【ノーコードで実現】Google Driveのファイルを条件に応じて自動削除する方法

「Google Driveの容量がすぐにいっぱいになってしまい、定期的なファイル整理が大変…」
「どのファイルを削除すべきか、一つひとつ確認するのに時間がかかりすぎる…」
このように、Google Driveのファイル管理、特に不要なファイルの削除作業に手間と時間を取られていませんか？

もし、管理用のスプレッドシートを更新するだけで対象のファイルを自動で削除したり、特定の期間が経過した古いファイルを自動的に整理したりできる仕組みがあれば、面倒な手作業によるファイル整理から解放され、ストレージの容量を気にすることなく本来集中すべき業務に取り組む時間を確保できるでしょう！

今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！

とにかく早く試したい方へ

YoomにはGoogle Driveのファイルを自動で削除する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！

Google スプレッドシートで行が更新されたら、Google Driveのファイルを削除する

試してみる

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Google スプレッドシートで行が更新されたら、Google Driveのファイルを削除するフローです。

詳細を見る 試してみる

Google スプレッドシートの更新をトリガーにGoogle Driveのファイルを削除するフローを作ってみよう

それではここから代表的な例として、Google スプレッドシートで行が更新された際に、指定されたGoogle Driveのファイルを自動で削除するフローを解説していきます！

ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

※今回連携するアプリの公式サイト：Google Drive／Google スプレッドシート

[Yoomとは]

フローの作成方法

今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。

• Google スプレッドシートとGoogle Driveのマイアプリ連携
• テンプレートをコピー
• Google スプレッドシートのトリガー設定とGoogle Driveのアクション設定
• トリガーをONにし、フローが起動するかを確認

Google スプレッドシートで行が更新されたら、Google Driveのファイルを削除する

試してみる

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Google スプレッドシートで行が更新されたら、Google Driveのファイルを削除するフローです。

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ステップ1：Google スプレッドシートとGoogle Driveをマイアプリ連携

ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
以下のナビで紹介しているGoogle スプレッドシートの連携方法を参考に、Google スプレッドシートとGoogle Driveのマイアプリ連携をしましょう！

ステップ2：テンプレートをコピーする

続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。

Google スプレッドシートで行が更新されたら、Google Driveのファイルを削除する

試してみる

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Google スプレッドシートで行が更新されたら、Google Driveのファイルを削除するフローです。

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以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。

前準備：テストに使用するファイルの用意

今回解説するフローボットは、Google スプレッドシートで行が更新されることをきっかけに起動します。
また、シートに記載された「ファイルID」をもとに、Google Driveのファイルを削除します。
そのため、「ファイルID」と「ステータス」が記録されたGoogle スプレッドシートを用意しましょう。
「ファイルID」はGoogle Driveで対象のファイルを開き、URL（file/d/ファイルID部分/）から確認できます。
※Google Driveのフォルダの例
今回は、赤枠のファイルを削除する想定で進めます。

※ファイル管理を行っているGoogle スプレッドシートの例

ステップ３：Google スプレッドシートのトリガー設定

最初の設定です！
ここからは「Google スプレッドシートで行が更新されたら、Google Driveのファイルを削除する」フローボットを設定していきます。
以下の赤枠をクリックしましょう！

アクションはそのままで、アカウント情報が間違っていないか確認します。
「次へ」をクリックしましょう！

次の画面で、必須項目を入力していきます。

• トリガーの起動間隔：5分、10分、15分、30分、60分から選択できます。
  基本的には契約プランの最短起動間隔がおすすめです！
  プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

• スプレッドシートID・シートID：入力欄をクリックして表示される「候補」から選択してください。

  

ここで、Google スプレッドシートの画面に移り、先ほど用意したシートで任意の行を更新します。今回はC列を更新対象とします。

Yoomの画面に戻り、テーブル範囲などを設定してください。

• テーブル範囲の始まり：今回の場合はA
• テーブル範囲の終わり：今回の場合はC
• 一意の値が入った列：列内で値が重複しない列を選択。今回はA。
  ※必ず値が重複しない列を選んでください！
• 更新を検知したい列：ここで指定した列の値が更新された際にフローボットを起動。今回の場合はC。
  

  

設定が完了したら、テストを行いましょう！
テストに成功すると、取得した値を取得できます。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。

「完了」をクリックしてください。
以上で、Google スプレッドシートのトリガー設定が完了です！

ステップ4：Google Driveのアクション設定

最後の設定です！以下の赤枠をクリックしましょう！
ここでは、指定したファイルを削除する設定を行います。

アクションはそのままで、連携するアカウント情報を確認します。
「次へ」をクリックして進みましょう！

API接続設定画面に移って、「ファイルID」を設定してください。
以下のように、Google スプレッドシートのトリガー設定で取得した値を選択します。

「テスト」をクリックします。
テスト成功と表示されたら「完了」をクリックしましょう！

ここで、Google Driveの画面を開き、ファイルが削除されているか確認しましょう！
無事に削除されましたね。
以上で「Google スプレッドシートで行が更新されたら、Google Driveのファイルを削除する」フローの完成です！

