ClockifyでTaskが作成されたら、Outlookで通知する
試してみる
■概要
Clockifyで新しいタスクを作成した際、関係者への共有をOutlookのメールで手動で行っていませんか？タスクが増えるたびに通知を作成するのは手間がかかり、共有漏れのリスクも伴います。
このワークフローを活用すれば、Clockifyでのタスク作成をトリガーに、指定した内容のメールをOutlookから自動で送信できます。この連携によって、タスクの共有プロセスを効率化し、チームの連携を円滑にします。
■このテンプレートをおすすめする方
- ClockifyとOutlookを利用しており、タスク共有の通知を手作業で行っている方
- チームへのタスク割り当ての連絡を効率化し、共有漏れを防ぎたいプロジェクトマネージャーの方
- ClockifyとOutlookを連携させ、タスク管理のプロセスを自動化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Clockifyでタスクが作成されると自動でOutlookからメールが送信されるため、通知作成の手間を省き、時間を有効活用できます。
- 手動での通知による宛先間違いや共有漏れといったヒューマンエラーを防止し、確実な情報伝達を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、ClockifyとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでClockifyを選択し、「New Task」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、トリガーで取得したタスク情報を含んだメールを送信するように設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Clockifyのトリガー設定では、通知の対象としたいWorkspace IDを任意で設定してください。
- Outlookのメール送信設定では、通知先のメールアドレス、件名、本文を自由にカスタマイズできます。Clockifyから取得したタスク名や担当者といった情報を、本文や件名に差し込んで利用することも可能です。
■注意事項
- Clockify、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
「Clockifyでタスクを作成するたびに、Outlookで関係者に通知メールを送るのが面倒…」
「時間管理とスケジュール管理を別々のツールで行っていて、情報の転記に手間がかかる…」
このように、ClockifyとOutlookを併用する中で、手作業によるデータ連携に非効率さや限界を感じていませんか？
もし、Clockifyでのアクションをきっかけに、Outlookへ自動で通知や予定登録が行われる仕組みがあればどうでしょう。
定型的ながらも重要な連絡業務から解放されるだけでなく、入力ミスや共有漏れといったヒューマンエラーを防げるのではないでしょうか。
今回ご紹介する自動化の方法は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できるので、ぜひこの機会に導入して、日々の業務をさらに効率化させましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはClockifyとOutlookを連携するためのテンプレートが用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
ClockifyでTaskが作成されたら、Outlookで通知する
試してみる
■概要
Clockifyで新しいタスクを作成した際、関係者への共有をOutlookのメールで手動で行っていませんか？タスクが増えるたびに通知を作成するのは手間がかかり、共有漏れのリスクも伴います。
このワークフローを活用すれば、Clockifyでのタスク作成をトリガーに、指定した内容のメールをOutlookから自動で送信できます。この連携によって、タスクの共有プロセスを効率化し、チームの連携を円滑にします。
■このテンプレートをおすすめする方
- ClockifyとOutlookを利用しており、タスク共有の通知を手作業で行っている方
- チームへのタスク割り当ての連絡を効率化し、共有漏れを防ぎたいプロジェクトマネージャーの方
- ClockifyとOutlookを連携させ、タスク管理のプロセスを自動化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Clockifyでタスクが作成されると自動でOutlookからメールが送信されるため、通知作成の手間を省き、時間を有効活用できます。
- 手動での通知による宛先間違いや共有漏れといったヒューマンエラーを防止し、確実な情報伝達を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、ClockifyとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでClockifyを選択し、「New Task」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、トリガーで取得したタスク情報を含んだメールを送信するように設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Clockifyのトリガー設定では、通知の対象としたいWorkspace IDを任意で設定してください。
- Outlookのメール送信設定では、通知先のメールアドレス、件名、本文を自由にカスタマイズできます。Clockifyから取得したタスク名や担当者といった情報を、本文や件名に差し込んで利用することも可能です。
■注意事項
- Clockify、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
ClockifyとOutlookを連携してできること
ClockifyとOutlookのAPIを連携させることで、これまで手作業で行っていた2つのツール間の情報共有やデータ登録を自動化できます。
自動化することで、タスク管理とコミュニケーションがシームレスにつながり、業務のスピードと正確性の向上が期待できます。
ここでは具体的な自動化の例を複数ご紹介しますので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
