Airtableでレコードが登録されたら、Asanaにタスクを追加する
試してみる
■概要
Airtableをデータベースとして、Asanaをタスク管理ツールとして活用しているものの、それぞれが独立しているため、手作業での情報転記やタスク作成に手間を感じていませんか？
手作業では入力ミスや対応漏れが発生するリスクも伴います。
このワークフローを活用すれば、AirtableとAsanaの連携を自動化し、Airtableに新しいレコードが登録されたタイミングで、Asanaにタスクを自動で追加できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Airtableで管理している情報を基に、Asanaでタスクを手作業で作成している方
- AirtableとAsanaの二重入力の手間をなくし、プロジェクト管理を効率化したいチームリーダーの方
- ツール間の連携を自動化することで、チーム全体の生産性を高めたいと考えているマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Airtableにレコードが登録されると、Asanaのタスクが自動で作成されるため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます。
- 人の手によるタスクの登録漏れや、情報の転記ミスといったヒューマンエラーの発生を防ぐことに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、マイアプリ連携画面でAirtableとAsanaをYoomと連携してください。
- 次に、トリガーでAirtableを選択し、「レコードが登録されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでAsanaを選択し、「タスクを追加」のアクションを設定することで、Airtableで取得した情報をもとにタスクが自動で追加されます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Asanaでタスクを追加するオペレーションでは、タスクのタイトルや詳細説明の項目を設定できます。これらの項目に、トリガーとなったAirtableのレコード情報を変数として埋め込むことで、動的にタスクの内容を変更することが可能です。
■注意事項
- AirtableとAsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Airtableのアウトプットの取得方法はこちらを参考にしてください。
「業務で使っているAirtableとAsanaのデータをうまく連携させたい！」
「でも、Airtableに登録したレコード情報を毎回Asanaのタスクに転記するのは手間がかかるし、ミスも起きそう…」
AirtableとAsanaを併用する中で、このような手作業によるデータ連携に限界を感じていませんか？
もし、Airtableに新しいレコードが追加されたタイミングで、Asanaに自動でタスクを作成する仕組みがあれば、これらの悩みから解放されるでしょう。入力ミスや転記漏れも防がれ、より重要な業務に集中できる時間を生み出せるはずです！
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくてもノーコードで簡単に実現できます。
ぜひこの機会に導入して、日々の業務をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはAirtableとAsanaを連携するためのテンプレートが用意されています。
今すぐ試したい方は、以下のバナーから早速スタートできますよ！
Airtableでレコードが登録されたら、Asanaにタスクを追加する
試してみる
■概要
Airtableをデータベースとして、Asanaをタスク管理ツールとして活用しているものの、それぞれが独立しているため、手作業での情報転記やタスク作成に手間を感じていませんか？
手作業では入力ミスや対応漏れが発生するリスクも伴います。
このワークフローを活用すれば、AirtableとAsanaの連携を自動化し、Airtableに新しいレコードが登録されたタイミングで、Asanaにタスクを自動で追加できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Airtableで管理している情報を基に、Asanaでタスクを手作業で作成している方
- AirtableとAsanaの二重入力の手間をなくし、プロジェクト管理を効率化したいチームリーダーの方
- ツール間の連携を自動化することで、チーム全体の生産性を高めたいと考えているマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Airtableにレコードが登録されると、Asanaのタスクが自動で作成されるため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます。
- 人の手によるタスクの登録漏れや、情報の転記ミスといったヒューマンエラーの発生を防ぐことに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、マイアプリ連携画面でAirtableとAsanaをYoomと連携してください。
- 次に、トリガーでAirtableを選択し、「レコードが登録されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでAsanaを選択し、「タスクを追加」のアクションを設定することで、Airtableで取得した情報をもとにタスクが自動で追加されます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Asanaでタスクを追加するオペレーションでは、タスクのタイトルや詳細説明の項目を設定できます。これらの項目に、トリガーとなったAirtableのレコード情報を変数として埋め込むことで、動的にタスクの内容を変更することが可能です。
■注意事項
- AirtableとAsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Airtableのアウトプットの取得方法はこちらを参考にしてください。
AirtableとAsanaを連携してできること
AirtableとAsanaのAPIを連携させることで、これまで手作業で行っていた二つのツール間のデータ入力を自動化できます。
ここでは具体的な自動化の例をいくつかご紹介しますので、気になる内容があれば、ぜひクリックして詳細をご確認ください！
Airtableでレコードが登録されたら、Asanaにタスクを追加する
Airtableに新しいレコードが登録された際に、そのレコード情報を基にしてAsanaにタスクを自動で作成することで、プロジェクトの進捗管理や顧客対応などのデータベース情報を、具体的なアクションプランに落とし込むことができます。
