「Airtableで管理している顧客情報をもとに、毎回Googleドキュメントで見積書を作成している…」
「プロジェクトの進捗をAirtableに記録し、その内容をコピー＆ペーストして週報ドキュメントを作るのが面倒…」
このように、AirtableとGoogleドキュメントを併用する中で、手作業によるデータ転記に非効率さやストレスを感じていませんか？
もし、Airtableに新しい情報を登録するだけで、その内容が反映されたGoogleドキュメントが自動で生成される仕組みがあれば、こうした定型的なドキュメント作成業務から解放されるでしょう。
また、入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーを防ぎながら、より付加価値の高いコア業務に集中できる貴重な時間を確保できます。
今回ご紹介する自動化は、プログラミングの知識がなくてもノーコードで簡単に設定できるので、ぜひこの機会に導入して、日々の繰り返し作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはAirtableとGoogleドキュメントを連携するためのテンプレートが用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
Airtableでレコードが作成されたら、Googleドキュメントで書類を発行しGmailで送信する
試してみる
■概要
Airtableで管理している情報をもとに、手作業で書類を作成していませんか？定期的なドキュメント作成は手間がかかる上に、転記ミスなどのヒューマンエラーも起こりやすくなります。このワークフローを活用すれば、Airtableに新しいレコードが登録されるだけで、Googleドキュメントでの書類作成からGmailでのメール送信までの一連の流れを自動化し、こうした課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Airtableで顧客管理を行い、定期的に関連ドキュメントを作成している営業担当者の方
- Airtableの情報から見積書や請求書などを手作業で作成している営業事務の方
- チーム内のドキュメント作成業務を自動化し、生産性を向上させたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Airtableへのレコード登録を起点に書類作成から送信までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
- 手作業によるデータの転記がなくなることで、入力間違いや宛先ミスといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Airtable、Googleドキュメント、GmailをYoomと連携する
- 次に、トリガーでAirtableを選択し、「レコードが登録されたら」というアクションを設定する
- 次に、オペレーションでGoogleドキュメントを選択し、「書類を発行する」アクションを設定し、Airtableの情報をもとに書類を作成する
- 最後に、オペレーションでGmailを選択し、「メールを送る」アクションを設定し、作成した書類を添付して指定の宛先に送信する
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Airtableの設定では、連携対象となるベースIDやテーブルID、取得する値を任意で設定してください。
- Googleドキュメントの設定では、テンプレートとなるドキュメントのファイルIDや、作成した書類の格納先フォルダIDを指定し、Airtableのどの情報を書類のどこに反映させるかといったフィールドを自由に設定可能です。
- Gmailの設定では、メールの宛先を任意で設定できるほか、件名や本文にAirtableから取得した顧客名などの情報を変数として埋め込むといったカスタムが可能です。
■注意事項
- Airtable、Googleドキュメント、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- AirtableのアウトプットはJSONPathから取得可能です。取得方法は「『取得する値』を追加する方法」をご参照ください。
AirtableとGoogleドキュメントの連携フローを作ってみよう
それでは、さっそく実際にAirtableとGoogleドキュメントを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでAirtableとGoogleドキュメントの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Airtable／Googleドキュメント／Gmail
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回はAirtableでレコードが作成されたら、Googleドキュメントで書類を発行しGmailで送信するフローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
- Airtable・Googleドキュメント・Gmailをマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Airtableのトリガー設定および各アクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Airtableでレコードが作成されたら、Googleドキュメントで書類を発行しGmailで送信する
試してみる
■概要
Airtableで管理している情報をもとに、手作業で書類を作成していませんか？定期的なドキュメント作成は手間がかかる上に、転記ミスなどのヒューマンエラーも起こりやすくなります。このワークフローを活用すれば、Airtableに新しいレコードが登録されるだけで、Googleドキュメントでの書類作成からGmailでのメール送信までの一連の流れを自動化し、こうした課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Airtableで顧客管理を行い、定期的に関連ドキュメントを作成している営業担当者の方
- Airtableの情報から見積書や請求書などを手作業で作成している営業事務の方
- チーム内のドキュメント作成業務を自動化し、生産性を向上させたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Airtableへのレコード登録を起点に書類作成から送信までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
- 手作業によるデータの転記がなくなることで、入力間違いや宛先ミスといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Airtable、Googleドキュメント、GmailをYoomと連携する
- 次に、トリガーでAirtableを選択し、「レコードが登録されたら」というアクションを設定する
- 次に、オペレーションでGoogleドキュメントを選択し、「書類を発行する」アクションを設定し、Airtableの情報をもとに書類を作成する