ClockifyでTaskが作成されたら、Outlookで通知する
Clockifyで新しいタスクが作成された際に、そのタスク名や担当者などの情報をもとに、Outlookから関係者へ自動で通知メールを送信することができます。
手動での連絡作業を減らし、チーム内での迅速な情報共有を実現させましょう。
ClockifyでTaskが作成されたら、Outlookで通知する
試してみる
■概要
Clockifyで新しいタスクを作成した際、関係者への共有をOutlookのメールで手動で行っていませんか？タスクが増えるたびに通知を作成するのは手間がかかり、共有漏れのリスクも伴います。
このワークフローを活用すれば、Clockifyでのタスク作成をトリガーに、指定した内容のメールをOutlookから自動で送信できます。この連携によって、タスクの共有プロセスを効率化し、チームの連携を円滑にします。
■このテンプレートをおすすめする方
- ClockifyとOutlookを利用しており、タスク共有の通知を手作業で行っている方
- チームへのタスク割り当ての連絡を効率化し、共有漏れを防ぎたいプロジェクトマネージャーの方
- ClockifyとOutlookを連携させ、タスク管理のプロセスを自動化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Clockifyでタスクが作成されると自動でOutlookからメールが送信されるため、通知作成の手間を省き、時間を有効活用できます。
- 手動での通知による宛先間違いや共有漏れといったヒューマンエラーを防止し、確実な情報伝達を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、ClockifyとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでClockifyを選択し、「New Task」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、トリガーで取得したタスク情報を含んだメールを送信するように設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Clockifyのトリガー設定では、通知の対象としたいWorkspace IDを任意で設定してください。
- Outlookのメール送信設定では、通知先のメールアドレス、件名、本文を自由にカスタマイズできます。Clockifyから取得したタスク名や担当者といった情報を、本文や件名に差し込んで利用することも可能です。
■注意事項
- Clockify、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Clockifyで新しいTime Entryが開始されたら、Outlookで通知する
Clockifyで特定のプロジェクトやタスクに対する時間の計測が開始されたタイミングで、Outlookを通じてプロジェクトメンバーや管理者に自動で通知を送ることができます。
チーム全体の作業状況の可視化とリアルタイムな進捗共有をスムーズにします。
Clockifyで新しいTime Entryが開始されたら、Outlookで通知する
試してみる
■概要
Clockifyでタスクの時間を記録する際、その開始を都度Outlookでチームメンバーに共有する作業を手間に感じていませんか？手作業での通知は、時間がかかるだけでなく、連絡漏れのリスクも伴います。
このワークフローを活用すれば、Clockifyで新しいTime Entryが開始されると、自動でOutlookから関係者に通知メールを送信することが可能になり、ClockifyとOutlook間の連携における課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Clockifyで記録した作業開始を、Outlookを使ってリアルタイムで共有したい方
- ClockifyとOutlookを用いたプロジェクトの進捗報告を、より効率的に行いたいと考えているマネージャーの方
- 手作業による通知の手間や、連絡漏れなどのヒューマンエラーをなくしたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Clockifyで作業を開始するだけで自動でメールが送信されるため、これまで手動での通知作成に費やしていた時間を削減できます
- 手作業による通知漏れや宛先の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します
■フローボットの流れ
- はじめに、ClockifyとOutlookをYoomと連携します
- 次に、トリガーでClockifyを選択し、「New Time Entry」というアクションを設定します
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、任意の宛先や内容で通知メールを送信します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Clockifyのトリガー設定では、自動化の対象としたいWorkspace IDを任意で設定してください
- Outlookのメール送信アクションでは、宛先、件名、本文の内容を自由にカスタマイズできます。また、本文にはClockifyから取得したプロジェクト名やタスク内容などの情報を変数として含めることも可能です
■注意事項
- Clockify、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
ClockifyとOutlookの連携フローを作ってみよう
それでは、実際にClockifyとOutlookを連携したフローを作成してみましょう！
今回は、ノーコード自動化ツール「Yoom」を使用して連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておいてください。
※今回連携するアプリの公式サイト：Clockify／Outlook
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は「ClockifyでTaskが作成されたら、Outlookで通知する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下の通りです。
- ClockifyとOutlookをマイアプリ連携
- 該当のテンプレートをコピー
- Clockifyのトリガー設定およびOutlookのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
