Miroでボードが作成されたら、boardに案件を登録する
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■概要
Miroを活用したブレインストーミングやアイデア整理の後、その内容を案件管理ツールに手作業で登録していませんか。こうした二重入力は手間がかかるだけでなく、転記ミスが発生する原因にもなり得ます。このワークフローを利用すれば、新しいMiroにおけるボードの作成をきっかけに、案件管理ツール「board」へ自動で案件情報を登録するため、手作業による手間やミスをなくし、スムーズな案件化のフローを構築できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Miro boardでのアイデア出しから案件化までをシームレスに行いたいプロジェクトマネージャーの方 Miroとboardを併用しており、手作業による二重入力の非効率を解消したいと考えている方 定型的な登録作業を自動化し、より創造的な業務に集中したいと考えているチームの方 ■このテンプレートを使うメリット
Miro boardが作成されると自動でboardに案件が登録されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。 システムが自動で情報登録を行うため、手作業による入力漏れや内容の誤りといったヒューマンエラーの防止に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、MiroとboardをYoomと連携します。 次に、トリガーでMiroを選択し、「ボードが作成されたら」というアクションを設定し、フローが起動するチームを指定します。 続いて、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」を選択し、Miro boardの情報から案件登録に必要なデータを抽出します。 必要に応じて、データベース機能の「データベースを操作する」アクションを設定し、抽出した情報を整理します。 最後に、オペレーションでboardの「案件の登録(一括請求)」を選択し、前段で取得した情報をマッピングして案件を登録します。 ※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Miroのトリガー設定では、フローを起動させたい対象のチームIDを任意で設定してください。 AI機能によるテキスト抽出では、抽出対象にMiro boardのボード名などの情報を変数として利用し、抽出したい項目を任意にカスタマイズできます。 データベース機能を利用する場合、操作対象のプロジェクト、データベース、テーブルなどを任意で設定してください。 boardへの案件登録アクションでは、固定値や前段で取得した情報を変数として利用し、案件名や顧客情報などの各項目に設定が可能です。 ■注意事項
Miro、boardのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能(オペレーション)となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能(オペレーション)を使用することができます。 boardのマイアプリ連携方法は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/5561686
「Miroでブレインストーミングした内容を、プロジェクト管理ツールのboardに転記するのが面倒…」 「新しいボードを作成するたびに、手作業でboardに案件登録をしていて、時間がかかるし入力ミスも心配…」 このように、オンラインホワイトボードツールMiroとプロジェクト管理ツールboardを併用する中で、手作業でのデータ連携に課題を感じていませんか?
もし、Miroでボードが作成されたタイミングで、その情報が自動的にboardの案件として登録される仕組み があれば、こうした日々の煩わしい作業から解放され、より創造的で重要な業務に集中できる時間を生み出すことができます。
今回ご紹介する自動化の設定は、専門的な知識がなくてもノーコードで簡単に設定できます。 手間や時間もかからないので、ぜひ導入して日々の業務をもっと効率的に進めましょう!
とにかく早く試したい方へ
YoomにはMiroとboardを連携するためのテンプレート が用意されています。
今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう!
Miroでボードが作成されたら、boardに案件を登録する
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■概要
Miroを活用したブレインストーミングやアイデア整理の後、その内容を案件管理ツールに手作業で登録していませんか。こうした二重入力は手間がかかるだけでなく、転記ミスが発生する原因にもなり得ます。このワークフローを利用すれば、新しいMiroにおけるボードの作成をきっかけに、案件管理ツール「board」へ自動で案件情報を登録するため、手作業による手間やミスをなくし、スムーズな案件化のフローを構築できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Miro boardでのアイデア出しから案件化までをシームレスに行いたいプロジェクトマネージャーの方 Miroとboardを併用しており、手作業による二重入力の非効率を解消したいと考えている方 定型的な登録作業を自動化し、より創造的な業務に集中したいと考えているチームの方 ■このテンプレートを使うメリット
Miro boardが作成されると自動でboardに案件が登録されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。 システムが自動で情報登録を行うため、手作業による入力漏れや内容の誤りといったヒューマンエラーの防止に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、MiroとboardをYoomと連携します。 次に、トリガーでMiroを選択し、「ボードが作成されたら」というアクションを設定し、フローが起動するチームを指定します。 続いて、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」を選択し、Miro boardの情報から案件登録に必要なデータを抽出します。 必要に応じて、データベース機能の「データベースを操作する」アクションを設定し、抽出した情報を整理します。 最後に、オペレーションでboardの「案件の登録(一括請求)」を選択し、前段で取得した情報をマッピングして案件を登録します。 ※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Miroのトリガー設定では、フローを起動させたい対象のチームIDを任意で設定してください。 AI機能によるテキスト抽出では、抽出対象にMiro boardのボード名などの情報を変数として利用し、抽出したい項目を任意にカスタマイズできます。 データベース機能を利用する場合、操作対象のプロジェクト、データベース、テーブルなどを任意で設定してください。 boardへの案件登録アクションでは、固定値や前段で取得した情報を変数として利用し、案件名や顧客情報などの各項目に設定が可能です。 ■注意事項
Miro、boardのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能(オペレーション)となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能(オペレーション)を使用することができます。 boardのマイアプリ連携方法は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/5561686
Miroとboardを連携してできること
MiroとboardのAPIを連携すれば、Miroでのアクションをきっかけに、boardへ自動で情報を登録することが可能になります。 これにより、手作業による情報転記の手間をなくし、ヒューマンエラーを防ぎながら、素早い情報共有を実現できます。 以下に具体的な自動化の例をご紹介しますので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください!
