「Google フォームで受け付けた申請内容を確認して、一件ずつ証明書を作成し、手動でメールに添付して送付するのが大変…」
「申請件数が増えると作業に時間がかかり、宛先や名前の間違いといったミスも発生しがちで、他の業務に集中できない…」
このように、証明書発行に関する一連の定型業務に多くの時間と手間を奪われていませんか？
もし、Google フォームに回答が送信されるたびに、その内容を反映した証明書が自動で作成され、申請者のメールアドレスへ自動的に送付される仕組みがあれば、これらの煩わしい手作業から解放され、問い合わせ対応や企画業務など、より付加価値の高い業務に集中できるようになります。
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはGoogleフォームの回答をもとに証明書を自動生成する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Googleフォームの回答をもとに証明書を自動生成してメールで送付する
試してみる
Googleフ ォームの回答から証明書を自動生成してメール送付するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Google フォームに回答が送信されたら、その内容をもとに証明書を自動で生成し、メールで送付するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Googleフォーム／Google スプレッドシート
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- Yoomと各アプリのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Google フォームのトリガー設定、Google スプレッドシートのアクション設定、メールの設定
- フローをONにしてテスト
Googleフォームの回答をもとに証明書を自動生成してメールで送付する
試してみる
ステップ1：Google フォームとGoogle スプレッドシートをYoomと連携する
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
以下のナビでは、基本的な設定方法を紹介しています。
Google フォームとGoogle スプレッドシートのマイアプリ連携は、ナビ内で紹介しているGoogle スプレッドシートのマイアプリ連携方法を参照してください。
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
Googleフォームの回答をもとに証明書を自動生成してメールで送付する
試してみる
ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされるので、次に表示された画面で「OK」をクリックしてください。
ステップ3：Google フォームのトリガー設定
最初の設定です！
このフローボットでは、Google フォームに回答が送信されるとフローボットが起動します。
まずは、以下の赤枠をクリックしてください。
次の画面で、連携するアカウント情報を確認してください。
アクションはそのままで、「次へ」をクリックしましょう！
ここで、Google フォームの画面に移り、トリガーとなるGoogle フォームの用意をしましょう。
フォームの用意ができたら、必ずフォームに回答をしてくださいね。
また、フォームの質問項目には「メールアドレス」を設定しておいてください。
設定しておくことでフローボットのメールを送る設定で、フォームに回答したメールアドレス宛に、この後発行する受講証明書を送信できます。
それでは、Yoomの画面に戻り、アプリトリガーのAPI接続設定をしましょう！
まずは「トリガーの起動時間」を設定してください。
ここでは、5分で設定をしています。
※プランによって起動間隔の選択内容が異なるため、ご注意下さい。
「フォームID」は入力欄下の注釈を参考にして入力してください。
入力が完了したら、「テスト」をクリックしましょう！
テストが成功すると、取得した値が表示されます。
しかし、上記の画像では「メールアドレス」などの取得した値が正しく表示されていません。
YoomのGoogleフォームでは、デフォルトで取得できる値は、「回答ID」「最終回答日時」「回答の作成日時」「回答者のメールアドレス」のみとなっており、ユーザーの回答内容を取得するためには、手動でアウトプットを追加する必要があります。
詳しくは、Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法を参考にしてください。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
次の画面で、取得したい内容の左にある「＋」をクリックし、「追加」をクリックします。
先ほど追加した値が表示されたことを確認し、「完了」をクリックして次に進みましょう！
ステップ4：書類を発行する設定
ここでは、Google フォームで受け取った回答をもとに、Google スプレッドシートで証明書を自動生成する設定を行います。
