【ノーコードで実現】DocuSignのエンベロープ情報を自動で取得し、活用する方法

DocuSignで契約が完了するたびに、エンベロープIDや署名者、完了日といった情報を手作業で管理シートに転記していませんか？
あるいは、契約ステータスの確認や情報更新に手間がかかり、他の重要な業務が後回しになってしまうといったお悩みを抱えている方も少なくないかもしれません。

もし、契約完了の通知をトリガーに、DocuSignからエンベロープの情報を自動で取得し、Google スプレッドシートなどのデータベースにすぐに記録・更新できる仕組みがあれば、これらの手作業から解放され、契約管理の抜け漏れやミスを防ぎ、より戦略的な業務に時間を使えるようになります！

今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！

とにかく早く試したい方へ

YoomにはDocuSignからエンベロープの情報を取得する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！

DocuSignで契約が完了したらGoogle スプレッドシートの情報を更新する

試してみる

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■概要

DocuSignで契約が完了したらGoogle スプレッドシートの情報を更新するフローです。

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■このテンプレートをおすすめする方‍

1.DocuSignで帳票類の管理を行う方

・帳票作成に活用している方

・契約書に関連する一連の業務を担当している方

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2.Google スプレッドシートでデータの管理を行う方

・テーマごとにシートを作成し情報の一元管理を行う方

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■このテンプレートを使うメリット

DocuSignは帳票類の一元管理を円滑に行うためのツールです。
同時にGoogle スプレッドシートに情報を蓄積していくことで、情報の一元管理もスムーズに行うことができます。
しかし、DocuSignで契約が完了するごとにGoogle スプレッドシートの情報も手作業で更新するのは、従業員の能力を最大限に活かすことを妨げることがあります。

チーム全体がコア業務に注力するために作業の手間を省きたいと考えている方にこのフローは適しています。
このフローを活用するとDocuSignで契約が完了したら、自動でGoogle スプレッドシートの登録情報に送信日時を追加します。
自動化によって今まで入力にかかっていた時間を省き、チーム全体が重要な業務を行うことができます。

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■注意事項‍

・DocuSign、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。

詳細を見る 試してみる

DocuSignとGoogle スプレッドシートを連携するフローを作ってみよう

それではここから代表的な例として、DocuSignで契約が完了した際に、そのエンベロープ情報をGoogle スプレッドシートに自動で更新するフローを解説していきます！

ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、下の無料登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

30秒で簡単登録！無料で始める

※今回連携するアプリの公式サイト：DocuSign／Google スプレッドシート

[Yoomとは]

フローの作成方法

今回は「DocuSignで契約が完了したらGoogle スプレッドシートの情報を更新する」フローを作成していきます！

作成の流れは大きく分けて以下です。

• DocuSignとGoogle スプレッドシートをマイアプリに連携する
• テンプレートをコピーする
• DocuSignのトリガー設定とGoogle スプレッドシートの設定
• トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了

DocuSignで契約が完了したらGoogle スプレッドシートの情報を更新する

試してみる

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■概要

DocuSignで契約が完了したらGoogle スプレッドシートの情報を更新するフローです。

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■このテンプレートをおすすめする方‍

1.DocuSignで帳票類の管理を行う方

・帳票作成に活用している方

・契約書に関連する一連の業務を担当している方

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2.Google スプレッドシートでデータの管理を行う方

・テーマごとにシートを作成し情報の一元管理を行う方

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■このテンプレートを使うメリット

DocuSignは帳票類の一元管理を円滑に行うためのツールです。
同時にGoogle スプレッドシートに情報を蓄積していくことで、情報の一元管理もスムーズに行うことができます。
しかし、DocuSignで契約が完了するごとにGoogle スプレッドシートの情報も手作業で更新するのは、従業員の能力を最大限に活かすことを妨げることがあります。

チーム全体がコア業務に注力するために作業の手間を省きたいと考えている方にこのフローは適しています。
このフローを活用するとDocuSignで契約が完了したら、自動でGoogle スプレッドシートの登録情報に送信日時を追加します。
自動化によって今まで入力にかかっていた時間を省き、チーム全体が重要な業務を行うことができます。