Miroでボードが作成されたら、boardに案件を登録する
Miroで新しいアイデアやプロジェクトに関するボードを作成するたびに、その内容をboardに手動で案件として登録する作業は、時間もかかり転記ミスの原因にもなりがちです。
この連携を利用すれば、Miroでボードが作成されたことをトリガーとして、自動的にboardに新しい案件として登録されるため、情報登録の手間を減らし、迅速かつ正確なプロジェクトの立ち上げを支援 します。
Miroでボードが作成されたら、boardに案件を登録する
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Miroを活用したブレインストーミングやアイデア整理の後、その内容を案件管理ツールに手作業で登録していませんか。こうした二重入力は手間がかかるだけでなく、転記ミスが発生する原因にもなり得ます。このワークフローを利用すれば、新しいMiroにおけるボードの作成をきっかけに、案件管理ツール「board」へ自動で案件情報を登録するため、手作業による手間やミスをなくし、スムーズな案件化のフローを構築できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Miro boardでのアイデア出しから案件化までをシームレスに行いたいプロジェクトマネージャーの方 Miroとboardを併用しており、手作業による二重入力の非効率を解消したいと考えている方 定型的な登録作業を自動化し、より創造的な業務に集中したいと考えているチームの方 ■このテンプレートを使うメリット
Miro boardが作成されると自動でboardに案件が登録されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。 システムが自動で情報登録を行うため、手作業による入力漏れや内容の誤りといったヒューマンエラーの防止に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、MiroとboardをYoomと連携します。 次に、トリガーでMiroを選択し、「ボードが作成されたら」というアクションを設定し、フローが起動するチームを指定します。 続いて、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」を選択し、Miro boardの情報から案件登録に必要なデータを抽出します。 必要に応じて、データベース機能の「データベースを操作する」アクションを設定し、抽出した情報を整理します。 最後に、オペレーションでboardの「案件の登録(一括請求)」を選択し、前段で取得した情報をマッピングして案件を登録します。 ※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Miroのトリガー設定では、フローを起動させたい対象のチームIDを任意で設定してください。 AI機能によるテキスト抽出では、抽出対象にMiro boardのボード名などの情報を変数として利用し、抽出したい項目を任意にカスタマイズできます。 データベース機能を利用する場合、操作対象のプロジェクト、データベース、テーブルなどを任意で設定してください。 boardへの案件登録アクションでは、固定値や前段で取得した情報を変数として利用し、案件名や顧客情報などの各項目に設定が可能です。 ■注意事項
Miro、boardのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能(オペレーション)となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能(オペレーション)を使用することができます。 boardのマイアプリ連携方法は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/5561686
Miroで特定のボードが作成されたら、boardに案件を登録する
すべてのMiroボードをboardに連携するのではなく、「特定のプロジェクト名」や「特定のキーワード」を含むボードのみを連携したいというケースもあるかと思います。
このテンプレートでは、ボード名などの条件で処理を分岐させることで、指定した条件に合致するMiroボードが作成された場合のみ、boardに案件を自動で登録 できます。
これにより、不要な情報の連携を防ぎ、本当に管理が必要な案件だけを効率的にboard上で管理することが可能になります。
Miroで特定のボードが作成されたら、boardに案件を登録する
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■概要
オンラインホワイトボードのMiroでブレインストーミングやプロジェクト計画を進める際、その内容を案件管理ツールに手作業で登録するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。このワークフローは、Miroで新しいboardが作成されたことをトリガーに、案件管理SaaSであるboardへ自動で案件情報を登録します。Miro boardの作成から案件登録までをシームレスに繋ぎ、手作業による情報転記の手間や入力ミスをなくし、業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
Miroのboardで管理している情報を、手作業で案件管理ツールに転記している方 複数のツールを横断した情報登録の手間や、ヒューマンエラーを解消したいと考えている方 Miroとboardを使ったプロジェクトの立ち上げから案件化までを、より円滑に進めたいチームリーダーの方 ■このテンプレートを使うメリット
Miroでboardを作成するだけで、boardに案件情報が自動で登録されるため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます。 手動でのデータ入力が不要になることで、登録情報の誤りや重要な情報の転記漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保ちます。 ■フローボットの流れ
はじめに、MiroとboardをYoomと連携します。 次に、トリガーでMiroを選択し、「ボードが作成されたら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションで分岐機能を利用し、取得したボードの情報をもとに後続の処理を分岐させます。 次に、オペレーションでAI機能を設定し、Miroのボード情報から案件名などの必要なデータを抽出します。 次に、オペレーションでデータベース機能を利用し、登録に必要な情報を整理・加工します。 最後に、オペレーションでboardの「案件の登録(一括請求)」アクションを設定し、抽出・加工したデータをもとに案件を登録します。 ※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Miroのトリガー設定では、連携の対象としたいチームIDを任意で設定してください。 分岐機能では、Miroのboardから取得した情報に基づき、後続のオペレーションを分岐させる条件を自由にカスタマイズできます。 AI機能によるテキスト抽出では、Miroから取得したどの情報を利用し、どのような項目を抽出するかを任意で設定可能です。 データベース機能では、操作対象とするプロジェクト、データベース、テーブルなどを自由にカスタマイズできます。 boardへの案件登録では、固定値や前段のオペレーションで取得した情報を、どの項目に割り当てるかを任意で設定してください。 ■注意事項
Miro、boardのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能(オペレーション)となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能(オペレーション)を使用することができます。 boardのマイアプリ連携方法は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/5561686
Miroとboardの連携フローを作ってみよう
それでは、さっそく実際にMiroとboardを連携したフローを作成してみましょう! 今回はYoomを使用して、ノーコードでMiroとboardの連携を進めていきます。 もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちら の登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回はMiroでボードが作成されたら、boardに案件を登録するフローを作成していきます!
