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「boardで管理している案件が増えてきて、Asanaでタスクを作るのが追い付かない…」
「boardの情報をAsanaに手作業でコピー＆ペーストしているけど、入力ミスや転記漏れが心配…」
このように、セールスとプロジェクト管理のツール間で発生する手作業のデータ連携に、課題を感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">boardに新しい案件が登録されたら、Asanaに自動でタスクが作成される仕組み</span>があれば、こうした日々の煩わしさを減らせそうです。
タスク管理の抜け漏れを防ぎ、より生産性の高い業務に集中できる時間を確保できるでしょう。
今回ご紹介する自動化の設定は、専門的な知識がなくてもノーコードで簡単に実現可能です。
ぜひこの機会に導入し、日々の業務をさらに効率化させましょう！
Yoomでは<span class="mark-yellow">boardとAsanaを連携するためのテンプレート</span>をご用意しています。
今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
boardとAsanaのAPIを連携させれば、これまで手作業で行っていた両ツール間の情報共有を自動化し、業務プロセスを効率化できます。
例えば、boardの案件情報をトリガーにAsanaのタスクを操作したり、その逆の連携も可能です。
ここでは、Yoomで実現できる具体的な自動化の例を複数ご紹介します。
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
この自動化により、<span class="mark-yellow">案件発生からタスク割り当てまでのプロセスを自動化し、手作業によるタスク作成の手間や入力ミスをなくす</span>ことができます。
営業担当者が案件を登録するだけで、関連部署の担当者に素早くタスクが割り振られるため、スピーディーなプロジェクト進行が実現します。
この仕組みにより、<span class="mark-yellow">不要になったタスクがAsana上に残り続けるのを防ぎ、タスクリストを最新かつクリーンな状態に保てます。</span>
担当者は本当に対応すべきタスクに集中できるため、業務の生産性が向上するでしょう。
それでは、さっそく実際にboardとAsanaを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでboardとAsanaの連携を進めていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は「boardに新しい案件が登録されたら、Asanaにタスクを登録する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
Yoomとそれぞれのアプリを連携して、アプリごとの操作を行えるようにしましょう。この設定は初回のみ必要です。
先ずは、基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それでは、今回のフローで使用するboardとAsanaのマイアプリ登録方法を解説していきます。
1.boardの登録方法
Yoomにログインすると、左側に表示されるマイアプリを選択します。
表示された「＋新規接続」ボタンをクリックしboardと検索しましょう。
「アカウント名」は、任意の名称を設定してください。
続いて、「アクセストークン」に設定するためのAPIトークンを取得します。
boardの開発者用API設定にアクセスし、「新規トークン生成」をクリックしてください。
APIトークンの「用途・説明」を設定し、Yoomからのアクセスを許可する操作にチェックを入れましょう。
チェックが完了したら、ページ下部の「登録」をクリックします。
APIトークンが生成されるので、コピーしておきましょう。
※ 以降、このAPIトークンは確認できなくなるためご注意ください。
※「APIキー」もboardのトリガー設定で使用するため、コピーしておくと便利ですよ！
Yoomのマイアプリ登録画面に戻り、取得したAPIトークンを「アクセストークン」に設定します。
「追加」をクリックしたら、boardのマイアプリ連携完了です！
2.Asanaの登録方法
先ほどのマイアプリ画面に戻り、今度はAsanaを検索してください。
Asanaのログイン画面が表示されるので、Yoomと連携したいアカウントでログインしましょう。
今回はメールアドレスでログインしています。
入力ができたら、「続行」をクリックしてください。
続いて、パスワードを入力後「ログイン」をクリックします。
これでAsanaのマイアプリ登録は完了です！
ここからは、フローの作成に進みましょう！
Yoomが提供しているテンプレートを活用しますので、以下のテンプレートページを開いてください。
ページ内にある 「このテンプレートを試してみる」 ボタンをクリックしてください。
その後、確認画面が表示されたら 「OK」 を押して進めましょう。
まず最初に、boardのトリガー設定を行います！
「新しい案件が登録されたら」をクリックしてください。
次に表示されるページは、自動で設定されています。
アカウント情報に誤りが無いか確認後、「次へ」ボタンを押してください。
トリガーの起動タイミングは、プルダウンより5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定してください。
（基本的にはプランの最短の起動間隔がおすすめです！）
※ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うのでご注意ください。
APIキーは、boardのマイアプリ連携を行った際にコピーしたものをペーストしてください。
※こちらのURLからも取得可能です。
ここまで設定できたら、トリガーの動作テストをおこないます。
boardの画面を開き、テスト用の案件を作成してください。
（テスト用のため、内容は自由でOKです！）
今回は、下記画像のように設定してみました。
作成できたら、Yoomの画面に戻り、テストを実行してください。
先ほどboardで作成した案件情報が取得した値（アウトプット）に表示されるので、誤りが無いか確認し設定を保存してください。
