「Google Driveの容量がすぐにいっぱいになってしまい、定期的なファイル整理が大変…」
「どのファイルを削除すべきか、一つひとつ確認するのに時間がかかりすぎる…」
このように、Google Driveのファイル管理、特に不要なファイルの削除作業に手間と時間を取られていませんか？
もし、管理用のスプレッドシートを更新するだけで対象のファイルを自動で削除したり、特定の期間が経過した古いファイルを自動的に整理したりできる仕組みがあれば、面倒な手作業によるファイル整理から解放され、ストレージの容量を気にすることなく本来集中すべき業務に取り組む時間を確保できるでしょう！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはGoogle Driveのファイルを自動で削除する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Google スプレッドシートで行が更新されたら、Google Driveのファイルを削除する
試してみる
■概要
Google スプレッドシートで管理しているリストのステータス更新に合わせて、Google Drive上の不要なファイルを都度手動で削除する作業に、手間を感じていないでしょうか。この作業は、削除漏れや誤削除といったミスの原因にもなり得ます。 このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートの行情報が更新されたことをトリガーに、関連するGoogle Drive上のファイルを自動で削除し、ファイル管理における非効率を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google スプレッドシートとGoogle Driveを用いてファイル管理を行っている方
- 手作業によるファイルの削除業務に手間を感じ、ミスをなくしたいと考えている方
- プロジェクトのステータス変更など、特定の情報更新に応じた整理を自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- スプレッドシートの更新に連動してファイルが自動で削除されるため、これまで手作業に費やしていたファイル整理の時間を短縮することができます。
- 人の手による操作が介在しないため、ファイルの削除漏れや、誤ったファイルを削除してしまうといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が更新されたら」というアクションを設定し、監視対象のスプレッドシートなどを指定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルを削除する」アクションを設定します。削除したいファイルは、トリガーで取得した行情報から動的に指定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートのトリガー設定で、フローボットを起動したいスプレッドシートと、その中の特定のシートを任意で設定してください。
- また、どの列が更新されたかを検知のきっかけとするか、特定の列（セル）を監視対象として指定することも可能です。
■注意事項
- Google スプレッドシートとGoogle DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleスプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は「【アプリトリガー】Googleスプレッドシートのトリガーにおける注意事項」を参照してください。
Google スプレッドシートの更新をトリガーにGoogle Driveのファイルを削除するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Google スプレッドシートで行が更新された際に、指定されたGoogle Driveのファイルを自動で削除するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Google Drive／Google スプレッドシート
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- Google スプレッドシートとGoogle Driveのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Google スプレッドシートのトリガー設定とGoogle Driveのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Google スプレッドシートで行が更新されたら、Google Driveのファイルを削除する
試してみる
■概要
Google スプレッドシートで管理しているリストのステータス更新に合わせて、Google Drive上の不要なファイルを都度手動で削除する作業に、手間を感じていないでしょうか。この作業は、削除漏れや誤削除といったミスの原因にもなり得ます。 このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートの行情報が更新されたことをトリガーに、関連するGoogle Drive上のファイルを自動で削除し、ファイル管理における非効率を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google スプレッドシートとGoogle Driveを用いてファイル管理を行っている方
- 手作業によるファイルの削除業務に手間を感じ、ミスをなくしたいと考えている方
- プロジェクトのステータス変更など、特定の情報更新に応じた整理を自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- スプレッドシートの更新に連動してファイルが自動で削除されるため、これまで手作業に費やしていたファイル整理の時間を短縮することができます。
- 人の手による操作が介在しないため、ファイルの削除漏れや、誤ったファイルを削除してしまうといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が更新されたら」というアクションを設定し、監視対象のスプレッドシートなどを指定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルを削除する」アクションを設定します。削除したいファイルは、トリガーで取得した行情報から動的に指定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートのトリガー設定で、フローボットを起動したいスプレッドシートと、その中の特定のシートを任意で設定してください。