手作業によるタスクの作成漏れや転記ミスを防ぎ、チーム全体の業務スピードを向上させましょう。
Airtableでレコードが登録されたら、Asanaにタスクを追加する
試してみる
■概要
Airtableをデータベースとして、Asanaをタスク管理ツールとして活用しているものの、それぞれが独立しているため、手作業での情報転記やタスク作成に手間を感じていませんか？
手作業では入力ミスや対応漏れが発生するリスクも伴います。
このワークフローを活用すれば、AirtableとAsanaの連携を自動化し、Airtableに新しいレコードが登録されたタイミングで、Asanaにタスクを自動で追加できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Airtableで管理している情報を基に、Asanaでタスクを手作業で作成している方
- AirtableとAsanaの二重入力の手間をなくし、プロジェクト管理を効率化したいチームリーダーの方
- ツール間の連携を自動化することで、チーム全体の生産性を高めたいと考えているマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Airtableにレコードが登録されると、Asanaのタスクが自動で作成されるため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます。
- 人の手によるタスクの登録漏れや、情報の転記ミスといったヒューマンエラーの発生を防ぐことに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、マイアプリ連携画面でAirtableとAsanaをYoomと連携してください。
- 次に、トリガーでAirtableを選択し、「レコードが登録されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでAsanaを選択し、「タスクを追加」のアクションを設定することで、Airtableで取得した情報をもとにタスクが自動で追加されます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Asanaでタスクを追加するオペレーションでは、タスクのタイトルや詳細説明の項目を設定できます。これらの項目に、トリガーとなったAirtableのレコード情報を変数として埋め込むことで、動的にタスクの内容を変更することが可能です。
■注意事項
- AirtableとAsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Airtableのアウトプットの取得方法はこちらを参考にしてください。
Airtableで特定条件に合うレコードが登録されたら、Asanaにタスクを追加する
Airtableに登録されたレコードの中から「優先度が高い」「特定ステータスに進んだ」といった条件に合致するものだけを抽出してタスク化することも可能です。
対応が必要なタスクだけを的確にAsanaに起票することで、重要な業務の見落としを防げます。
Airtableで特定条件に合うレコードが登録されたら、Asanaにタスクを追加する
試してみる
■概要
データベースツールのAirtableとタスク管理ツールのAsanaを併用しているものの、Airtableに登録された情報を手作業でAsanaに転記する作業に手間を感じていないでしょうか。手作業によるタスク作成は、時間がかかるだけでなく、転記ミスや対応漏れの原因にもなり得ます。
このワークフローを活用すれば、Airtableで特定の条件に合うレコードが登録された際に、自動でAsanaへタスクを追加する連携が可能になり、こうした課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Airtableで管理している情報をもとに、Asanaでタスクを手作業で作成している方
- AirtableとAsanaの連携を自動化して、タスクの作成漏れや遅延を防ぎたい方
- 二つのツール間でのデータ転記作業をなくし、プロジェクト管理を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Airtableにレコードが登録されると、条件に応じてAsanaに自動でタスクが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手動でのタスク作成で起こりがちな、入力内容の間違いやタスク作成の漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減することに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、AirtableとAsanaをYoomと連携します
- 次に、トリガーでAirtableを選択し、「レコードが登録されたら」というアクションを設定します
- 続いて、オペレーションの分岐機能で、特定の条件に合致した場合のみ後続の処理に進むよう設定します
- 最後に、オペレーションでAsanaの「タスクを追加」アクションを設定し、任意のプロジェクトにタスクを追加します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Asanaでタスクを追加するアクションでは、タスクのタイトルや詳細といった設定項目に、前段のトリガーでAirtableから取得した情報を変数として埋め込むことで、動的な内容のタスクを作成できます。
■注意事項
- AirtableとAsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- Airtableのアウトプットの取得方法はこちらを参考にしてください。
AirtableとAsanaの連携フローを作ってみよう
ここからは、AirtableとAsanaを連携させたフローの作成方法を解説していきます！
Yoomを使用してノーコードで設定をしていくので、まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
この記事では、先程ご紹介した「Airtableでレコードが登録されたら、Asanaにタスクを追加する」テンプレートを使ってフローを作成します。
作成の流れは大きく分けて以下の通りです。
- AirtableとAsanaのマイアプリ連携
- テンプレートのコピー
- Airtableのトリガー設定とAsanaのタスク追加設定
- フロー稼働の準備
Airtableでレコードが登録されたら、Asanaにタスクを追加する
試してみる
■概要
Airtableをデータベースとして、Asanaをタスク管理ツールとして活用しているものの、それぞれが独立しているため、手作業での情報転記やタスク作成に手間を感じていませんか？
