Googleドキュメントからファイル情報を取得し、Zoho CRMの商談にリンクを記載する

■概要

Zoho CRMで顧客情報を管理しながら、議事録や提案書はGoogleドキュメントで作成しているものの、手作業で情報を転記しており手間を感じることはないでしょうか。また、ドキュメントのリンクをCRMに貼り忘れるといったミスが発生することもあります。このワークフローを活用すれば、Googleドキュメント上からワンクリックで、ファイル情報をZoho CRMの該当商談に自動で追記できます。Zoho CRMとGoogleドキュメントの連携を自動化し、こうした課題を円滑に解消します。
Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、Googleドキュメント上から直接トリガーを起動させることができます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Zoho CRMとGoogleドキュメントを併用し、情報連携の効率化を考えている営業担当者の方
• 商談に関連するドキュメントの管理を自動化し、抜け漏れなどのミスを防ぎたいチームリーダーの方
• Zoho CRMとGoogleドキュメント間の手作業による転記業務をなくしたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Googleドキュメントから直接Zoho CRMへ情報を転記できるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、コア業務に集中できます。
• 手作業によるコピー＆ペーストが不要になるため、リンクの貼り間違いや更新漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GoogleドキュメントとZoho CRMをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogleドキュメントのクローム拡張機能を選択し、「Googleドキュメント上から起動」アクションを設定します。
3. オペレーションでAI機能を設定し、ドキュメントのテキストから商談の特定に必要な情報を抽出します。
4. 次のオペレーションでZoho CRMを選択し、抽出した情報をもとに「商談情報を検索する」アクションを設定します。
5. 最後に、同じくZoho CRMで「商談の情報を更新」アクションを設定し、検索した商談にドキュメントのリンクなどを追記します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• AI機能のデータ抽出オペレーションでは、ドキュメントのタイトルや本文から、商談の検索に利用したい任意の情報（会社名や商談名など）を抽出するよう設定してください。
• Zoho CRMのオペレーションでは、AIが抽出した情報や任意の固定値を用いて商談を検索する設定が可能です。また、商談情報を更新する際には、任意の項目にファイルのタイトルやリンクといった変数を埋め込むよう設定してください。

■注意事項

• Googleドキュメント、Zoho CRMのそれぞれとYoomを連携してください。
• Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法はこちらをご参照ください。