作成の流れは大きく分けて以下です。
Miroとboardをマイアプリ連携
該当のテンプレートをコピー
Miroのトリガー設定およびboardのアクション設定
トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Miroでボードが作成されたら、boardに案件を登録する
試してみる
■概要
Miroを活用したブレインストーミングやアイデア整理の後、その内容を案件管理ツールに手作業で登録していませんか。こうした二重入力は手間がかかるだけでなく、転記ミスが発生する原因にもなり得ます。このワークフローを利用すれば、新しいMiroにおけるボードの作成をきっかけに、案件管理ツール「board」へ自動で案件情報を登録するため、手作業による手間やミスをなくし、スムーズな案件化のフローを構築できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Miro boardでのアイデア出しから案件化までをシームレスに行いたいプロジェクトマネージャーの方 Miroとboardを併用しており、手作業による二重入力の非効率を解消したいと考えている方 定型的な登録作業を自動化し、より創造的な業務に集中したいと考えているチームの方 ■このテンプレートを使うメリット
Miro boardが作成されると自動でboardに案件が登録されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。 システムが自動で情報登録を行うため、手作業による入力漏れや内容の誤りといったヒューマンエラーの防止に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、MiroとboardをYoomと連携します。 次に、トリガーでMiroを選択し、「ボードが作成されたら」というアクションを設定し、フローが起動するチームを指定します。 続いて、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」を選択し、Miro boardの情報から案件登録に必要なデータを抽出します。 必要に応じて、データベース機能の「データベースを操作する」アクションを設定し、抽出した情報を整理します。 最後に、オペレーションでboardの「案件の登録(一括請求)」を選択し、前段で取得した情報をマッピングして案件を登録します。 ※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Miroのトリガー設定では、フローを起動させたい対象のチームIDを任意で設定してください。 AI機能によるテキスト抽出では、抽出対象にMiro boardのボード名などの情報を変数として利用し、抽出したい項目を任意にカスタマイズできます。 データベース機能を利用する場合、操作対象のプロジェクト、データベース、テーブルなどを任意で設定してください。 boardへの案件登録アクションでは、固定値や前段で取得した情報を変数として利用し、案件名や顧客情報などの各項目に設定が可能です。 ■注意事項
Miro、boardのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能(オペレーション)となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能(オペレーション)を使用することができます。 boardのマイアプリ連携方法は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/5561686
ステップ1: Miroとboardをマイアプリ連携
Yoomにログインしたあと左メニューにあるマイアプリを押し、右の新規接続というボタンを押します。
Miroの場合
新規接続を押したあと、アプリのメニュー一覧が表示されるのでMiroと検索し対象アプリをクリックしてください。
下記の画面が表示されたら、任意の方法でログインしましょう。 今回はメールアドレスでログインします。
下記の画面が表示されるので、連携させるteamを選択し、Add againをクリックします。
boardの場合
新規接続を押したあと、アプリのメニュー一覧が表示されるのでboardと検索し対象アプリをクリックしてください。
下記の画面が表示されたら、アカウント名とアクセストークンを入力し、「追加」をクリックしましょう。 boardの詳しいマイアプリ登録方法はこちら をご参照ください。
以上でマイアプリ登録は完了です!
ステップ2: 該当のテンプレートをコピー
ここからいよいよフローの作成に入ります。 簡単に設定できるようテンプレートを用意しているので、まずはコピーします。 Yoomにログイン後、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
Miroでボードが作成されたら、boardに案件を登録する
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■概要
Miroを活用したブレインストーミングやアイデア整理の後、その内容を案件管理ツールに手作業で登録していませんか。こうした二重入力は手間がかかるだけでなく、転記ミスが発生する原因にもなり得ます。このワークフローを利用すれば、新しいMiroにおけるボードの作成をきっかけに、案件管理ツール「board」へ自動で案件情報を登録するため、手作業による手間やミスをなくし、スムーズな案件化のフローを構築できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Miro boardでのアイデア出しから案件化までをシームレスに行いたいプロジェクトマネージャーの方 Miroとboardを併用しており、手作業による二重入力の非効率を解消したいと考えている方 定型的な登録作業を自動化し、より創造的な業務に集中したいと考えているチームの方 ■このテンプレートを使うメリット
Miro boardが作成されると自動でboardに案件が登録されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。 システムが自動で情報登録を行うため、手作業による入力漏れや内容の誤りといったヒューマンエラーの防止に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、MiroとboardをYoomと連携します。 次に、トリガーでMiroを選択し、「ボードが作成されたら」というアクションを設定し、フローが起動するチームを指定します。 続いて、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」を選択し、Miro boardの情報から案件登録に必要なデータを抽出します。 必要に応じて、データベース機能の「データベースを操作する」アクションを設定し、抽出した情報を整理します。 最後に、オペレーションでboardの「案件の登録(一括請求)」を選択し、前段で取得した情報をマッピングして案件を登録します。 ※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Miroのトリガー設定では、フローを起動させたい対象のチームIDを任意で設定してください。 AI機能によるテキスト抽出では、抽出対象にMiro boardのボード名などの情報を変数として利用し、抽出したい項目を任意にカスタマイズできます。 データベース機能を利用する場合、操作対象のプロジェクト、データベース、テーブルなどを任意で設定してください。 boardへの案件登録アクションでは、固定値や前段で取得した情報を変数として利用し、案件名や顧客情報などの各項目に設定が可能です。 ■注意事項
