OutlookでPNGファイルを受信したらOCRで読み取り、Salesforceでレコードを追加する

■概要

メールに添付されたPNGファイルの内容を確認し、手作業でテキスト化してSalesforceへ入力する、といった一連の作業に手間を感じていませんか。
このワークフローを活用すれば、Outlookで特定のPNGファイル付きメールを受信した際に、OCR機能が自動でテキストを抽出し、Salesforceへ新規レコードとして登録するため、こうした定型業務を効率化できます。

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■このテンプレートをおすすめする方

• Outlookで受信するPNG画像の内容を、Salesforceに手入力している方
• 変換作業を含め、定型的なデータ入力業務を自動化したい方
• Salesforceへの情報登録を効率化し、顧客対応に集中したい営業担当の方

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■このテンプレートを使うメリット

• 変換からSalesforceへの登録までが自動化されるため、手作業でのデータ入力に費やしていた時間を短縮できます。
• 手動での転記作業がなくなることで、文字の読み間違いや入力ミスといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

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■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookとSalesforceをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。
3. オペレーションで、特定の条件（例：件名や差出人）で処理を分ける分岐を設定します。
4. Outlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションを設定します。
5. 再度、分岐機能で処理を分け（例：ファイル形式がPNGの場合）、Outlookの「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを設定します。
6. OCR機能の「OCRで文字を抽出」アクションで、ダウンロードしたPNGファイルからテキスト情報を抽出します。
7. 最後に、Salesforceの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出したテキスト情報を元にレコードを作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

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■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookのトリガー設定では、特定のメールフォルダを監視対象としたい場合、任意のフォルダIDを指定することが可能です。
• Salesforceでレコードを追加する際、接続先となる任意のマイドメインURLや、レコードを追加したいオブジェクトのAPI参照名、タブ名をそれぞれ設定してください。

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■注意事項

• Outlook、SalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちらをご参照ください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• 【Salesforce】はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。