- 最後に、オペレーションでGmailを選択し、「メールを送る」アクションを設定し、作成した書類を添付して指定の宛先に送信する
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Airtableの設定では、連携対象となるベースIDやテーブルID、取得する値を任意で設定してください。
- Googleドキュメントの設定では、テンプレートとなるドキュメントのファイルIDや、作成した書類の格納先フォルダIDを指定し、Airtableのどの情報を書類のどこに反映させるかといったフィールドを自由に設定可能です。
- Gmailの設定では、メールの宛先を任意で設定できるほか、件名や本文にAirtableから取得した顧客名などの情報を変数として埋め込むといったカスタムが可能です。
■注意事項
- Airtable、Googleドキュメント、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- AirtableのアウトプットはJSONPathから取得可能です。取得方法は「『取得する値』を追加する方法」をご参照ください。
ステップ1：AirtableとGoogleドキュメントをマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
1.AirtableとYoomのマイアプリ連携
以下の手順をご参照ください。
2.GoogleドキュメントとYoomのマイアプリ連携
上記のナビのGoogle スプレッドシートの箇所を参考に、マイアプリ連携を行って下さい。
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
Airtableでレコードが作成されたら、Googleドキュメントで書類を発行しGmailで送信する
試してみる
■概要
Airtableで管理している情報をもとに、手作業で書類を作成していませんか？定期的なドキュメント作成は手間がかかる上に、転記ミスなどのヒューマンエラーも起こりやすくなります。このワークフローを活用すれば、Airtableに新しいレコードが登録されるだけで、Googleドキュメントでの書類作成からGmailでのメール送信までの一連の流れを自動化し、こうした課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Airtableで顧客管理を行い、定期的に関連ドキュメントを作成している営業担当者の方
- Airtableの情報から見積書や請求書などを手作業で作成している営業事務の方
- チーム内のドキュメント作成業務を自動化し、生産性を向上させたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Airtableへのレコード登録を起点に書類作成から送信までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
- 手作業によるデータの転記がなくなることで、入力間違いや宛先ミスといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Airtable、Googleドキュメント、GmailをYoomと連携する
- 次に、トリガーでAirtableを選択し、「レコードが登録されたら」というアクションを設定する
- 次に、オペレーションでGoogleドキュメントを選択し、「書類を発行する」アクションを設定し、Airtableの情報をもとに書類を作成する
- 最後に、オペレーションでGmailを選択し、「メールを送る」アクションを設定し、作成した書類を添付して指定の宛先に送信する
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Airtableの設定では、連携対象となるベースIDやテーブルID、取得する値を任意で設定してください。
- Googleドキュメントの設定では、テンプレートとなるドキュメントのファイルIDや、作成した書類の格納先フォルダIDを指定し、Airtableのどの情報を書類のどこに反映させるかといったフィールドを自由に設定可能です。
- Gmailの設定では、メールの宛先を任意で設定できるほか、件名や本文にAirtableから取得した顧客名などの情報を変数として埋め込むといったカスタムが可能です。
■注意事項
- Airtable、Googleドキュメント、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- AirtableのアウトプットはJSONPathから取得可能です。取得方法は「『取得する値』を追加する方法」をご参照ください。
テンプレートがコピーされたら「OK」を選択します。
次のステップから設定していきましょう。
ステップ3：Airtableにレコードが追加されたら
「レコードが追加されたら」を選択します。
「アクション」はテンプレート通りのままでOKです！
「Gmailと連携するアカウント情報」を確認し、「次へ」をクリックして進んでください。
【注意】
- トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
今回のフローで使用したいAirtableのテーブルの作成がまだの方jはこのタイミングで作成しましょう。
※Created timeの項目は必須です。
例として以下のように作成しました！
使用したいAirtableのテーブルの「ベースID」と「テーブルID」を注釈に沿って手動で入力しましょう。
「Created Timeのフィールド名」を手動で入力しましょう。
今回は「Created time」とテーブルに入力しているので、「Created time」と設定しました！
すべて設定できたら「テスト」を行いましょう。
テストに成功すると「取得した値」に反映されます。
しかし、すべてが「取得した値」に反映されているわけではないので必要な項目を手動で取得する必要があります。
手動で「取得した値」を追加する方法について、詳しくは「取得する値」を追加する方法をご覧ください。
手動で追加できたら「完了」を選択しましょう。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
ステップ4：Googleドキュメントで書類を発行する
「書類を発行する」を選択します。
「アクション」はテンプレート通りのままでOKです！
「Googleドキュメントと連携するアカウント情報」を確認し、「次へ」をクリックして進んでください。
今回のフローで使用したいGoogleドキュメントの雛形書類の準備がまだの方は作成しましょう。
例として以下のように作成しました！
{日付}と{氏名}が置換されるように設定していきます。
「雛形書類」の「ドキュメントのファイルID」に、先ほど作成した雛形書類のファイルIDを候補から設定しましょう。
「発行書類」の「格納先のGoogle DriveフォルダID」は、候補から選択しましょう。
「出力ファイル名」を設定します。
今回は固定のテキストと「取得した値」を用いて以下のように設定しました！
取得した値は変数となります。固定値ではないため、トリガーが実行されるたびに取得した情報を反映できます。
