フォームからファイルを含む内容が送信されたら、Microsoft Excelに情報を追加しBoxにファイルをアップロードする

■概要

Webフォームからの問い合わせや申し込み対応で、受信内容をMicrosoft Excelへ手作業で転記し、添付ファイルを別途Boxへ保存する作業は手間がかかる上に、ミスも発生しがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、フォームが送信されると、入力内容が自動でMicrosoft Excelに追加され、添付ファイルもBoxへアップロードされるため、こうした定型業務を効率化し、対応漏れなどのリスクを軽減します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Webフォームからの情報を手作業でMicrosoft Excelに転記している方
• 問い合わせや申し込みに添付されたファイルをBoxで管理している方
• 手作業によるデータの入力ミスや、ファイルの保存漏れを防止したい方

■このテンプレートを使うメリット

• フォーム送信後のデータ転記とファイル保存が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業での転記ミスやファイルの保存漏れを防ぎ、常に正確な情報でデータベースを管理することに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft ExcelとBoxをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーで、フォームトリガー機能を選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでMicrosoft Excelを選択し、「レコードを追加する」アクションを設定し、フォームの回答内容を反映させます。
4. 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、フォームに添付されたファイルを指定のフォルダに保存します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Yoomのフォームトリガーでは、問い合わせフォームの質問項目や回答形式などを自由にカスタマイズしてください。
• Microsoft Excelにレコードを追加するオペレーションでは、対象のファイルやシート、連携したいフォームの回答項目などを任意で設定してください。
• Boxにファイルをアップロードするオペレーションでは、ファイルを保存したい任意のフォルダを指定してください。

■注意事項

• Microsoft Excel、BoxとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。