「報告書を作成するたびに、同じ場所にスクリーンショットを貼り付けるのが面倒…」
「複数の画像を扱うドキュメントだと、挿入ミスや順番の間違いが起こりがちでストレスを感じる…」
このように、Googleドキュメントへの画像挿入作業に、手間や煩わしさを感じていませんか？
もし、フォームで受け取った画像や特定のフォルダにアップロードされた画像を、Googleドキュメントの指定した箇所に自動で挿入できる仕組みがあればいいなと思いますよね。
そうすれば定型的なドキュメント作成業務から解放され、内容の推敲や分析といった、より創造的な業務に時間を使うことができます！
今回ご紹介する自動化は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できるので、ぜひこの機会に導入して、日々の作業をもっと効率化しましょう。
とにかく早く試したい方へ
YoomにはGoogleドキュメントに画像を挿入する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
フォームで送信された画像をGoogleドキュメントに挿入する
試してみる
フォームの送信をトリガーにGoogleドキュメントへ画像を自動挿入するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Yoomのフォームで送信された画像ファイルを、Googleドキュメントに自動で挿入するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Googleドキュメント
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- Googleドキュメントのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- フォームトリガーとGoogleドキュメントのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
フォームで送信された画像をGoogleドキュメントに挿入する
試してみる
ステップ1：Googleドキュメントをマイアプリ連携
ここでは、YoomとGoogleドキュメントを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
Googleドキュメントのマイアプリ連携
マイアプリ＞新規接続よりGoogleドキュメントを検索し、クリックします。
Googleドキュメントへの連携確認ページが出るので、サインインのボタンをクリックします。
任意のアカウントを選択し、ログインを行っていきます。
ログインが完了するとマイアプリ連携が完了します。
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
フォームで送信された画像をGoogleドキュメントに挿入する
試してみる
以下のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。OKをクリックして設定を進めましょう。
ステップ3：フォームトリガーの設定を行う
まず、フローの第一段階であるアプリトリガーの設定を行います。
フローボットの「フォーム」をクリックしてください。
今回はデフォルトで「画像URL」が入力できるフォームとなっています。
完了ページはフォーム回答が完了したときに出てくるサンクスページです。お好きな内容で登録してください。今回は以下のように設定しました。
※完了ページは有料プランの場合のみがカスタマイズ可能な項目です。
「共有フォーム利用時のフローボット起動者」は、「フローボットを作成したメンバー」に設定しています。ここまで設定したら「次へ」をクリックしてください。
フロー起動を行わないとフォーム回答ができないので、ここではテスト用に「取得した値」を手動で入力していきます。
※取得した値とは？
取得した値とは、トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
取得した値は、後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に、変動した値となります。詳しくは以下をご覧ください。
今回は以下のように入力しました。
※フォームの注釈にある通り、公開URLで回答してください。今回はGoogleDriveに格納した画像を直リンクの形式にしてあります。
例：https://drive.google.com/uc?export=view&id={{ファイルID}}
入力が完了したら「完了」ボタンをクリックして次に進みます。
ステップ4：Googleドキュメントに画像を挿入を行う
次にGoogleドキュメントに画像を挿入を行います。「ドキュメントに画像を挿入」をクリックしてください。
アクションと連携アカウントを確認していきます。
アクションはデフォルト設定のまま、アカウント情報は、連携したいアカウントが選択されているか確認してください。確認出来たら「次へ」をクリックしましょう。
今回は画像挿入用に以下のようなGoogleドキュメントを作成しています。
「ドキュメントID」には、上記作成したGoogleドキュメントを候補より指定します。
「画像のURL」はフォーム回答の取得した値から入力しましょう。
取得した値を活用することで、固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映できます。
「挿入位置インデックス」「画像高さ」「画像幅」は以下のように入力しています。
他にも設定できる項目があるので、必要に応じて行ってください。
設定が終わったらテストボタンをクリックしてください。テストが成功すればOKです。
該当のGoogleドキュメントも見に行きましょう。画像が挿入されています。
ここまで確認したら、Yoom設定画面の「完了」ボタンをクリックしましょう。
ステップ5：トリガーをONにして動作確認
お疲れ様でした！これですべての設定が完了です。
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
動作確認をしてみましょう。
GoogleドキュメントのAPIを使ったその他の自動化例
GoogleドキュメントのAPIを活用することで、様々な自動化の実現が可能になります。
Googleドキュメントを使った自動化例
Googleドキュメントと他のアプリを連携させることで、ドキュメント作成や情報管理を効率化できます。
例えば、メールで届いたPDFからAIでテキストを抽出しGoogleドキュメントに転記したり、Zoom会議の文字起こしを自動保存したりすることが可能です。
