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「boardで管理している案件情報を、顧客対応のためにIntercomに手作業で入力している」
「営業とカスタマーサポート間の情報連携に時間がかかり、対応の初動が遅れてしまうことがある」
このように、boardとIntercomをそれぞれ利用する中で、二つのツール間のデータ転記作業に手間や非効率さを感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">boardに新しい案件が登録されたら、その情報を自動的にIntercomへ連携する仕組み</span>があれば、こうした手作業による時間的コストや入力ミスを削減可能です。
より迅速で正確な顧客対応を実現しつつ、本来注力すべきコア業務に集中できる時間を生み出すことができるでしょう。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識が一切不要なノーコードで簡単に実現できます。
これまで自動化に触れたことがない方でもスムーズに導入することが可能ですので、ぜひこの機会に業務の効率化を始めてみましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">boardとIntercomを連携するためのテンプレート</span>が用意されています。
今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
boardとIntercomのAPIを連携させることで、これまで手動で行っていた二つのツール間の情報共有を自動化し、業務のスピードと正確性を向上させることが可能になります。
Yoomには、アカウント登録後すぐに利用できる連携テンプレートが用意されており、「試してみる」ボタンからわずか30秒程で設定を始められます。
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
board上で新しい案件が作成された際に、その案件情報を基にしてIntercomに自動でチケットを作成する連携です。
この仕組みにより、<span class="mark-yellow">営業担当者が登録した案件情報を手作業で転記することなく、カスタマーサポートチームへ素早く共有できます。</span>
対応の引き継ぎ漏れや情報入力のミスを防ぎ、顧客への初動対応を迅速化できるでしょう。
boardに登録された新規案件の中から、特定の条件（優先度が高い案件など）に合致するものだけを抽出し、Intercomにチケットを自動で作成する連携です。
すべての案件ではなく、<span class="mark-yellow">サポートチームが対応すべき重要な案件のみをフィルタリングして通知できる</span>ため、担当者はノイズに惑わされることなく、優先度の高いタスクに集中できます。
それでは、さっそく実際にboardとIntercomを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでboardとIntercomの連携を進めていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は「boardで新しい案件が登録されたら、Intercomにチケットを作成する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
Yoomとそれぞれのアプリを連携して、アプリごとの操作を行えるようにしましょう。この設定は初回のみ必要です。
先ずは、基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それでは、今回のフローで使用するboardとIntercomのマイアプリ登録方法を解説していきます。
1.boardの登録方法
boardを検索すると下記画面が表示されるので、アカウント名とアクセストークンを入力してください。
※「アカウント名」は任意の名称を入力し、「アクセストークン」はboard開発者用API設定から取得可能です。
※詳しい設定方法はboardのマイアプリ登録方法をご確認ください。
入力ができたら「追加」ボタンをクリックしましょう。
これでboardのマイアプリ登録完了です。
2.Intercomの登録方法
先ほどのマイアプリ画面に戻り、今度はIntercomを検索しましょう。
アカウント名とアクセストークンをこちらのヘルプページを参照し入力してください。
入力できたら、「追加」をクリックしマイアプリ連携完了です！
さっそく、自動化フローを作ってみましょう！
Yoomのテンプレートを使えば、画面の指示に従って設定するだけで、わずか数分で連携フローが完成します。
プログラミングの知識は不要なので、ぜひ試してみてください。
まずは下記バナーをクリックして、移行先の画面で「このテンプレートを試す」ボタンを押してください。
これで、テンプレートのコピーが完了しました！
画面に「OK」ボタンが表示されたら、クリックして設定を進めましょう。
まず最初に、boardのトリガー設定を行います！
「新しい案件が登録されたら」という項目をクリックしてください。
次の画面は設定済みのため、情報に誤りが無いか確認できたら次のページに進みましょう。
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
続いて、APIキーを設定します。
こちらのURLをクリックし取得しましょう。
下記画面が表示されるのでAPIキーをコピーし設定してください。
続いて、Webhookの動作テストを行います。boardを開き、新しく案件を作成してください。
（テスト用のため架空の情報で設定して問題ありません！）
例として、下記画像の通り設定してみました。
作成できたらYoomの画面に戻り、「テスト」をクリックしてください。
テストが成功したら、boardに新しく作成した案件の情報が取得した値（アウトプット）に表示されます。
取得した値に誤りが無いか、確認ができたら「保存する」ボタンを押しましょう。
※取得した値（アウトプット）とは、トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことです。
