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「Clockifyでタスクを作成するたびに、Outlookで関係者に通知メールを送るのが面倒…」
「時間管理とスケジュール管理を別々のツールで行っていて、情報の転記に手間がかかる…」
このように、ClockifyとOutlookを併用する中で、手作業によるデータ連携に非効率さや限界を感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Clockifyでのアクションをきっかけに、Outlookへ自動で通知や予定登録が行われる仕組み</span>があればどうでしょう。
定型的ながらも重要な連絡業務から解放されるだけでなく、入力ミスや共有漏れといったヒューマンエラーを防げるのではないでしょうか。
今回ご紹介する自動化の方法は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できるので、ぜひこの機会に導入して、日々の業務をさらに効率化させましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">ClockifyとOutlookを連携するためのテンプレート</span>が用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
ClockifyとOutlookのAPIを連携させることで、これまで手作業で行っていた2つのツール間の情報共有やデータ登録を自動化できます。
自動化することで、タスク管理とコミュニケーションがシームレスにつながり、業務のスピードと正確性の向上が期待できます。
ここでは具体的な自動化の例を複数ご紹介しますので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Clockifyで新しいタスクが作成された際に、そのタスク名や担当者などの情報をもとに、Outlookから関係者へ自動で通知メールを送信することができます。
<span class="mark-yellow">手動での連絡作業を減らし、チーム内での迅速な情報共有を実現させましょう。</span>
Clockifyで特定のプロジェクトやタスクに対する時間の計測が開始されたタイミングで、Outlookを通じてプロジェクトメンバーや管理者に自動で通知を送ることができます。
<span class="mark-yellow">チーム全体の作業状況の可視化とリアルタイムな進捗共有をスムーズにします。</span>
それでは、実際にClockifyとOutlookを連携したフローを作成してみましょう！
今回は、ノーコード自動化ツール「Yoom」を使用して連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておいてください。
※今回連携するアプリの公式サイト：Clockify／Outlook
[Yoomとは]
今回は「ClockifyでTaskが作成されたら、Outlookで通知する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下の通りです。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ連携方法を解説していきます！
Clockifyを検索すると、新規登録画面が表示されます。
「アカウント名」「API Key」「ドメイン」を入力して「追加」ボタンをクリックしたら連携完了です。
Outlookの連携方法は、以下の手順をご参照ください。
※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があるので注意してください。
次に、今回使用するテンプレートをコピーします。
テンプレートが「マイプロジェクト」にコピーされると、このような画面が表示されます。
左側にあるメニューの「マイプロジェクト」から、コピーしたテンプレートを開きます。
（※テンプレートをコピー後、すぐに設定する場合はテンプレートを開く操作は必要ありません。設定を中断した際は「マイプロジェクト」からテンプレートを開いて設定を再開してください！）
「New Task」をクリックします。
必要箇所を入力していきます。
「タイトル」：必要に応じて変更可能です。分かりやすい名前に修正してもOKです！
「Clockifyと連携するアカウント情報」：ステップ1で連携したアカウントが表示されていることを確認します。
「トリガーアクション」：デフォルトで「New Task」が選択されるので、そのままでOKです！
「Workspace ID」は候補から選択することができます。
入力欄をクリックすると、候補一覧が表示されるので連携したいIDを選択してください。
入力できたら「テスト」をクリックします。
テストに成功すると「テスト成功」の文字とClockifyのデータが表示されるので「次へ」をクリックしてください。
ここまできたら、連携テスト用のClockifyのタスクを作成します。
あくまでもテスト用なので架空の内容で問題ありません！
今回は赤枠のタスクをテスト用に準備しました。
テスト用のタスクの準備ができたらYoomの画面に戻って「テスト」をクリックします。
テストに成功したら1番下までスクロールすると「取得した値」の欄にClockifyのタスクデータが反映されているのを確認できます。
確認できたら「保存する」をクリックしましょう！
※取得した値についての詳しい説明はこちらをご確認ください。
「メールを送る」をクリックします。
「タイトル」や「アカウント情報」について、ステップ3と同様の要領で修正・確認を行います。
次にメール内容を設定していきます。
送信先のアドレスを「To」に任意のアドレスを設定してください。
設定したアドレスにトリガーが起動する度に送信されるようになります！
