「新入社員が入社するたびに、いくつものSlackチャンネルへ手作業で招待するのが大変…」
「プロジェクトが始まる際に関係者をチャンネルへ招待するのを忘れてしまい、情報共有が遅れてしまった…」
このように、手作業でSlackのチャンネルへメンバーを招待するのに手間やリスクを感じていませんか？
もしGoogleフォームへの回答をもとに、関連するSlackチャンネルへメンバーを自動招待できる仕組みがあればこうした日々の煩わしい作業から解放されますね。
その結果、より円滑なチームコミュニケーションを実現し、コア業務に集中する時間を生み出すことができるでしょう。
今回ご紹介する自動化フローはノーコードで簡単に設定できます。手間や時間もかからないので、ぜひ導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
Yoomには
Slackのチャンネルへメンバーを招待する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックしてすぐに自動化を体験してみましょう！
Googleフォームで回答されたユーザー情報をもとに、Slackの複数のチャンネルに招待する
試してみる
Googleフォームで回答されたユーザー情報をもとに、Slackの複数のチャンネルに招待するフローです。
GoogleフォームとSlackを連携してチャンネルに自動招待するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、
Googleフォームで回答されたユーザー情報をもとに、Slackの複数のチャンネルに招待するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定していくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合はこちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Googleフォーム／Slack
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- GoogleフォームとSlackのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Googleフォームのトリガー設定、Yoomデータベースのアクション設定、繰り返し設定、Slackのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Googleフォームで回答されたユーザー情報をもとに、Slackの複数のチャンネルに招待する
試してみる
Googleフォームで回答されたユーザー情報をもとに、Slackの複数のチャンネルに招待するフローです。
ステップ1：GoogleフォームとSlackのマイアプリ連携
ここではYoomとそれぞれのアプリを連携して、操作を行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
Googleフォームについては、上のナビで解説されているGoogle スプレッドシートと同じ手順で連携できます。
SlackについてはSlackのマイアプリ登録方法も併せて確認しておきましょう。
ステップ2：テンプレートをコピー
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
Googleフォームで回答されたユーザー情報をもとに、Slackの複数のチャンネルに招待する
試してみる
Googleフォームで回答されたユーザー情報をもとに、Slackの複数のチャンネルに招待するフローです。
「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックします。
ステップ3：Googleフォームのトリガー設定
まず準備として、Slackのチャンネルに招待するためのフォームを作成し、ご自身で回答しておきましょう。
用意できたらYoomの設定画面に戻り「フォームに回答が送信されたら」をクリック。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りに「フォームに回答が送信されたら」のまま「次へ」をクリックします。
まず、トリガーの起動間隔をプルダウンから選択してください。
※トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
次に、テキストボックス下部の説明通りにフォームIDを入力してテストしましょう。
成功したら保存してください。ここで取得した値は次以降のステップで活用します。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に「テスト」を実行して取得した値のことです。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
なお、取得した値に取得したいレコードが反映されていないことがありますが、その場合「+ 取得する値を追加」から項目を追加可能です。
ステップ4：Yoomデータベースのアクション設定
先ほど取得したGoogleフォームの回答内容をもとに、Yoomのデータベースから該当部署のSlackチャンネルIDを抽出します。
まず準備として、Yoom上でSlackチャンネル管理用のデータベースを作成しておきましょう。
今回は以下のように使用部署・チャンネルID・チャンネル名の3項目を記載したデータベースを用意しました。
営業部とシステム部が2チャンネルずつ、総務部が1チャンネル使用しているという想定です。
※以下の2記事もご参照ください。
用意できたらYoomの設定画面に戻り「複数のレコードを取得する（最大500件）」をクリック。
データベースの連携に入ります。
まず、先ほど用意したデータベースのプロジェクト・データベース・テーブルをそれぞれプルダウンから選択し「次へ」をクリックしましょう。
取得したいレコードの条件の左の欄は、用意したデータベースの項目名がプルダウンになっています。
こちらは取得したい条件に合わせて選択してください。今回は部署によって招待するチャンネルが決まるので、「使用部署」を選択しました。
次に「等しい」の右の欄に、先ほど選択した項目と同じ値を設定してテストしましょう。
これで「使用部署」をキーとして取得するチャンネルIDを見つけ出すことができます。
※以下のように取得した値を設定することで、トリガーが実行されるたびに最新の回答内容が反映されます。
成功したら保存してください。データベースの中から、該当部署のチャンネルIDを抽出できました！