手作業では入力ミスや対応漏れが発生するリスクも伴います。
このワークフローを活用すれば、AirtableとAsanaの連携を自動化し、Airtableに新しいレコードが登録されたタイミングで、Asanaにタスクを自動で追加できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Airtableで管理している情報を基に、Asanaでタスクを手作業で作成している方
- AirtableとAsanaの二重入力の手間をなくし、プロジェクト管理を効率化したいチームリーダーの方
- ツール間の連携を自動化することで、チーム全体の生産性を高めたいと考えているマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Airtableにレコードが登録されると、Asanaのタスクが自動で作成されるため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます。
- 人の手によるタスクの登録漏れや、情報の転記ミスといったヒューマンエラーの発生を防ぐことに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、マイアプリ連携画面でAirtableとAsanaをYoomと連携してください。
- 次に、トリガーでAirtableを選択し、「レコードが登録されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでAsanaを選択し、「タスクを追加」のアクションを設定することで、Airtableで取得した情報をもとにタスクが自動で追加されます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Asanaでタスクを追加するオペレーションでは、タスクのタイトルや詳細説明の項目を設定できます。これらの項目に、トリガーとなったAirtableのレコード情報を変数として埋め込むことで、動的にタスクの内容を変更することが可能です。
■注意事項
- AirtableとAsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Airtableのアウトプットの取得方法はこちらを参考にしてください。
ステップ1：AirtableとAsanaのマイアプリ連携
Yoomとそれぞれのアプリを連携して、アプリごとの操作を行えるようにしましょう。この設定は初回のみ必要です。
先ずは、基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それでは、今回のフローで使用するAirtableとAsanaのマイアプリ登録方法を解説していきます。
① Airtableのマイアプリ登録
- アプリ一覧画面でAirtable(OAuth)を検索して選択。
- Airtableのログイン画面が表示されます。
連携させるアカウントでログインしてください。
※ 既にログイン済みのアカウントがある場合、この画面はスキップされます。
- YoomからAirtableへのアクセス権限を確認し、「+ Add base」をクリック。
連携させるワークスペースやベースを選択してください。
※ 全てのリソースを連携させる場合は「+ Add all resources」をクリック。
- 「Grant access」をクリック。
- 連携が完了し、マイアプリ画面に戻ります。
Airtable(OAuth)が追加されていることを確認してください。
② Asanaのマイアプリ登録
- アプリ一覧画面でAsanaを検索して選択。
- Asanaのサインイン画面が表示されます。
連携するアカウントでサインインしてください。
- YoomからAsanaへのアクセス権限を確認し、「許可」をクリック。
※ アカウントが登録されていない場合は、アカウント登録後に下図の画面に遷移します。
- 連携が完了し、マイアプリ画面に戻ります。
Asanaも追加されていれば、このフローで使用するアプリのマイアプリ登録は完了です。
ステップ2：テンプレートのコピー
Yoomのフローボットテンプレートから使用するテンプレートを選び、「このテンプレートを試す」をクリックすると、テンプレートがコピーされます。
ここでは、冒頭でご紹介したテンプレートを使用するため、以下のバナーの「試してみる」をクリックしてください。
Airtableでレコードが登録されたら、Asanaにタスクを追加する
試してみる
■概要
Airtableをデータベースとして、Asanaをタスク管理ツールとして活用しているものの、それぞれが独立しているため、手作業での情報転記やタスク作成に手間を感じていませんか？
手作業では入力ミスや対応漏れが発生するリスクも伴います。
このワークフローを活用すれば、AirtableとAsanaの連携を自動化し、Airtableに新しいレコードが登録されたタイミングで、Asanaにタスクを自動で追加できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Airtableで管理している情報を基に、Asanaでタスクを手作業で作成している方
- AirtableとAsanaの二重入力の手間をなくし、プロジェクト管理を効率化したいチームリーダーの方
- ツール間の連携を自動化することで、チーム全体の生産性を高めたいと考えているマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Airtableにレコードが登録されると、Asanaのタスクが自動で作成されるため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます。
- 人の手によるタスクの登録漏れや、情報の転記ミスといったヒューマンエラーの発生を防ぐことに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、マイアプリ連携画面でAirtableとAsanaをYoomと連携してください。
- 次に、トリガーでAirtableを選択し、「レコードが登録されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでAsanaを選択し、「タスクを追加」のアクションを設定することで、Airtableで取得した情報をもとにタスクが自動で追加されます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Asanaでタスクを追加するオペレーションでは、タスクのタイトルや詳細説明の項目を設定できます。これらの項目に、トリガーとなったAirtableのレコード情報を変数として埋め込むことで、動的にタスクの内容を変更することが可能です。
■注意事項
- AirtableとAsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Airtableのアウトプットの取得方法はこちらを参考にしてください。
