DocuSignで電子サインが完了したら、Microsoft Excelに追加してメールで通知する

■概要

DocuSignでの電子サインが完了した後、その情報を手作業でMicrosoft Excelに転記し、関係者にメールで通知する業務は、手間がかかり入力ミスも起こりやすいのではないでしょうか。特に契約件数が多い場合、これらの作業は大きな負担となりがちです。 このワークフローを活用すれば、DocuSignでのサイン完了をトリガーに、Microsoft Excelへの情報追加とメール通知までを自動化でき、これらの課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• DocuSignとMicrosoft Excelを利用し、契約管理業務を行っている方
• 電子契約後の情報共有や記録の手作業に非効率を感じている営業担当者の方
• 契約締結プロセスのDX推進と業務効率化を目指す法務・管理部門の方

■このテンプレートを使うメリット

• DocuSignでのサイン完了後、自動でMicrosoft Excelへデータが追加され、手作業による転記時間を短縮することができます。
• 手作業によるデータ入力ミスや通知漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性を向上させます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、DocuSignとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでDocuSignを選択し、「エンベロープが完了したら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでDocuSignの「特定のエンベロープの書類情報を取得する」アクションを設定し、契約者情報や契約日などの詳細を取得します。
4. その後、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、取得した情報を指定のシートに自動で追加します。
5. 最後に、オペレーションでYoomのメール送信機能を使用し、契約完了の通知を指定された宛先に自動送信するよう設定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Microsoft Excelの「レコードを追加する」オペレーションでは、情報を追加したい対象のファイルやシートを任意で指定してください。また、どの情報をどの列に追加するかは、DocuSignから取得したアウトプット（契約者名、契約日、文書IDなど）を活用して自由にカスタムが可能です。
• メール通知のオペレーションでは、送信先のメールアドレス、通知メールの件名や本文内容などを、実際の運用に合わせて任意で設定してください。DocuSignから取得した情報をメール本文に差し込むこともできます。

■注意事項

• DocuSign、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。