※取得した値（アウトプット）についての説明は、こちらをご確認ください。
続いて、先ほどboardで取得した値をAsanaのタスクに追加するための設定を行います！
次の画面もデフォルトで設定されています。
誤りが無いか確認できたら次のページに進んでください。
タスク名は、下記画像の通り設定されています。
このように設定することで、boardに案件が登録されたら「案件名」を取得し、Asanaの「タスク名」に自動で反映することが可能です。
プロジェクトID・セクションIDは、枠内をクリックし表示される候補から選択してください。
タスクの説明は、自由に設定可能です。
例えば、下記画像のように設定するとboardに登録した「顧客名」「担当者名」「受注ステータス」を自動で反映できます。
用途に合わせて、使用したいアウトプットやメッセージの内容を変更して使用してみましょう！
開始日と期日（日付）は、枠内をクリックし「日付」のタブをクリックすると、日付を変数として用いることが可能です。
このように設定することで、実行した時の変数に該当する日付で転記することなどが可能です。
その他の項目は、必要に応じて任意で設定してください。（未設定でもOKです！）
設定が完了した画面下部の「テスト」ボタンをクリックします。
テストが成功すると、Asanaにタスクが自動で作成されるので確認しましょう。
問題無ければ、Yoomの画面に戻り「保存する」ボタンを押しましょう。
下記画面が表示されたら「トリガーをON」にしましょう。
これで、「boardに新しい案件が登録されたら、Asanaにタスクを登録する」フローの完成です！
早速フローを動かして動作確認をしてみましょう。
ここまでは、boardからAsanaへデータを連携する方法をご紹介しました。
逆にAsanaからboardへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
この自動化は、例えばカスタマーサポートが受けた要望をAsanaでタスク化した際に、営業チームが対応すべき案件としてboardに自動登録するといった活用が可能です。
これにより、<span class="mark-yellow">部門間のスムーズな情報連携を実現し、顧客への迅速な対応と機会損失の防止に繋がります。</span>
Asanaで「初回アポイント完了」など、特定の条件を満たすタスクが完了ステータスになった際に、そのタスクに含まれる情報を基にboardへ自動で顧客情報を登録する連携です。
タスク完了報告と顧客データベースへの登録という、<span class="mark-yellow">これまで別々に行っていた2つの作業を一度に完了させることができる</span>ため、営業担当者の入力負担を軽減し、データの二重入力や登録漏れを防ぎます。
今回ご紹介した連携以外でも、boardやAsanaのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあればぜひこちらもお試しになってみてください！
新しい案件が登録されたらデータベースにレコードを追加したり、新しい顧客が作成されたらチャットツールに通知したりします。
また、案件の登録や更新があった際に、チャットツールに通知することも可能です。
これにより、手動でのデータ入力や情報共有の手間をなくし、営業活動を効率化します。
プロジェクトにタスクが追加されたことをトリガーに、別のタスク管理ツールにもタスクを作成したり、カレンダーに期日を登録したりします。
また、タスクが完了したら、カスタマーサポートツールのチケットステータスを更新する連携も可能です。
これにより、チーム内のタスク管理を効率化し、手動でのデータ入力を削減します。
boardとAsanaの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた案件情報とタスク情報の転記作業の手間を削減し、ヒューマンエラーの発生を防ぐことができます。</span>
営業担当者とプロジェクトメンバーは、正確で最新の情報に基づいて業務を進めることが可能になります。
その結果、本来注力すべき戦略的な活動や顧客対応に集中できる環境が整うでしょう。
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的に業務フローを構築可能です。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して業務の効率化を体験してみてください。
Q：案件の「ステータス更新」をトリガーにAsanaでタスクを作成できますか？
A：はい、可能です。
boardのトリガーアクションを「新しい案件が登録または更新されたら」に変更するだけで簡単に設定できます。
その場合、分岐フローを追加することで「案件の更新」のみフローが進むように設定できます。
「分岐」の設定方法 | Yoomヘルプセンター
※分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっています。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
※ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができるので、この機会にぜひお試しください！
Q：連携がうまくいかない時の、よくある原因と対処法を教えてください。
A：boardやAsanaのマイアプリの接続エラーが考えられます。
接続が途中で切れてしまう場合があるので、マイアプリから該当のアプリを選択し、「削除→再接続」をしてみてください。
エラーになる原因は様々なため、こちらのヘルプページを参考に対応しましょう。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
Q：この連携を安定運用する場合、Yoomのどの料金プランが目安になりますか？
A：boardやAsanaは、どちらも無料プランでスタートできるアプリです。
Yoomの無料プランでは、毎月100タスクまでご利用いただけます。
たとえば、毎月50件以上の処理を行う場合では上限に達する可能性があります。
詳しい料金プランについてはこちらをご確認ください。
また、無料プランでのトリガーの起動間隔の最短が15分のため、より素早い連携を実現したい場合は、有料プランもご検討ください。
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