※「CC・BCC」は必要に応じて設定してください！
「件名」と「本文」はステップ3で取得した値を埋め込むことができます。
埋め込むことで自動でClockifyのデータが自動反映されるので、入力ミスを防ぐことにも繋がりますよ！
全て手入力してしまうと、トリガーが起動するたびに毎回同じ内容のメールが送信されることになるので注意してください。
また、固定値（手入力）と組み合わせるなどカスタムも自由です。
設定が完了したら「次へ」をクリックします。
クリックすると「メール送信のテスト」が表示されるので、問題ないかチェックしてください。
問題なければ「テスト」を押しましょう。
テストに成功すると「取得した値」にOutlookのメールデータがアウトプットされるので「保存する」をクリックします。
実際にOutlook画面でもメールが送信できていることを確認できたらOKです！
最後に「トリガーをON」をクリックして、自動化の設定は終了です。
正しく、フローボットが起動するか確認しましょう。
設定、お疲れ様でした！
以上が、ClockifyでTaskが作成されたら、Outlookで通知する連携手順になります！
今回はClockifyからOutlookへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にOutlookでのアクションをきっかけにClockifyへデータを連携する自動化も可能です。
OutlookからClockifyへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Outlookカレンダーに新しいイベントが登録された際に、そのイベント情報をもとにして、Clockifyに自動で対応するタスクを作成できます。
<span class="mark-yellow">スケジュールとタスク管理を一元化できるので、タスクの登録漏れに繋がります。</span>
Outlookのタスク機能で新しいタスクが作成されたタイミングで、Clockifyにも同じ内容のタスクを自動で生成することが可能です。
<span class="mark-yellow">異なるツール間でのタスクの二重入力を減らすことで管理をシンプルにし、効率化が図れます。</span>
今回ご紹介した連携以外でも、ClockifyやOutlookのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあれば、こちらも試してみてください！
Clockifyでタイマーが終了したタイミングでNotionに作業内容を記録したり、プロジェクト作成時にAsanaへ同期することで、業務の履歴管理とタスクの一元管理が簡単になります。
GoogleスプレッドシートやLINE公式アカウント、Google カレンダーなど複数のツールと連携することで、情報の取りこぼしを防ぎつつ、効率的にプロジェクトを進められるでしょう。
さまざまなアクションをトリガーに、Outlookでのメール送信やレコードの追加を自動化できます。
例えば、Salesforceのリード情報をもとに定型メールを送信したり、Microsoft Teamsのチャンネル投稿を契機にメールを送ることで、手間を減らし、迅速な対応が可能になるでしょう。
業務の効率化を目指すビジネスパーソンに最適です。
ClockifyとOutlookの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたタスク作成時の通知や、作業開始の共有といった連絡業務の手間を削減することが可能です。</span>また、ヒューマンエラーによる伝達漏れを防ぐことにもなります。
担当者にとっては、より迅速かつ正確な情報に基づいて業務を進められるようになり、本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整うかもしれません。
今回ご紹介したような業務自動化は、ノーコードツール「Yoom」を使えば、画面の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築することができるようになります。
もし日々の業務の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して業務効率化の世界を体験してみてください！
Q：特定の条件で通知を分けられますか？
A：はい、分けることが可能です。
アプリトリガーの次に分岐オペレーションを作成することで条件設定を加えることができます。
例えば、「請求書」に関するタスクだけをOutlookで通知したい場合は「分岐条件」に請求書を入力することで、請求書というワードが含まれるタスクのみが、後続オペレーションに連携されるようになります。
そのため、タスクによって通知先を変えたい場合や通知文章を変えたい場合などにオススメです。
※詳しい分岐の設定方法はこちらをご確認ください。
Q：タスク作成以外の操作も連携できますか？
A：はい、可能です。
Yoomではタスク作成に加えて「プロジェクト作成」や「クライアント作成」などもトリガーとして利用できます。
業務内容やワークフローに応じて、柔軟に設定してご活用ください。
Q：もし連携が途中で失敗したらどうなりますか？
A：フローボットでエラーが発生した場合はYoomのアカウント作成時に登録したメールアドレスに通知が届きます。
通知内容に掲載されているリンクからエラーの原因をご確認ください。エラーの対処法はこちらをご確認ください。
また、Outlookは法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない場合がありますので、契約情報を改めてご確認ください。
それでも解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
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