ステップ5：繰り返し設定
先ほど取得したチャンネルIDのリストを順番に処理するため、繰り返し設定を行います。
「同じ処理を繰り返す」をクリック。
※「同じ処理を繰り返す」オペレーションを使う場合は、チームプランまたはサクセスプランが必要です。フリープラン・ミニプランだと、そのオペレーションやデータコネクトを設定してもエラーになってしまうのでご注意ください。チームプランやサクセスプランなどの有料プランには、2週間の無料トライアルがついています。トライアル期間中は、通常は制限されるアプリや機能（オペレーション）も問題なく使えるので、この機会にぜひ試してみましょう！
※「同じ処理を繰り返す」の設定方法もご参照ください。
オペレーションは「複数のレコードを取得する（最大500件）」のままで大丈夫です。
取得した値の欄は、用意したデータベースの項目名がプルダウンになっています。
今回はメンバー招待に必要な「チャンネルID」を選択し、保存しましょう。
この設定により、次のステップではデータを1行ずつ読み取りながら処理を進められるようになります。
※繰り返し実行可能な回数は1000回が上限です。
ステップ6：Slackのアクション設定
ステップ4で取得したチャンネルIDをもとに、Googleフォームで回答されたユーザーを該当のSlackチャンネルに招待します。
「チャンネルにメンバーを招待」をクリック。
※Slackと連携して出来ることもご参照ください。
ステップ3と同様、アクションは「チャンネルにメンバーを招待」のまま「次へ」をクリックします。
まずSlackチャンネルにYoomアプリをインストールする方法を参考に、該当チャンネルの「インテグレーション」からYoomを追加しましょう。
チャンネルIDとメンバーIDの欄には、繰り返し設定をもとにした「チャンネルIDのループ変数」とGoogleフォームから取得した「メンバーID」の値がそれぞれ予め設定されているのでそのままテストしてください。
成功したら保存しましょう。
Googleフォームで回答されたユーザーが、YoomのデータベースをもとにしてSlackの該当チャンネルに招待されました！
ステップ7：トリガーをONにして起動準備完了
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するか確認してください。
以上が、Googleフォームで回答されたユーザー情報をもとに、Slackの複数のチャンネルに招待する方法でした！
Slackを使ったその他の自動化例
今回ご紹介した連携以外でも、SlackのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
例えば、タスクやドキュメントの作成・更新、カレンダー予定や会議終了などをトリガーに、通知作業を自動化できます。
これにより、情報共有や作業の効率化を実現できるでしょう。
Intercomで新しく会話が作成されたらSlackに通知する
試してみる
Intercomで新しく会話が作成されたらSlackに通知するフローです。
Intercomでコンタクト(リード)が作成されたらGoogle Chatに通知する
試してみる
■概要
「Intercomでコンタクト(リード)が作成されたらGoogle Chatに通知する」フローは、新たなリードを即座にチームに共有する業務ワークフローです。Intercomでの顧客とのやり取りをスムーズに管理し、Google Chatへのリアルタイム通知でチーム全体の連携を強化します。これにより、迅速な対応が可能となり、顧客満足度の向上に繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
・Intercomを活用して顧客管理を行っている営業担当者
・新規リードの情報をチーム内で即時に共有したいマーケティング担当者
・Google Chatを日常的に使用し、業務の効率化を図りたいチームリーダー
■注意事項
・Intercom、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
・Intercomのマイアプリ連携方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/5723277
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
Intercomでコンタクトが作成されたら、Gmailで通知する
試してみる
■概要
Intercomで新しいコンタクトが作成された際、担当者への連絡が遅れたり、手作業での通知に手間を感じたりしていませんか。このワークフローを活用すれば、IntercomとGmailを自動で連携させ、コンタクト作成と同時に指定の宛先へメールで通知することが可能です。手動での確認や連絡作業をなくすことで、重要なリードへの迅速なアプローチを実現し、ビジネスチャンスを逃しません。
■このテンプレートをおすすめする方
・Intercomで獲得した新規リードへの対応を迅速化したいインサイドセールスの方
・IntercomとGmailを日常的に利用しており、手作業の通知業務を自動化したい方
・リードへのアプローチ漏れを防ぎ、営業機会の損失をなくしたいチームの責任者の方
■注意事項
・Intercom、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
Intercomでユーザーが返信したらMicrosoft Teamsに通知する
試してみる
Intercomでユーザーが返信したらMicrosoft Teamsに通知するフローです。
Intercomで新しく会社が作成されたら、HubSpotに会社を作成する
試してみる
■概要
顧客管理にHubSpotとIntercomを併用しているものの、情報が連携されておらず、手作業でのデータ入力に手間や時間を取られていませんか。このような二重入力は、入力ミスや更新漏れの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Intercomで新しい会社情報が作成されると、自動でHubSpotにも会社情報が作成されるため、HubSpotとIntercom間のデータ連携をスムーズに実現し、手作業による課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
・HubSpotとIntercom間の会社情報の手入力に手間を感じている顧客管理担当者の方
・Intercomで得た新規の会社情報を、営業のためHubSpotへ迅速に反映させたいセールスチームの方