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■注意事項‍

・DocuSign、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。

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ステップ1：DocuSignとGoogle スプレッドシートをマイアプリに連携する

ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！

• DocuSignのマイアプリ登録方法

• Google スプレッドシートのマイアプリ登録方法

連携が完了するとYoomのマイアプリにDocuSignとGoogle スプレッドシートが登録されます。

これでマイアプリ登録が完了しました。
次は、テンプレートを使用してトリガーの設定をしましょう！

ステップ2：テンプレートをコピーする

ここから、フローの作成に入ります！
Yoomのテンプレートを利用することで簡単に業務の自動化を実現できます。
まずは、下記テンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしましょう。

DocuSignで契約が完了したらGoogle スプレッドシートの情報を更新する

試してみる

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■概要

DocuSignで契約が完了したらGoogle スプレッドシートの情報を更新するフローです。

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■このテンプレートをおすすめする方‍

1.DocuSignで帳票類の管理を行う方

・帳票作成に活用している方

・契約書に関連する一連の業務を担当している方

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2.Google スプレッドシートでデータの管理を行う方

・テーマごとにシートを作成し情報の一元管理を行う方

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■このテンプレートを使うメリット

DocuSignは帳票類の一元管理を円滑に行うためのツールです。
同時にGoogle スプレッドシートに情報を蓄積していくことで、情報の一元管理もスムーズに行うことができます。
しかし、DocuSignで契約が完了するごとにGoogle スプレッドシートの情報も手作業で更新するのは、従業員の能力を最大限に活かすことを妨げることがあります。

チーム全体がコア業務に注力するために作業の手間を省きたいと考えている方にこのフローは適しています。
このフローを活用するとDocuSignで契約が完了したら、自動でGoogle スプレッドシートの登録情報に送信日時を追加します。
自動化によって今まで入力にかかっていた時間を省き、チーム全体が重要な業務を行うことができます。

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■注意事項‍

・DocuSign、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。

詳細を見る 試してみる

コピーすると下の画像のようにテンプレートがお使いのYoom管理画面にコピーされるので、OKを押して設定を進めていきましょう！

ステップ3：アプリトリガーの設定

(1)DocuSignと連携して、契約が完了した際の設定を行っていきましょう！

アプリトリガーの「エンベロープが完了したら」をクリックします。

DocuSignと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、トリガーアクションは「エンベロープが完了したら」のままで「次へ」をクリックします。

(3)「Webhookの受信設定」画面から赤枠を確認の上、WebhookURLをコピーし、DocuSignの管理画面で設定を行なってください。
設定が完了したら、DocuSignにテスト用のエンベロープを作成し完了させます。

フローボットに戻り「テスト」をクリックしましょう。

(4)テストに成功しました！

「取得した値」にDocuSignの情報が反映されればテスト成功です。

「完了」をクリックし、次の工程に進みましょう！
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。

ステップ4：エンベロープの情報を取得する

(1)次に特定のエンベロープの情報を取得します！
「特定のエンベロープの情報を取得」をクリックしましょう。

(2)「連携アカウントとアクションを選択」画面より、DocuSignと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、アクションは「特定のエンベロープの情報を取得」のままで「次へ」をクリックします。

(3)「API接続設定」画面から赤線を確認の上、アカウントIDを入力し、エンベロープIDは、先ほど取得した値を使って入力します。
入力が終わったら「テスト」をクリックしましょう！

テストに成功しました！

テストに成功すると、取得した値に内容が増えました！
取得したい値を追加したい場合は「取得する値を追加」をクリックすることでさらに追加することが可能です。

• 「取得する値」を追加する方法

入力が終わったら「完了」をクリックしましょう。

ステップ5：レコードを更新する

(1)Google スプレッドシートと連携して、レコードを更新していきましょう！

先にテスト用のGoogle スプレッドシートの準備をします。

(2)フローボットに戻り「レコードを更新する」をクリックします。

(3)「データベースの連携」画面から、Google スプレッドシートと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、アクションは「レコードを更新する」のままで下へ進みましょう。

