
テスト完了後、「保存」をクリックします。
ステップ7:クラウドサインで書類にファイルを添付するアクションを設定
1) フローに戻り、「アプリと連携する 宛先の追加」のアイコンをクリックします。
2) アクションは「宛先の追加」が選択されていることを確認して、「次へ」をクリックします。
3)書類IDは先ほど同様に取得したクラウドサインのアウトプットから選択します。
必要情報を入力して、テスト完了後、「保存」をクリックします。
ステップ:クラウドサインで書類の送信・リマインドするアクションを設定
1) フローに戻り、「アプリと連携する 書類の送信・リマインド」のアイコンをクリックします。
2) アクションは「書類の送信・リマインド」が選択されていることを確認して、「次へ」をクリックします。
3)先ほど同様に取得したクラウドサインのアウトプットから書類IDを選択します。
テスト完了後、「保存」をクリックします。
なお、テストを実行すると指定したメールには以下のようなメールが届きました。
これで【Google Driveに書類が格納されたら、クラウドサインで契約書を作成して送信する】というフローが完成です。
ステップ：テストと確認
設定が完了すると、以下のような表示が出てくるので、「トリガーをON」をクリックします。
フローボットを起動し、正しく動作するか確認してください。
クラウドサインを使った自動化例
Yoomにはこの他にもクラウドサインを活用した自動化のテンプレートがたくさんあります！
使い慣れているアプリとの自動化例がないか、ぜひ探してみてくださいね。
Notionからクラウドサインで契約書を送信するフローです。
クラウドサインで契約が完了したらMicrosoft Teamsに通知する
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クラウドサインで契約が完了したらMicrosoft Teamsに通知するフローです。
クラウドサインで契約が完了したらOutlookを送信する
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クラウドサインで契約が完了したらOutlookを送信するフローです。
クラウドサインで契約書類の締結が完了したら、その情報をGoogleスプレッドシートに追加する
試してみる
クラウドサインで契約書類の締結が完了したら、その情報をGoogleスプレッドシートに追加するフローです。
クラウドサインで雇用契約が完了したらGoogle Workspaceに登録する
試してみる
クラウドサインで雇用契約が完了したらGoogle Workspaceに登録するフローです。
終わりに
ノーコードツールYoomを活用して、クラウドサインで契約書を自動作成する方法を紹介しました！
契約書の作成が自動化できればデータを確認しながら手入力する必要がなくなるため、今までよりもスピーディーに書類作成が完結するはずです！これにより、業務スピードの向上も期待できそうですよね！
また、今回の自動化は、プログラミング不要のYoomを活用することで簡単に実現できます！
エンジニアのような専門的な知識がなくてもスムーズに自動化の導入が可能なため、初心者の方にとってはメリットと感じられるのではないでしょうか。
このようなクラウドサインを活用した自動化を導入したい場合は、今すぐYoomに登録しましょう！
無料アカウントを発行できるため、すぐに実際の操作性を確かめることが可能です！ぜひお試しください！