Miro、boardのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能(オペレーション)となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能(オペレーション)を使用することができます。 boardのマイアプリ連携方法は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/5561686
テンプレートがコピーされると、以下のような画面が表示されますので、「OK」をクリックして設定を進めましょう。
今回の自動連携を正しく機能させるためには、事前にboardで顧客情報を登録しておく必要 があります。 今回は下記の通り作成しました。
作成できたらYoomの操作画面に戻りましょう。
ステップ3: Miroのトリガー設定
「ボードが作成されたら」をクリックします。
タイトルは任意で変更できます。 アプリとアクションはあらかじめ設定されているため、そのまま内容を確認してください。
Miroと連携するアカウント情報に問題がなければ、「次へ」をクリックします。
事前準備としてMiroでボードを作成しておきましょう。 今回はテスト用に、以下の内容で作成しました。 なお、顧客名は連携のためboardであらかじめ登録しておいた顧客情報と一致 させています。
Yoomの操作画面に戻り、トリガーの設定を行います。 指定した間隔でMiroをチェックし、トリガーとなるアクション(今回はボードの作成)を検知すると、フローボットが自動で起動します。
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。ご利用プラン によって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。 なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
MiroのチームIDを注釈に沿って入力してください。 入力が完了したら、設定内容とトリガーの動作を確認するため「テスト」をクリックします。
テストに成功すると、Miroに作成されたボードに関する情報が一覧で表示されます。 以下の画像の取得した値(=アウトプット )は後続のステップで使用可能です。
内容を確認し、「保存する」をクリックします。
ステップ4: AIによるデータ抽出
「テキストからデータを抽出する」をクリックします。
AIによるデータ抽出の設定を行います。 変換タイプ(GPT-4o mini|3,500文字以内のデータからテキストを抽出(2タスク))が選択されていることを確認し、「次へ」をクリックします。
抽出対象のテキストを設定します。 入力欄をクリックすると、前のステップでMiroから取得したアウトプットを選択でき、選択して入力可能です。
対象のテキストから抽出したい項目をカンマ区切りで入力してください。 AIへの指示内容は任意で設定可能です。
入力が完了したら、設定した項目が実際に正しく抽出されるかどうかを確認するため「テスト」をクリックします。
テストに成功すると、AIによってテキストから抽出された情報が一覧で表示されます。 以下の画像の取得した値は後続のステップで利用可能です。
内容を確認し、「保存する」をクリックします。
ステップ5: データベースからレコードを取得
「レコードを取得する」をクリックします。
タイトルは任意で変更できます。 アプリとアクションはあらかじめ設定されているため、そのまま内容を確認してください。
事前準備としてYoomのデータベースでレコードを作成しておきましょう。 詳しいデータベースの活用方法や操作については、下記をご参照ください。
今回はテスト用に、以下の内容で作成しました。 項目2には、事前準備でboardに登録した「boardテスト株式会社」の顧客IDを入力 しています。
顧客IDの確認方法は以下のとおりです。
boardにログイン後「顧客管理 > 顧客一覧 > 顧客を選択」と進み、顧客編集ページURL内の「/clients/●●●●/edit」部分が顧客IDとなります。
Yoomの操作画面に戻ります。 作成したデータベースに合わせて、各項目を設定しましょう。
設定後、「次へ」をクリックします。
「取得したいレコードの条件」では、どの項目に、どんな値が入っているレコードを取得するか設定します。 右の入力欄をクリックすると前のステップで取得したアウトプットが表示されるので、そこから選択して入力可能です。
入力が完了したら、設定した条件に基づいて該当するレコードが正しく取得できるかを確認するため、「テスト」をクリックしましょう。
テストが成功すると、Yoomのデータベースから取得したレコードの内容が表示されます。
以下の画像の取得されたアウトプットをもとに、boardに登録されている顧客情報とマッピングを行います。 今回は、前のステップでMiroから取得した会社名をもとに、Yoomのデータベースから該当する顧客ID(画像内の項目2の横に表示される黒塗り部分)を取得し、 boardへの案件登録時にそのIDを紐づける構成となっています。
内容を確認し、「保存する」をクリックします。
ステップ6: boardのアクション設定
「案件の登録(一括請求)」をクリックします。
タイトルは任意で変更できます。 アプリとアクションはあらかじめ設定されているため、そのまま内容を確認してください。
boardと連携するアカウント情報に問題がなければ、「次へ」をクリックします。
案件名 :入力欄をクリックすると、前のステップでMiroから取得済みのアウトプットが一覧で表示されるので、登録したい項目を選択しましょう。
顧客ID :入力欄をクリックすると、前のステップでYoomのデータベースから取得済みのアウトプットが一覧で表示されるので、項目を選択して入力しましょう。
ユーザーID(担当者ID) :こちらも注釈に沿って入力しましょう。
見積日・請求日: 入力欄をクリックするとこちらも取得済みのアウトプットが一覧で表示されるので、登録したい項目を選んで割り当ててください。
受注ステータス :該当の項目をプルダウンから選択しましょう。
その他の項目も任意で設定可能です。
入力が完了したら「テスト」をクリックして、設定した内容でboardに案件が登録されるか確認しましょう。
テストが成功すると、boardに作成された案件情報が表示されます。 boardを開いて、実際に指定した内容で作成されているか確認してみましょう。
今回は以下の通り作成されていました!