- また、どの列が更新されたかを検知のきっかけとするか、特定の列（セル）を監視対象として指定することも可能です。
■注意事項
- Google スプレッドシートとGoogle DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleスプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は「【アプリトリガー】Googleスプレッドシートのトリガーにおける注意事項」を参照してください。
ステップ1：Google スプレッドシートとGoogle Driveをマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
以下のナビで紹介しているGoogle スプレッドシートの連携方法を参考に、Google スプレッドシートとGoogle Driveのマイアプリ連携をしましょう！
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
Google スプレッドシートで行が更新されたら、Google Driveのファイルを削除する
試してみる
■概要
Google スプレッドシートで管理しているリストのステータス更新に合わせて、Google Drive上の不要なファイルを都度手動で削除する作業に、手間を感じていないでしょうか。この作業は、削除漏れや誤削除といったミスの原因にもなり得ます。 このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートの行情報が更新されたことをトリガーに、関連するGoogle Drive上のファイルを自動で削除し、ファイル管理における非効率を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google スプレッドシートとGoogle Driveを用いてファイル管理を行っている方
- 手作業によるファイルの削除業務に手間を感じ、ミスをなくしたいと考えている方
- プロジェクトのステータス変更など、特定の情報更新に応じた整理を自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- スプレッドシートの更新に連動してファイルが自動で削除されるため、これまで手作業に費やしていたファイル整理の時間を短縮することができます。
- 人の手による操作が介在しないため、ファイルの削除漏れや、誤ったファイルを削除してしまうといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が更新されたら」というアクションを設定し、監視対象のスプレッドシートなどを指定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルを削除する」アクションを設定します。削除したいファイルは、トリガーで取得した行情報から動的に指定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートのトリガー設定で、フローボットを起動したいスプレッドシートと、その中の特定のシートを任意で設定してください。
- また、どの列が更新されたかを検知のきっかけとするか、特定の列（セル）を監視対象として指定することも可能です。
■注意事項
- Google スプレッドシートとGoogle DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleスプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は「【アプリトリガー】Googleスプレッドシートのトリガーにおける注意事項」を参照してください。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
前準備：テストに使用するファイルの用意
今回解説するフローボットは、Google スプレッドシートで行が更新されることをきっかけに起動します。
また、シートに記載された「ファイルID」をもとに、Google Driveのファイルを削除します。
そのため、「ファイルID」と「ステータス」が記録されたGoogle スプレッドシートを用意しましょう。
「ファイルID」はGoogle Driveで対象のファイルを開き、URL（file/d/ファイルID部分/）から確認できます。
※Google Driveのフォルダの例
今回は、赤枠のファイルを削除する想定で進めます。
※ファイル管理を行っているGoogle スプレッドシートの例
ステップ３：Google スプレッドシートのトリガー設定
最初の設定です！
ここからは「Google スプレッドシートで行が更新されたら、Google Driveのファイルを削除する」フローボットを設定していきます。
以下の赤枠をクリックしましょう！
アクションはそのままで、アカウント情報が間違っていないか確認します。
「次へ」をクリックしましょう！
次の画面で、必須項目を入力していきます。
- トリガーの起動間隔：5分、10分、15分、30分、60分から選択できます。
基本的には契約プランの最短起動間隔がおすすめです！
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- スプレッドシートID・シートID：入力欄をクリックして表示される「候補」から選択してください。
ここで、Google スプレッドシートの画面に移り、先ほど用意したシートで任意の行を更新します。今回はC列を更新対象とします。
Yoomの画面に戻り、テーブル範囲などを設定してください。
- テーブル範囲の始まり：今回の場合はA
- テーブル範囲の終わり：今回の場合はC
- 一意の値が入った列：列内で値が重複しない列を選択。今回はA。
※必ず値が重複しない列を選んでください！ - 更新を検知したい列：ここで指定した列の値が更新された際にフローボットを起動。今回の場合はC。
設定が完了したら、テストを行いましょう！
テストに成功すると、取得した値を取得できます。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
「完了」をクリックしてください。
以上で、Google スプレッドシートのトリガー設定が完了です！
ステップ4：Google Driveのアクション設定
最後の設定です！以下の赤枠をクリックしましょう！
ここでは、指定したファイルを削除する設定を行います。
