ホットプロファイルの商談が指定のステージになったら、Google スプレッドシートで見積書PDFファイルを自動作成する
ホットプロファイルの商談が指定のステージになったら、Google スプレッドシートで見積書PDFファイルを自動作成する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
ホットプロファイル
と
Google スプレッドシート
を自動連携できます。
■概要
ホットプロファイルでの営業活動において、商談が特定のステージに進むたびに見積書を作成する作業に手間を感じていませんか。特に、商談情報をGoogle スプレッドシートへ手入力する作業は時間がかかり、入力ミスの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、ホットプロファイルの商談ステージ更新をきっかけに、Google スプレッドシートで見積書を自動で作成できるため、こうした手作業をなくし、迅速で正確な顧客対応を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- ホットプロファイルを利用し、見積書作成を手作業で行っている営業担当者の方
- Google スプレッドシートでの見積書管理を、より効率的に自動化したい方
- ホットプロファイルからの見積書作成フローを自動化し、営業活動を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- ホットプロファイルの商談が特定のステージに進むと見積書が自動作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます
- 手作業でのデータ転記が不要になることで、金額の入力間違いや顧客情報の記載漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、ホットプロファイルとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します
- トリガーでホットプロファイルを選択し、「商談が指定のステージに更新されたら」を設定します
- 次に、オペレーションでAI機能を設定し、トリガーで取得した商談情報から必要なテキストを抽出します
- 続いて、Google スプレッドシートの「複数のレコードを取得する」アクションで、見積書作成に必要な商品情報などを取得します
- 次に、Google スプレッドシートの「書類を発行する」アクションで、取得した情報をもとに見積書PDFファイルを作成します
- 最後に、メール機能の「メールを送る」アクションを設定し、作成した見積書を関係者に自動で通知します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- ホットプロファイルのトリガー設定では、起動のきっかけとなる商談ステージを任意で設定してください
- AI機能のオペレーションでは、ホットプロファイルの商談情報から抽出したいテキスト項目を任意で指定することが可能です
- Google スプレッドシートの各アクションでは、情報の取得先や見積書テンプレートとして使用するスプレッドシートのIDやタブ名などを任意で設定してください
- メール機能のオペレーションでは、通知先のメールアドレスを任意で設定できるほか、本文に前段で取得した情報を含めるなど柔軟なカスタマイズが可能です
■注意事項
- ホットプロファイル、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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