ClockifyでTaskが作成されたら、Outlookで通知する
試してみる
■概要
Clockifyで新しいタスクを作成した際、関係者への共有をOutlookのメールで手動で行っていませんか？タスクが増えるたびに通知を作成するのは手間がかかり、共有漏れのリスクも伴います。
このワークフローを活用すれば、Clockifyでのタスク作成をトリガーに、指定した内容のメールをOutlookから自動で送信できます。この連携によって、タスクの共有プロセスを効率化し、チームの連携を円滑にします。
■このテンプレートをおすすめする方
- ClockifyとOutlookを利用しており、タスク共有の通知を手作業で行っている方
- チームへのタスク割り当ての連絡を効率化し、共有漏れを防ぎたいプロジェクトマネージャーの方
- ClockifyとOutlookを連携させ、タスク管理のプロセスを自動化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Clockifyでタスクが作成されると自動でOutlookからメールが送信されるため、通知作成の手間を省き、時間を有効活用できます。
- 手動での通知による宛先間違いや共有漏れといったヒューマンエラーを防止し、確実な情報伝達を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、ClockifyとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでClockifyを選択し、「New Task」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、トリガーで取得したタスク情報を含んだメールを送信するように設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Clockifyのトリガー設定では、通知の対象としたいWorkspace IDを任意で設定してください。
- Outlookのメール送信設定では、通知先のメールアドレス、件名、本文を自由にカスタマイズできます。Clockifyから取得したタスク名や担当者といった情報を、本文や件名に差し込んで利用することも可能です。
■注意事項
- Clockify、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
ステップ1：ClockifyとOutlookのマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ連携方法を解説していきます！
ClockifyとYoomの連携方法
Clockifyを検索すると、新規登録画面が表示されます。
「アカウント名」「API Key」「ドメイン」を入力して「追加」ボタンをクリックしたら連携完了です。
- アカウント名：任意の名前で設定してください。
- API Key：右上の人物アイコンをクリックして「Preferences > Advanced」にアクセスすると取得できます。
- ドメイン：ClockifyのログインURLからコピーします。（ログインURLがhttps://app.clockify.me の場合は、「api.clockify.me 」と入力すればOKです！）
OutlookとYoomの連携方法
Outlookの連携方法は、以下の手順をご参照ください。
※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があるので注意してください。
ステップ2：テンプレートをコピー
次に、今回使用するテンプレートをコピーします。
- 下のバナーの「試してみる」を押す。
- Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う。
※すでに登録が完了している場合は、ログインしてください。
ClockifyでTaskが作成されたら、Outlookで通知する
試してみる
■概要
Clockifyで新しいタスクを作成した際、関係者への共有をOutlookのメールで手動で行っていませんか？タスクが増えるたびに通知を作成するのは手間がかかり、共有漏れのリスクも伴います。
このワークフローを活用すれば、Clockifyでのタスク作成をトリガーに、指定した内容のメールをOutlookから自動で送信できます。この連携によって、タスクの共有プロセスを効率化し、チームの連携を円滑にします。
■このテンプレートをおすすめする方
- ClockifyとOutlookを利用しており、タスク共有の通知を手作業で行っている方
- チームへのタスク割り当ての連絡を効率化し、共有漏れを防ぎたいプロジェクトマネージャーの方
- ClockifyとOutlookを連携させ、タスク管理のプロセスを自動化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Clockifyでタスクが作成されると自動でOutlookからメールが送信されるため、通知作成の手間を省き、時間を有効活用できます。
- 手動での通知による宛先間違いや共有漏れといったヒューマンエラーを防止し、確実な情報伝達を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、ClockifyとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでClockifyを選択し、「New Task」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、トリガーで取得したタスク情報を含んだメールを送信するように設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Clockifyのトリガー設定では、通知の対象としたいWorkspace IDを任意で設定してください。
- Outlookのメール送信設定では、通知先のメールアドレス、件名、本文を自由にカスタマイズできます。Clockifyから取得したタスク名や担当者といった情報を、本文や件名に差し込んで利用することも可能です。
■注意事項
- Clockify、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
テンプレートが「マイプロジェクト」にコピーされると、このような画面が表示されます。
ステップ3：Clockifyのトリガー設定
- コピーしたテンプレートを開く