そうすると、Yoomのワークスペースにテンプレートがコピーされ、自動化フローの設定画面（フローボット）が開きます。
「OK」をクリックして、フローの設定に進みましょう。
※ 以降、コピーしたフローボットには、プロジェクト一覧の「マイプロジェクト」からアクセスできます。
ステップ3：Airtableのトリガー設定
先ずは、フローの起点となるトリガーアクションを設定していきます。
- Airtableの「レコードが登録されたら」をクリック。
- 「タイトル」は任意の名称に変更できます。
アクションの内容が分かりやすいタイトルにするとよいでしょう。
- 連携アカウントにはマイアプリ登録で連携したアカウントが設定されています。
複数のアカウントと連携している場合には、このフローで用いるアカウントをプルダウンから選択してください。
- アクションを確認して、「次へ」をクリック。
- 「トリガーの起動間隔」をプルダウンの「5分・10分・15分・30分・60分」から選択。
そのプランの最短の起動間隔にすることで、レコード登録時により早くタスク追加が行えるようになります。
※ ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が異なるためご注意ください。
参考：ポーリングトリガーの仕組みについて
- 「ベースID」に監視対象とするベースのIDを設定。
IDは対象ベースのURL（airtable.com/ベースID/テーブルID/ビューID）から取得してください。appから始まるIDです。
- 同じく「テーブルID」も設定します。tblから始まるIDです。
- 「Created Timeのフィールド名」に対象テーブルのレコード作成日フィールドの名称を設定。
レコード作成日フィールドのないテーブルは監視対象にできません。ない場合はフィールドを追加してください。
- レコードの登録を正常に検知できるかテストを行いましょう。
指定したテーブルに、テスト用のレコードを登録してください。
この記事では「顧客テーブルにレコードが追加されたら、月末までに諸対応を行うタスクを追加する」という流れで解説していきます。
※ テスト用レコードの例
- Yoomに戻り「テスト」をクリック。
- テストに成功すると、「取得した値」にレコードIDやレコード作成日などが追加されます。
レコードの各フィールドを取得するには、「取得する値を追加」をクリックして、取得項目を追加する必要があります。
参考：「取得する値」を追加する方法
- 取得する値が設定できたら、ページ下部の「保存する」をクリック。
トリガーとなる投稿の設定が完了し、フロー画面に戻ります。
取得した値は、以降のアクションで変数（フローが稼働する度に変わる値）として使用できるようになります。
参考：アウトプットについて
ステップ4：タスクの追加
それでは、取得したレコードのデータを用いてAsanaにタスクを追加しましょう。
- Asanaの「タスクを追加」をクリック。
- 適宜「タイトル」を変更。
- 連携アカウントとアクションの内容を確認し、「次へ」をクリック。
- Airtableから取得した項目を用いて「タスク名」を設定しましょう。
入力欄クリック時に表示されるトリガーアクションメニューから、タスク名として使用する項目を選択してください。
項目をクリックすると、入力欄に{{項目名 追加された値}}という形で追加されます。
- 「プロジェクトID」にタスクを追加するプロジェクトのIDを設定。
入力欄をクリックすると、連携しているアカウントから候補が表示されるので、対象となるプロジェクトを選択してください。
プロジェクトIDはAsanaのプロジェクト概要ページURL（app.asana.com/0/プロジェクトID/overview）でも確認できます。
- 「セクションID」にタスクのセクションIDを設定。
入力欄をクリックすると、指定したプロジェクトから候補が表示されるので、対象となるセクションを選択してください。
- 以降の項目も、必要に応じて設定してください。
タスク名と同様に入力欄クリック時に表示される「取得した値」から項目を選択していきます。
- 「開始日」や「期日(日付)」の設定には、日付タブの項目もご活用ください。
動的な日付を設定することができます。
- 設定を終えたら、「テスト」をクリック。
Asanaの指定したプロジェクトにタスクが追加されます。
- テストに成功したら、Asanaの指定したプロジェクトを確認しましょう。
- 期待通りにタスクが追加されていれば、ページ下部の「保存する」をクリック。
ステップ5：フロー稼働の準備
フロー画面に戻り、「全ての設定が完了しました！」と表示されていればフローの設定は完了です。
早速フローを稼働させるのであれば、「トリガーをON」をクリックします。
あとで稼働させる場合は、フロー画面のトリガースイッチをクリックしてください。
トリガーをONにしたら、実際に動作することを確認しましょう。
Airtableの指定したテーブルにレコードを作成し、そのデータを基にしたタスクがAsanaに追加されていれば成功です。
今回のフローボットをベースに、他にも様々な作業の自動化が実現できます！
是非、Yoomの便利な機能をお試しください。
AsanaのデータをAirtableに連携したい場合
今回はAirtableからAsanaへデータを連携する方法をご紹介しましたが、反対にAsanaからAirtableへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Asanaでタスクが登録されたらAirtableに追加する
Asanaで新しいタスクが作成された際に、そのタスク情報をAirtableのレコードとして自動で追加することで、プロジェクト全体のタスクをAirtable上で一覧化し、進捗状況の可視化やデータ分析に活用できます。
手作業での情報集約の手間を省き、迅速な情報共有を実現しましょう。
Asanaでタスクが登録されたらAirtableに追加する
試してみる
■概要
Asanaで管理しているタスク情報を、別途Airtableにも転記して管理している、といったことはありませんか？タスクが発生するたびに手作業で情報を入力していると、手間がかかるだけでなく、転記ミスや更新漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Asanaでタスクが登録された際に、自動でAirtableにレコードを追加し、これらの課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- AsanaとAirtableを併用しており、二重入力の手間をなくしたいと考えている方
- 手作業によるデータ転記での入力ミスや、対応漏れなどの人的ミスを防ぎたい方
- プロジェクトのタスク情報を一元管理し、業務の可視化と効率化を進めたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Asanaへのタスク登録をきっかけにAirtableへ自動で情報が追加されるため、これまで手作業で行っていた転記業務の時間を短縮できます。
