Googleフォームでファイルを受け取ったら、OneDriveにバックアップする

■概要

Googleフォームで受け取ったファイルを、一つひとつ手作業でOneDriveに保存していませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、ファイルの保存漏れや整理の乱れといったミスにつながることもあります。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答と同時に添付ファイルを自動でOneDriveにバックアップするため、こうした手作業とミスをなくし、効率的なファイル管理を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Googleフォームで受け取ったファイルの管理に手間を感じている総務やマーケティング担当者の方
• OneDriveへの手動でのファイルアップロード作業をなくし、業務を効率化したいと考えている方
• ファイルのバックアップ作業を自動化し、ヒューマンエラーを防ぎたいと考えているチームリーダーの方

■このテンプレートを使うメリット

• Googleフォームへの回答と同時にファイルが自動でOneDriveに保存されるため、手作業でのバックアップに費やしていた時間を短縮できます。
• 手動でのファイル操作が不要になることで、ファイルの保存漏れや保存先の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な管理を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Googleフォーム、Google Drive、OneDriveをYoomと連携します。Googleフォームに添付されたファイルはGoogle Driveに保存されるため、Google Driveの連携も必要です。
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで取得した添付ファイルを指定します。
4. 最後に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、前のステップでダウンロードしたファイルを指定してアップロードします。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleフォームのトリガー設定では、自動化の対象としたい特定のフォームをフォームIDで指定してください。
• OneDriveでファイルをアップロードするアクションを設定する際に、ファイルを保存したい特定のフォルダを任意で指定してください。

■注意事項

• Googleフォーム、Google Drive、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
  ‍https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133

• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。