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「応募者情報をまとめたスプレッドシートから、毎回履歴書に情報を転記するのが大変…」
「手作業でのコピー＆ペーストだと、入力ミスや抜け漏れが起きてしまって困る…」
このように、Google スプレッドシートを使った履歴書の作成業務に、手間や課題を感じていませんか？
もし、Google スプレッドシートに記載された応募者情報を基に、指定のフォーマットで履歴書を自動で作成できる仕組みがあれば、日々の転記作業に悩まされることはありません。
採用候補者とのコミュニケーションなど、より本質的な業務に集中できる時間を生み出せます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定でき、手間や時間もかからないため、ぜひ導入して作業をもっと楽にしましょう！
YoomにはGoogle スプレッドシートの情報を基に書類を作成する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーからすぐに自動化を体験できます！
ここからは、Google スプレッドシートのレコード情報を取得し、Google ドキュメントで履歴書を自動作成するフローを解説します！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていきます。まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Google スプレッドシート／Google ドキュメント
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それでは、ここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
Google スプレッドシートの連携
基本ナビの手順に沿って登録してください。
Google ドキュメントの連携
アプリ一覧の検索窓からGoogle ドキュメントを検索し、クリックします。
連携画面に移動するので「Sign in with Google」をクリックしましょう。
連携させるアカウントを選択してください。
※表示されたアカウント以外を連携したい場合は「別のアカウントを使用」をクリックし、連携したいアカウントでログインしてください。
Yoomが信頼できることの確認が求められるので必要事項を確認し、「続行」を選択します。
これでGoogle ドキュメントのマイアプリ登録が完了です
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
コピーすると以下のようにテンプレートがお使いのYoom管理画面にコピーされるので、OKを押して設定を進めていきましょう。
今回のテンプレートでは「手動起動」を使用します。この機能を使うことで、任意のタイミングでフローボットを起動できます。
特定のタイミングではなく、人(担当者)による任意のタイミングで起動させたい場合に利用されます。
※詳しくは「手動起動の設定方法」をご確認下さい。
Google スプレッドシートのレコード情報を取得する設定を行います。
まず、履歴書を作成するための情報が記載されたシートを作成しておきましょう。
作成する内容は、架空の情報（「テスト太郎」や「株式会社テスト」など）でOKです。
作成が完了したら、Yoomに戻って「レコードを取得する」をクリックしてください。
クリックすると以下の画面に切り替わります。
Google スプレッドシートと連携するアカウントに間違いがないかを確認してください。
データベースの連携を行います。
「スプレッドシートID」と「スプレッドシートのタブ名」は、【候補】から先ほど作成したシートを選択してください。
「テーブル範囲」は、先ほど作成したシートの範囲に合わせて直接入力します。
全ての設定が完了したら、「次へ」をクリックしましょう。
「取得したいレコードの条件」は、複数存在するレコードの中から取得対象となるレコードを指定します。
今回は名前が等しいレコードを取得するため、以下のように設定しました。
設定が完了したら「テスト」を実行しましょう。
テストが成功すると、下記のような取得した値が表示されます。
取得した値はこのあとの設定でも使用します。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
レコードの情報が反映していればOKです。「完了」を押して次に進みましょう！
履歴書を作成する設定を行います。
「書類を発行する」を、クリックしてください。
以下の画面が表示されるので、連携アカウント情報を確認してください。
履歴書を発行するにあたって、雛形となる書類の準備が必要なので、Google ドキュメントで雛形書類を作成しておきましょう。
詳しくは「書類を発行する」の設定方法をご確認ください。
今回は以下のような履歴書の雛形を準備しました。{}で囲んだ項目が取得した値と置換されます。
作成したらYoom画面に戻り、雛形書類の連携を行います。
「ドキュメントのファイルID」を候補から選択してください。
次に、発行書類の設定を行います。
「格納先のGoogle DriveフォルダID」は、候補から設定してください。
「出力ファイル名」は、下図のように取得した値を活用して自由に入力できます。
用途に合わせて、固定値と変数（取得した値）を組み合わせ設定してみましょう。
設定したら「次へ」進んでください。
以下の画面が表示されるので、設定方法を確認してください。
確認できたら、置換後の文字列を取得した値を引用し設定していきます。
全ての項目の設定が完了したら、「テスト」をクリックしましょう。
テストに成功すると履歴書が発行されます。
また、格納先のGoogle Driveにも履歴書が自動作成されるので確認してみましょう。
確認できたらYoomに戻り「完了」をクリックしてください。
これですべての設定が完了です。
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
作成したフローボットが正常に動作するか確認しておきましょう！お疲れさまでした。
以上がGoogle スプレッドシートのレコード情報を取得し、Google ドキュメントで履歴書を自動で作成するフローの連携手順です！
Google スプレッドシートからの履歴書作成を自動化することで、これまで手作業で行っていた情報の転記にかかる時間を削減し、ヒューマンエラーの発生を防ぐことができます。
これにより、採用担当者は面倒な事務作業から解放され、候補者との面談やコミュニケーションといったコア業務に集中できる環境が整い、採用活動全体の質を高めることに繋がります！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築可能です。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：スプレッドシート更新時にも自動で作成できますか？
A：
はい、可能です。
今回は手動で起動するフローボットをご紹介しましたが、Google スプレッドシートの更新をトリガーとすることもできます。
詳しくは基本的なフローボットの作成方法をご確認ください。
Q：作成した履歴書をPDF形式で出力できますか？
A：
自動作成された履歴書は【Googleドキュメント形式】と【PDF形式】で出力されます。
Q：任意の履歴書テンプレートを使用できますか？
A：
可能です。
置換したい箇所（可変となる箇所）を{}で囲ったファイルであれば、普段お使いの履歴書テンプレートを雛形として使用できます。
詳しくは「書類を発行する」の設定方法をご確認ください。
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