左側にあるメニューの「マイプロジェクト」から、コピーしたテンプレートを開きます。
（※テンプレートをコピー後、すぐに設定する場合はテンプレートを開く操作は必要ありません。設定を中断した際は「マイプロジェクト」からテンプレートを開いて設定を再開してください！）
- アプリトリガー（Clockify）を開く
「New Task」をクリックします。
- 連携アカウントとアクションを選択する
必要箇所を入力していきます。
「タイトル」：必要に応じて変更可能です。分かりやすい名前に修正してもOKです！
「Clockifyと連携するアカウント情報」：ステップ1で連携したアカウントが表示されていることを確認します。
「トリガーアクション」：デフォルトで「New Task」が選択されるので、そのままでOKです！
- アプリトリガーのAPI接続設定をする
「Workspace ID」は候補から選択することができます。
入力欄をクリックすると、候補一覧が表示されるので連携したいIDを選択してください。
入力できたら「テスト」をクリックします。
テストに成功すると「テスト成功」の文字とClockifyのデータが表示されるので「次へ」をクリックしてください。
ここまできたら、連携テスト用のClockifyのタスクを作成します。
あくまでもテスト用なので架空の内容で問題ありません！
今回は赤枠のタスクをテスト用に準備しました。
テスト用のタスクの準備ができたらYoomの画面に戻って「テスト」をクリックします。
テストに成功したら1番下までスクロールすると「取得した値」の欄にClockifyのタスクデータが反映されているのを確認できます。
確認できたら「保存する」をクリックしましょう！
※取得した値についての詳しい説明はこちらをご確認ください。
ステップ4：Outlookのアクション設定
- Outlookを開く
「メールを送る」をクリックします。
- メールの設定をする
「タイトル」や「アカウント情報」について、ステップ3と同様の要領で修正・確認を行います。
次にメール内容を設定していきます。
送信先のアドレスを「To」に任意のアドレスを設定してください。
設定したアドレスにトリガーが起動する度に送信されるようになります！
※「CC・BCC」は必要に応じて設定してください！
「件名」と「本文」はステップ3で取得した値を埋め込むことができます。
埋め込むことで自動でClockifyのデータが自動反映されるので、入力ミスを防ぐことにも繋がりますよ！
全て手入力してしまうと、トリガーが起動するたびに毎回同じ内容のメールが送信されることになるので注意してください。
また、固定値（手入力）と組み合わせるなどカスタムも自由です。
設定が完了したら「次へ」をクリックします。
クリックすると「メール送信のテスト」が表示されるので、問題ないかチェックしてください。
問題なければ「テスト」を押しましょう。
テストに成功すると「取得した値」にOutlookのメールデータがアウトプットされるので「保存する」をクリックします。
実際にOutlook画面でもメールが送信できていることを確認できたらOKです！
ステップ5：トリガーをONにして動作を確認
最後に「トリガーをON」をクリックして、自動化の設定は終了です。
正しく、フローボットが起動するか確認しましょう。
設定、お疲れ様でした！
以上が、ClockifyでTaskが作成されたら、Outlookで通知する連携手順になります！
OutlookのデータをClockifyに連携したい場合
今回はClockifyからOutlookへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にOutlookでのアクションをきっかけにClockifyへデータを連携する自動化も可能です。
OutlookからClockifyへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Outlookのカレンダーにイベントが作成されたら、ClockifyにTaskを作成する
Outlookカレンダーに新しいイベントが登録された際に、そのイベント情報をもとにして、Clockifyに自動で対応するタスクを作成できます。
スケジュールとタスク管理を一元化できるので、タスクの登録漏れに繋がります。
Outlookのカレンダーにイベントが作成されたら、ClockifyにTaskを作成する
試してみる
■概要
Outlookのカレンダーに登録した会議やタスクの予定を、工数管理のために手作業でClockifyへ転記する業務に手間を感じていませんか。このワークフローを活用すれば、OutlookとClockifyをスムーズに連携させることができ、カレンダーへのイベント登録をきっかけにClockifyのタスクを自動で作成します。これにより、二重入力の手間や転記ミスを防ぎ、正確な工数管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで管理している予定をClockifyへ手動で登録しており、手間を感じている方
- Clockifyでの工数管理の精度を高めたいが、タスクの登録漏れに悩んでいる方
- ClockifyとOutlookを連携させる業務自動化で、コア業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookのカレンダーにイベントが登録されると自動でClockifyにタスクが作成されるため、これまで手作業で行っていた転記の時間を削減できます。
- 手作業での転記による入力情報の誤りや、タスクの登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、工数管理の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとClockifyをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「カレンダーにイベントが登録されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでClockifyを選択し、「Create Task」アクションを設定し、Outlookから取得したイベント情報を基にタスクを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、連携するカレンダーのユーザーIDやタイムゾーンを任意で設定できます。
- Clockifyでタスクを作成する際に、Outlookのイベント名や日時といった情報を連携し、タスク名やプロジェクトなどに自動で設定することが可能です。
■注意事項