スプレッドシートID、スプレッドシートのタブ名を候補から選択します。

• Google スプレッドシートの「アプリと連携する」と「データベースを操作する」それぞれの範囲設定の定義

入力が終わったら「次へ」をクリックします。

(4)「データベース操作の詳細設定」画面から赤枠を確認の上、更新したいレコードの条件を入力します。
今回はエンベロープIDが一致したレコードを更新します。
また、「＋トリガー条件を追加」をクリックすることで条件を増やすことが可能です。

次に①の条件に合った場合、更新する箇所と更新する内容を取得した値を使って入力します。
取得した値を使って入力することで、都度変更することなくDocuSignの情報を引用できますよ！
入力が終わったら「テスト」をクリックしましょう。

テストに成功すると、Google スプレッドシートが更新されていました！
Yoomに戻り、「完了」をクリックしましょう。

ステップ6：トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了

お疲れ様でした！これですべての設定が完了です。

トリガーをONにするとフローが起動します！

実際にフローボットを起動して、DocuSignで契約が完了したらGoogle スプレッドシートの情報が更新されているかを確認してみてくださいね！

DocuSignを使った自動化例

書類が締結・完了したら、クラウドストレージに書類を自動格納、情報を追加してメールで通知、業務DBや見積管理システムのステータスを更新、チャットツールに通知します。
また、外部システムでのイベント発生をトリガーに、電子契約サービスで契約書を自動作成・送信します。

契約手続きの迅速化、書類の保管漏れ防止、契約ステータスの確実な情報共有を実現します。

DocuSignで契約が完了したらSlackに通知する

試してみる

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■概要

DocuSignで契約が完了したらSlackに通知するフローです。

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■このテンプレートをおすすめする方‍

1.DocuSignを利用して契約業務を行っている方

・契約書の作成や管理などをDocuSignで行っている企業や個人事業主の方

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2.契約完了の通知をSlack上でチームメンバーへ迅速に伝えたい方

・迅速な情報共有によって契約締結後のプロセスをスムーズに進めたい方

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■このテンプレートを使うメリット

DocuSignは帳票類の作成管理を円滑に行うためのツールです。
併せてSlackに通知することでチーム全体に情報共有を円滑に行うことができます。
しかし契約完了後の通知や書類送付などを都度確認し手動でSlackへ反映しなければならないのは、生産性を阻害する要因となります。

DocuSignとSlackを連携することでチーム全体の生産性向上のために手間を省くことが可能になります。
Slackへ契約完了した内容を自動通知し手作業を省き他の業務に時間を使用することで、コア業務に注力でき生産性向上を図ることができます。

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■注意事項‍

・DocuSign、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。

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DocuSignでエンベロープが完了したら、boardの案件ステータスを更新する

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■概要

DocuSignでエンベロープが完了したら、boardの案件ステータスを更新するフローです。

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■このテンプレートをおすすめする方

1.取引先企業の帳票類を管理し、処理する必要のある方

・営業アシスタントや経理担当

・事務職員やオフィスマネージャー

・デジタルツールを活用してデータの管理を行なっている事務担当者

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2.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方

・業務効率化を目指している中小企業の経営者

・入力作業の多い総務、事務の担当者

・デジタルツールを活用して業務を行っているマーケティング担当者

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■このテンプレートを使うメリット

・DocuSignでのエンベロープ完了をトリガーにboardの案件ステータスが自動で更新されるため、手作業による更新の手間を省くことで業務効率が大幅に向上します。

・契約締結後の迅速なステータス変更により、顧客への対応スピードが向上して顧客満足度が向上します。

・Docusingの契約締結状況がboardにリアルタイムで反映されるため、案件の進捗状況を常に把握することができます。

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■注意事項

・Docusing、boardのそれぞれとYoomを連携させてください。

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DocuSignで特定条件に合う契約が完了したらkintoneにレコードを追加する