・ツール間の連携を自動化し、データ入力のミスをなくしたいと考えている業務改善担当者の方
■注意事項
・Intercom、HubSpotのそれぞれとYoomを連携してください。
・Intercomのマイアプリ連携方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/5723277
Intercomで新しく会話が作成されたらGoogle ドキュメントを作成する
試してみる
■概要
Intercomで新しく会話が作成された時に、Googleドキュメントを自動で生成する業務ワークフローです。このワークフローを活用することで、顧客との対話内容を迅速に記録・管理でき、チーム内での情報共有や後の分析がスムーズになります。YoomのAPI連携機能を利用して、手作業の手間を大幅に削減し、効率的な業務運営をサポートします。
■このテンプレートをおすすめする方
・Intercomを活用して顧客対応を行っているカスタマーサポート担当者
・顧客との会話履歴を整理・共有するための効率的な方法を探しているチームリーダー
・Googleドキュメントを利用してデータを一元管理したい営業担当者
■注意事項
・Intercom、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Intercomのマイアプリ連携方法はこちらをご参照ください。
Mazricaから指定の顧客をIntercomのコンタクトに登録する
試してみる
Mazricaから指定の顧客をIntercomのコンタクトに登録するフローです。
Microsoft Dynamics365 Salesから指定の顧客をIntercomのコンタクトに登録する
試してみる
Microsoft Dynamics365 Salesから指定の顧客をIntercomのコンタクトに登録するフローです。
Telegramで特定条件に合う投稿があったら、Intercomにコンタクトを作成する
試してみる
■概要
Telegramのチャンネルやグループには日々多くの情報が投稿されますが、その中から重要な問い合わせや見込み顧客の情報を手作業で探し出し、Intercomに登録するのは手間のかかる作業です。このワークフローを活用すれば、Telegramでの特定の投稿をきっかけに、Intercomへコンタクトを自動で作成できます。IntercomとTelegramを連携させることで、顧客対応の初動を自動化し、対応漏れなどの機会損失を防ぎます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Telegramのコミュニティを運営し、問い合わせをIntercomで一元管理している方
・Telegramからのリード情報を手作業でIntercomに登録しており、非効率を感じている方
・IntercomとTelegramを連携させ、顧客対応の自動化を推進したいと考えている方
■注意事項
・TelegramとIntercomのそれぞれとYoomを連携してください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・Intercomのマイアプリ連携方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/5723277
Notionデータベースに情報が追加されたら、Intercomでコンタクトを作成する
試してみる
■概要
Notionで管理している顧客リストや問い合わせ情報を、手作業でIntercomに登録していませんか？こうした手入力の作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、NotionとIntercomを連携させ、Notionのデータベースに新しい情報が追加されると、自動でIntercomにコンタクトが作成されます。顧客情報管理にかかる手間を減らし、よりスムーズな対応を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Notionで顧客情報を管理し、手作業でIntercomに登録している担当者の方
・NotionとIntercomを活用した顧客管理プロセスを自動化し、工数を削減したい方
・顧客情報の登録における入力ミスや転記漏れを防ぎ、データ精度を高めたい方
■注意事項
・Notion、IntercomのそれぞれとYoomを連携してください。
・Intercomのマイアプリ連携方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/5723277
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
まとめ
Slackチャンネルへのメンバー招待を自動化することで、
新メンバーのオンボーディングやプロジェクト開始時の招待作業にかかる手間を削減し、招待漏れといったヒューマンエラーを防ぐことができます。これにより担当者は招待作業から解放され、本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整いますね。また、チームのコミュニケーションもより円滑にスタートするでしょう！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツールYoomを使えば、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたら、ぜひ登録フォームから無料登録してYoomによる業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：Googleフォーム以外を起点に自動化できますか？
A：
可能です。例えばYoomのフォームやJotform、Typeformなどもお使いいただけます。
Q：招待するチャンネルの条件を複数組み合わせることも可能ですか？
A：
ステップ4の取得したいレコードの条件は「+ トリガー条件を追加」から最大5個まで設定できます。
絞り込む条件をデータベースに予め設定しておくことで、例えば「部署 + 役職」「支店 + 参加プロジェクト」など、複数の条件に合致したチャンネルIDのみを抽出可能です。
Q：招待と同時にメッセージも送れますか？
A：
可能です。フローの一番最後に、Slackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを追加しましょう。
※オペレーション数が5つを越えるフローボットは、ミニプラン以上のプランで作成いただけます。フリープランの場合はフローボットが起動しないためご注意ください。