- Outlook、ClockifyのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Outlookでタスクが作成されたら、ClockifyにTaskを作成する
Outlookのタスク機能で新しいタスクが作成されたタイミングで、Clockifyにも同じ内容のタスクを自動で生成することが可能です。
異なるツール間でのタスクの二重入力を減らすことで管理をシンプルにし、効率化が図れます。
Outlookでタスクが作成されたら、ClockifyにTaskを作成する
試してみる
■概要
Outlookで管理しているタスクを、工数管理のためにClockifyへ手作業で転記していませんか？この作業は手間がかかる上に、転記漏れなどのミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Outlookでタスクが作成されると、自動的にClockifyにもタスクが作成されるため、ClockifyとOutlookの連携を効率化し、タスクと工数管理の手間を削減できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookのタスク管理とClockifyの工数管理を連携させたいと考えている方
- ClockifyとOutlook間のデータ転記作業における手間や入力ミスをなくしたい方
- チームのタスクと工数の管理をより正確かつ効率的に行いたいプロジェクトマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでタスクを作成するだけでClockifyにも自動でタスクが作成されるため、二重入力の手間を省き、作業時間を短縮できます。
- 手作業によるデータ転記が不要になることで、タスク名の入力間違いや作成漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとClockifyをYoomと連携します
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「タスクが作成されたら」というアクションを設定します
- 最後に、オペレーションでClockifyを選択し、「Create Task」アクションを設定します。Outlookのトリガーから取得したタスク名などの情報を、Clockifyの各項目に設定します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、自動化の対象としたいタスクリストを任意のIDで指定することが可能です。
- Clockifyのオペレーション設定では、作成するタスクのプロジェクトや担当者などを任意で設定できます。Outlookのトリガーで取得した情報を変数として利用したり、特定の値を固定で設定したりすることが可能です。
■注意事項
- Outlook、ClockifyのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ClockifyやOutlookを使ったその他の自動化例
今回ご紹介した連携以外でも、ClockifyやOutlookのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあれば、こちらも試してみてください！
Clockifyを使った便利な自動化例
Clockifyでタイマーが終了したタイミングでNotionに作業内容を記録したり、プロジェクト作成時にAsanaへ同期することで、業務の履歴管理とタスクの一元管理が簡単になります。
GoogleスプレッドシートやLINE公式アカウント、Google カレンダーなど複数のツールと連携することで、情報の取りこぼしを防ぎつつ、効率的にプロジェクトを進められるでしょう。
Clockifyでタイマーが終了したらNotionに作業内容を記録する
試してみる
■概要
Clockifyで作業時間を記録した後、その内容をNotionに手動で転記する作業に手間を感じていませんか？
あるいは、転記漏れや入力ミスによって、正確な作業報告ができずに困ることもあるかもしれません。
このワークフローを活用すれば、Clockifyのタイマーが終了したタイミングで、自動的にNotionの指定したデータベースに作業内容が記録されるため、こうした日々の小さなストレスや課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- ClockifyとNotionを併用し、作業記録を手入力している方
- Clockifyでの時間計測後、Notionへの記録漏れや遅延を防ぎたいと考えている方
- 日々の作業報告プロセスを自動化し、コア業務への集中時間を確保したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Clockifyのタイマー終了時にNotionへ作業内容が自動記録されるため、手作業による転記時間を短縮することができます。
- 手作業による記録ミスや記載漏れを防ぎ、正確な作業履歴の管理が実現するため、報告の信頼性が向上します。
■フローボットの流れ
- はじめに、ClockifyとNotionをYoomと連携します。
- 次に、トリガーとしてClockifyを選択し、「Timer Stopped（タイマーが終了した時）」というアクションを設定します。この設定により、Clockifyでタイマーが停止されるとフローが起動します。
- 最後に、オペレーションとしてNotionの「レコードを追加する」アクションを設定します。ここで、Clockifyから取得した作業内容（タスク名、作業時間、プロジェクトなど）をNotionの指定したデータベースに自動で追加するように設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Clockifyのトリガー設定において、「Timer Stopped」アクション内で監視対象とするWorkspace IDを任意の値に設定してください。特定のワークスペースのタイマー終了時のみフローを起動させたい場合に有効です。
- Notionの「レコードを追加する」オペレーション設定において、作業内容を記録する先のデータベースIDや、各プロパティにマッピングするClockifyからの情報を任意で設定してください。例えば、タスク名、作業時間、日付などをNotionの対応する項目に自動入力できます。
■注意事項
- Clockify、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
Clockifyでプロジェクトが作成されたらAsanaに同期する