Yoomの操作画面に戻り、取得した値を確認し「保存する」をクリックします。
ステップ7: トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
設定が完了すると、画面上に以下のようなメニューが表示されます。 トリガーをONにすることで、Miroで新しいボードが作成されたタイミングで、boardにその内容が自動で案件として登録されるようになります。 実際にMiroでボードを作成し、boardに案件が登録されるかを確認してみましょう。
boardのデータをMiroに連携したい場合
今回はMiroからboardへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にboardからMiroへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。 これにより、プロジェクト管理の状況に応じて、Miroでの情報整理やブレインストーミングをスムーズに開始できます。
boardで新しい案件が登録されたら、Miroでボードを作成する
プロジェクト管理ツールであるboardで新しい案件が登録された際に、その案件に関するブレインストーミングや情報整理のためのMiroボードを手動で作成していませんか?
この連携を活用すれば、boardでの案件登録をトリガーとして、関連するMiroボードが自動で作成されるため、議論の場を迅速に立ち上げ、プロジェクトの進行を加速 させることができます。
boardで新しい案件が登録されたら、Miroでボードを作成する
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■概要
プロジェクト管理ツール「board」で新しい案件が登録されるたびに、オンラインホワイトボード「Miro」でディスカッション用のボードを手作業で作成するのに手間を感じていませんか。このワークフローは、boardに新しい案件が登録されると、自動でMiroにボードを作成するため、手作業によるボードの作成漏れや設定ミスを防ぎます。案件に関する情報をスムーズにチームへ共有し、すぐにブレインストーミングを開始できる環境を整えます。
■このテンプレートをおすすめする方
boardで案件管理を行い、Miroを情報共有や議論に活用しているプロジェクトマネージャーの方 手作業でのボードの作成を非効率を感じ、自動化による業務改善を目指している方 チーム内の情報共有を迅速化し、プロジェクトの立ち上がりを円滑に進めたいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
boardへの案件登録をトリガーに、自動でMiroにボードが作成されるため、これまで手作業に費やしていたの準備時間を短縮できます。 手作業によるボードの作成漏れや、案件名の転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。 ■フローボットの流れ
はじめに、boardとMiroをYoomと連携します。 次に、トリガーでboardを選択し、「新しい案件が登録されたら」というアクションを設定することで、案件登録をフローボット起動のきっかけにします。 最後に、オペレーションでMiroの「ボードを作成」アクションを設定し、トリガーで取得した案件情報をボード名などに活用します。 ※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
boardとの連携設定の際に、ご利用の環境に応じたAPIキーを任意で設定してください。 Miroのボード作成アクションでは、ボード名などの各項目に固定のテキストを入力したり、boardから取得した案件名を変数として設定したりすることが可能です。 ■注意事項
boardで特定の条件の案件が登録されたら、Miroでボードを作成する
boardで管理しているすべての案件ではなく、「優先度が高い」「特定の担当者」といった条件に合致する案件についてのみMiroボードを作成したい場合に、このテンプレートが役立ちます。
案件のステータスやラベルといった条件で処理を分岐させることで、重要な案件に関する議論の機会を逃さず、かつ効率的にMiroボードを管理することが可能 になります。
boardで特定の条件の案件が登録されたら、Miroでボードを作成する
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■概要
案件管理ツールboardで新しいプロジェクトが登録されるたびに、手作業でMiroに新しいboardを作成していませんか?この作業は単純ですが、積み重なると時間的な負担となり、本来の業務を圧迫する一因にもなります。このワークフローを活用することで、boardへの案件登録をトリガーに、関連するMiroのボードの作成を自動化し、プロジェクトの立ち上げをスムーズにします。
■このテンプレートをおすすめする方
boardで管理している案件ごとに、Miroを使った情報整理や議論を行っている方 Miroでのボード作成の手間をなくし、プロジェクトの初期設定を効率化したいと考えている方 複数のツール間での手作業による情報連携に課題を感じているプロジェクトマネージャーの方 ■このテンプレートを使うメリット
boardに案件が登録されると、自動でMiroにボードが作成されるため、手作業でのボード作成にかかっていた時間を短縮することができます。 手動でのボード作成時に発生しがちな、案件名の入力ミスや作成漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めます。 ■フローボットの流れ
はじめに、boardとMiroをYoomと連携します。 次に、トリガーでboardを選択し、「新しい案件が登録されたら」というアクションを設定し、案件情報を取得します。 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、取得した案件情報をもとに、特定の条件に合致した場合のみ後続の処理に進むように設定します。 最後に、オペレーションでMiroを選択し、「ボードを作成」アクションを設定し、新しいボードを作成します。 ※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
boardとの連携設定で、利用するアカウントに応じたAPIキーを設定してください。 分岐機能では、boardのトリガーで取得した案件名や金額などの情報をもとに、後続のMiroの操作を実行するかどうかの条件を任意で設定できます。 Miroでボードを作成するアクションでは、ボード名や説明欄などに、boardから取得した案件名といった情報を変数として設定したり、固定のテキストを入力したりすることが可能です。 ■注意事項
board、MiroのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 boardのマイアプリ連携方法は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/5561686 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能(オペレーション)となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能(オペレーション)を使用することができます。
Miroやboardを使ったその他の自動化例
今回ご紹介した連携以外でも、MiroやboardのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあればぜひこちらもお試しになってみてください!