- 手作業による入力ミスや転記漏れのリスクをなくし、常に正確なデータが同期された状態でAirtableでの情報管理が可能になります。
■フローボットの流れ
- はじめに、AsanaとAirtableをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでAsanaを選択し、「特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでAirtableの「レコードを作成」アクションを設定し、トリガーで取得したタスク情報を紐付けます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Asanaのトリガー設定では、連携の対象としたいプロジェクトを任意で指定してください。
- Airtableにレコードを作成する際、Asanaから取得したタスクのタイトルや担当者、期日といった情報を、Airtableのどの項目に登録するかを自由に設定できます。
■注意事項
- AsanaとAirtableのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Asanaで登録されたタスクを要約してAirtableに追加する
Asanaで作成されたタスクの詳細情報を、AIで要約してレコードに追加することも。
要約処理が入ることでタスクの概要を素早く把握できるようになり、情報の一覧性を高められます。
Asanaで登録されたタスクを要約してAirtableに追加する
試してみる
■概要
Asanaでのタスク管理とAirtableでの情報集約を並行して行う中で、タスクの詳細を手作業で転記し要約する作業に手間を感じてはいないでしょうか。こうしたAsanaとAirtable間の非効率な手作業は、更新漏れや入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Asanaに新しいタスクが登録されるだけで、AIがその内容を自動で要約しAirtableのレコードとして追加するため、こうした課題を解消しスムーズな情報連携を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Asanaのタスク情報をAirtableに手作業で転記し、負担を感じているプロジェクトマネージャーの方
- AsanaとAirtableを連携させ、タスクの要約と情報集約を自動化したいと考えているチームリーダーの方
- AIを活用して定型業務を効率化し、より戦略的な業務に時間を割きたいと考えている業務改善担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Asanaにタスクを追加するだけでAIによる要約とAirtableへのレコード追加が自動で行われるため、情報転記にかかる時間を削減できます
- 手作業での転記や要約が不要になることで、入力ミスや更新漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、情報の正確性を保つことに繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、AsanaとAirtableをYoomと連携します
- 次に、トリガーでAsanaを選択し、「特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでAI機能を選択し、「要約する」アクションでAsanaから取得したタスクの詳細を要約します
- 最後に、オペレーションでAirtableを選択し、「レコードを作成」アクションで、要約した内容などを指定のテーブルに追加します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Airtableにレコードを作成する際、どのフィールドにどの情報を登録するかを自由に設定できます
- 例えば、AIによる要約結果だけでなく、トリガーで取得したAsanaのタスク名や担当者といった情報をAirtableの任意のフィールドに変数として埋め込めます
- また、特定のテキストや日付を固定値として入力することも可能であり、自社の運用に合わせた柔軟なデータ連携を実現できます
■注意事項
- AsanaとAirtableのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
AirtableやAsanaを使ったその他の自動化例
今回ご紹介した連携以外でも、AirtableやAsanaのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあれば、こちらも試してみてください！
Airtableを使った便利な自動化例
受注やフォーム送信をトリガーに、データをAirtableに自動で追加する仕組みを構築できます。
これにより、顧客からのお問い合わせ内容や新しい注文情報などを手動で転記する手間が省かれ、業務が効率化するでしょう。
GitLabやGoogle Chatとの連携も可能で、スピーディーに通知を受けたり、作業の進捗を管理したりすることができます。
BASEで注文が発生したらAirtableに追加する
試してみる
■概要
BASEで注文が発生したらAirtableに追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.BASEを業務に活用している方
・ECサイトの運営に活用している方
・顧客情報を追加し管理する方
2.Airtableを活用してデータ管理を行なっている方
・帳票情報を一元管理している方
・登録した情報を可視化し進行状況を確認する方
■このテンプレートを使うメリット
BASEはECサイトの運営を円滑に行うために有益なツールです。
注文情報をAirtableで管理する情報と合わせて管理することで、データを蓄積し、より良い施策への分析に活用することができます。
しかしBASEで注文が発生したら毎回Airtableに情報を手入力することは手間がかかり、非効率的で時間がかかります。
このフローは効率のいい業務進行を目指す方に適しています。
BASEでの注文をトリガーに自動でAirtableに情報の追加を行うため、手入力の手間を省きミスや漏れを防ぐことができます。
また省いた時間を他の業務に充てることでチーム全体がタスク解決に注力でき、生産性の向上に繋げることができます。
■注意事項
・BASE、AirtableのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Wixでフォームが送信されたらAirtableに追加する
試してみる
■概要
