Intercomでユーザーが新しい会話を作成したら、RPAで自社システムに登録し、Gmailで通知する

■概要

Intercomでユーザーから新しい問い合わせがあった際、その情報を手作業で自社システムに登録し、関係者にメールで通知する業務は、手間がかかり、対応の遅れや入力ミスを招くことはないでしょうか？
特に、迅速な顧客対応が求められる場面では、これらの作業が負担となることもあります。
このワークフローを活用すれば、Intercomでの新しい会話作成をきっかけに、RPA機能が自社システムへ情報を自動登録し、Gmailで関係者へ通知するため、こうした課題の解消に繋がります。

■このテンプレートをおすすめする方

• Intercom、自社システム、Gmailを併用し、情報連携の効率化を求めるカスタマーサポート担当者の方
• 顧客からの問い合わせに対し、迅速かつ正確な初期対応を実現したいと考えているチームリーダーの方
• RPAを活用して定型的な登録・通知業務を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Intercomでの新規会話発生後、RPAによる自社システムへの登録とGmailでの通知が自動で行われるため、手作業の時間を短縮することができます。
• システムへの情報登録や通知メール作成における手作業が減ることで、入力ミスや連絡漏れといったヒューマンエラーの発生を抑えることに貢献します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、IntercomとGmailをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでIntercomを選択し、「ユーザーが新しい会話を作成したら（Webhook起動）」というアクションを設定します。この設定により、Intercomで新しい会話が作成されるとフローボットが起動します。
3. 続いて、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定します。ここで、Intercomから受け取った情報を基に、自社システムへ自動でデータを登録するよう設定します。
4. 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、指定した宛先へ自社システムへの登録完了などを通知するメールを自動送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• RPA機能の「ブラウザを操作する」アクションでは、お使いの自社システムへのログイン情報や、具体的な入力項目、操作手順に合わせて、RPAの動作を詳細に設定してください。Intercomから取得したどの情報を、システムのどのフィールドに登録するかなどを指定します。
• Gmailで「メールを送る」アクションでは、通知を受け取るべき担当者やチームのメールアドレスを宛先に設定し、メールの件名や本文も、状況に応じて必要な情報を盛り込むなど、任意の内容にカスタマイズしてください。

■注意事項

• Intercom、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
• Intercomのマイアプリ連携方法は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/5723277
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
• ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のシステムに合わせてカスタマイズしてください。