試してみる

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■概要

DocuSignで契約が完了した後、契約情報を手作業でkintoneに入力する作業は、時間もかかり入力ミスも起こりやすいのではないでしょうか？
特に契約件数が多い場合や、特定の条件に合致する契約のみを管理したい場合には、その確認作業も負担となります。
このワークフローを活用すれば、DocuSignで特定条件に合う契約が完了した際に、自動でkintoneへレコードを追加できるため、こうした課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• DocuSignとkintone間で契約情報の手入力や転記作業に手間を感じている方
• 契約完了後のデータ反映漏れや入力ミスを防ぎたいと考えている法務・営業担当の方
• 特定の条件に合致する契約のみをkintoneで効率的に管理したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• DocuSignでの契約完了情報を自動でkintoneに連携するため、手作業によるデータ入力時間を短縮し、他の業務に集中できます。
• 人の手を介さずにデータが連携されるため、転記ミスや入力漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を保てます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、DocuSignとkintoneをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでDocuSignを選択し、「エンベロープが完了したら」というアクションを設定し、フローボットが起動するきっかけを作ります。
3. 続いて、オペレーションでDocuSignの「特定のエンベロープの書類情報を取得」アクションを設定し、完了した契約の詳細情報を取得します。
4. 次に、オペレーションで「分岐機能」を設定し、取得した書類情報が特定の条件に合致する場合のみ、次の処理へ進むよう設定します。
5. 最後に、オペレーションでkintoneの「レコードを追加する」アクションを設定し、条件に合致した契約情報をkintoneの指定アプリに自動で追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• DocuSignの「特定のエンベロープの書類情報を取得」アクションでは、ご利用のDocuSignアカウントIDや、情報を取得したいエンベロープのIDを任意で設定してください。
• 「分岐機能」では、kintoneにレコードを追加する条件（例えば、書類名の一覧など）を任意で設定してください。
• kintoneの「レコードを追加する」アクションでは、情報を追加したいkintoneアプリのIDや、どのフィールドにDocuSignのどの情報をマッピングするかなどを任意で設定してください。

■注意事項

• DocuSign、kintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

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DocuSignで電子サインが完了したら、Microsoft Excelに追加してメールで通知する

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■概要

DocuSignでの電子サインが完了した後、その情報を手作業でMicrosoft Excelに転記し、関係者にメールで通知する業務は、手間がかかり入力ミスも起こりやすいのではないでしょうか。特に契約件数が多い場合、これらの作業は大きな負担となりがちです。 このワークフローを活用すれば、DocuSignでのサイン完了をトリガーに、Microsoft Excelへの情報追加とメール通知までを自動化でき、これらの課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• DocuSignとMicrosoft Excelを利用し、契約管理業務を行っている方
• 電子契約後の情報共有や記録の手作業に非効率を感じている営業担当者の方
• 契約締結プロセスのDX推進と業務効率化を目指す法務・管理部門の方

■このテンプレートを使うメリット

• DocuSignでのサイン完了後、自動でMicrosoft Excelへデータが追加され、手作業による転記時間を短縮することができます。
• 手作業によるデータ入力ミスや通知漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性を向上させます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、DocuSignとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでDocuSignを選択し、「エンベロープが完了したら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでDocuSignの「特定のエンベロープの書類情報を取得する」アクションを設定し、契約者情報や契約日などの詳細を取得します。
4. その後、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、取得した情報を指定のシートに自動で追加します。
5. 最後に、オペレーションでYoomのメール送信機能を使用し、契約完了の通知を指定された宛先に自動送信するよう設定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Microsoft Excelの「レコードを追加する」オペレーションでは、情報を追加したい対象のファイルやシートを任意で指定してください。また、どの情報をどの列に追加するかは、DocuSignから取得したアウトプット（契約者名、契約日、文書IDなど）を活用して自由にカスタムが可能です。
• メール通知のオペレーションでは、送信先のメールアドレス、通知メールの件名や本文内容などを、実際の運用に合わせて任意で設定してください。DocuSignから取得した情報をメール本文に差し込むこともできます。