ステップ5：トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了

フロー画面に戻り、以下のようなメニューが表示されていればOKです！
早速フローを起動させる場合は、「トリガーをON」をクリックしましょう。

手動で起動させる場合は、フロー画面右上の「起動する」をクリックすることで、お好きなタイミングでフローを起動できます。

Google Driveを使ったその他の自動化例

ファイルがアップロードされたタイミングでのOCR・AI処理、形式変換、権限変更、バックアップ作成までを自動で行い、SlackやGmailでの通知も可能です！

Google Driveで特定フォルダにファイルが作成されたら、Microsoft SharePointにバックアップを作成する

試してみる

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■概要
Google Driveに保存した重要なファイル、手作業でのバックアップに手間を感じたり、万が一のデータ消失に不安を抱えていませんか？APIを利用した自動バックアップ体制の構築は専門知識が必要な場合もありますが、このワークフローを活用すれば、Google Driveの特定フォルダにファイルが作成されるだけで、Microsoft SharePointへのバックアップが自動で完了します。データ保全の工数を削減し、より安全なファイル管理体制を構築しましょう。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・Google DriveとMicrosoft SharePoint間で、手動でのファイルバックアップを行っている方
・APIの活用を検討しているが、開発なしで手軽に実現したいと考えている方
・重要なファイルのバックアップ体制を自動化し、データの安全性を高めたいと考えている方

■注意事項
・Google Drive、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924

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Google DriveにMicrosoft Excelのファイルがアップロードされたら、PDFに自動変換しOneDriveに格納する

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■概要
「Google DriveにMicrosoft Excelのファイルがアップロードされたら、PDFに自動変換しOneDriveに格納する」フローは、Microsoft ExcelからPDFへの変換を自動化し、クラウド間のデータ管理をスムーズにする業務ワークフローです。
Yoomを活用したこのワークフローなら、アップロードと同時に自動で処理が進むため、時間と手間を削減できます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Google DriveとOneDriveを日常的に利用しているビジネスパーソンの方
・Microsoft ExcelからPDFへの変換作業を効率化したい事務担当者の方
・複数のクラウドサービス間でファイル管理を自動化したいIT担当者の方
・手動でのファイル変換に時間を取られているチームリーダーの方
・業務ワークフローの自動化を検討している経営者の方

■注意事項
・Google Drive、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

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Google DriveでWEBMファイルがアップロードされたら、RPAでMP3ファイルに変換して別フォルダに格納する

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■概要
Webミーティングの録画などで生成されるWebMファイルを、音声コンテンツとして活用するためにMP3へ変換する作業に手間を感じていませんか。
手動で変換サイトを探して一つずつ処理するのは時間がかかり、他の業務を圧迫することもあります。
このワークフローは、Google DriveにWebMファイルをアップロードするだけで、RPAがMP3ファイルへの変換から別フォルダへの格納までを自動で実行するため、ファイル変換に伴う一連の作業を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方
・Webミーティングの録画（WebM）から音声（MP3）を抽出し、議事録作成などに活用している方
・手作業による変換とファイル管理に多くの時間を費やしている方
・動画から音声ファイルを作成し、ポッドキャストなど二次利用の自動化を検討しているコンテンツ担当者の方

■注意事項
・Google DriveとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
・ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691

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Google Driveに格納されたファイルの共有権限を変更し、Gmailで通知する

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■概要
Google Driveにアップロードしたファイルの共有設定を手動で行い、関係者にメールで通知する作業は手間がかかるのではないでしょうか。
特に、Google DriveのAPI連携などを検討していても、専門知識が必要で着手できないこともあるかもしれません。
このワークフローを活用すれば、特定のフォルダにファイルが追加されるだけで、共有権限の変更からGmailでの通知までを自動化し、こうした課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Google Driveのファイル共有設定を手作業で行い、効率化したいと考えている方
・API連携でGoogle Driveの定型業務を自動化したいチームリーダーの方
・Gmailでの共有通知メールの送信忘れや、宛先間違いを防ぎたいと考えている方

■注意事項
・Google Drive、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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Googleフォームの回答をもとにGoogleドキュメントで書類を発行し、Google Driveに保存する

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■概要
「Googleフォームの回答をもとにGoogleドキュメントで書類を発行し、Google Driveに保存する」ワークフローはデータ収集から書類作成、保管までを一貫して自動化する業務ワークフローです。
Googleフォームで集めた回答を基に必要な書類をGoogleドキュメントで自動生成し、Google Driveに整理して保存します。
これにより手動でのデータ入力やファイル管理の手間を省き、業務の効率化と正確性の向上を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームを利用して定期的にデータを収集しているビジネスパーソン
・書類作成やファイル管理に多くの時間を費やしている担当者
・業務の自動化を検討し、効率化を図りたいと考えている企業のIT担当者
・GoogleドキュメントやGoogle Driveを活用して業務プロセスを最適化したい方
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■注意事項
・Googleフォーム、Googleドキュメント、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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Microsoft Teamsで特定のメッセージが送信されたらGoogle Driveにフォルダを作成する

