■概要
Salesforceで商談が受注や契約に至った際、手動でAsanaにプロジェクトを立ち上げ、情報を転記する作業に手間を感じていないでしょうか？
この一連の作業は、対応の遅れや転記ミスといったヒューマンエラーを招く原因にもなり得ます。
このワークフローを活用すれば、Salesforceの商談ステータスが更新されると、自動でAsanaにプロジェクトが作成されるため、こうした課題を解消し、営業から他部門へのスムーズな連携を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Salesforceの商談情報を基に、手作業でAsanaのプロジェクトを作成している方
- 営業部門から制作・開発部門への、案件の引き継ぎを効率化したいと考えている方
- 手作業による情報転記のミスや、プロジェクト作成の遅延・漏れを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- 商談が特定のステータスになると自動でプロジェクトが作成されるため、これまで手作業で行っていた情報転記や設定にかかる時間を短縮できます。
- 手動での情報連携時に起こりがちな、転記ミスや対応漏れなどのヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、SalesforceとAsanaをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでSalesforceを選択し、「商談オブジェクトにレコードが登録または更新されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションの「分岐機能」を活用し、プロジェクト作成の対象となる特定の商談ステータス（フェーズ）に合致した場合のみ、後続の処理に進むよう設定します。
- 最後に、オペレーションでAsanaの「プロジェクトを作成」アクションを設定し、Salesforceから取得した情報を基にプロジェクトを自動で作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Salesforceのトリガー設定では、お使いの環境に合わせてマイドメインURLを任意で設定してください。
- 分岐機能の設定では、どの商談ステータスになったらプロジェクトを作成するか、起動のトリガーとしたい条件を任意で設定してください。
- Asanaでプロジェクトを作成するアクションでは、プロジェクト名、概要、デフォルトビュー、期日などを任意の内容で設定してください。
■注意事項
- Salesforce、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
- 「分岐する」オペレーションはミニプラン以上、Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけます。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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