■注意事項

• DocuSign、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

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フォームの内容を用いて、Googleドキュメントの雇用契約書雛形からPDFを発行しDocuSignで送付する

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■概要

採用予定者との雇用契約書の締結業務は、重要な手続きでありながらも手作業が多く、時間や手間がかかる業務の一つです。 フォームで受け取った情報を手動で契約書雛形に転記し、電子契約サービスで送付する、といった一連の作業では転記ミスや送付漏れなども発生しやすくなります。 このワークフローを活用すれば、フォームへの情報入力だけでGoogleドキュメントの雛形から雇用契約書を自動で発行し、DocuSignでの送付までを自動化することが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方

• 雇用契約書の作成から送付までの一連の業務を効率化したい人事労務担当者の方
• GoogleドキュメントとDocuSignを活用して契約業務を自動化したいと考えている方
• フォームで取得した情報を活用して、契約書を自動で作成、送付したい方

■このテンプレートを使うメリット

• フォーム入力から契約書発行、DocuSignでの送付までが自動化されるため、これまで手作業で行っていた時間を短縮することができます
• システムがフォームの情報を直接契約書に反映させるため、手作業による転記ミスや送付先の間違いといったヒューマンエラーを防ぎます

■フローボットの流れ

1. はじめに、GoogleドキュメントとDocuSignをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、フォームが送信されたらフローが起動するように設定します
3. 次に、オペレーションで書類発行機能を選択し、フォームの内容をもとにGoogleドキュメントの雛形から書類を発行するよう設定します
4. 続けて、オペレーションでDocuSignの「エンベロープを作成する」アクションと「エンベロープに書類を追加・更新する」アクションを設定します
5. 最後に、オペレーションでDocuSignの「エンベロープを送信する」アクションを設定し、契約書を指定の宛先に送付します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント

• フォームトリガーでは、氏名や住所、入社年月日など、契約書作成に必要な情報を収集できるよう、質問項目や回答種別を任意で設定してください
• 書類発行機能では、予め用意したGoogleドキュメントの雛形ファイルを設定し、フォームで取得した値を書類内の任意の場所に差し込むことが可能です。また、発行する書類名や保存先のフォルダも自由に設定できます
• DocuSignの各アクションでは、宛先のメールアドレスや件名などに、フォームで取得した情報や固定のテキストを自由に設定することが可能です

■注意事項

• Googleドキュメント、DocuSignのそれぞれとYoomを連携してください
• 事前に書類の雛形を作成しておいてください。作成方法の詳細については「『書類を発行する』の設定方法」をご参照ください

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Tallyの回答データをDocuSignで署名ドキュメントに変換し、完了後に関係者に共有する

試してみる

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■概要

オンラインフォームの回答をもとに、手作業で契約書や申込書などの署名ドキュメントを作成し、関係者に共有する業務は手間がかかるのではないでしょうか。
この定型的な作業は、入力ミスなどのヒューマンエラーを誘発する可能性もあります。
このワークフローを活用すれば、Tallyへのフォーム送信をきっかけに、DocuSignでの署名ドキュメント作成から関係者への通知までの一連の流れを自動化できるため、スムーズな業務遂行を後押しします。

■このテンプレートをおすすめする方

• Tallyで受け付けた申込内容をもとに、DocuSignでの署名依頼を手作業で行っている方
• 契約書や申込書などのドキュメント作成と共有を自動化し、業務を効率化したい方
• 手作業によるデータ入力ミスをなくし、正確なドキュメント管理を実現したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Tallyへのフォーム送信を起点にDocuSignのエンベロープ作成が自動実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
• フォームデータを手動で転記する必要がなくなるため、入力ミスや書類の作成漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Tally、DocuSign、SlackをYoomと連携します。
2. トリガーでTallyの「フォームが送信されたら」というアクションを設定し、対象のフォームを指定します。
3. 次に、オペレーションでDocuSignの「エンベロープを作成」を設定し、Tallyの回答データをマッピングして署名依頼を作成します。
4. 続いて、DocuSignの「エンベロープに書類を追加・更新」アクションで、署名対象のドキュメントを追加します。
5. 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、指定したチャンネルへ完了通知を送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• 「チャンネルにメッセージを送る」では、固定のテキストに加え、前のステップで取得した動的な情報を変数として埋め込めます。