赤枠部分をクリックしてください。
アクションはそのままで、連携するアカウント情報を確認します。
確認後、画面を下にスクロールしましょう。
まずは、「書類を発行する」の設定方法を参考にして、雛形書類を事前に作成しましょう。
今回は以下のような雛形を用意しました。
作成が完了したら、Yoomの画面で「スプレッドシートのファイルID」を設定します。
入力欄をクリックして表示される「候補」から、先ほど作成した書類の雛形を選択しましょう。
続いて、「格納先のGoogle DriveフォルダID」を設定します。
入力欄をクリックして表示される「候補」から選択してください。
ここで指定したフォルダに書類が保存されます。
「出力ファイル名」は他のファイル名と被らないように設定してください。
下図のように入力欄をクリックして表示される取得した値を引用した設定が可能です。
※直接入力も可能ですが、固定値として設定されてしまうので注意が必要です。
次の画面で、置換条件を設定していきます。
設定方法をご確認のうえ、赤枠の「置換条件の取得」をクリックしましょう。
クリックすると、「置換対象の文字列」が表示されます。
※ここで、「置換対象の文字列」が正しく表示されない場合は、一度フローボット画面に戻り、以下の手順に沿って設定を行ってください。
- 赤枠部分の「削除」をクリックし、トリガー直下の「＋」マークをクリックします。
- フローボットの右側にオペレーションタイプを選択する画面が表示されるので、赤枠の「書類を発行する」を選択しましょう。
- 次に表示された画面でGoogle スプレッドシートを選択したら、設定完了です！
「置換対象の文字列」が正しく表示されたら、「置換後の文字列」に該当する値を設定していきます。
下図のように、日付を設定する際は、入力欄をクリックして表示される「日付」から選択してください。
「氏名」などは、先ほどのステップで取得した値を引用して設定してください。
設定後、「テスト」をクリックしましょう！
テストに成功すると、取得した値が表示されます。
また、先ほど指定したGoogle Driveのフォルダに書類が保存されます。
ここで、赤枠の「ダウンロードボタン」をクリックし、発行された書類を確認してみましょう。
無事に書類が発行されました。
確認ができたら、Yoomの画面で「完了」をクリックしてください！
ステップ5：メールを送る設定
最後の設定です！
ここでは、証明書を自動的にメールで送付する設定を行います。
赤枠をクリックしましょう！
まずは、「メールの設定」をします。
アプリは変更せず、このままで大丈夫です。
続いて、「メールの内容」を設定します。
- 「To」：Googleフォームのトリガー設定で取得した値を設定してください。
このように設定することで、フォーム回答者にメールを送信することができます。
- 「件名」：ご自身で自由に設定しましょう。
- 「本文」：任意で作成した文章とGoogleフォームの設定で取得した値を組み合わせて自由に設定してください。
- 「添付ファイル」：以下のように設定します。
このように設定することで、先ほど発行した書類をメールに添付することができます。
次の画面で、「メールの送信内容」を確認します。
宛先や本文に間違いがないかを確認し、「テスト」をクリックしましょう！
テストに成功すると、以下の画面が表示されます。
「完了」をクリックしてください！
送信エラーになった場合には、エラー表示があった場合をご確認ください。
最後に、先ほど指定したメールアドレスに送信されたか確認してみましょう。
送信されましたね！
以上で、「Googleフォームの回答をもとに証明書を自動生成してメールで送付する」フローの完成です！
ステップ6：トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了
フロー画面に戻り、以下のようなメニューが表示されていればOKです。
早速フローを起動させる場合は、「トリガーをON」をクリックしましょう。
手動で起動させる場合は、フロー画面右上の「起動する」をクリックすることで、お好きなタイミングでフローを起動できます。
Googleフォームを活用したその他の自動化例
Yoomでは、Googleフォームを活用した様々な自動化を実現できます。ここでは、Googleフォームに関連する他のテンプレートをいくつかご紹介します。
例えば、フォーム回答をAIで分析・タグづけしNotionに追加、OCRで読み取りTeamsに送信するなど高度に処理します。
また、回答から帳票作成やGoogle Workspaceへのユーザー追加を自動化し、Gmailでの承認フローとも連携。データ入力後の処理と事務作業を大幅に効率化します。
Googleフォームの情報をもとに、AIで資料を作成してSlackで共有する
試してみる
■概要
「Googleフォームの情報をもとに、AIで資料を作成してSlackで共有する」ワークフローは、フォームで収集したデータを自動的に分析・資料化し、チーム内で効率的に共有するための業務ワークフローです。
Yoomを活用することで、手動での資料作成や共有作業を自動化し、業務の効率化と情報共有の迅速化を実現します。
