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メールで受信したPNG形式の請求書や、チャットで共有されたスクリーンショットの内容を手作業で転記していませんか？
画像ファイルを開いて、内容を確認しながらテキストを入力する作業は、時間がかかるだけでなく、入力ミスも発生しがちです。
もし、<span class="mark-yellow">メールで受信したPNGファイルを自動で読み取ってテキスト化し、その内容をチャットツールに通知できる仕組み</span>があれば、こうした作業から解放されますよね。
今回ご紹介する自動化は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できるので、ぜひこの機会に導入してみてください。
Yoomには<span class="mark-yellow">PNG画像ファイルからテキストを抽出する業務フローを自動化するテンプレート</span>が用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
PNG画像に含まれる文字情報を自動で読み取り、さまざまなツールに連携する具体的な自動化テンプレートをいくつかご紹介します。
気になるものがあれば、ぜひ「試してみる」をクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">Gmailで受信したPNG形式の添付ファイルを自動でOCR処理し、内容をテキスト化する</span>ことで、請求書や画像データの確認・転記作業の効率化に繋がります。
<span class="mark-yellow">Microsoft SharePointにPNGファイルが追加されたことをトリガーに、自動でOCR処理を実行しテキストを抽出できる</span>ため、画像ファイルの管理やデータ活用がスムーズになります。
<span class="mark-yellow">Discordで共有されたPNG画像を自動で読み取りテキスト化する</span>ことで、画像でのやり取りが多いチームのコミュニケーションを円滑にし、情報共有の漏れを防ぎます。
それではここから代表的な例として、Gmailで特定のPNGファイルを含むメールを受信した際に、その画像をOCRでテキスト化し、内容をGoogle Chatに通知するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用して設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Gmail／Google Chat
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携し、操作が行えるようにします。
設定方法を解説しているナビを見ながら、マイアプリ登録を進めましょう。
Gmail
Google Chat
※Google Chatとの連携は、Google Workspace環境のみでご利用いただけます。
詳しいマイアプリ方法や設定については、Google Chat（OAuth）のマイアプリ登録方法やGoogle Chatでスペースにメッセージを送る方法をご覧ください。
使用するテンプレートを選び、「このテンプレートを試す」をクリックします。
自動化フローの設定画面（フローボット）が開き、「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックしてください。
※以降、コピーしたフローボットは、管理画面内プロジェクト一覧の「マイプロジェクト」からアクセスできます。
ここからは、フローの起点となるトリガーアクションの設定です。
一つ目のオペレーションにある、「特定のラベルのメールを受信したら」をクリックしてください。
続いて、連携アカウントとアクションを選択に進みます。
各項目の確認・入力をし、次に進みましょう！
次に、アプリトリガーのAPI接続設定です。
「トリガーの起動間隔」を確認し、「ラベル」は候補から選択します。
候補は、マイアプリに登録したアカウントに紐づいて表示されます。
【要確認】トリガーの起動間隔について
【要確認】テストを行う際の注意点
この記事では、サンプルとして以下の画像ファイル（名刺）をGmailに添付しています。
テストが成功すると、以下のように「取得した値」が表示されます。
※「取得した値」は、後のフローで使用します。
「件名」などが正しく反映されているかを確認し、「保存する」をクリックしましょう。
Gmailで受信したファイルから文字を読み取るための設定をします。
二つ目のオペレーションにある、「OCRで文字を抽出」をクリックしてください。
続いて、アクションを選択に進みます。
それぞれの内容を確認し、「次へ」をクリックしましょう。
【要確認】OCRについて
次に、詳細設定に移ります。
以下を参考に必要項目を設定し、「テスト」をクリックしてください。
※YoomのOCR機能では、アクション記載の規定の文字数を超えるデータや、文字が小さすぎる場合に正しく読み取れないことがあります。文字数や文字の大きさには少し余裕を持たせてご利用ください。
テストの成功を確認して「保存する」をクリックしましょう。
ファイルから読み取った文字を、Google Chatに送るための設定をします。
三つ目のオペレーションにある、「スペースにメッセージを送信」をクリックしてください。
続いて、連携アカウントとアクションを選択に進みます。
各項目を確認し、「次へ」をクリックしましょう。
次に、API接続設定です。
注釈を参考に「スペースID」「キー」「トークン」を、それぞれ手動で入力します。
「メッセージ内容」は取得した値から選択し、必要に応じて任意のテキストを手動で入力してください。
※取得した値を使用することで、メッセージに毎回最新情報が反映されます。
直接入力した内容は、固定値となるのでご注意ください。
テストを実行し、Google Chatにメッセージが届いていれば、設定完了です。
確認後、管理画面の「保存する」をクリックしてください。
最後にトリガーをONにして、作成したフローボットが正常に動作するか確認しておきましょう。
Yoomを利用すれば、OCR機能を使ったさまざまな業務を自動化できます。
例えば、Gmailで受信したPNGファイルをOCRで読み取り、Google スプレッドシートなどに追加することができます。
手作業で受信ファイルを確認してOCRし、読み取った内容を転記する手間が省けるので、業務を効率化したいときなどにぜひ試してみてください！
PNG画像からのテキスト抽出を自動化することで、<span class="mark-yellow">手作業での転記作業を削減し、入力ミスなどのヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより、担当者は手作業でPNGファイルを確認してテキスト化する手間を省けるので、本来注力すべき業務に集中できるようになるはずです。
今回ご紹介したノーコードツール「Yoom」を使えば、画面の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築できます。
もし、ご紹介した内容に興味を持っていただけたら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：手書きの文字や表形式の画像も読み取れますか？
A：YoomのOCRは、画像やPDFから高い精度で文字を抽出できますが、ファイルの内容や形式によって結果が変わります。
例えば、項目名が明確で値がユニーク、かつ文字数が小さすぎない状態であれば高精度での抽出が可能ですが、縦書きや複雑なレイアウト、大量の文字などは精度が低下することがあります。
詳細は、以下をご確認ください。
Q：Gmailのトリガーを「ラベル」以外で設定できますか？
A：はい、可能です。
Gmailのトリガー設定で、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」を指定すると、「請求書」や「報告書」などのキーワードでフローを起動できます。
Q：文字の読み取りに失敗した場合、どうなりますか？
A：自動化フローでエラーが発生した場合、フローボット内でエラーとして記録され、通知設定をしておくとメール以外にもチャットツールに自動通知されます。
なお、自動での再実行（リトライ）は行われないため、エラー発生時は手動での再実行が必要です。
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