Miroを使った自動化例
ボード作成時に内容を要約し、プロジェクト管理ツールに情報を自動記録。 また、チャットツールの特定投稿やWeb会議の終了をトリガーとしたボードの自動生成も可能です。 さらに、タスク管理ツールでのタスク登録やデータベースへのデータ追加をきっかけに、オンラインホワイトボードツールへ情報を自動で連携することもできます。 これにより、情報共有の手間を削減し、アイデア発想からプロジェクト進行までのワークフローがスムーズになるでしょう。
Asanaでタスクが登録されたら、Miroにカードを作成する
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■概要
Asanaで新しいタスクを管理する際、関連するアイデアや情報をMiroのボードに手動で転記していませんか? この繰り返し作業は時間がかかるだけでなく、コピー&ペーストのミスや転記漏れの原因にもなります。 このワークフローを活用すれば、Asanaでタスクが登録されると自動でMiroにカードが作成されるため、こうした手間を解消し、プロジェクトの連携を円滑にします。
■このテンプレートをおすすめする方
Asanaのタスク情報を手作業でMiroのボードに転記しているプロジェクト管理担当者の方 AsanaとMiroを使ったチームでの情報共有の二度手間をなくしたいと考えているチームリーダーの方 タスク管理とブレインストーミングのプロセスを連携させ、業務効率を改善したいすべての方 ■このテンプレートを使うメリット
Asanaにタスクが追加されると自動でMiroにカードが作成されるため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮することができます。 手作業による情報の転記がなくなることで、タスク名の誤入力や詳細の記載漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、AsanaとMiroをYoomと連携します。 次に、トリガーでAsanaを選択し、「特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら」というアクションを設定します。 最後に、オペレーションでMiroの「ボードにカードを作成」アクションを設定し、Asanaのタスク情報を基にカードを作成します。 ※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Asanaのトリガー設定では、通知のきっかけとしたい任意のワークスペースID、プロジェクトIDを設定してください。 Miroでカードを作成するアクションでは、対象となるボードIDを指定し、カードのタイトルや説明欄にAsanaから取得したどの情報を記載するかを任意で設定できます。 ■注意事項
AsanaとMiroのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Google スプレッドシートで行が追加されたらMiroでボードにカードを作成する
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■概要
Google スプレッドシートで行が追加されたらMiroでボードにカードを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google スプレッドシートを業務で使用している方
・Google スプレッドシートでタスク管理をしている方
・共同編集でGoogle スプレッドシートを使用しているチームメンバー
2.業務でMiroを使用している方
・Miroでタスク管理をしているプロジェクトマネージャー
・進捗状況を都度Miroに反映しているチームメンバー
■このテンプレートを使うメリット
Miroはプロジェクトの情報を一元管理できるため、プロジェクト作業において有用なツールです。 また、カード作成をすることでタスクの進捗や問題点を可視化することができるため、状況の把握が容易に行えます。
Miroへのカード作成を自動化したいと考えている方に、このテンプレートは適しています。 作成するカードの数が多い場合でも、Google スプレッドシートに都度情報を追加するだけで自動的にカードを作成することができるため、手動によるカード作成作業を効率化することができます。
このテンプレートをカスタマイズすることで、カード作成時に特定のメンバーに通知を出すこともできるため、スピーディーな情報共有が可能です。
■注意事項
・Google スプレッドシート、MiroのそれぞれとYoomを連携してください。
Microsoft Teamsの特定の投稿をもとに、Miroでボードを作成する
試してみる
■概要
Microsoft Teamsでの活発な議論やアイデア出しの後、その内容をMiroに手作業でまとめる際に、転記の手間や入力ミスが発生していませんか。重要なアイデアが埋もれてしまったり、まとめる作業に時間を取られたりするのは非効率です。このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsの特定の投稿をきっかけにMiroのボードを自動で作成し、アイデアや議論の可視化を円滑に進めることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
Microsoft TeamsとMiroを連携させ、情報共有のプロセスを効率化したいと考えている方 チーム内のブレインストーミングで出たアイデアを、漏れなく資産として蓄積したいチームリーダーの方 手作業によるSaaS間の情報転記に手間を感じており、自動化による効率化を目指す方 ■このテンプレートを使うメリット
Microsoft Teamsへの投稿を起点にMiroのボードが自動生成されるため、これまで手作業で行っていた転記の時間を短縮できます。 手動での転記作業が不要になることで、内容のコピーミスや入力漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、議論の内容を正確に記録します。 ■フローボットの流れ
はじめに、Microsoft TeamsとMiroをYoomと連携します。 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。 続けて、オペレーションで分岐機能を設定し、メッセージに特定のキーワードが含まれている場合にのみ、後続の処理に進むよう設定します。 次に、オペレーションでAI機能を活用し、Teamsの投稿内容からMiroのボード名や内容となるテキストを抽出します。 最後に、オペレーションでMiroの「ボードを作成」アクションを設定し、前段で抽出したデータをもとにボードを作成します。 ※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Miroでボードを作成する際、Microsoft Teamsの投稿内容やAI機能で抽出したテキストを変数としてボード名や説明に設定することが可能です。 Microsoft Teamsのトリガーでは、反応させたい特定のチャンネルやチームを任意で設定してください。 分岐機能では、ワークフローを起動させるトリガーとなる特定のキーワード(例:「#アイデア」「#議事録」など)を自由に設定できます。 ■注意事項
Microsoft Teams、MiroのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365(旧Office365)には、家庭向けプランと一般法人向けプラン(Microsoft365 Business)があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能(オペレーション)となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能(オペレーション)を使用することができます。
Miroにボードが作成されたら、内容を要約しTrelloにカードを作成する
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■概要
オンラインホワイトボードのMiroでまとめたアイデアや議事録を、タスク管理ツールのTrelloへ手作業で転記する際に、手間や入力ミスが発生していませんか?このワークフローを活用することで、Miroに新しいボードが作成されたタイミングを検知し、AIがその内容を自動で要約、Trelloへカードとして登録する一連の流れを自動化できるため、こうした情報連携の課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
