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「Typeformで退職届を受け付けた後、人事や関係部署への連絡を手作業で行っている…」
「連絡漏れが発生し、退職手続きの初動が遅れてしまうことも…」
このように、退職届の受付後の情報連携の手間やミスに悩んでいる方も多いのではないでしょうか。
もし、Typeformで退職届の回答が送信されたら、関係者に自動で通知する仕組みがあれば、これらの悩みから解放され、スムーズで確実な退職手続きを実現できます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかかりません。
ぜひ自動化を導入して作業を楽にしましょう！
YoomにはTypeformで受け付けた回答を連携する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
それではここから代表的な例として、「Typeformで退職届の回答が送信された際に、その内容をGmailで関係者に自動で通知する」フローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Typeform／Gmail
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
では、ここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ連携方法を解説します！
1.Typeformのマイアプリ連携
アプリ一覧で、Typeformを検索します。
Typeformを選択すると以下の画面が表示されます。
Yoomと連携したいTypeformのアカウントでログインしましょう。
ログインすると、以下の画面が表示されます。
内容を確認して、「受け入れる」をクリックしてください。
これでTypeformとYoomの連携完了です！
2.Gmailのマイアプリ連携
以下の手順を参考にして、GmailとYoomを連携してください。
Yoomにログインし、下記バナーの「試してみる」をクリックしてください。
コピーすると下記画像のようにテンプレートがお使いのYoom管理画面にコピーされます。
OKをクリックして設定を進めていきましょう！
Typeformのどのフォームが送信されたらフローを起動するかを設定します。
「フォームが送信されたら」をクリックしてください。
クリックすると以下の画面に移ります。
アカウント情報と書かれた項目にはステップ1でマイアプリ連携した際のアカウント情報が記載されています。
アクションは、「フォームが送信されたら」のままで次に進みましょう！
もし、まだ連携したいTypeformのフォームを作成していない場合は、ここで新たに作成しましょう！
今回は例として、以下の退職届フォームを作成しました！ぜひ参考にしてみてくださいね！
※すでに連携したフォームを作成済みの場合は、新たに作成する必要はありません。
Typeformのフォームを作成したら、Yoomの操作画面に戻りましょう。
次に、TypeformのフォームとYoomを連携するために、TypeformにWebhook URLを登録します。
赤枠内の説明を参考に、連携したいフォームIDを入力してください。
続いて、赤枠内の説明を参考に、任意のタグ（Webhook名）を入力してください。
※Webhookとは？
Typeformで発生したフォーム送信イベントを検知し、その情報を外部システムに自動で通知する仕組みのことです。
これを設定すると、YoomとTypeform間のデータ連携がリアルタイムで行われます。
フォームIDとタグの入力が完了したら、「Webhook URLを登録」をクリックしましょう。
Webhook URLの登録が成功すると、以下の画面が表示されます。
「次へ」をクリックしてください。
次に、連携したフォームにテスト用の回答を送信します。
※この連携は、フォームに回答が送信されたらフローが起動する仕組みなので、必ずテスト用の回答を送信してくださいね！
回答送信後、Yooｍの操作画面に戻りテストを実行しましょう。
テストが成功すると、取得した値の横にTypeformのフォームに送信した回答内容が表示されます。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動する値となります。
Typeformで、デフォルトで取得できる値は、「イベントID」「イベントタイプ」「レスポンスID」「送信日時」「フォームID」「ランディング日時」「フォーム名」のみです。
そのため、ユーザーの回答内容を取得するために、手動で値を追加する必要があります。
「取得する値を追加」をクリックし、取得する値を追加しましょう。
詳しくは下記をご参照ください。
「answer」と記載されている部分が、連携したTypeformのフォームに送信された回答です。
追加したい項目の「＋」をクリックします。