■注意事項

• Tally、Docusign、SlackとYoomを連携してください。

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Docusignで書類が締結したら、書類をDropboxに格納する

試してみる

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■概要

Docusignで書類が締結したら、証明書をダウンロードしDropboxに格納するフローです。

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■このテンプレートをおすすめする方

1.DocuSignを利用している企業やチーム

• DocuSignを導入して契約書の電子署名を行っている担当者
• 契約書の締結プロセスをデジタル化している法務担当者や管理者

2.Dropboxを利用している企業やチーム

• Dropboxを活用してファイルの保存や共有を行っている担当者
• 契約書や証明書の安全な保管とバックアップを重要視している企業

3.契約プロセスの自動化を推進している方

• 契約書の締結後に証明書を手動でダウンロードして保存する手間を省きたい法務担当者
• システム連携を通じて業務プロセスの効率化を図りたいIT担当者

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■このテンプレートを使うメリット

・手動での証明書ダウンロードと保存の手間を省き、契約プロセスを自動化することで業務の効率を大幅に向上させることができます。

・証明書が安全にDropboxに保存されるため、データの一貫性と正確性が保たれ、法務文書の管理がシンプルでスムーズになり、迅速な対応や効果的なリソース管理が可能で業務全体の生産性向上が期待できます。

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■注意事項

‍・Docusign、DropboxそれぞれとYoomを連携してください。

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コラボフローで申請が承認されたらDocuSignで契約書を送付する

試してみる

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■概要

コラボフローで申請が承認されたらDocuSignで契約書を送付するフローです。

Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。

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■このテンプレートをおすすめする方

1. コラボフローを利用して承認プロセスを管理している方

・複数の承認ステップを持つプロジェクトで、承認後の作業が迅速かつ確実に行われることを重要視している方

・手動で承認状況を追跡する負担を減らし、業務の効率化を図りたいと考えている方

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2.DocuSignを活用して契約書の電子署名を行っている方

・契約書の送付や署名プロセスを自動化し、時間と手間を削減したい方

・署名の管理や追跡を一元管理し、契約業務をスムーズに進めたい方

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■このテンプレートを使うメリット

コラボフローで申請が承認されたらDocuSignで契約書を送付するというフローを利用することで、手続きの自動化が進みます。
このフローを活用すると、手動でのメール送信や契約書の確認作業が不要となり、業務の迅速化が図れます。
承認されたタイミングで自動的に契約書が送付されるため、タイムリーな対応が可能となり、クライアントの信頼度が向上します。

また、ミスが起こりにくくなることで、業務の精度が上がります。
このフローにより、効率的な業務運営が実現し、組織全体の生産性が向上することでしょう。

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■注意事項

・コラボフローとDocuSignのそれぞれとYoomを連携してください。

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Zoho CRMで商談が成立したら、DocuSignでテンプレートからエンベロープを作成・送信する

試してみる

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■概要

Zoho CRMで商談が成立した後の、パートナーシップ契約書の作成や送付業務に手間を感じていませんか。
手作業での情報転記やメール作成は、ミスが発生しやすく、契約締結までの時間もかかってしまいます。
このワークフローを活用すれば、Zoho CRMの商談情報が更新されると、DocuSignからパートナーシップ契約書が自動で生成・送信されるため、契約業務を迅速かつ正確に進めることが可能です。

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■このテンプレートをおすすめする方

• Zoho CRMとDocuSignを使い、パートナーシップ契約書の作成・送付を手作業で行っている方
• 商談成立から契約締結までのリードタイムを短縮し、営業活動を効率化したいと考えている方
• 手作業による契約書情報の入力ミスや送付漏れを防ぎ、業務の正確性を高めたい方