Wixで作成したWebサイトのフォームから受け付けた問い合わせや申し込み情報を、都度Airtableに手作業で転記していませんか。この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Wixでフォームが送信されると同時に、その内容を自動でAirtableのレコードとして追加できるため、手作業によるデータ入力の手間をなくし、顧客情報管理を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- WixでWebサイトを運営し、フォームからの問い合わせや申し込み管理をしている方
- 顧客情報やプロジェクトの管理にAirtableを活用しており、データ入力を自動化したい方
- 手作業でのデータ転記による入力ミスや対応漏れといった課題を解消したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Wixフォームが送信されると自動でAirtableにレコードが作成されるため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるデータ転記がなくなることで、入力間違いや転記漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を保ちます。
■フローボットの流れ
- はじめに、WixとAirtableをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでWixを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定し、対象のフォームを指定します。
- 最後に、オペレーションでAirtableの「レコードを作成」アクションを設定し、トリガーで取得したフォームの情報を任意の項目に紐付けます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Airtableの「レコードを作成」アクションでは、どのデータベースのどのテーブルにレコードを追加するかを任意で設定してください。
- Airtableの各項目には、Wixフォームから取得した氏名やメールアドレスなどの情報を変数として設定できます。
- また、対応状況などの特定の項目には「未対応」といった固定のテキストを設定することも可能です。
■注意事項
Gmailで受信したお問い合わせ内容をAirtableに登録する
試してみる
■概要
Gmailで受信したお問い合わせ内容をAirtableに登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.外部との連絡手段として主にGmailを利用している企業
・Gmailを使って多くの問い合わせを受けており、その管理に手間を感じている方
2.基幹データベースとしてAirtableを活用している企業
・手動でのデータ入力を自動化することで業務効率を向上させたい方
・Airtableにお問い合わせの内容を蓄積している方
■このテンプレートを使うメリット
このフローを使うメリットはいくつかあります。
まず第一に、GmailとAirtableを連携させることで、お問い合わせ内容を一元管理できる点が挙げられます。
これにより、問い合わせの見落としや対応漏れのリスクを減少させることができます。
また、Airtableの柔軟なデータ管理機能を活用して、問い合わせ内容をカテゴリ別やステータス別に整理することも容易です。
これにより、担当者はお問い合わせの情報を管理しやすくなります。
お問い合わせから得られた重要な知見を有効活用することができるため、顧客満足度の向上に寄与します。
■注意事項
・AirtableとGmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Airtableに情報が登録されたらGoogle Chatに通知する
試してみる
■概要
Airtableに情報が登録されたらGoogle Chatに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.データベースを業務で活用している方
・顧客情報や契約内容の登録を行う方
・データの蓄積でAirtableを活用している方
2.業務のやり取りをGoogle Chatで行う方
・Google Chatでコミュニケーションを取ることが多い方
・データベースに登録されたデータをGoogle Chatに自動で通知したい方
■このテンプレートを使うメリット
Airtableはデータの蓄積に役立ちますが、登録データの共有は手動で行う必要があり、作業効率を低下させる恐れがあります。
また、チャットツールから登録データの共有を行う場合、毎回の宛先設定やツールを行き来する操作が煩わしいと感じているかもしれません。
このフローは、Airtableにデータが登録されるとGoogle Chatに自動で通知するため、メンバー間の情報共有がスムーズになります。
Google Chatにおける手動による共有作業を削減できるため、他の重要なタスクを集中して進めることが可能です。
AirtableのデータベースやGoogle Chatの設定は任意でカスタマイズできるため、業務のニーズに合わせた運用ができます。
■注意事項
・AirtableとGoogle ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
Airtableで特定条件に合うレコードが追加されたら、GitLabにイシューを作成する
試してみる
■概要
Airtableで管理しているタスクやバグレポートを、開発チームが利用するGitLabへ手作業で転記していませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、転記ミスや抜け漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローは、Airtableに特定の条件を満たすレコードが追加されると、自動でGitLabにイシューを作成するため、手動での情報連携は不要になります。AirtableとGitLab間の連携をスムーズにし、開発業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Airtableで管理している情報を、手動でGitLabに起票している開発担当者の方
- プロジェクト管理でAirtableとGitLabを利用しており、二重入力の手間を解消したい方
- 情報連携のタイムラグをなくし、迅速なタスク着手を促したいプロジェクトマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Airtableへのレコード追加をきっかけに、GitLabのイシューが自動で作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を他の業務に充てられます