これにより、日常業務の負担を軽減し、チーム全体の生産性向上に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームを活用してデータを収集している担当者の方
・手動での資料作成や共有に時間がかかっているチームリーダーの方
・データの分析や共有プロセスを効率化したいと考えている企業の方
A・Iを活用して業務自動化を推進したいと考えているIT担当者の方
・Slackを活用してチーム内のコミュニケーションを強化したい方
■注意事項
・Googleフォーム、Googleドキュメント、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・事前に書類の雛形を作成しておいてください。作成方法の詳細については、下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/8237765
Gmailで特定のメール内容が担当者にて承認されたら、Googleフォームを更新し自動返信する
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■概要
日々の業務で発生するメールでの申請や依頼に対し、確認や承認後の対応に手間がかかっていませんか。手作業でのステータス更新や返信は、対応漏れや遅延の原因にもなり得ます。このワークフローは、Gmailで特定のメールを受信すると担当者への確認依頼からGoogleフォームの更新、申請者への自動返信までを実行し、メールを起点とした自動承認プロセスを実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailでの申請受付や、その後の承認作業の効率化を検討している担当者の方
・承認プロセスの進捗状況を、Googleフォームを活用して管理したいと考えている方
・手作業による返信対応などをなくし、自動承認プロセスを推進したい方
■注意事項
・Gmail、GoogleフォームのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Gmailで受信したメール内容が承認されたらGoogleフォームのタイトルや説明を自動更新する
試してみる
■概要
メールを起点とした承認依頼の対応時、内容の確認や別システムへの反映などに手間を感じていませんか？手作業での対応は、更新漏れや入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Gmailで受信したメールをトリガーとして、承認プロセスの自動化を実現し、承認された内容を基にGoogleフォームの情報を自動で更新するため、こうした課題を円滑に解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailでの承認依頼を起点とした業務が多く、手作業での対応に限界を感じている方
・承認プロセスの自動化（approval process automation）により、業務の効率化と標準化を目指しているチームリーダーの方
・Googleフォームの更新を手作業で行っており、ミスの発生や更新遅延に課題を感じている方
■注意事項
・Gmail、GoogleフォームのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。
Googleフォームでファイルを受け取ったら、OneDriveにバックアップする
試してみる
■概要
「Googleフォームで受け取ったファイルを自動的にOneDriveにバックアップする」ワークフローです。
YoomのAPI連携やRPA機能を活用することで、手間のかかるバックアップ作業を自動化し、データの安全な保存と管理を実現します。
これにより、業務の効率化とデータ保護がスムーズに行えます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームを利用してファイルの収集・管理を行っている方
・OneDriveでデータを一元管理したいビジネスユーザー
・業務の自動化・効率化を図り、時間を節約したい方
・データバックアップの信頼性を高めたいIT担当者
・Yoomを活用して既存のアプリ連携を強化したい方
■注意事項
・Googleフォーム、Google Drive、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Googleフォームで履歴書が送信されたら、AIでタグづけをしてNotionの人材紹介ページに追加する
試してみる
■概要
「Googleフォームで履歴書が送信されたら、AIでタグづけをしてNotionの人材紹介ページに追加する」ワークフローを利用すると、履歴書の情報整理が自動で進みます。
AIによるタグ付けやNotionへの登録作業も手間なく実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームを活用して求職者から履歴書を受け付けている方
・応募内容の手動仕分けや分類作業に時間がかかり、効率化を図りたい方
・Notion上で候補者情報を一元管理し、スピーディに採用進捗を把握したい方
・候補者の属性やスキルごとに自動でタグ付けし、検索・管理を容易にしたい人事ご担当者
・人材紹介や採用のワークフローをスムーズに進め、迅速に候補者対応を行いたい方