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Microsoft Teamsで特定のメッセージが送信されたらGoogle Driveにフォルダを作成するフローです。

■注意事項
・Microsoft Teams、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・「分岐する」オペレーションはミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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Salesforceでステータスが変更されたらファイルをGoogle Driveに保存する

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Salesforceでステータスが変更されたらファイルをGoogle Driveに保存するフローです。

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Google Driveに見込み顧客一覧のファイルがアップロードされたら、OCRで読み取ってAIで営業リストを作成しSlackに通知する

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■概要
「Google Driveに見込み顧客一覧のファイルがアップロードされたら、OCRで内容を読み取り、AIが営業リストを自動作成してSlackに通知する」業務ワークフローです。
ファイルの内容を効率よく解析し、営業活動に役立つリストをチームでスムーズに共有できます。

■このテンプレートをおすすめする方
Google Driveを利用して顧客データを管理している営業担当者の方
・OCRを活用して手入力の手間を減らしたい事務担当者の方
・AIの力を借りて営業リストの精度と作成スピードを高めたい営業マネージャーの方
・Slackで営業情報を一元管理し、チーム連携を強化したい営業支援担当者の方
・営業活動の準備工数を削減し、本来の業務に注力したい企業経営者の方

■注意事項
・Google Drive、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691

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Zoomで特定のミーティングが終了したら文字起こしし議事録を作成してGoogle Driveに保存する

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■概要
「Zoomで特定のミーティングが終了したら文字起こしし議事録を作成してGoogle Driveに保存する」ワークフローは、指定したZoomミーティングが終了した後に自動的に文字起こしを行い、議事録を作成し、Google Driveに保存する仕組みです。
このワークフローにより、会議後の議事録作成作業が自動化され、時間を短縮し、重要な情報を整理して後で簡単にアクセスできるようにします。
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■このテンプレートをおすすめする方
・Zoomミーティングの議事録作成を効率化したい担当者
・ミーティング内容を正確に記録し、後で簡単に参照したいチームリーダー
・定期的にZoomミーティングを開催しているが、議事録作成にかかる手間を削減したい方
・Google Driveで会議記録を管理したい方
・会議後すぐに議事録を作成し、チームと情報を共有したい方

■注意事項
・Zoom、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
・現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
　・ミーティングが終了したら
　・ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
・詳細は以下をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9550398-zoom%E3%81%A7%E3%83%9F%E3%83%BC%E3%83%86%E3%82%A3%E3%83%B3%E3%82%B0%E3%81%AE%E3%83%AC%E3%82%B3%E3%83%BC%E3%83%87%E3%82%A3%E3%83%B3%E3%82%B0%E6%83%85%E5%A0%B1%E3%82%92%E5%8F%96%E5%BE%97%E3%81%99%E3%82%8B%E9%9A%9B%E3%81%AE%E6%B3%A8%E6%84%8F%E7%82%B9

・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

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Zoho CRMで商談が作成されたら、Google Driveでフォルダを作成する

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‍■概要
Zoho CRMで管理している商談情報と、関連資料を保管するGoogle Driveの連携は、手作業で行っていませんか？商談が発生するたびに手動でフォルダを作成するのは手間がかかり、作成漏れや命名ミスの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Zoho CRMで新しい商談が作成されると、自動でGoogle Driveに指定した名前のフォルダが作成されるため、こうした連携作業を効率化し、ミスなく管理できるようになります。

■このテンプレートをおすすめする方
・Zoho CRMとGoogle Driveを利用しており、手作業でのフォルダ作成に手間を感じている営業担当者の方
・顧客や商談ごとのフォルダ管理を標準化し、命名ミスや作成漏れを防ぎたいチームリーダーの方
・Zoho CRMとGoogle Driveの連携を自動化し、営業活動の効率を向上させたいと考えている方

■注意事項
・Zoho CRM、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。

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まとめ

Google Driveのファイル削除を自動化することで、これまで手作業で行っていたファイルの棚卸しや削除作業の手間を削減し、誤削除などのヒューマンエラーを防ぐことができます。

これにより、定期的なストレージ管理に時間を費やすことなく、常に整理された状態で安心してコア業務に集中できる環境が整います！

今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できるので、もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひ登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！

よくあるご質問

Q：削除結果をGoogle スプレッドシートに記録できますか？

A：

はい、可能です。今回ご紹介したフローボットの最下部にGoogle スプレッドシートの「行を更新」オペレーションを設定することで、実現できます。
詳しい手順を以下をご確認ください。

1. 使用するGoogle スプレッドシートに「ステータス」列を追加
2. Yoom操作画面Google Driveのフロー直後の「＋」をクリック

   

3. オペレーション選択画面でGoogle スプレッドシートを選択
4. 「レコードを追加」をクリック

   

5. 「追加するレコードの値」のステータスに「削除済み」と入力

以上で、削除結果をGoogle スプレッドシートに記録することができます。