試してみる
■概要
Clockifyで新しいプロジェクトを開始する際、その情報をAsanaにも手動で入力していませんか？
複数のツール間での情報共有は重要ですが、手作業では手間がかかり、入力ミスも起こりがちです。
このワークフローを活用すれば、Clockifyでプロジェクトが作成されると同時にAsanaへプロジェクト情報が自動で同期され、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Clockifyで作成したプロジェクト情報をAsanaへ手作業で転記している方
- プロジェクト管理ツール間の情報同期の遅れや漏れに課題を感じるチームリーダーの方
- ClockifyとAsanaを活用した業務プロセスの効率化を目指すプロジェクトマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Clockifyでのプロジェクト作成後、Asanaへの情報同期が自動化されるため、手作業の時間を短縮できます。
- 手動でのデータ入力に伴う転記ミスや入力漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減します。
■フローボットの流れ
- はじめに、ClockifyとAsanaをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでClockifyを選択し、「New Project（新しいプロジェクトが作成されたら）」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでAsanaを選択し、「プロジェクトを作成」アクションを設定し、Clockifyから取得した情報を基にAsanaにプロジェクトを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Clockifyのトリガー設定では、連携対象となるWorkspace IDを任意で設定してください。
- Asanaでプロジェクトを作成するアクションでは、同期するプロジェクト名やプロジェクトの概要、デフォルトビューなどを、実際の運用に合わせて任意で設定してください。
■注意事項
- Clockify、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
Google スプレッドシートで行が追加されたら、Clockifyにタスクを作成する
試してみる
■概要
Google スプレッドシートで管理しているタスクリストを、都度Clockifyに手作業で登録していませんか？
このような定型的な入力作業は時間がかかるだけでなく、転記ミスや登録漏れの原因にもなりがちです。
このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに行を追加するだけで、Clockifyにタスクを自動で作成できるようになります。
データ連携の課題を解消し、プロジェクト管理業務の効率化を実現しましょう。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google スプレッドシートとClockifyを併用し、タスクの手入力に手間を感じている方
- タスクの登録漏れや転記ミスを防ぎ、プロジェクト管理の精度を高めたいと考えている方
- 定型的なタスク登録作業を自動化し、より重要な業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Google スプレッドシートへの行追加からClockifyに自動でタスクが作成されるため、手作業での登録時間を短縮することができます。
- 入力ミスや登録漏れなどのヒューマンエラーを防ぎ、タスク管理の正確性が向上します。
■フローボットの流れ
- Google スプレッドシートとClockifyをYoomと連携します。
- トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定します。
- オペレーションでClockifyの「Create Task」アクションを設定し、スプレッドシートの情報をもとにタスクを作成します。
- オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを更新する」アクションを設定し、タスク作成が完了した行にステータスなどを追記します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートのトリガー設定では、フローボット起動のトリガーとなるスプレッドシートとテーブルを指定してください。
- Clockifyのタスク作成アクションでは、対象となるワークスペースを指定します。
タスク名や予算などの各項目に、スプレッドシートから取得した値を設定することが可能です。 - Google スプレッドシートのレコード更新アクションでは、対象となるスプレッドシートと更新したい行の条件を指定してください。
更新する項目にはClockifyから取得したタスクIDなどを埋め込むことができます。
■注意事項
- Google スプレッドシートとClockifyをYoomと連携させてください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Googleカレンダーで予定が作成されたら、ClockifyでTime Entryを作成する
試してみる
■概要
Googleカレンダーでスケジュールを管理し、Clockifyで作業時間を記録しているものの、両アプリ間の情報転記に手間を感じていませんか？手作業での入力は時間のロスだけでなく、入力漏れやミスの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Googleカレンダーに新しい予定が作成されると同時に、ClockifyへTime Entryを自動で作成できます。ClockifyとGoogleカレンダーの連携をスムーズにし、時間管理の精度を高めます。
■このテンプレートをおすすめする方
- ClockifyとGoogleカレンダーを併用し、手作業での時間登録を効率化したい方
- Googleカレンダーの予定に基づいた正確な工数管理をClockifyで実現したいチームリーダーの方