■注意事項
・Googleフォーム、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Googleフォームで音声フィードバックが送信されたら、OCR後にAIでトピック分析を行いNotionに追加する
試してみる
■概要
顧客や社内からの音声フィードバックは貴重な情報ですが、その内容を確認し、テキスト化して分析する作業は手間がかかるのではないでしょうか。特に、多くの音声データを扱う場合、その管理や分析に大きな負担がかかることもあります。このワークフローは、Googleフォームに投稿された音声をAIが認識し、自動でテキスト化とトピック分析を行いNotionに集約します。この音声認識AIを活用した自動化によって、データ活用の効率を高めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
・GoogleフォームとNotionを使い、音声フィードバックの管理を効率化したいと考えている方
・音声認識AIの技術を業務に取り入れ、データ分析の精度と速度を向上させたい方
・手作業での文字起こしや要約作業の負担を軽減し、コア業務に集中したい方
■注意事項
・Googleフォーム、Google Drive、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
Googleフォームの回答内容からGoogle Workspaceに従業員を追加する
試してみる
■概要
「Googleフォームの回答内容からGoogle Workspaceに従業員を追加する」ワークフローは、新しい従業員の登録プロセスをスムーズに自動化する業務ワークフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームを利用して新規従業員の情報を収集している人事担当者の方
・Google WorkspaceとGoogleフォームを連携させて業務を効率化したいチームリーダーの方
・新入社員の登録プロセスを標準化・自動化したい経営者の方
■注意事項
・Google Workspace、GoogleフォームのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Googleフォームで回答が送信されたら、帳票を作成する
試してみる
Googleフォームで送付されたファイルをOCRで読み取り、Microsoft Teamsに送信する
試してみる
■概要
Googleフォームで送付されたファイルをOCR技術で自動的に読み取り、その内容をMicrosoft Teamsに自動送信するワークフローです。
この業務ワークフローにより、手作業によるデータ入力の負担を軽減し、情報共有をスムーズに行えます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームを活用して大量のデータ収集を行っている担当者の方
・手動でのデータ入力や情報共有に時間を取られているチームリーダーの方
・Microsoft Teamsを日常的に使用し、情報共有を迅速化したいビジネスパーソンの方
・OCR技術を利用して紙媒体からデジタルデータへの変換を自動化したい事務担当者の方
■注意事項
・Microsoft Teams、AppのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
まとめ
Googleフォームでの申請受付から証明書の作成、メールでの送付までの一連のプロセスを自動化することで、これまで多くの時間を費やしていた反復的な手作業から解放され、名前や日付の入力ミスといったヒューマンエラーを減らすことができます。
これにより、申請者への迅速な対応が可能となり、担当者はより付加価値の高い業務に集中できる環境を整えられます！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：フローがエラーで止まった場合どうなりますか？
A：
エラーが起きた場合、Yoomのアカウント作成時に登録したメールアドレスに通知が届きます。
通知内容に掲載されているリンクからエラーの原因を確認することが可能です。
また、通知設定をしておけばSlackやChatworkへ自動通知が可能です。
エラー時の対応方法については以下をご確認ください。
Q：発行履歴をGoogle スプレッドシートに自動記録できますか？
A：
はい、可能です。
まず、Googleフォームの回答を管理するシートをGoogle スプレッドシートで作成し、そのなかに「ステータス」列を設定します。
次に、Yoomのフローボットで、フローの最後にGoogle スプレッドシートの「行を更新」オペレーションを設定します。
この設定により、書類を発行した際に「ステータス」を「発行済み」に更新でき、Google スプレッドシート上で発行履歴を確認できるようになります。
Q：Googleドキュメントで証明書を作れますか？
A：
はい、可能です。Google ドキュメントのひな形を使用して書類を発行することも可能です。以下のブログ記事はGoogle ドキュメントを使用して書類を発行するテンプレートを解説しています。ぜひご覧ください。