MiroとTrelloを併用しており、二重入力の手間を解消したいと考えている方 Miroでのブレインストーミング結果を、抜け漏れなくTrelloのタスクに反映させたいチームリーダーの方 手作業による転記ミスを防ぎ、プロジェクト管理の正確性を高めたい方 ■このテンプレートを使うメリット
Miroにボードが作成されると、AIによる要約を経てTrelloへ自動でカードが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。 人の手による情報転記がなくなることで、入力間違いや共有漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、タスク管理の品質向上に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、MiroとTrelloをYoomと連携します。 次に、トリガーでMiroを選択し、「ボードが作成されたら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションでAI機能の「要約する」アクションを設定し、トリガーで取得したMiroのボード情報を要約します。 次に、オペレーションで承認依頼機能の「承認を依頼する」アクションを設定し、要約内容に問題がないか担当者へ確認を依頼します。 最後に、オペレーションでTrelloの「新しいカードを作成」アクションを設定し、承認された内容をTrelloボードに登録します。 ※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Miroのトリガー設定では、連携の対象としたいチームのIDを任意で設定してください。 AI機能の「要約する」アクションでは、要約対象とするMiroのボード情報を変数として設定したり、「箇条書きで」などの要約条件を自由にカスタマイズしたりすることが可能です。 承認依頼機能では、依頼メッセージにAIの要約結果などの動的な情報を変数として埋め込み、依頼内容を柔軟に設定できます。 Trelloにカードを作成するアクションでは、カードのタイトルや説明欄などに、前段のフローで取得した情報を変数として設定したり、固定のテキストを設定したりすることが可能です。 ■注意事項
Miro、TrelloのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Zoomで企業とのミーティングが終了したら、Miroに新たにボードを作成する
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■概要
Zoomで企業とのミーティングが終了したら、Miroに新たにボードを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Zoomを使用してミーティングをしている方
・社内・社外でのミーティングでZoomを使用している方
・コミュニケーションツールとしてZoomを使用している企業
2.Miroを使用して業務を進めている方
・Miroを使用してタスク管理をしているプロジェクトマネージャー
・Miroのワークフローを元に共同で作業を進めているチームメンバー
3.手動によるMiroのボード作成を自動化したいと考えている方
・業務の自動化を目指している中小企業の経営者
・ZoomとMiroを連携して効率化を検討している方
■このテンプレートを使う理由
Miroを使用してチームメンバーと共同でタスクを進められることは一つの利点です。 ただし、メンバーによって記載粒度が異なる場合があると、何を起点としたタスクなのか分からなくなるケースがでてきます。
不明なタスクを都度メンバーやボードの中身を見て確認することは、手間もかかり作業効率が悪くなってしまいます。 メンバーによるMiroへの記載粒度を統一化させて、この問題を解決したいと考えた方にはこのフローが最適です。 初回の企業ミーティングが終了した後、Miroに企業用のボードを作成することができるため、記載粒度を自動で統一させることができます。 企業ごとにボードが分けられるため、取引先企業の販売戦略についてチームで協議しやすくなります。
■注意事項
・Zoom、MiroそれぞれとYoomを連携してください。
・Zoomのレコーディング情報を取得するためには、ミーティングデータがクラウドレコーディングされている必要があります。 クラウドレコーディングはZoomの特定プランに限定されるためご注意ください。詳細はこちら をご参照ください。
boardを使った自動化例
案件登録時にチャットツールへの自動通知を実現。受信した情報からAIでデータを抽出し、案件として追加することも可能です。 さらに、CRMや電子署名サービスでのステータス更新をトリガーとした案件ステータスの自動更新、データベースからの案件情報登録も行えます。 情報伝達の迅速化と正確性の向上を図り、プロジェクト管理をスムーズにしましょう。
DocuSignでエンベロープが完了したら、boardの案件ステータスを更新する
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■概要
DocuSignでエンベロープが完了したら、boardの案件ステータスを更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.取引先企業の帳票類を管理し、処理する必要のある方
・営業アシスタントや経理担当
・事務職員やオフィスマネージャー
・デジタルツールを活用してデータの管理を行なっている事務担当者
2.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務効率化を目指している中小企業の経営者
・入力作業の多い総務、事務の担当者
・デジタルツールを活用して業務を行っているマーケティング担当者
■このテンプレートを使うメリット
・DocuSignでのエンベロープ完了をトリガーにboardの案件ステータスが自動で更新されるため、手作業による更新の手間を省くことで業務効率が大幅に向上します。
・契約締結後の迅速なステータス変更により、顧客への対応スピードが向上して顧客満足度が向上します。
・Docusingの契約締結状況がboardにリアルタイムで反映されるため、案件の進捗状況を常に把握することができます。
■注意事項
・Docusing、boardのそれぞれとYoomを連携させてください。
Salesforceでステータスが更新されたらboardの案件ステータスも更新する
試してみる
■概要
Salesforceでステータスが更新されたらboardの案件ステータスも更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.boardを業務に活用している方
・案件の進捗状況を可視化したい方
2.Salesforceを活用している方
・企業情報や案件管理を行なっている方
■このテンプレートを使うメリット
boardは案件に関連するあらゆる情報の一元管理を行うことで、情報管理を円滑にするツールです。 しかしSalesforceとboardで情報を共有している場合に情報の更新を手作業するのは、作業効率を低下させる可能性があります。
このフローを活用すると、Salesforceでステータスの更新が行われたら自動でboardにも反映します。 ヒューマンエラーの回避して異なるアプリ間で共有する情報の正確性を保ち、業務効率化を行うことができます。
■注意事項
・board、SalesforceのそれぞれとYoomを連携させてください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐をするにはミニプラン以上のプランでご利用いただける機能(オペレーション)となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランやチームプラン、サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
boardに案件が登録されたら、Slackに通知する
試してみる
■概要
boardに新しい案件が登録されたら、Slackに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.社内の他部署と連携したい方