- ClockifyとGoogleカレンダーの連携を通じて、プロジェクト管理の精度を向上させたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleカレンダーへの予定登録をトリガーにClockifyへ自動でデータが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業によるデータ転記が不要になることで、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、正確な時間管理に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、ClockifyとGoogleカレンダーをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleカレンダーを選択し、「予定が作成されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでClockifyを選択し、「Create Time Entry」アクションで、Googleカレンダーから取得した予定の情報を連携するよう設定します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleカレンダーのトリガー設定では、自動化の対象としたいカレンダーIDを選択し、必要に応じて予定の種別や検索キーワードを任意で設定してください。
- ClockifyでTime Entryを作成するアクションでは、Googleカレンダーのトリガーから取得した予定のタイトルや開始・終了時刻などを引用し、各フィールドに設定してください。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■注意事項
- Googleカレンダー、ClockifyのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
LINEで受信したメッセージでClockifyにタスクを作成する
試してみる
■概要
LINEで受けた顧客や社内からの依頼を、都度Clockifyに手入力でタスク登録していませんか？
この作業は簡単ですが件数が増えると手間がかかり、転記ミスや登録漏れのリスクも伴います。
このワークフローでは、LINEで特定のメッセージを受信するだけで、AIが内容を解析しClockifyに自動でタスクを作成します。
手作業によるタスク登録の手間を省き、依頼対応の迅速化を実現しましょう。
■このテンプレートをおすすめする方
- LINEで受けた依頼をClockifyで管理している事業者や担当者の方
- LINEで受信した内容のClockifyへの手入力に手間や時間を要している方
- タスクの登録漏れや転記ミスなどのヒューマンエラーを未然に防ぎたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- LINEでメッセージを受信するだけでタスクが自動作成されるため、手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます。
- 入力間違いやタスク登録の漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性が向上します。
■フローボットの流れ
- はじめに、LINE公式アカウントとClockifyをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでLINE公式アカウントを選択し、「ユーザーからメッセージを受けとったら」というアクションを設定します。
- オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定して、受信したメッセージからタスク作成に必要な情報を抽出します。
- 同じくオペレーションでClockifyの「Create Task」アクションを設定し、抽出したデータを用いてタスクを作成します。
- 最後に、LINE公式アカウントの「テキストメッセージを送信」アクションを設定し、タスクが作成された旨を自動で返信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能のテキスト抽出では、受信したメッセージから抽出したい項目を設定してください。
抽出の精度を高めるためのプロンプトも任意で設定が可能です。 - Clockifyのタスク作成では、タスクを登録するワークスペースやプロジェクトを指定してください。
タスク名や所要時間なども、AIが抽出した情報を用いて自由に設定できます。 - LINE公式アカウントでの返信メッセージは、Clockifyで作成したタスクの情報などを含めて、送信するテキストを自由にカスタマイズできます。
■注意事項
- LINE公式アカウントとClockifyのそれぞれとYoomを連携してください。
Outlookを使った便利な自動化例
さまざまなアクションをトリガーに、Outlookでのメール送信やレコードの追加を自動化できます。
例えば、Salesforceのリード情報をもとに定型メールを送信したり、Microsoft Teamsのチャンネル投稿を契機にメールを送ることで、手間を減らし、迅速な対応が可能になるでしょう。
業務の効率化を目指すビジネスパーソンに最適です。
Salesforceのリード詳細ページからOutlookで定型メールを送信
試してみる
■概要
Salesforceの特定のリード詳細ページから、Outlookで定型メールを送信します。
メールの文面などは任意の値に変更してご利用ください。
また、添付資料なども自由に設定が可能です。
■注意事項
・Chrome拡張機能を使用するため、Chrome上でのみご利用いただけます。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
Microsoft Teamsのチャンネルに投稿されたら、Outlookでメールを自動的に送る
試してみる
◼️概要
Microsoft Teamsの特定のチャンネルに文章が投稿されたら、自動的にOutlookを使ってメールで転送します。
Outlookのメールの本文や宛先は自由に変更してご利用ください。
間に分岐処理を追加することで、Microsoft Teamsの投稿内容に応じてメールの内容や宛先を分岐することも可能です。
◼️注意事項
・各アプリのオペレーションで連携するアカウント情報の設定が必要です。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Outlookで受信した添付ファイルをDropboxにアップロードする
試してみる
■概要
Outlookで受信する請求書やレポートなどの添付ファイルを、都度手動でDropboxに保存していませんか。この単純作業は件数が増えると大きな手間となり、保存漏れなどのミスにも繋がりかねません。このワークフローは、Outlookで特定のメールを受信したことをきっかけに、添付ファイルを自動でDropboxにアップロードするため、ファイル管理に関する手作業を効率化し、重要な書類の管理を円滑にします。
■このテンプレートをおすすめする方
- OutlookとDropboxを日常的に利用し、ファイル管理の手作業に課題を感じている方
- チームで共有するファイルを特定のフォルダに集約し、管理を効率化したいと考えている方
- 請求書などの重要書類の保存漏れを防ぎ、バックアップ体制を強化したい総務・経理担当の方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでのメール受信からDropboxへのアップロードまでが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手動での保存作業がなくなることで、ファイルの保存忘れや保存先の間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減します。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとDropboxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションを設定します。
- さらに、同じくOutlookの「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションで、取得した添付ファイルをダウンロードします。
- 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、対象とするメールのフォルダを「受信トレイ」や特定のサブフォルダなど、候補から任意で選択することが可能です。
- Dropboxにファイルをアップロードする際、保存先のフォルダやファイル名を自由にカスタマイズでき、ファイル名には固定のテキストだけでなく、メールの件名や受信日時などの情報を変数として設定できます。
■注意事項
- OutlookとDropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Outlookにメールが届いたら、Microsoft Excelにレコードを追加する
試してみる
■概要
Outlookに新しいメールが届いたら、Microsoft Excelにレコードを追加するフローです。
OutlookとMicrosoft Excelを連携することで、手動でメールの受信した内容をMicrosoft Excelに追加する必要がなく、最新情報の把握や共有の抜け漏れ防止を実現することができます。
■注意事項
・Outlook、Microsoft ExcelそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
YoomデータベースからOutlookでメールを送る
試してみる
■概要
Yoomデータベースからデータベース内の情報を用いてOutlookでメールを自動送信します。
送信先のアドレスや送信者名、本文や件名も自由にカスタマイズ可能です。
■設定方法
・OutlookとYoomを連携してください。（マイアプリ連携）
・「データベースから対象のレコードを選択する」というトリガーで任意のデータベースやテーブルを設定してください。
・Outlookの「メールを送る」というオペレーションで、Yoomデータベースから取得した情報をもとに、送信先、件名、メール本文などのメール情報を設定してください。
・該当のデータベースからチェックボックスなどで任意のレコードを指定して、フローボットを起動してください。
・指定された情報をもとにOutlookでメールが送信されます。
■注意事項
・Outlookアカウントとの連携設定が必要です。
・メール内容を任意の値に置き換えてご利用ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
まとめ
ClockifyとOutlookの連携を自動化することで、これまで手作業で行っていたタスク作成時の通知や、作業開始の共有といった連絡業務の手間を削減することが可能です。また、ヒューマンエラーによる伝達漏れを防ぐことにもなります。
担当者にとっては、より迅速かつ正確な情報に基づいて業務を進められるようになり、本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整うかもしれません。
今回ご紹介したような業務自動化は、ノーコードツール「Yoom」を使えば、画面の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築することができるようになります。
もし日々の業務の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して業務効率化の世界を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：特定の条件で通知を分けられますか？
A：はい、分けることが可能です。
アプリトリガーの次に分岐オペレーションを作成することで条件設定を加えることができます。
例えば、「請求書」に関するタスクだけをOutlookで通知したい場合は「分岐条件」に請求書を入力することで、請求書というワードが含まれるタスクのみが、後続オペレーションに連携されるようになります。
そのため、タスクによって通知先を変えたい場合や通知文章を変えたい場合などにオススメです。
※詳しい分岐の設定方法はこちらをご確認ください。
Q：タスク作成以外の操作も連携できますか？
A：はい、可能です。
Yoomではタスク作成に加えて「プロジェクト作成」や「クライアント作成」などもトリガーとして利用できます。
業務内容やワークフローに応じて、柔軟に設定してご活用ください。
Q：もし連携が途中で失敗したらどうなりますか？
A：フローボットでエラーが発生した場合はYoomのアカウント作成時に登録したメールアドレスに通知が届きます。
通知内容に掲載されているリンクからエラーの原因をご確認ください。エラーの対処法はこちらをご確認ください。
また、Outlookは法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない場合がありますので、契約情報を改めてご確認ください。
それでも解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