また、Googleドキュメントの内容をNotionやConfluenceなどへ同期し、チーム内での情報共有を円滑にする運用もノーコードで構築できます。
Googleフォームでの回答内容をGoogleドキュメントに保存する
試してみる
■概要
Googleフォームで集めたアンケートや申し込み情報を、手作業でGoogleドキュメントに転記していませんか？
こうした作業は時間がかかるだけでなく、入力のミス漏れといったヒューマンエラーが発生する原因にもなります。
このワークフローを活用すれば、Googleフォームの送信を起点に、Googleドキュメントに自動で回答内容を保存することが可能になります。
ドキュメント作成の手間とミスを省いて、日々の業務を効率化しましょう。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームで収集した顧客の声やアンケート結果をドキュメントにまとめている方
・フォームからの申し込み情報をGoogleドキュメントで管理しており、転記作業に手間を感じている方
・手作業による情報転記のミスをなくし、正確なデータ管理を実現したいと考えている方
■注意事項
・Googleフォーム、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
GoogleドキュメントからBitlyでリンクを短縮する
試してみる
■概要
Googleドキュメントで作成した資料を共有する際、URLが長くて扱いにくかったり、その都度Bitlyで短縮URLを手作業で作成する手間を感じてはいないでしょうか。
この作業は単純ですが、積み重なると無視できない時間になります。
このワークフローを活用すれば、Googleドキュメントの画面上からワンクリックでBitlyの短縮URLを生成し、ドキュメント内に自動で追記することが可能です。
コピー＆ペーストの手間をなくし、よりスムーズな情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleドキュメントで作成したコンテンツの共有URLをBitlyで頻繁に短縮している方
・複数のドキュメントの短縮URLを手作業で管理しており、ヒューマンエラーや手間を減らしたい方
・ドキュメント作成からURL共有までの一連のプロセスを効率化したいと考えているコンテンツ担当者の方
■注意事項
・Googleドキュメント、BitlyのそれぞれとYoomを連携してください。
・Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法はこちらをご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/8831921
GoogleドキュメントからConfluenceにページを作成する
試してみる
■概要
Googleドキュメントで作成した議事録や仕様書を、情報共有のためにConfluenceへ転記する作業は、コピー＆ペーストの手間がかかり非効率的ではないでしょうか。
また、手作業での転記はフォーマットの崩れや記載漏れの原因にもなり得ます。
このワークフローを活用すれば、Googleドキュメントの内容をもとにConfluenceのページを自動で作成できるため、ドキュメント管理に関するこうした課題をスムーズに解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
・GoogleドキュメントとConfluenceを併用し、ドキュメントの転記作業に手間を感じている方
・手作業による情報共有のミスをなくし、チームのナレッジ蓄積を効率化したいと考えている方
・Confluenceへのページ作成を自動化し、本来のコア業務に集中したいと考えている方
■注意事項
・Googleドキュメント、ConfluenceのそれぞれとYoomを連携してください。
・Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、Googleドキュメント上から直接トリガーを起動させることができます。
・Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/8831921
GoogleドキュメントからGoogle Meetで会議スペースを作成する
試してみる
■概要
Google Meetで会議を行う際、議事録用のGoogleドキュメントに都度URLを手動で貼り付けていませんか？
このようなアプリ間の細かな行き来は、集中力を妨げるだけでなく、作業の非効率にも繋がります。
このワークフローを活用すれば、Googleドキュメント上から直接Google Meetの会議スペースを作成し、発行されたURLを自動でドキュメントに追記することが可能で、会議準備をよりスムーズに進められます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google MeetとGoogleドキュメントを日常的に利用し、議事録作成を効率化したい方
・会議準備におけるURLの発行や転記といった手作業を削減したいと考えている方
・ドキュメント作成から会議設定までの一連の流れをシームレスに行いたい方
■注意事項
・Googleドキュメント、Google MeetのそれぞれとYoomを連携してください。
・Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法はこちらをご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/8831921
GoogleドキュメントからMiroのボードに付箋を作成する
試してみる
■概要
Googleドキュメントで作成した議事録やアイデアメモを、オンラインホワイトボードのMiroに転記する作業に手間を感じていませんか。
手作業でのコピー＆ペーストは時間がかかるだけでなく、転記ミスや抜け漏れの原因にもなりかねません。
このワークフローを活用することで、Googleドキュメントのテキスト情報をもとに、AIが内容を抽出しMiroのボードへ自動で付箋を作成するため、面倒な転記作業を効率化し、より創造的な業務に集中できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・GoogleドキュメントとMiroを連携させ、情報共有をスムーズにしたいと考えている方
・会議の議事録などをGoogleドキュメントで作成し、Miroで可視化しているチームの方
・手作業による情報転記の手間を削減し、ヒューマンエラーを防止したい方
■注意事項
・Googleドキュメント、MiroのそれぞれとYoomを連携してください。
・Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/8831921
Googleドキュメントからファイル情報を取得し、Zoho CRMの商談にリンクを記載する
試してみる
■概要
Zoho CRMで顧客情報を管理しながら、議事録や提案書はGoogleドキュメントで作成しているものの、手作業で情報を転記しており手間を感じることはないでしょうか。
また、ドキュメントのリンクをCRMに貼り忘れるといったミスが発生することもあります。
このワークフローを活用すれば、Googleドキュメント上からワンクリックで、ファイル情報をZoho CRMの該当商談に自動で追記できます。
Zoho CRMとGoogleドキュメントの連携を自動化し、こうした課題を円滑に解消します。
Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、Googleドキュメント上から直接トリガーを起動させることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Zoho CRMとGoogleドキュメントを併用し、情報連携の効率化を考えている営業担当者の方
・商談に関連するドキュメントの管理を自動化し、抜け漏れなどのミスを防ぎたいチームリーダーの方
・Zoho CRMとGoogleドキュメント間の手作業による転記業務をなくしたいと考えている方
■注意事項
・Googleドキュメント、Zoho CRMのそれぞれとYoomを連携してください。
・Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/8831921
Zoho Formsの回答をもとにGoogleドキュメントで書類を発行し、Google Driveに保存する
試してみる
■概要
「Zoho Formsの回答をもとにGoogleドキュメントで書類を発行し、Google Driveに保存する」ワークフローは、アンケートや申請フォームのデータを効率的に活用するための業務ワークフローです。
Zoho Formsで収集した回答データを自動的にGoogleドキュメントに反映させ、必要な書類を作成します。さらに、その書類をGoogle Driveに自動保存することで、データの管理や共有がスムーズに行えるようになります。
このワークフローを活用すれば、手動でのデータ転記やファイル管理の手間を削減できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Zoho Formsを活用しており、収集したデータを効率的に管理したい方
・GoogleドキュメントやGoogle Driveを日常的に使用している業務担当者
・データ入力の手間やミスを減らし、業務の自動化を図りたいチームリーダー
・書類作成や保存のプロセスを標準化し、業務効率を向上させたい経営者
■注意事項
・Zoho Forms、Googleドキュメント、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・Zoho FormsのWebhook設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9924708
Zoomでミーティングが終了したら会議の文字起こしをGoogleドキュメントに保存する
試してみる
Zoomでミーティングが終了したら、自動的に会議内容を自動で文字起こしし、文字起こしの結果をGoogleドキュメントに保存します。
毎週Googleドキュメントの議事録から情報を取得し、Notionに記録する
試してみる
■概要
このワークフローで毎週の会議で作成されるGoogleドキュメントの議事録を自動的に取得し、Notionに整理して記録します。この自動化により、手動でのデータ転記作業を省き、情報の一元管理が可能になります。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・定期的にGoogleドキュメントで議事録を作成しているチームリーダーの方
・Notionを活用してプロジェクトや情報を一元管理したいビジネスパーソン
・手動での議事録管理に時間を取られ、効率化を図りたい方
・NotionとGoogleドキュメントの連携をスムーズに行いたいIT担当者
・議事録の共有や検索を簡単にしたい中小企業の経営者
■注意事項
・Googleドキュメント、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
メールで縦書きのPDF資料が届いたら、AIでテキストを抽出しGoogleドキュメントに内容を転記する
試してみる
縦書きのPDF資料をメールで受信したら、AIでテキストを抽出し、内容をGoogleドキュメントに転記するフローです。
まとめ
Googleドキュメントへの画像挿入を自動化することで、これまで手作業で行っていた報告書や議事録などのドキュメント作成にかかる手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、面倒な繰り返し作業から解放され、本来時間をかけるべきコンテンツの企画や分析といったコア業務に集中できる環境整備が可能です！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひ会員登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：GoogleDriveに画像を追加したら自動挿入できますか？
A：
GoogleDriveのトリガー「新しくファイル・フォルダが作成されたら」「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」を使えば可能ですので、一度お試しください。
GoogleDriveのトリガー、アクションについては以下よりご確認いただけます。
Q：画像だけでなく、テキストも一緒に挿入できますか？
A：
その場合はフォームの時点でテキストの回答項目も付け足し、「ドキュメントに画像を挿入」アクションの後に「文末にテキストを追加」を追加するのがおすすめです。
Googleドキュメントのアクションについては以下よりご確認いただけます。
Q：エラーが起きた場合、どうなりますか？
A：
連携がエラーした場合、メールでその旨の通知が行われます。
また、自動での再実行（リトライ）は行われないため、エラー発生時は手動で再実行が必要です。
詳しくは、以下のヘルプページをご参照ください。
もし、それでも解決しない場合は以下お問い合わせ窓口よりご連絡ください。