・営業部門が獲得した案件の情報を開発部門やサポート部門と共有したい場合
・マーケティング部門が企画したキャンペーンの進捗状況を経営層と共有したい場合
・部門を横断したプロジェクトにおいて情報共有を円滑に進めたい場合
2.プロジェクトマネージャー
・boardの特定のプロジェクト・案件の進捗状況を常にSlack内で把握したい方
・案件の登録状況をリアルタイムで把握してリソース配分やスケジュールの調整に役立てたい方
・board内で重要な案件の登録を見逃さずに早急に対応したい方
■このテンプレートを使うメリット
boardは、チームでのプロジェクト管理に欠かせないツールですが、新しい案件の登録を見逃してしまうと、対応が遅れてしまう可能性があります。 特に、チームメンバーがそれぞれ異なるタスクを抱えている場合において、boardの画面を常にチェックすることは困難になります。
このフローを活用すれば、チームメンバーはSlackの通知によって、新しい案件の登録情報を直ぐに把握することができます。 これにより、迅速な対応が可能となり、プロジェクト全体の進捗をスムーズに進めることができま業務の効率化に繋がります。
■注意事項
・board、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
Notionに案件情報が登録されたら、boardも案件情報登録(定期請求)する
試してみる
■概要
Notionで管理している案件情報を、請求管理ツールのboardへ手作業で転記する際に手間を感じていませんか。特に毎月発生する定期請求案件の登録は、漏れが発生すると大きな問題に繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、Notionのデータベースに案件情報が登録されると、自動でboardへ案件情報(定期請求)が登録されるため、二重入力の手間や登録漏れのリスクを解消し、案件管理を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
Notionとboardで案件情報を二重管理しており、転記作業に手間を感じている方 定期請求案件の登録漏れや入力ミスを防ぎ、請求業務の正確性を高めたい方 Notionを起点とした案件管理フローの自動化を実現したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Notionへの一度の入力でboardへの案件登録が自動で完了するため、データ転記にかかっていた作業時間を削減できます。 手作業による転記がなくなることで、入力ミスや定期請求案件の登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性が向上します。 ■フローボットの流れ
はじめに、NotionとboardをYoomと連携します。 次に、トリガーでNotionを選択し、「特定のデータソースのページが作成・更新されたら」というアクションを設定します。 その後、オペレーションで分岐機能を設定し、新規ページかどうかで処理を分岐させます。 続いて、オペレーションでNotionの「レコードを取得する(ID検索)」を設定し、作成されたページの情報を取得します。 最後に、オペレーションでboardの「案件の登録(定期請求)」を設定し、Notionから取得した情報をもとに案件を登録します。 ※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント
Notionのトリガー設定では、案件情報を管理している任意のデータベースを選択してください。 boardに案件を登録する際、Notionから取得した案件名や金額などを変数として設定したり、固定の値を入力したりと、登録内容を柔軟にカスタムできます。 ■注意事項
Notion、boardのそれぞれとYoomを連携させてください。 boardのマイアプリ連携方法は「boardのマイアプリ登録方法 」をご参照ください。 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能(オペレーション)となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能(オペレーション)を使用することができます。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Outlookで受信した情報をAIで抽出し、boardに追加する
試してみる
■概要
Outlookで受信したお問い合わせやリード情報を、都度手作業で営業支援ツールであるboardへ入力していませんか。この作業は重要な一方で、対応件数が増えると入力の手間や転記ミスが大きな負担になりがちです。このワークフローは、Outlookでのメール受信をきっかけに、AIが本文から必要な情報を自動で抽出し、boardへ顧客情報を登録します。手作業による転記業務から解放され、迅速かつ正確な顧客管理を実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Outlookに来る問い合わせ内容をboardで管理しており、手入力に手間を感じている方 メールからの転記作業での入力ミスや、対応漏れを改善したいと考えている担当者の方 営業プロセスの初動を自動化し、コア業務である顧客対応に集中したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Outlookでのメール受信からboardへの顧客情報登録までが自動化されるため、これまで手作業で行っていた転記業務の時間を短縮することができます。 AIによる情報抽出と自動登録により、手作業で発生しがちなコピー&ペーストのミスや項目入力漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、OutlookとboardをYoomと連携します。 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストからデータを抽出する」アクションでメール本文から必要な情報を抽出するよう設定します。 最後に、オペレーションでboardの「顧客の登録」アクションを設定し、AIが抽出した情報を紐付けて顧客データを登録します。 ※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
AI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションでは、会社名や担当者名、連絡先など、受信したメール本文から抽出したい項目を任意に設定してください。 boardの「顧客の登録」アクションでは、前段のオペレーションで取得した情報を動的な値として各項目に紐付けたり、特定の値を固定で入力したりすることが可能です。 ■注意事項
Outlook、boardのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365(旧Office365)には、家庭向けプランと一般法人向けプラン(Microsoft365 Business)があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 boardのマイアプリ連携方法は下記をご参照ください。 https://intercom.help/yoom/ja/articles/5561686
トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能(オペレーション)を使用することができます。
まとめ
Miroとboardの連携を自動化することで、これまで手作業で行っていたMiroのボード情報をboardへ転記する作業の手間を削減し、入力ミスなどのヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、担当者はタイムリーに更新される情報に基づいて業務を進められるようになり、転記作業に費やしていた時間を、より付加価値の高いコア業務に集中できる環境が整うはず。
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築できます。 もしMiroやboardの連携自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちら から無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください!