■概要
Slackで契約締結の依頼を受けた後、手作業で契約情報を転記し、書類を作成してクラウドサインで送信する作業に手間を感じていませんか。
特に急ぎの案件では、入力ミスなどのヒューマンエラーも起こりがちです。
このワークフローを活用すれば、Slackへの投稿をトリガーに、投稿内容から自動で契約書を作成しクラウドサインで送信できるため、契約業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Slackでの依頼をもとに、クラウドサインで手作業で契約書を作成・送信している方
- 契約書の作成から送信までの定型業務に時間がかかり、コア業務に集中できない方
- Slackとクラウドサインを連携させ、契約締結プロセスを効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Slackへの投稿を起点に契約書の作成から送信までを自動化し、手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- システムが自動で処理を行うため、手作業による情報の転記ミスや宛先間違いといったヒューマンエラーを防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Slack、クラウドサイン、GoogleドキュメントをYoomと連携します。
- トリガーでSlackの「新しいメッセージがチャンネルに投稿されたら」アクションを設定します。
- 次に、AI機能「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、Slackの投稿内容から契約情報を抽出します。
- 続いて、Googleドキュメントの「書類を発行する」アクションで、抽出した情報をもとに契約書ファイルを作成します。
- 次に、クラウドサインの「書類の作成」アクションと「宛先の追加」アクションを順に設定します。
- その後、クラウドサインの「書類にファイルを添付」アクションで作成した契約書ファイルを添付します。
- 最後に、クラウドサインの「書類の送信・リマインド」アクションを設定し、契約書を送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 「テキストからデータを抽出する」では、前段のトリガーで取得したメッセージ内容を変数として指定することで、投稿内容に応じたデータ抽出が可能です。
- 「書類を発行する」アクションを利用する際は、あらかじめ差し込みたい箇所を変数として設定した契約書の雛形を用意する必要があります。
- クラウドサインの各オペレーションでは、前段のアクションで取得した値を後続のアクションで変数として埋め込むことで、動的な書類作成と送信が実現できます。
■注意事項
- Slack、クラウドサイン、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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