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「Google フォームで受け付けた申請内容を確認して、一件ずつ証明書を作成し、手動でメールに添付して送付するのが大変…」
「申請件数が増えると作業に時間がかかり、宛先や名前の間違いといったミスも発生しがちで、他の業務に集中できない…」
このように、証明書発行に関する一連の定型業務に多くの時間と手間を奪われていませんか？
もし、Google フォームに回答が送信されるたびに、その内容を反映した証明書が自動で作成され、申請者のメールアドレスへ自動的に送付される仕組みがあれば、これらの煩わしい手作業から解放され、問い合わせ対応や企画業務など、より付加価値の高い業務に集中できるようになります。
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
YoomにはGoogleフォームの回答をもとに証明書を自動生成する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
それではここから代表的な例として、Google フォームに回答が送信されたら、その内容をもとに証明書を自動で生成し、メールで送付するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Googleフォーム／Google スプレッドシート
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
以下のナビでは、基本的な設定方法を紹介しています。
Google フォームとGoogle スプレッドシートのマイアプリ連携は、ナビ内で紹介しているGoogle スプレッドシートのマイアプリ連携方法を参照してください。
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされるので、次に表示された画面で「OK」をクリックしてください。
最初の設定です！
このフローボットでは、Google フォームに回答が送信されるとフローボットが起動します。
まずは、以下の赤枠をクリックしてください。
次の画面で、連携するアカウント情報を確認してください。
アクションはそのままで、「次へ」をクリックしましょう！
ここで、Google フォームの画面に移り、トリガーとなるGoogle フォームの用意をしましょう。
フォームの用意ができたら、必ずフォームに回答をしてくださいね。
また、フォームの質問項目には「メールアドレス」を設定しておいてください。
設定しておくことでフローボットのメールを送る設定で、フォームに回答したメールアドレス宛に、この後発行する受講証明書を送信できます。
それでは、Yoomの画面に戻り、アプリトリガーのAPI接続設定をしましょう！
まずは「トリガーの起動時間」を設定してください。
ここでは、5分で設定をしています。
※プランによって起動間隔の選択内容が異なるため、ご注意下さい。
「フォームID」は入力欄下の注釈を参考にして入力してください。
入力が完了したら、「テスト」をクリックしましょう！
テストが成功すると、取得した値が表示されます。
しかし、上記の画像では「メールアドレス」などの取得した値が正しく表示されていません。
YoomのGoogleフォームでは、デフォルトで取得できる値は、「回答ID」「最終回答日時」「回答の作成日時」「回答者のメールアドレス」のみとなっており、ユーザーの回答内容を取得するためには、手動でアウトプットを追加する必要があります。
詳しくは、Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法を参考にしてください。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
先ほど追加した値が表示されたことを確認し、「完了」をクリックして次に進みましょう！
ここでは、Google フォームで受け取った回答をもとに、Google スプレッドシートで証明書を自動生成する設定を行います。
赤枠部分をクリックしてください。
アクションはそのままで、連携するアカウント情報を確認します。
確認後、画面を下にスクロールしましょう。
まずは、「書類を発行する」の設定方法を参考にして、雛形書類を事前に作成しましょう。
今回は以下のような雛形を用意しました。