- システムが自動で処理を行うため、手作業による情報の転記ミスやイシューの作成漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、情報連携の正確性を高めます
■フローボットの流れ
- はじめに、AirtableとGitLabをYoomと連携します
- 次に、トリガーでAirtableを選択し、「レコードが登録されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件を満たすレコードの場合のみ、後続の処理に進むように設定します
- 最後に、オペレーションでGitLabの「イシューを作成」アクションを設定し、Airtableのレコード情報を元にイシューが作成されるようにします
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能の設定で、特定のステータスを持つレコードが追加された場合のみイシューを作成するなど、実行条件を任意で設定してください
- GitLabで作成するイシューのタイトルや本文に、Airtableのどのレコード情報を反映させるかを任意で設定してください
■注意事項
- AirtableとGitLabのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- Airtableのアウトプットの取得方法はこちらを参考にしてください。
Asanaを使った便利な自動化例
フォーム送信をトリガーに、Asanaにタスクを自動で追加することで、タスク管理が効率化されます。
たとえば、WixやGoogleフォーム、Zendeskからの情報を基に、タスク作成を手動で行う必要がなくなり、スムーズに作業を進めることが可能です。
これにより、チーム全体での情報共有も簡単になり、業務の無駄を削減できるでしょう。
Wixでフォームが送信されたらAsanaに追加する
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■概要
Wixでフォームが送信されたらAsanaに追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Wixを業務に活用している方
・Webサイトの構築に活用している方
・サイト上の問い合わせに対応している方
2.Asanaでタスク管理を行う方
・タスクの進捗状況を可視化させ把握している方
■このテンプレートを使うメリット
WixはWebサイト作成を行うために有益なツールです。
サイト上にフォームを設定し問い合わせなどを受けることで、顧客対応業務の効率化につながります。
しかしWixでフォームが送信されたら毎回手入力で情報をAsanaに追加するのは、チーム全体の生産性にも悪影響を及ぼす可能性があります。
このフローを使用すると、Wixで送信されたフォームの内容を引用して自動でAsanaにタスクを追加することができます。
手作業を省いてフォームの内容を自動で追加することで、入力ミスなどのヒューマンエラーを省きます。
またタスクを手作業で登録していた時間を省略することで、チーム全体がタスク解決に注力することができ、業務効率を上げることにつながります。
■注意事項
・ Wix、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
Googleフォームで登録された情報をAsanaに登録する
試してみる
■概要
Googleフォームで回答を受け付けた後、Asanaへ同じ内容を手作業で入力していると、転記の負担が積み重なりがちで、情報が散在し管理しづらくなる場面もあるはずです。特に入力業務の自動化を求める環境では、この作業がボトルネックになりやすい状況があります。このワークフローを利用すると、Googleフォームで送信された情報をもとにAsanaへタスク登録が自動で行われ、手作業での転記を省きながら、回答内容をスムーズにタスク管理へ反映できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで受け付けた情報をAsanaへ都度入力しており、処理効率を高めたい担当者の方
- フォーム回答とタスク管理の連動性を高めたいチームの方
- 回答内容をタスク化する運用を定着させたいプロジェクト管理担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームからの回答を自動でAsanaへ登録でき、転記作業の時間削減につながり、自動化の取り組みを前進させられます。
- 入力漏れや記入ミスといった人的エラーを抑え、回答内容をそのままAsanaへ反映できるため、情報管理の質を維持しやすくなります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとAsanaをYoomと連携する
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選び「フォームに回答が送信されたら」を設定する
- 続いて、オペレーションでAsanaの「タスクを追加」アクションを設定し、Googleフォームの回答内容をタスクの各項目に紐付ける
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームは、使用したいフォームIDを任意で設定可能です。
- Asanaは、登録先のプロジェクトIDやセクションIDを任意で設定可能です。
■注意事項
- Googleフォーム、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法」を参照ください。
Zendeskでチケットが作成されたらAsanaに追加する
試してみる
■概要
Zendeskで受け付けた問い合わせを、手作業でAsanaのタスクに転記していませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、情報の転記ミスや対応漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Zendeskで新しいチケットが作成された際に、自動でAsanaにタスクを追加できるため、こうした課題を解消し、スムーズな顧客対応を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- ZendeskとAsanaを併用し、問い合わせ対応やタスク管理を行っている方
- 手作業によるチケット情報の転記に手間を感じ、業務を効率化したいと考えている方
- 問い合わせの対応漏れを防ぎ、タスク管理の精度を高めたいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Zendeskでチケットが作成されると自動でAsanaにタスクが追加されるため、手作業での情報入力にかかっていた時間を短縮できます
- 手作業によるデータ転記がなくなることで、入力間違いやタスクの作成漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、ZendeskとAsanaをYoomと連携します