取得した値は、この後のステップで値を設定する際に利用することができます。
詳しくは、こちらのヘルプページをご確認ください。
次に、boardで登録した案件の情報をIntercomのチケットに自動で反映させるための設定を行います。
「チケットを作成」という項目をクリックしましょう。
下記画面は設定済みのため、確認できたら「次へ」ボタンをクリックしてください。
チケットタイプIDは、枠内をクリックし表示された候補から選択してください。
デフォルトタイトルは、下記画面の通り設定されています。
この設定により、boardに新規案件が作成されたら「案件名」を取得し、Intercomのデフォルトタイトルに自動で反映することが可能です。
なお、取得した値＝アウトプットアウトプットを活用せず手入力すると毎回同じタイトルで作成されてしまうため注意が必要です。
デフォルト説明は、自由に設定できます。
例えば、下記画像のように設定するとboardの案件から「顧客名」と「担当者名」を自動で反映できますよ。
用途に合わせて使用したいアウトプットやメッセージの内容を変更して使用してみましょう！
コンタクトリストはプルダウンより使用したい項目を任意で選択してください。
コンタクトIDまたは外部IDまたはメールアドレスを任意で設定します。
ここまで設定が完了したら「テスト」ボタンを押しましょう。
テストが成功すると、Intercomにチケットが自動で作成されるので確認してください。
再びYoomの画面に戻り、設定を保存しましょう。
これで「boardで新しい案件が登録されたら、Intercomにチケットを作成する」フローの完成です！
「トリガーをON」ボタンをクリックして、フローが正常に動作するか確認してみてください。
今回はboardからIntercomへデータを連携する方法をご紹介しました。
逆にIntercomからboardへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
顧客からの問い合わせ情報を営業チームへスムーズに連携する際に役立ちます。
Intercomに新しいコンタクト（問い合わせユーザー）が作成されたら、その情報を基にboardに顧客情報を自動で作成する連携です。
この自動化により、<span class="mark-yellow">カスタマーサポートが受けた問い合わせの中から生まれた見込み顧客の情報を、手動での入力なしに営業チームの管理ツールへ登録できます。</span>
二重入力の手間を削減し、営業機会の損失を防げるでしょう。
Intercomに作成されたコンタクトの中から、特定の条件（例：特定のタグが付与された）を満たすものだけをboardの顧客として自動で登録する連携です。
商談化の可能性が高い<span class="mark-yellow">質の良いリードだけを自動で抽出し、営業担当者に共有できる</span>ため、より効率的で戦略的なアプローチが可能になります。
今回ご紹介した連携以外でも、boardやIntercomのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあれば、こちらも試してみてください！
新しい案件がboardに登録された際に、Slackに通知したり、Googleスプレッドシートに自動でレコードを追加することで、チーム内の情報共有が効率化されます。
また、案件に関連する情報がGoogle Driveのフォルダに自動的に整理されるため、ドキュメント管理の手間も省け、迅速な対応が可能です。
Intercomで新しく会話が作成されると、SalesforceやTrelloに自動的にタスクが追加され、重要な顧客情報を管理ツールに迅速に反映できます。
これにより、手作業による情報転記のミスを防ぎ、タスク管理を効率化することが可能です。
さらに、RPAを活用して自社システムに登録することで、作業負担が軽減され、営業活動やカスタマーサポートの迅速な対応が可能になります。
boardとIntercomの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">手作業で行っていた案件情報や顧客情報の転記作業を削減できます。</span>それに伴うヒューマンエラーを根本から防ぐことが可能です。
この仕組みにより、営業部門とカスタマーサポート部門間の情報共有を迅速かつ正確に行えるようになるため、顧客対応の質とスピードを向上させ、本来注力すべきコア業務に集中できる環境を整えます。
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築可能です。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して業務の効率化を体験してみてください。
Q：連携が失敗した場合はどうなる？
A：連携が失敗すると、Yoomに登録する際に設定したメールアドレスに通知が届きます。通知内容にはエラーになったオペレーションも記載されているので、エラーの発生箇所がすぐに確認可能です。
通知先は、メールの他にSlackやChatworkも設定できます。
詳しい設定方法はこちらのヘルプページをご参照ください。
Q：この連携にSlack通知などを追加できる？
A：はい、可能です。
作成したフローの一番下にある「+」ボタンをクリックし、アプリの中から「Slack」を選択することで設定できます。
また、Slack以外にも様々なアプリと連携させ、業務フロー全体の効率化が実現できます。連携可能なアプリについてはこちらをご確認ください。
Q：連携の「特定条件」は細かく設定可能？
A：はい、可能です。
フローに「分岐」を設定することで、特定の条件（ラベルや種類、連絡先等）を満たす案件の情報だけをチケットとして作成することができます。
「分岐」の設定方法について、詳しくはこちらをご覧ください。
※「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
※ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。
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