Jotformで回答したら、クラウドサインで契約書を作成して送付する

■概要

Jotformで受け付けた申込情報を、手作業で契約書に転記して送付する作業に手間を感じていませんか。この一連の作業は、入力ミスや送付先の間違いといったヒューマンエラーが発生しやすく、契約締結までの時間を要する原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Jotformへのフォーム送信をきっかけに、クラウドサインでの契約書作成から送付までを自動化し、これらの課題を円滑に解決します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Jotformで取得した情報を元に、手作業で契約書を作成・送付しているご担当者の方
• クラウドサインを利用した契約業務のリードタイムを短縮したいと考えている方
• 契約書作成における転記ミスや、送付漏れなどのヒューマンエラーを防止したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Jotformの回答から契約書送付までが自動化されるため、これまで手作業で行っていた情報転記やファイル作成などの時間を削減できます。
• システムが自動で処理を行うことで、手作業によるコピー＆ペーストのミスや送付先の間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Jotform、Google ドキュメント、クラウドサインをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでJotformを選択し、「フォームが送信されたら」を設定します。
3. 続いて、オペレーションでJotformの「最新の回答を取得する」を設定し、送信されたフォームの内容を取得します。
4. さらに、書類発行機能で「Googleドキュメントで書類を発行する」を選択し、Jotformで取得した情報をもとに契約書を自動で作成します。
5. クラウドサインの「書類の作成」「書類にファイルを添付」「宛先の追加」アクションを順に設定します。
6. 最後に、クラウドサインの「書類の送信・リマインド」アクションを設定し、宛先に対して契約書を送付します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• 書類を発行する機能では、契約書の雛形となるGoogle ドキュメントのファイルを任意のものに設定でき、Jotformで取得した情報などを変数として書類内に埋め込むことが可能です。
• クラウドサインで添付する契約書ファイル名は、任意の文字列で設定できます。
• クラウドサインで作成する書類のタイトルは、固定のテキストだけでなく、Jotformの回答内容など、前のステップで取得した値を変数として設定することも可能です。

■注意事項

・Jotform、Googleドキュメント、クラウドサインをそれぞれYoomで連携させてください。

・JotformのWebhook設定方法は下記をご参照ください。

https://intercom.help/yoom/ja/articles/8105581-jotformのwebhook設定と最新回答取得方法について