- 次に、トリガーでZendeskを選択し、「新しいチケットが作成されたら」というアクションを設定します
- 最後に、オペレーションでAsanaの「タスクを追加」アクションを設定し、Zendeskで取得したチケット情報を紐付けます
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Zendeskのトリガー設定では、連携したいアカウントのサブドメインを任意で設定してください
- Asanaのタスク追加オペレーションでは、Zendeskから取得したチケットの件名や内容などを、タスク名や説明欄に自由に設定することが可能です
■注意事項
- Zendesk、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
- 【Zendesk】はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Salesforceの商談ステータスが特定のタイミングを迎えたらAsanaのプロジェクトを作成する
試してみる
■概要
Salesforceで商談が受注や契約に至った際、手動でAsanaにプロジェクトを立ち上げ、情報を転記する作業に手間を感じていないでしょうか？
この一連の作業は、対応の遅れや転記ミスといったヒューマンエラーを招く原因にもなり得ます。
このワークフローを活用すれば、Salesforceの商談ステータスが更新されると、自動でAsanaにプロジェクトが作成されるため、こうした課題を解消し、営業から他部門へのスムーズな連携を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Salesforceの商談情報を基に、手作業でAsanaのプロジェクトを作成している方
- 営業部門から制作・開発部門への、案件の引き継ぎを効率化したいと考えている方
- 手作業による情報転記のミスや、プロジェクト作成の遅延・漏れを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- 商談が特定のステータスになると自動でプロジェクトが作成されるため、これまで手作業で行っていた情報転記や設定にかかる時間を短縮できます。
- 手動での情報連携時に起こりがちな、転記ミスや対応漏れなどのヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、SalesforceとAsanaをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでSalesforceを選択し、「商談オブジェクトにレコードが登録または更新されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションの「分岐機能」を活用し、プロジェクト作成の対象となる特定の商談ステータス（フェーズ）に合致した場合のみ、後続の処理に進むよう設定します。
- 最後に、オペレーションでAsanaの「プロジェクトを作成」アクションを設定し、Salesforceから取得した情報を基にプロジェクトを自動で作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Salesforceのトリガー設定では、お使いの環境に合わせてマイドメインURLを任意で設定してください。
- 分岐機能の設定では、どの商談ステータスになったらプロジェクトを作成するか、起動のトリガーとしたい条件を任意で設定してください。
- Asanaでプロジェクトを作成するアクションでは、プロジェクト名、概要、デフォルトビュー、期日などを任意の内容で設定してください。
■注意事項
- Salesforce、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
- 「分岐する」オペレーションはミニプラン以上、Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけます。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Asanaのタスク情報をGoogle スプレッドシートに同期する
試してみる
■概要
Asanaのタスク情報をスプレッドシートに同期して、スプレッドシート上でAsanaのタスクを管理できるフローボットです。
Asanaでタスクが追加・更新されたら、スプレッドシートに情報を自動的に同期します。
スプレッドシートにAsanaのタスクIDを保存しておき、このタスクIDをキーにタスクの更新を行います。
スプレッドシートにタスクIDを含めた表を作成してご利用ください。
■注意事項
・Asana、Google スプレッドシートそれぞれとYoomを連携してください。
・スプレッドシートにAsanaのタスクIDを含めた表を作成してください。
・Asanaでタスクが作成または更新されてから5~15分程でスプレッドシートに情報を連携します。
まとめ
AirtableとAsanaの連携を自動化することで、これまで手作業で行っていたツール間のデータ転記作業の手間を削減し、入力ミスや共有漏れといったヒューマンエラーを防げます。
担当者は正確な情報に基づいて素早く業務を進められるようになり、本来注力すべきコア業務に集中できる環境を整えられるでしょう。
今回ご紹介したような自動化は、ノーコードツール「Yoom」を活用することで、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、こちらから無料登録してYoomによる業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：Airtableの添付ファイルはAsanaに連携できますか？
A：AirtableのAttachmentフィールドに添付されたファイルは、Airtableの「レコードのファイルをダウンロード」オペレーションでYoomにダウンロードすることが可能です。
ダウンロードしたファイルを、Asanaの「ファイルを添付」オペレーションでAsanaのタスクやプロジェクトに添付してください。
参考：「アプリと連携する」の設定方法
Q：「優先度が高い」レコードだけを連携させる具体的な設定方法は？
A：ミニプラン以上で利用可能な「分岐」オペレーションを追加することで、各フィールドの値でフィルタリングできるようになります。
このオペレーションでは、1つのフィールドにつき5つまで条件が設定可能です。
参考：「分岐」の設定方法
Q：Airtableのレコード更新時にAsanaタスクも自動更新できますか？
A：既存レコードの更新もタスクに反映させたい場合には、作成用とは別に更新用のフローを作成してください。
Airtableの「レコードが更新されたら」のトリガーと、Asanaの「タスクを検索」「タスクを更新」を組み合わせることで更新用のフローが構築できます。