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■このテンプレートを使うメリット

• Zoho CRMの商談成立を起点に契約書の作成から送信までが自動化されるため、これまで手作業で行っていた時間を短縮できます
• CRM上の正確な情報をもとに契約書が生成されるため、手作業による転記ミスや宛先間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減します

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■フローボットの流れ

1. はじめに、Zoho CRMとDocuSignをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでZoho CRMを選択し、「商談の特定のフィールドが更新されたら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションでZoho CRMの「商談情報を取得する」アクションを設定し、トリガーとなった商談の情報を取得します
4. さらに、オペレーションでZoho CRMの「連絡先を検索する」アクションを設定し、契約相手の情報を特定します
5. 最後に、オペレーションでDocuSignの「テンプレートからエンベロープを作成・送信する」アクションを設定し、取得した情報を元に契約書を送付します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

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■このワークフローのカスタムポイント

• Zoho CRMのトリガー設定では、ご利用のZohoドメインや、起動のきっかけとしたい任意のフィールド名、フィールドIDを設定してください
• DocuSignでエンベロープを作成・送信するアクションでは、任意のアカウントIDと、契約書の雛形となるテンプレートIDを設定してください

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■注意事項

• Zoho CRM、DocuSignのそれぞれとYoomを連携してください。

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指定した日付になったらNotionのレコードを取得し、DocuSignで契約書を一括送信する

試してみる

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■概要

毎月決まった日に発生する契約更新の手続きなどで、一件ずつ契約書を送付する業務は手間がかかるものではないでしょうか？
特にNotionで管理しているリストから情報を手作業でDocuSignに入力して送信するのは、時間がかかるうえに、宛先間違いなどのミスが発生するリスクもあります。
このワークフローを活用すれば、指定した日付にNotionから対象レコードを自動で取得し、DocuSignで契約書を一括送信できるため、こうした定型業務を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• NotionとDocuSignで契約管理を行い、定期的な一括送信を手作業で行っている方
• 契約更新などの定型業務を自動化し、ヒューマンエラーをなくしたいと考えている方
• SaaS間の連携によって、より効率的な業務フローの構築を目指している方

■このテンプレートを使うメリット

• 指定した日付になると自動で契約書が送信されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、より重要な業務に集中することができます。
• 手作業による送信漏れや宛先の間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性を高めます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、NotionとDocuSignをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、「指定したスケジュールになったら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでNotionを選択し、「複数のレコードを取得する（最大300件）」アクションを設定します。
4. 続いて、取得した複数のレコード情報をもとに契約書を1件ずつ送信するため、ループ機能のコマンドオペレーションを設定します。
5. 最後に、ループ処理内のオペレーションでDocuSignを選択し、「テンプレートからエンベロープを作成・送信」アクションを設定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• スケジュールトリガーでは、契約書を一括送信したい任意の日時（毎月1日など）を設定してください。
• Notionの「複数のレコードを取得する」アクションでは、送信対象となるレコードを特定するための条件を任意で設定してください。
• ループ機能では、Notionで取得したレコード情報の中から、繰り返し処理の対象としたいデータを任意で設定してください。
• DocuSignのアクションでは、ご自身のDocuSignアカウントIDや使用するテンプレートID、Notionから取得した受信者の情報などを任意で設定してください。

■注意事項

• NotionとDocuSignのそれぞれをYoomと連携してください。
• 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

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まとめ

DocuSignのエンベロープ情報連携を自動化することで、契約完了と同時にエンベロープ情報をスプレッドシートなどに自動で更新し、手作業による情報転記の手間をなくしてヒューマンエラーを防止できます。
これにより、契約ステータスの管理がリアルタイムで行えるようになり、営業部門や法務部門が常に最新の情報を共有できるため、後続の業務へスムーズに移行できます！

今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できるので、もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひ下のサイトから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！

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よくあるご質問